Hầu hết các bạn sinh viên mới ra trường chưa thật sự trình bày rõ và bố cục được một CV xin việc qua email là như thế nào. Bài viết này sẽ mang đến cho bạn đọc những đều cần thiết nhất trong Cách chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc qua email.
Ngày nay với tốc độ tăng trưởng mạnh về internet thì việc xin việc qua mail hay các trang tuyển dụng online đã trở nên rất quen thuộc. Nhưng hầu hết các bạn sinh viên mới ra trường chưa thật sự trình bày rõ và bố cục được một CV xin việc qua email là như thế nào. Bài viết này sẽ mang đến cho bạn đọc những đều cần thiết nhất trong Cách chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc qua email.
Cách chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc qua mail
Những điều cần thiết nhất trong một bộ hồ sơ xin việc qua email
- Hãy ghi nhớ và luôn luôn đảm bảo rằng trong bộ hồ sơ xin việc của bạn có những điều sau đây:
+ CV: Một bản hồ sơ ngắn gọn khoản 2 mặt A4 về các thông tin cá nhân, thông tin học tập và làm việc của bạn. + Cover Letter: một bản đơn xin ứng tuyển hoặc đơn xin việc - Đây là 2 hồ sơ[ file] cơ bản nhất mà bất cứ môt bộ hồ sơ online nào cũng nhất định phải có. Ngoài ra còn tùy theo nhu cầu của nhà tuyển dụng mà các bạn cũng nên chuẩn bị cho mình thêm các File sau: + Một bản Scan hình các văn bằng và chứng chỉ của bạn. + Bản điểm quá trình học tập của các bạn. Để tăng tính chuyên nghiệp và tránh lỗi hiển thị thì trước khi nộp các bạn nên chuyển file thành định dạng PDF và nén vào 1 thư mục đặt tên theo cú pháp sau [Ten ban]_[Vi tri ung tuyen]. - Đừng nôn nóng mà đính kèm hàng loạt File vào một mail, điều này sẽ làm bạn mất điểm rất nhiều trong mắt các nhà tuyển dụng.
Một ngày nhà tuyển dụng phải nhận rất nhiều email, đừng làm khó họ nhé!
Khi nộp hồ sơ xin việc Online cần lưu ý những gì?
- Chuẩn bị những thông tin đầy đủ cho bộ hồ sơ là điều quan trọng thiết yếu nhưng điều quan trọng hơn là cách bạn trình bày nó, thử nghĩ xem, một sự trình bày thiếu chuyên nghiệp các nhà tuyển dụng sẽ loại ngay khi vừa nhìn phải. Họ có rất nhiều CV cần xem và không có lý do gì khiến họ dừng lại ở một CV cẩu thả. Hãy lưu ý các vấn đề sau để khiến nhà tuyển dụng phải dừng lại ở CV của bạn. Xem thêm: Tự giới thiệu bản thân khi phỏng vấn như thế nào?
1. Tiêu đề email:
- Một tiêu đề ngắn gọn chuyên nghiệp theo một cú pháp nhất định sẽ tạo ấn tượng tốt về sự làm việc có nguyên tắc của bạn tới nhà tuyển dụng. - Vì sao bạn phải làm tiêu đề như thế? Thử nghĩ xem một ngày nhà tuyển dụng phải xem hoặc nhận được bao nhiêu CV? một CV có tiêu đề ngắn gọn đề cập tới những thông tin cần thiết sẽ làm cho bạn trở nên nổi bật trong đống CV đó. -Những CV với tiêu đề đơn giản là “Gửi anh chị CV, gửi CV”. Hoàn toàn không giúp bạn ghi được một điểm nào cả bởi vì những câu này các nhà tuyển dụng không hề quan tâm.
2. Nội dung email:
- Một email với nội dung trống rỗng chỉ kèm theo File xin việc sẽ mặc định trở thành một thư rác trong mắt nhà tuyển dụng. Và dĩ nhiên bạn sẽ không nhận được một câu trả lời nào từ họ. - Tốt nhất là bạn hãy điền nội dung ngắn gọn về những thông tin liên quan đến nội dung vị trí công việc mà cần ứng tuyển. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được ngay nội dung CV của bạn mà không cần mở File.
3. Nên gửi file định dạng gì?
Như đã đề cập ở trên, một File word rất dễ bị lỗi form chữ và rất thiếu chuyên nghiệp khi nhà tuyển dụng mở ra đọc. Một file CV bằng PDF rất đơn giản nhưng nó thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn và cũng như là một bằng chứng nhỏ cho việc: "Tôi biết sử dụng tin học văn phòng". Một thao tác nhỏ, nhiều lợi ích. Đừng bỏ qua đều này bạn nhé.
Mỗi khi viết email gửi CV xin việc vào một vị trí nào đó, hãy nhớ, nội dung email bạn gửi tới nhà tuyển dụng sẽ trở thành một công cụ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được thái độ và phần nào năng lực của bạn. Vậy, viết email gửi CV xin việc như thế nào sẽ thu hút được nhà tuyển dụng? Bài viết này có thể sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.
1. Lợi ích của việc gửi CV qua email
Trong thời đại 4.0 hiện nay, việc gửi CV qua email là việc làm hết sức bình thường và phổ biến với nhiều [với nhiều gì nhỉ?]. Việc gửi CV qua email mang lại cho người ứng dụng nhiều lợi thế khác nhau. Cụ thể là những “lợi thế” sau đây:
- Việc gửi CV qua Email giúp các ứng viên dễ dàng trao đổi hơn với nhà tuyển dụng.
- Giúp ứng viên tiết kiệm thời gian và công sức đi lại để nộp hồ sơ
- Ứng viên có thể gây ấn tượng nhiều hơn với nhà tuyển dụng thông qua những thông tin và thành tích nổi bật của bản thân mình
Ngoài ra, việc gửi CV qua Email còn mang lại lợi ích cho cả nhà tuyển dụng như sau:
- Nhà tuyển dụng cũng có thể vừa sàng lọc ứng viên phù hợp nhanh hơn
- Nhà tuyển dụng còn có thể ngay lập tức kiểm tra trình độ tin học và các kỹ năng sử dụng công cụ 4.0 của ứng viên thông qua email xin việc của họ.
2. 03 điều lưu ý trước khi gửi CV qua email
Đối với những email gửi CV xin việc nhưng không có nội dung chắc chắn sẽ không thể lọt vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng. Hãy chắc chắn rằng bạn không gửi đi một chiếc email trắng tinh và chỉ kèm mỗi CV.
Trong phần nội dung viết email gửi CV xin việc này, bạn nên trình bày một vài câu ngắn gọn để email của bạn không bị trống trải. Bạn có thể tham khảo mẫu email dưới đây:
- Tiêu đề: Vị trí tuyển dụng ABC – Họ và tên
- Dear [Tên người nhận],
- Câu đầu tiên: Giới thiệu nhanh về bạn [ví dụ: tên, trường/ cơ quan đang theo học/ làm việc].
- Câu thứ 2: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí ABC, được đăng tải trên Facebook [hoặc từ bất cứ nguồn nào bạn đã tiếp cận được].
- Câu thứ 3 và 4: Tóm tắt ngắn gọn một kỹ năng hoặc một kinh nghiệm mà bạn cho rằng phù hợp nhất với công việc.
- Câu cuối cùng: Đính kèm ở đây là CV xin việc và thư xin việc của bạn.
- Đừng tiếc một lời chào hay lời chúc ngày mới tốt lành với nhà tuyển dụng.
Các bạn tham khảo mẫu email gửi CV ứng tuyển dưới đây nhé:
Lưu ý số 1: Tiêu đề email khi viết email gửi CV xin việc
Tùy vào các nhà tuyển dụng, sẽ có công ty quy định bạn cần viết email gửi CV xin việc theo tiêu đề form mẫu chung để hỗ trợ họ trong việc lọc CV dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, cũng có những công ty không quy định điều này, tuy nhiên bạn cũng chỉ nên ghi tiêu đề theo cách tối giản nhất.
Ví dụ: CV Ứng viên vị trí Thanh toán Quốc Tế – Nguyễn Văn A.
Rất đơn giản, nhớ viết hoa chữ cái đầu câu, đúng chính tả.
Lưu ý số 2: Nội dung email
Nội dung email xin việc là thứ bạn tuyệt đối không được bỏ trống. Tùy theo văn phong của mỗi người, bạn hãy viết sao cho ngắn gọn, rõ ràng, súc tích và dễ hiểu. Đây chính là thời điểm thích hợp để bạn cho người tuyển dụng thấy rõ ràng hơn về cá tính của bạn. Đừng ngại sáng tạo.
Về cơ bản, nội dung khi viết email xin việc cần có đầy đủ các thành phần:
- Kính gửi …., Giới thiệu đôi nét về bản thân
- Nêu lý do gửi CV, Liệt kê 1 điểm mạnh của bản thân mà bạn nghĩ có thể thích hợp với công việc
- Hướng dẫn cách download, đọc CV của bạn – trong trường hợp phức tạp
- Để lại thiện chí chờ liên lạc, Cảm ơn và đừng quên lời chào cuối cùng.
Yêu cầu chung của phần này là đúng ngữ pháp, chính tả, diễn đạt câu từ ngắn gọn, không lủng củng.
Lưu ý số 3: File đính kèm email khi viết email gửi CV xin việc
File đính kèm chỉ nên chứa CV, trừ trường hợp công ty, doanh nghiệp yêu cầu bạn đính kèm thêm bằng cấp, chứng chỉ. Trước khi gửi email xin việc cho nhà tuyển dụng, bạn hãy kiểm tra lại một lần cuối, đảm bảo không bỏ sót file đính kèm. Việc bỏ sót file đính kèm do bất cẩn sẽ khiến email của bạn cực kỳ mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng, rất có thể sẽ đánh mất cơ hội của chính mình.
Trên đây là 3 lưu ý viết email xin việc những bạn ứng viên cần biết để ghi trọn điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công trong những lần gửi CV xin việc tiếp theo.
3. Cách gửi CV qua email thu hút nhà tuyển dụng
Đầu tư chỉn chu cho phần email xin việc
Việc đầu tiên bạn cần làm để có một email xin việc thành công và đẹp mắt đó là không nên viết quá dài, nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin mà bạn gần gửi đến nhà tuyển dụng. Ngoài ra, vẫn phải đảm bảo các yếu tố cơ bản của một email xin việc gồm: Chủ đề email, nội dung chính, lời kết, chữ ký email, đính kèm CV và có lời chào hỏi rõ ràng.
Đối với một số mục, bạn cần đáp ứng các yêu cầu để có thể trình bày được một email xin việc hoàn chỉnh như:
- Về chủ đề email: Tiêu đề cần ngắn gọn, dễ hiểu súc tích và nêu bật được nội dung chính của email xin việc. Bạn phải làm sao để cho nhà tuyển dụng thấy được tên ứng viên và vị trí muốn ứng tuyển ngay ở chủ đề của email.
- Nội dung chính: Về nội dung chính của email xin việc, bạn cần đảm bảo các nội dung bao gồm: Mục đích gửi email của bạn, lý do bạn ứng tuyển, thông tin về kỹ năng của bạn, kinh nghiệm việc làm của bạn, và đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng. Ngoài ra, nhớ thông báo với nhà tuyển dụng rằng bạn đã đính kèm CV và mong muốn nhận được hồi đáp sớm nhất của nhà tuyển dụng. Nội dung chính nên được trình bày một cách ngắn gọn, nêu được ý chính, tránh dài dòng lan man, nói không đúng trọng tâm.
- Chào hỏi – lời kết: Lời chào là đầu câu chuyện, với email xin việc cũng không nằm ngoài lệ. Mở đầu email xin việc, bạn nên chào hỏi cẩn thận với câu “Kính gửi: Phòng nhân sự – Công ty…”. Khi trình bày xong vấn đề của mình, bạn cần gửi lời kết với một trong những câu như: Tôi xin chân thành cảm ơn, trân trọng, kính chúc anh/chị sức khỏe và chúc quý công ty ngày càng thành công và phát triển,…
- Chữ ký email: Cuối cùng, cũng ừng quên việc để lại chữ ký để cung cấp thông tin liên hệ cho nhà tuyển dụng. Chữ ký email cần có tên, chức vụ, số điện thoại, tài khoản mạng xã hội [nếu có],…
- Đính kèm CV: Đây là yếu tố quan trọng bậc nhất để nhà tuyển dụng có thể nắm rõ được các thông tin về kỹ năng, trình độ học vấn,… của bạn. Bạn cần nhớ rõ và không nên bỏ sót nhé!
Cân nhắc vị trí đính kèm CV
Đối với việc tải CV lên mail bạn có thể lựa chọn một trong 2 hình thức sau:
- Tải tệp CV lên mail, đối với hình thức này, bạn không thể điều chỉnh vị trí của tệp, đồng nghĩa với việc tệp CV của bạn sẽ hiển thị ở cuối email.
- Với hình thức gắn link CV trong mail, bạn có thể gắn ở vị trí nào mà bạn thấy phù hợp trong nội dung.
Định dạng file CV và dung lượng tối thiểu
Sau khi đã đặt tên file CV và các tài liệu liên quan, bạn nên lựa chọn loại định dạng phù hợp cho các file có thể nén bằng * .zip hay * .rar để dung lượng của mail không vượt quá 1TB. Nếu khi gửi mail với dung lượng quá lớn, có thể bạn sẽ không gửi được hoặc gặp phải các rủi ro khi gửi.
Bạn có thể lựa chọn nén file bằng * .zip, vì định dạng này được hỗ trợ mặc định bởi Windows tạo sự thuận tiện, nhanh chóng cho nhà từ tuyển, từ đó Email xin việc của bạn sẽ được chú ý hơn.
Lựa chọn đính kèm các tài liệu liên quan
Trong thông tin tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ có yêu cầu bạn đính kèm CV cùng những tài liệu liên quan khi gửi mail. Bạn cần nắm rõ những thông tin cần cung cấp cho doanh nghiệp và những giấy tờ cần thiết một cách chính xác bao gồm:
- Sơ yếu lý lịch.
- Bằng tốt nghiệp [nếu có].
- Các chứng nhận kỹ năng phục vụ cho công việc.
- Các giấy tờ khác cần thiết
4. Bài mẫu về cách gửi CV qua email
Bạn có thể tham khảo mẫu CV qua Email bằng Tiếng Anh sau đây:
Mẫu tiếng Anh
Dear Mr./Ms….. hoặc Dear Hiring Manager/ HR Department
This is in reference to the job posting by you on the Internet dated….. I have read the job description and find that my work experiences as well as my skills and the job requirements may be a perfect match.
During my previous work, have gained a significant amount of experiences and such skills as [liệt kê một số kỹ năng] needed for…..
I have attached my CV to this email. I hope you will learn more about my background, education, achievements, and awards through my CV.
Please feel free to let me know if I can provide you with any further information. I am looking forward to hearing from you.
Your Sincerely,
[chữ ký của bạn]
Mẫu Tiếng Việt
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo mẫu Email xin việc bằng Tiếng Việt như sau
Tiêu đề thư: [tên của bạn] – hồ sơ ứng tuyển vị trí
Nội dung thư:
Kính gửi ban tuyển dụng của công ty ….,
Tôi là …[tên của bạn], tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí …[vị trí ứng tuyển của bạn] theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại…. [nơi bạn đọc được tin tuyển dụng]
Theo như mô tả công việc trong trang tin tuyển dụng của Quý công ty, tôi thực sự tin rằng mình có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên giỏi mà Quý công ty đang tìm kiếm.
Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:
- CV
- Thư xin việc
- Bảng điểm
- Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty
- [Hoặc các giấy tờ cần thiết khác]
Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét.
Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty cho vị trí tuyển dụng này.
Trân trọng
TÊN CỦA BẠN
Các tập tin đính kèm:
[ten cua ban].curriculum vitae.pdf
[ten cua ban].cover letter.pdf
[ten cua ban].bang diem.pdf
[ten cua ban].cac tai lieu khac.pdf
Kết luận
Nếu bạn muốn nâng cao trình độ viết CV “đốn tim” nhà tuyển dụng, đừng quên tham khảo những bài chia sẻ kinh nghiệm viết CV hoặc tham gia các khóa học luyện viết CV hiệu quả!