Khi làm sổ sách và báo cáo khó ai có thể tránh được sai sót tuyệt đối. Vậy khi đã chót sai sót các bạn đừng quá lo lắng vì trên quy định cho phép được sửa chữa chỉ có điều sửa như thế nào cho đúng cũng có khá nhiều kế toán còn đang lúng túng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn.
1. Kỹ thuật sửa sổ kế toán ghi bằng tay
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
- Phương pháp cải chính
Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ kỹ của kế toán trưởng ở bên cạnh.
- Phương pháp ghi số âm
Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, khi dung phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng [hoặc người phụ trách kế toán] ký xác nhận.
+ Trường hợp ghi số tiền lớn hơn:
Ví dụ: DN mua hang hóa nhập kho bằng tiền mặt: 96.000đ
Kế toán ghi sai:
Nợ TK 1561: 99.000đ
Có TK 1111: 99.000đ
Bút toán sửa sai:
Nợ TK 1561: [3.000đ]
Có TK 1111: [3.000đ]
+ Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ hai lần:
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi:
Nợ TK 1561: 96.000đ
Có TK 1111: 96.000đ
Sau đó kế toán lại ghi trùng lần nữa:
Nợ TK 1561: 96.000đ
Có TK 1111: 96.000đ
Kế toán sửa sai bằng cách xóa đi một bút toán:
Nợ TK 1561: [96.000đ]
Có TK 1111: [96.000đ]
+ Trường hợp định khoản sai:
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi
Nợ TK 1561: 96.000đ
Có TK 1121: 96.000
Kế toán sửa như sau:
Nợ TK 1561: [96.000đ]
Có 1121: [96.000đ]
Và ghi lại bút toán đúng:
Nợ TK 1561: 96.000
Có TK 1111: 96.000đ
- Phương pháp ghi bổ sung
Ghi bổ sung bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi sai:
Nợ TK 1561: 69.000đ
Có TK 1111: 69.000đ
Bút toán ghi bổ sung:
Nợ TK 1561: 27.000đ
Có TK 1111: 27.000đ
2. Kỹ thuật sửa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính
Trường hợp phát hiện sai sót trước khi lập báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung nêu trên.
3. Lưu ý khi sửa chữa sổ kế toán
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi lập báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó;
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán đơn vị phải sửa chữa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối [dòng cuối] của sổ kế toán năm trước có sai sót [ nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền] để tiện đối chiếu, kiểm tra;
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trọng yếu trong các năm trước thì kế toán hải điều chỉnh hồi tố số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
Ví dụ: Năm 2012, kế toán Công ty A phát hiện lô hang hóa đã bán và ghi nhận doanh thu năm 2011 nhưng chưa hạch toán xuất kho để bán trong năm đó với giá trị hàng hóa ghi sổ là 250.000.000đ. Biết thuế suất thuế TNDN là 25% và số dư trên sổ kế toán chưa điều chỉnh sai sót của một số tài khoản tạị thời điểm 31/12/2011 như sau:
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán trước điều chỉnh 31/12/2011
- TK 156 4.400.000.000
- TK 333 290.000.000
- TK 421 420.000.000
Sai sót này dẫn đến tại thời điểm 31/12/2011 số dư các tài khoản phải được điều chỉnh giảm như sau:
+ Số dư Nợ TK 156 giảm: 250.000.000đ [do đã xuất hang nhưng đơn vị chưa hạch toán giảm hang hóa tồn kho 250.000.000]
+ Số dư Có TK 333 giảm: 62.500.000đ [250.000.000 x25%]
+ Số dư Có TK 421 giảm: 187.500.000đ [250.000.000 -62.500.000]
Sau khi điều chỉnh sai sót số dư trên sổ kế toán các tài khoản lien quan tại thời điểm 31/12/2011 như sau:
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán sau điều chỉnh 31/12/2011
- TK 156 4.150.000.000 [4.150.000.000 = 4.400.000.000 – 250.000.000]
- TK 333 227.500.000 [227.500.000 = 290.000.000 – 62.500.000]
- TK 421 232.500.000 [232.500.000 = 420.000.000 – 187.500.000]
Trong quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào sổ kế toán có thể phát sinh những sai sót, do vậy, để đảm bảo yêu cầu số liệu kế toán chính xác, trung thực, kế toán cần phải sửa chữa những sai sót trên. Tùy theo thời điểm phát hiện sai sót cũng như nội dung, tính chất và hình thức của sai sót sẽ có cách sửa chữa sổ kế toán khác nhau cho phù hợp.
>> Xem thêm: Quy định về mở sổ và ghi sổ kế toán
1. Sửa chữa sai sót trên sổ
Đối với những đơn vị kế toán cơ sở thực hiện ghi sổ kế toán thủ công, khi phát hiện những sai sót trên sổ kế toán và thực hiện chữa sổ kế toán theo một trong ba phương pháp phù hợp nhưng đều phải tuân thủ nguyên tắc là không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin. học nguyên lý kế toán ở đâu tại hà nội
Thứ nhất, phương pháp cải chính:
theo phương pháp này, kế toán dùng một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Sau đó, trên chỗ trống của phần bị xóa bỏ, kế toán ghi lại thông tin đúng bằng mực thường và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này được áp dụng trong trường hợp sai sót phát hiện sớm, chưa cộng sổ hoặc chưa chuyển sổ kế toán cũng như gồm các sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản.
Thứ hai, phương pháp ghi số âm [còn gọi là phương pháp ghi đỏ]:
Theo phương pháp này, kế toán sửa chữa sai sót bằng cách ghi bút toán âm bằng mực đỏ hay ghi lại số liệu đã ghi sai nhưng đặt trong ngoặc đơn để hủy bút toán đã ghi sai. Sau đó, kế toán ghi lại bút toán đúng bằng mực thường; phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sai sót phát hiện muộn kể cả trường hợp phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. khoa hoc chuyen vien tuyen dung
Phương pháp này còn được sử dụng trong trường hợp sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính hoặc trường hợp sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền thành nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp này, kế toán cần lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính: do kế toán trưởng [hoặc phụ trách kế toán] ký xác nhận. khóa học lập báo cáo tài chính
Thứ ba, phương pháp ghi bổ sung: phương pháp này áp dụng cho trường hợp số tiền ghi sai trong bút toán ít hơn số đúng hoặc kế toán bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi sửa chữa theo phương pháp này, kế toán phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. khóa học xuất nhập khẩu tại hà nội
Đối với những đơn vị thực hiện ghi sổ bằng máy vi tính và phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót điều kiện học chứng chỉ kế toán trưởng
2.Khóa sổ kế toán
Cuối kỳ, kế toán phải thực hiện khóa sổ, bên cạnh đó, kế toán cũng phải khóa sổ trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp như chia, tách, sáp nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hiện hành. Trước khi khóa sổ, kế toán cần thực hiện kiểm tra và các đối chiếu cần thiết đảm bảo tính chính xác của số liệu trong sổ. Khi khóa sổ kế toán, cần tính tổng số phát sinh và tính số dư cuối kỳ của từng sổ, thực hiện kiểm tra tính chính xác việc ghi chép trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết trước khi sử dụng thông tin phục vụ cho việc lập các chỉ tiêu trên các báo cáo kế toán nguyên lý kế toán
>>Bài viết được quan tâm: Học kế toán thực hành ở đâu tốt