Power Automate mở tệp Excel từ SharePoint

SharePoint là một nền tảng trực tuyến của Microsoft mà hầu hết các công ty sử dụng làm trang web nội bộ hoặc mạng nội bộ, tôi. e. , một hệ thống quản lý và lưu trữ đám mây cho tất cả dữ liệu liên quan đến kinh doanh, bao gồm cả tài liệu Excel của bạn. Mặc dù bạn có thể sử dụng OneDrive để chia sẻ tệp Excel, SharePoint mở khóa các tính năng để cộng tác nâng cao hơn

Trong bài đăng này, bạn sẽ hiểu danh sách SharePoint là gì, cách nhập dữ liệu từ Excel vào danh sách SharePoint và cách xuất từ ​​SharePoint sang Excel

Nếu muốn nhập dữ liệu vào Google Sheets, bạn có thể thực hiện điều đó một cách dễ dàng bằng Layer. Lớp là một tiện ích bổ sung miễn phí cho phép bạn chia sẻ các trang tính hoặc phạm vi của bảng tính chính của mình với những người khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi và phê duyệt các chỉnh sửa và thay đổi được thực hiện đối với các tệp được chia sẻ trước khi chúng được hợp nhất trở lại vào tệp chính của bạn, giúp bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với dữ liệu của mình

Cài đặt Tiện ích bổ sung lớp cho Google Trang tính ngay hôm nay và nhận quyền truy cập miễn phí vào tất cả các tính năng trả phí, để bạn có thể bắt đầu quản lý, tự động hóa và mở rộng quy trình của mình trên Google Trang tính

Sharepoint là một nền tảng cộng tác dựa trên web được phát triển bởi Microsoft. Nó kết hợp các khía cạnh khác nhau của quản lý và lưu trữ tài liệu, cổng mạng nội bộ, mạng ngoại vi và các công cụ mạng xã hội thành một gói tích hợp. Sharepoint được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình làm việc và cộng tác hiệu quả hơn với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Bằng cách sử dụng các tính năng của nền tảng này, các tổ chức có thể hợp lý hóa các quy trình của họ, tạo nơi làm việc ảo và chia sẻ thông tin một cách an toàn

Sharepoint có sẵn cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ các công ty mới thành lập nhỏ đến các tập đoàn lớn. Nó cung cấp cho người dùng giao diện dễ sử dụng để truy cập tài liệu, theo dõi tác vụ và giao tiếp với người khác. Với Sharepoint, các tổ chức có thể chia sẻ tệp, theo dõi dự án, phân công nhiệm vụ và tổ chức thảo luận một cách nhanh chóng và dễ dàng

Nhờ đó, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, hoàn thành công việc nhanh hơn và cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm. Sharepoint cũng cung cấp cho người dùng một loạt các tính năng khác, chẳng hạn như công cụ phân tích, khả năng tìm kiếm doanh nghiệp, thư viện tài liệu và truy cập di động. Những công cụ bổ sung này giúp các doanh nghiệp quản lý dữ liệu của họ dễ dàng hơn, luôn ngăn nắp và cộng tác từ bất kỳ vị trí nào

Sharepoint có thể được sử dụng để lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp. Nó cũng cung cấp một nền tảng cộng tác trong các dự án để các nhóm có thể dễ dàng làm việc cùng nhau trong các nhiệm vụ trong thời gian thực. Sharepoint cho phép người dùng tạo các trang web tùy chỉnh, chẳng hạn như mạng nội bộ và mạng bên ngoài, có thể được sử dụng để cộng tác nhóm hoặc tương tác với khách hàng. Người dùng cũng có thể truy cập Sharepoint từ thiết bị di động của họ, giúp duy trì kết nối và cộng tác dễ dàng hơn khi đang di chuyển

Ngoài các tính năng nêu trên, Sharepoint còn cung cấp nhiều công cụ khác để quản lý tài liệu, bao gồm thư viện tài liệu, danh sách, quy trình làm việc và thảo luận. Các tính năng này giúp người dùng sắp xếp và quản lý dữ liệu của họ dễ dàng hơn, giúp cải thiện hiệu quả và khả năng cộng tác

Danh sách SharePoint chủ yếu là một bộ chứa dữ liệu, tương tự như bảng Excel có hàng và cột. Những danh sách này có thể ‌giữ tất cả các loại thông tin chi tiết về khách hàng, nhân viên, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn

Danh sách SharePoint cho phép bạn thiết lập các cột theo định dạng dữ liệu, tôi. e. , văn bản, số, ngày tháng, tiền tệ, v.v. Bạn có thể đính kèm ảnh hoặc siêu liên kết để danh sách của bạn càng chi tiết càng tốt

Trước tiên hãy bắt đầu bằng cách tạo danh sách SharePoint bằng cách nhập dữ liệu từ Excel

Để xuất dữ liệu Excel sang Danh sách SharePoint, bạn cần đảm bảo ba điều

• Bạn đã định dạng dữ liệu dưới dạng bảng
• Bạn đã đặt tên cho bảng
• Bạn đã đặt tên cho các cột

Đây là cách bạn có thể xuất bảng Excel sang danh sách SharePoint

1. 1. Mở sổ làm việc Excel của bạn và chọn toàn bộ bảng. Sau đó, đi tới Thiết kế bảng > Xuất > Xuất bảng sang danh sách SharePoint

1. 2. Nhập URL của trang SharePoint của bạn vào thanh “Địa chỉ”

1. 3. Đánh dấu vào ô “Tạo kết nối chỉ đọc tới danh sách SharePoint mới”. Điều này cho phép dữ liệu mới hiển thị trong bảng Excel của bạn khi bạn thêm hoặc làm mới danh sách SharePoint của mình

1. 4. Nhập “Tên” cho Danh sách SharePoint. Theo tùy chọn, bạn có thể thêm thông tin khác vào hộp “Mô tả”. Sau đó, nhấp vào “Tiếp theo”

1. 5. Xem lại các loại dữ liệu trên mỗi cột trong trường hợp bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Khi bạn đã sẵn sàng xuất, hãy nhấp vào “Finish”

1. 6. Truy cập trang SharePoint của bạn để kiểm tra xem nó đã xuất bảng chính xác chưa. Nó sẽ xuất hiện trong nhóm “Hoạt động”, như hình bên dưới

Bây giờ bạn đã biết cách xuất bảng Excel sang danh sách SharePoint, hãy xem cách bạn có thể thực hiện quy trình ngược lại

Để xuất dữ liệu từ danh sách SharePoint sang Excel, hãy làm theo các bước sau

1. 1. Truy cập trang SharePoint và bấm vào danh sách SharePoint bạn vừa tạo để mở. Chuyển đến Xuất > Xuất sang Excel. Thao tác này sẽ xuất danh sách của bạn dưới dạng “truy vấn. tập tin iqy”

1. 2. Mở “truy vấn. iqy” và nhấp vào “Enable” nếu bạn nhận được thay đổi “Microsoft Excel Security Notice”

Hãy xem cách bạn có thể tự động thực hiện những hành động này bằng Power Query

PowerQuery là một tính năng tự động hóa trong Excel cho phép bạn tự động thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại. Không giống như thiết lập kết nối chỉ đọc trong phương pháp trước, điều này sẽ cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn đối với dữ liệu nào trong danh sách SharePoint mà bạn muốn nhập hoặc xuất

Tuy nhiên, để nhập hoặc xuất danh sách SharePoint trong Excel bằng Power Query, bạn sẽ cần đăng ký Gói doanh nghiệp

1. 1. Mở bảng tính Excel của bạn và đi tới Dữ liệu > Nhận dữ liệu > Từ dịch vụ trực tuyến > Từ danh sách SharePoint trực tuyến
2. 2. Nhập URL vào trang SharePoint của bạn. Nhấp vào “OK” để tiếp tục
3. 3. Chọn danh sách SharePoint để nhập. Sau đó, bản xem trước của danh sách sẽ xuất hiện ở bên phải

Xin lưu ý. Tất cả danh sách SharePoint chỉ định một mã định danh duy nhất cho mỗi cột. Cột ID này được tạo tự động trên SharePoint. Chỉ cần chỉnh sửa theo sở thích để loại trừ bất kỳ cột không mong muốn nào

1. 4. Chọn các cột để nhập bằng cách nhấn phím Ctrl và nhấp chuột phải vào bất kỳ tiêu đề nào đã chọn để “Xóa các cột khác”
2. 5. Khi bạn hoàn thành, “Lưu” và “Tải”. Trong Power Query Editor, đi tới Trang chủ > Đóng và Tải

Bây giờ bạn đã thiết lập kết nối PowerQuery giữa SharePoint và Excel, bạn có thể nhanh chóng cập nhật danh sách SharePoint của mình từ Excel

Để tự động cập nhật danh sách SharePoint từ Excel, bạn có thể thực hiện thủ công bằng cách nhấp vào nút “Làm mới” trong tab “Thiết kế bảng”. Nếu muốn Excel tự động thực hiện việc này thông qua quy trình làm việc, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng PowerQuery, Power BI hoặc Power Automate. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng việc tự động hóa bằng PowerQuery yêu cầu bạn phải có Gói doanh nghiệp. Đây là cách bạn có thể nhanh chóng cập nhật danh sách SharePoint từ Excel bằng Power Automate

1. 1. Khởi chạy Power Automate và chuyển đến “Mẫu” trên menu bên trái

1. 2. Nhập “Khi một tệp được sửa đổi trong OneDrive, hãy đồng bộ hóa các thay đổi với SharePoint” để truy cập nhanh vào mẫu

1. 3. Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tất cả các ứng dụng để tiếp tục. Nhấp vào “Tiếp tục”

1. 4. Chọn thư mục mà bạn đã lưu trữ tệp Excel để kích hoạt hành động “Khi tệp được sửa đổi”. Sau đó, chọn thư mục SharePoint mà bạn đã lưu danh sách. Khi bạn hoàn thành, hãy nhấp vào “Lưu”

1. 5. Kiểm tra luồng để đảm bảo luồng chạy chính xác bằng cách nhấp vào nút “Kiểm tra” ở ngoài cùng bên phải

Ngoài ra, Power Automate có thể yêu cầu bạn thực hiện thay đổi trong tệp Excel của mình để kích hoạt quy trình. Bạn cũng có thể tạo trình kích hoạt tự động. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi một thiết lập phức tạp hơn mà bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn tại đây

Làm cách nào để nhập và xuất dữ liệu sang Google Trang tính?

Lớp là một tiện ích bổ sung trang bị cho bạn các công cụ để tăng hiệu quả và chất lượng dữ liệu trong các quy trình của bạn trên Google Trang tính. Chia sẻ các phần của Google Trang tính của bạn, theo dõi, xem xét và phê duyệt các thay đổi cũng như đồng bộ hóa dữ liệu từ các nguồn khác nhau – tất cả chỉ trong vài giây. Xem làm thế nào nó hoạt động

Sử dụng Layer, bạn có thể

• Chia sẻ & Cộng tác. Tự động hóa việc thu thập và xác thực dữ liệu của bạn thông qua các điều khiển của người dùng
• Tự động hóa và lên lịch. Lên lịch các nhiệm vụ thu thập và phân phối dữ liệu định kỳ
• Tích hợp & Đồng bộ hóa. Kết nối với ngăn xếp công nghệ của bạn và đồng bộ hóa tất cả dữ liệu của bạn ở một nơi
• Trực quan hóa & Báo cáo. Tạo và chia sẻ báo cáo với dữ liệu thời gian thực và các quyết định khả thi

Ưu đãi trong thời gian có hạn. Cài đặt Tiện ích bổ sung lớp cho Google Trang tính ngay hôm nay và Nhận quyền truy cập miễn phí vào tất cả các tính năng phải trả phí, để bạn có thể bắt đầu quản lý, tự động hóa và thay đổi quy mô các quy trình của mình trên Google Trang tính

Phần kết luận

SharePoint đã được chứng minh là một nền tảng tuyệt vời để lưu trữ và quản lý dữ liệu cho bất kỳ tổ chức nào. Hơn nữa, nó cung cấp các tính năng mạnh mẽ để đạt được mức độ hợp tác nâng cao giữa các bộ phận khác nhau trong một công ty

Trong bài viết này, bạn đã tìm hiểu cách tích hợp SharePoint và Excel, vì vậy bạn có thể xuất và nhập dữ liệu theo cách thủ công và tự động bằng công cụ Power Query. Bạn chỉ cần xem xét rằng các tính năng được cung cấp cho Office 365 bị hạn chế hơn trong Gói doanh nghiệp so với Gói doanh nghiệp

Nếu bạn quan tâm đến việc khai thác toàn bộ tiềm năng của các công cụ Office 365 và tạo quy trình công việc của riêng bạn giữa các ứng dụng, hãy đọc Power Automate & Excel. Ví dụ và trường hợp sử dụng