Tài liệu môn học kế toán hành chính sự nghiệp năm 2024

Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp được tổ chức biên soạn nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới nội dung chương trình giảng dạy và mục tiêu đào tạo của Học viện Tài chính. Giáo trình gồm 7 chương đã thể hiện được những kiến thức cơ bản và cập về kế toán hành chính sự nghiệp trong điều kiện áp dụng Luật kế toán ở lĩnh vực kế toán nhà nước và cơ chế quản lý tài chính ở các đơn vị hành chính sự nghiệp đang có những biến đổi sâu sắc. Giáo trình đã được Hội đồng khoa học của Học viện đánh giá và cho phép xuất bản để làm tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập ở Học viện, đồng thời cũng là tài liệu tham khảo thiết thực cho các nhà khoa học, nhà quản lý và những người quan tâm đến lĩnh vực này.

Giáo trình “Kế toán hành chính sự nghiệp” do tập thể các tác giả là các nhà khoa học, cán bộ giảng dạy của Bộ môn Quản lý Tài chính nhà nước, Học viện Tài chính biên soạn gồm:

- PGS.TS.Phạm Văn Liên, Phó Giám đốc Học viện Tài chính [Giáo viên kiêm chức, nguyên Phó trưởng Bộ môn Quản lý Tài chính nhà nước], chủ biên và trực tiếp biên soạn chương 1,2;

- Ths.Quách Thị Hồng Liên biên soạn chương 3,4;

- TS.Võ Thị Lan Phương biên soạn chương 5;

- TS.Đào Thị Bích Hạnh biên soạn chương 6,7;

Tham gia chỉnh sửa phục vụ tái bản lần 1 có TS.Ngô Thanh Hoàng và Ths.Phạm Thị Hoàng Phương thực hiện.

Nhằm cập nhập, bổ sung các kiến thức về lý luận cũng như thực tiễn, mà đặc biệt là cập nhật theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 sử đổi bổ sung chế độ Kế toán hình chính sự nghiệp theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, chúng tôi tái bản lại giáo trình lần thứ hai đảm bảo nội dung giáo trình sát với thực tiễn hơn. Tham gia trực tiếp quá trình bổ sung, sửa đổi có PGS.TS.Phạm Văn Liên và TS.Ngô Thanh Hoàng.

Nội dung Text: Bài giảng môn Kế toán hành chính sự nghiệp: Phần 1 - Phạm Thị Hoàng

1. [TYPE THE COMPANY NAME] BÀI GIẢNG MÔN: KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP GV: PHẠM THỊ HOÀNG [Year] [TYPE THE COMPANY ADDRESS]
2. BÀI GIẢNG MÔN: KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP GV: PHẠM THỊ HOÀNG SỐ TÍN CHỈ: 02 2
3. CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. Những vấn đề chung. 1.1 .1. Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp. Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ,... Đó là các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do trung ương và địa phương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lương vũ trang. Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau: * Phân loại theo chức năng, bao gồm: - Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước [các đơn vị quản lý hành chính nhà nước]. - Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,… - Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,… - Các cơ quan an ninh quốc phòng. 1.1.2. Đặc điểm Do tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng, phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho hoạt động của các đơn vị này được trang trải thông qua nguồn kinh phí cấp phát của Nhà nước. Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị HCSN và yêu cầu tăng cường quản lý kinh tế tài chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế độ kế toán đơn vị HCSN có những đặc điểm riêng. - Các khoản chi tiêu cho đơn vị HCSN chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt. Kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiêu tiền mặt nói riêng. - Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiến hành phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị. 3
4. - Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn ngân sách cấp và nguồn kinh phí khác, tăng cường khai thác nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị. 1.1.3 Phương pháp quản lý tài chính - Phương pháp thu đủ - chi đủ - Phương pháp thu chi chênh lệch - Phương pháp quản lý theo định mức - Phương pháp khoán trọn gói 1.2 Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp 1.2.1. Đối tượng kế toán Theo Điều 4 Nghị định 128-2004 thì đối tượng kế toán thuộc hoạt động HCSN, hoạt động của tổ chức, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước bao gồm: - Tiền và các khoản tương đương tiền - Nguồn kinh phí và quỹ - Vật tư và tài sản cố định - Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán - Thu, chi và xử lý chênh lệch thu chi hoạt động - Đầu tư tài chính, tín dụng Nhà nước - Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị 1.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán theo Quyết định 19 + Chứng từ về lao động tiền lương + Chứng từ về vật tư + Chứng từ về tiền tệ + Chứng từ về tài sản cố định - Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản khác 1.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm: 4
5. + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp. + Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình. Mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động. + Đáp ứng yêu cầu sử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công [hoặc bằng máy vi tính,..] và thỏa mãn đấy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại. Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị [như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…], những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao…. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đồi tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. - Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; - Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân [3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2]; 5
6. - Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân [3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3]; - Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009. 1.2.4 Sổ kế toán và hình thức kế toán Tùy đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị mà chọn một trong các hình thức kế toán sau: - Hình thức nhật ký chung - Hình thức nhật ký sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Việc lựa chọn hình thức kế toán hợp lý phải căn cứ vào khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có và đặc điểm, qui mô của đơn vị. a. Hình thức kế toán nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng, cuối quí, cuối năm công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết [được lập từ các sổ kế toán chi tiết] dùng để lập các Báo cáo tài chính. b. Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế [theo tài khoản kế toán] trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. 6
7. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - sổ cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Nhật ký - sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái. - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - sổ cái. Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ được ghi một dòng đồng thời ở cả hai phần Nhật ký và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày [như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu,…]. - Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi Nhật ký - sổ cái phải được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký- sổ cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này để tính ra số phát sinh lũy kế từ đầ quí đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng [đầu quí] và số phát sinh trong tháng, tính ra số dư cuối tháng [cuối quí] của từng tài khoản. c. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợpđược căn cứ trực tiếp vào “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ: - Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên Sổ cái. Các loại sổ kế toán chủ yếu của hình thức Chứng từ ghi sổ: - Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sổ cái, - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: 7
8. - Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ hoặc để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ vào số liệu của chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ đã được lập chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ [lấy số và ngày] mới được sử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả các Chứng từ ghi sổ đã được lập trong tháng vào Sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra, số liệu trên Sổ cái được sử dụng để lập “Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác. - Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ,thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng, tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. d. Hình thức kế toán trên máy vi tính Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán ở trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ kế toán Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. 8
9. Cuối tháng [hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết], kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ [cộng sổ] và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. 9
10. CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ – DỤNG CỤ 2.1. Những vấn đề chung. 2.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ Nguyên vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp [HCSN] là điều kiện vật chất cần theo phục vụ cho các hoạt động của đơn vị theo chức năng nhiệm vụ được giao. Nguyên vật liệu bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Dụng cụ bao gồm các loại dụng cụ, công cụ không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định. 2.1.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. - Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng và giá trị của từng loại, từng thứ vật liệu, dụng cụ. - Giám sát kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, định mức dự trữ, tình hình hao hụt, dư thừa, mất mát vật liệu, dụng cụ góp phần tăng cường công tác quản lý việc sử dụng vật liệu, dụng cụ một cách hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng tham ô lãng phí. - Chấp hành đầy đủ các thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu, dụng cụ. - Cung cấp số liệu, tài liệu về vật liệu, dụng cụ cho các bộ phận có liên quan. - Tham gia đánh giá, kiểm kê vật liệu, dụng cụ theo đúng quy định của chế độ Nhà nước. 2.1.3. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ Nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ trong đơn vị HCSN gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán, vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thường được phân loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu: gồm các loại nguyên liệu vật liệu dùng cho công tác chuyên môn, dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. - Dụng cụ: là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ, dụng cụ thường gồm: ấm, chén, phích nước, sọt rát, máy tính… 2.1.4. Tính giá nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. * Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ nhập kho: - Giá thực tế NVL, CC – DC mua ngoài nhập kho 10
11. + Trường hợp NVL, DC dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án, đề tài: giá thực tế NVL, DC ghi sổ nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn theo tổng số tiền thanh toán. Các chi phí liên quan đến quá trình thu mua NVL, CC – DC như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua thực tế phát sinh… không tính vào giá thực tế NVL, CC – DC nhập kho mà được ghi trực tiếp vào tài khoản chi phí có liên quan [ chi phí hoạt động thường xuyên, dự án…] + Trường hợp NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh * Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Giá thực tế VL, DC mua ngoài là giá mua chưa tính thuế GTGT [nếu là hoá đơn GTGT] * Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế NVL, CC – DC mua ngoài là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT [nếu là hoá đơn GTGT] - Trị giá thực tế nhập kho nguyên liệu, vật liệu, CC – DC do nhận kinh phí, viện trợ, tài trợ là giá trị ghi trên biên bản giao nhận. - Trị giá thực tế nhập kho nguyên liệu, vật liệu, CC – DC tự chế là toàn bộ chi phí hợp lý, hợp lệ đơn vị bỏ ra để sản xuất nguyên liệu, CC – DC đó. - Trị giá thực tế NVL, CC – DC thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác định trên cở sở giá trị hiện còn của NVL, CC – DC đó. * Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất kho: - Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất kho: trị giá thực tế xuất kho của NVL, CC – DC được xát định theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp giá thực tế đích danh + Phương pháp bình quân gia truyền + Phương pháp nhập trước, xuất trước + Phương pháp nhập sau, xuất trước Đối với các loại CC – DC lâu bền, khi xuất kho phải hạch toán giá trị thực tế của CC – DC vào các TK có liên quan đồng thời phải theo dõi chi tiết từng thứ công cụ, dụng cụ theo từng bộ phận. 2.2. Hạch toán chi tiết NVL, CC – DC 2.2.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ. 11
12. - Biên bản kiểm kê NVL, CC – DC. - Bảng kê mua hàng. - Biên bản kiểm nghiệm NVL, CC – DC, sản phẩm hàng hoá. - Sổ kho [thẻ kho] - Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ. - Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CC – DC, sản phẩm hàng hoá. 2.2.2. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu. * Tài khoản 153: Công cụ - dụng cụ. TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị của các loại nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ trong kho của đơn vị hành chính sự nghiệp. * Tài khoản 005: Dụng cụ lâu bền đang sử dụng. Công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng là những công cụ có giá trị tương đối lớn và thời gian sử dụng tương đối dài, yêu cầu phải được quản lý chặt chẽ kể từ khi xuất dùng đến khi báo hỏng. * Tài khoản 643: chi phí trả trước: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng không tính vào chi phí hoạt động và chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ trong kỳ này mà phải tính vào chi phí của 2 hay các kỳ kế toán tiếp theo. 2.2.3. Hạch toán tổng hợp NVL, CC – DC 2.2.3.1. Kế toán nhập kho nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho 1. Nhập kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ mua ngoài: Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 111: Tổng giá trị thanh toán bằng tiền mặt: Có TK 112: Tổng giá trị thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 2. Nhập kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn: Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh 12
13. Trường hợp rút dự toán kinh phí để mua nguyên liệu, vật liệu thì đồng thời với bút toán trên, kế toán phải ghi đơn: Có TK 008: Tổng số kinh phí sự nghiệp đã rút, hoặc Có TK 009: Tổng số kinh phí dự án, đầu tư xây dựng cơ bản đã rút. 3. Nhập kho vật liệu, dụng cụ do vay mượn tạm thời. Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 331: Các khoản phải trả: 4. Mua NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh [SXKD]. + Hoạt động SXKD tính và nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Nợ TK 311 [3113]: Thuế GTGT. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán + Hoạt động SXKD tính và nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152, 153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán 5. Mua NVL, CC – DC đưa vào sử dụng ngay không vào kho Nợ TK 661, 662, 631, 635… Trị giá NVL, CC – DC xuất dùng Nợ TK 311[3113]: nếu có Có TK 111, 112, 331, 461, 462 … Tổng giá trị thanh toán 6. Nhập khẩu NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: - Nếu đơn vị kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 111[1112], 112[1122], 331: Giá nhập khẩu Có TK 333: Thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ: Nợ TK 311 [3113] Có TK 3331 - Nếu đơn vị kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho Có TK 111[1112], 112[1122], 331: Giá nhập khẩu Có TK 333: Thuế nhập khẩu Có TK 3331: Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp 13
14. 7. NVL, CC – DC dùng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152,153: Ghi tăng giá trị NVL, CC – DC Có TK 661, 662, 631, 635, 241: Ghi giảm chi phí Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp 8. NVL, CC – DC kiểm kê phát hiện thừa [chưa xác định nguyên nhân]: Nợ TK 152,153: Ghi tăng giá trị NVL, CC – DC Có TK 331, 3318 : Các khoản phải trả. * Chú ý: các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL, CC – DC được hạch toán vào chi phí của các bộ phận sử dụng, kế toán ghi Nợ TK 661, 662, 631, 635… Chi phí thu mua Nợ TK 311[3113]: nếu có Có TK 111, 112, 331, 461, 462 … Tổng giá trị thanh toán Trường hợp rút dự toán kinh phí để mua NVL, CC – DC thì đồng thời với bút toán trên, kế toán phải ghi đơn: Có TK 008: Tổng số kinh phí sự nghiệp đã rút, hoặc Có TK 009: Tổng số kinh phí dự án, đầu tư xây dựng cơ bản đã rút. 2.2.3.2. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho Xuất kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ sử dụng cho hoạt động HCSN, hoạt động dự án, hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 661: Trị giá xuất kho dùng cho hoạt động HCSN. Nợ TK 662: Trị giá xuất kho dùng cho hoạt động dự án Nợ TK 631: Trị giá xuất kho dùng cho hoạt động SXKD Nợ TK 635: Trị giá xuất kho dùng cho đơn đặt hàng Nợ TK 241: Trị giá xuất kho dùng cho xây dựng cơ bản Có TK 152, 153: Ghi giảm NVL, CC – DC Chú ý: Đối với CC – DC khi xuất dùng: Đồng thời ghi: Nợ TK 005 đối với các CC – DC lâu bền có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Khi có giấy báo hỏng CC – DC ghi đơn bên có TK 005. + Trường hợp xuất CC – DC phải phân bổ nhiều lần, khi xuất kho kế toán ghi Nợ TK 643 Có TK 153 14
15. + Đồng thời phản ánh giá trị lần phân bổ đầu tiên: Nợ TK 631, 635, 661 Có TK 643 Sang kỳ sau khi nhận được giấy báo hỏng, báo mất hoặc hết hạn sử dụng, kế toán ghi Nợ TK 153: giá trị phế liệu thu hồi Nợ TK 311: các khoản phải thu Nợ TK 661, 631 … nếu tính vào chi phí Có TK 643: giá trị còn lại VD: Cho tình hình nhập, xuất, tồn trong tháng 5/N tại đơn vị HCSN K như sau [ĐVT: 1000 đồng]: - Số dư đầu tháng TK 153 [dung cụ A]: 12.000 [3 chiếc, đơn giá 4.000] - Số phát sinh trong tháng 5/N. 1. Xuất kho 2 chiếc dụng cụ A cho bộ phận sản xuất, phân bổ 2 lần. 2. Mua 5 chiếc dụng cụ A nhập kho trả bằng chuyển khoản qua kho bạc, đơn giá 4.500. 3. Xuất kho 3 chiếc dụng cụ A cho bộ phận sản xuất, phân bổ lần đầu tiên 50% giá trị vào chi phí sản xuất. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. Biết rằng đơn vị xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước Bài giải: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế 1a. Nợ TK 643: 8.000 [4.000 x 2] Có TK 153_A: 8.000 1b. Nợ TK 631: 4.000 [8.000 / 2] Có TK 643: 4.000 1c. Nợ TK 005: 8.000 2 Nợ TK 153_A: 22.500 Có TK 112: 22.500 3a. Nợ TK 643: 13.000 [4.000 + 4.500 x 2] Có TK 153_A: 13.000 3b. Nợ TK 621: 6.500 [13.000 / 2] Có TK 643: 6.500 3c. Nợ TK 005: 13.000 15
16. CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 3.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 3.1.1. Khái niệm và tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ. Để đảm bảo hoạt động của các đơn vị HCSN bình thường, hoàn thành các nhiệm vụ do nhà nước giao, các đơn vị HCSN phải có cơ sở vật chất kỷ thuật cần thiết. Phần lớn các tư liệu lao động tạo nên cơ sở vật chất kỷ thuật trong đơn vị HCSN là TSCĐ. Như vậy, TSCĐ là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài theo quy định trong chế độ quản lý TSCĐ hiện hành. * Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ hữu hình: TSCĐ hữ hình là tài sản mang hình thái vật chất, có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống bao gồm nhiều tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định [nếu thiếu bất kỳ một bộ phạn nào trong đó thì cả hệ thông không thể hoạt động được] thoả mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn dưới đây: - Có giá trị [nguyên giá] từ 10.000.000 trở lên - Thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên Riêng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, cũng giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh, TSCĐ là những tư liệu lao động phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam đã ban hành: - Chắc chắn thu lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. - Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. - Thời gian sử dụng ước tính trên 01 năm - Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. * Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ vô hình: Mọi khoản chi phí thực tế đơn vị HCSN đã chi ra có liên quan đến hoạt động của đơn vị nếu thảo mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn về thời gian sử dụng và giá trị của TSCĐ mà không hình thành TSCĐ hữu hình thì được coi là TSCĐ vô hình. 3.1.2. Đặc điểm tài sản cố định Trong quá trình tham gia hoạt động sự nghiệp cũng như hoạt động SXKD, tài sản cố định có những đặc điểm sau: - TSCĐ tham gia vào nhiều năm hoạt động hành chính sự nghiệp, cũng như vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà không thay đổi hình thái vật chất ban đầu. 16
17. - Trong quá trình tham gia vào các hoạt động, TSCĐ bị hao mòn dần, giá trị hao mòn TSCĐ được ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ [đối với TSCĐ dùng vào hoạt động sự nghiệp], hoặc được tính vào chi phí SXKD [đối với chi dùng vào hoạt động SXKD]. 3.1.3. Phân loại và đánh giá TSCĐ 3.1.3.1. Phân loại TSCĐ TSCĐ trong đơn vị HCSN gồm nhiều thứ khác nhau, có kết cấu, công dụng khác nhau, để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, cần phải tiến hành phân loại theo các tiêu thức sau: - Theo hình thái và kết cấu của TSCĐ. - Theo tình hình sử dụng và công dụng của TSCĐ. a] Theo hình thái biểu hiện, TSCĐ đựơc phân thành TSCĐHH và TSCĐVH * Tài sản cố định hữu hình: là các TS có hình thái vật chất cụ thể. Theo kết cấu TSCĐ hữu hình được phân chia thành các loại sau: - Nhà cửa, vật kiến trúc gồm: + Nhà cửa: Nhà làm việc, nhà hát, bảo tàng, thư viện, hội trường, câu lạc bộ, cung văn hóa, nhà thi đấu thể thao, phòng nghiên cứu, thực hành, lớp học, nhà trẻ, nhà mẫu giáo, nhà khám bệnh cho bệnh nhân, nhà nghỉ, nhà an dưỡng, nhà để xe, khí tài, thiết bị, nhà kho, chuồng trại gia súc. + Vật kiến trúc: giếng khoan, giếng đào, sân chơi, bể chức, cầu cống, hệ thống cấp thoát nước, đê, đập, đường sá [do đơn vị đầu tư xây dựng], sân vận động, bể bơi, trường bắn, các lăng tẩm, tượng đài, tường rào - Máy móc, thiết bị: là các loại máy móc thiết bị dùng trong công tác chuyên môn của đơn vị và kể cả những máy móc thiết bị sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ nhu cầu phúc lợi của đơn vị. - Phương tiện vận tải truyền dẫn: phản ánh giá trị các phương tiện vận tải, truyền dẫn dùng trong công tác chuyên môn của đơn vị gồm: xe máy, ô tô, tàu thuyền, xe bò, xe ngựa, xe lam, đường ống và các thiết bị truyền dẫn [thông tin, điện nước] - Phương tiện quản lý: phản ánh giá trị các loại thiết bị và dụng cụ sử dụng trong công tác quản lý và văn phòng như: máy tính, quạt trần, quạt bàn, bàn ghế, thiết bị dụng cụ đo lường, kiểm tra chất lượng, hút bụi chóng mối mọt 17
18. - Tài sản cố định khác: phản ánh giá trị TSCĐ khác chưa được quy định, phản ánh các loại tài sản nêu trên. [Chủ yếu là tài sản mang tính đặc thù] như: tác phẩm nghệ thuật, sách, báo khoa học, kỹ thuật trong các thư viện và sách báo phục vụ cho công tác chuyên môn, các vật phẩm trưng bày trong các nhà bảo tàng, các bảng thiết kế mẫu của đơn vị thiết kế cho các đơn vị khác thuê, các TSCĐ là cơ thể sống, cây lâu năm, súc vật làm việc, súc vật cho sản phẩm, vườn cây cảnh, súc vật cảnh. * Tài sản cố định vô hình: TSCĐ là những TSCĐ không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư, chi trả hoặc chi phí nhằm có được các lợi ích kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặc quyền của đơn vị như: quyền sử dụng đất, giá trị bằng phát minh, sáng chế, chi phí lập trình, phần mềm máy tính. Tài sản cố định vô hình trong các đơn vị được chia thành: - Giá trị quyền sử dụng đất: phản ánh giá trị quyền sử dụng diện tích đất, mặt nước trong một thời gian cụ thể nhất định. - Bằng phát minh sáng chế. - Bản quyền tác giả. - Chi phí phần mềm máy tính. Việc phân loại TSCĐ theo hình thái và kết cấu nhằm mục đích xác định tỷ trọng các loại TSCĐ ở từng đơn vị, đồng thời làm căn cứ tổng hợp theo phân loại chung của toàn nền kinh tế quốc dân. b] Phân loại TSCĐ theo mục đích và tình hình sử dụng. Theo cách phân loại này tài sản cố định của đơn vị được chia thành: - Tài sản cố định dùng cho hoạt động HCSN. - Tài sản cố định dùng cho hoạt động chương trình, dự án, đề tài. - Tài sản cố định chuyên dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ. - Tài sản cố định dùng vào mục đích phúc lợi. - Tài sản cố định chờ xử lý [không còn sử dụng được, hoặc không cần dùng] Cách phân loại này nhằm xác định tình trạng thực tế Tài sản cố định sử dụng vào các mục đích hoạt động của đơn vị. 3.1.3.2. Xác định nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của tài sản cố định a] Nguyên giá 18
19. - Nguyên giá [giá trị ban đầu]: theo giá thực tế mua sắm, xây dựng hoặc cam kết nhận vốn, đánh giá. - Giá trị bao mòn: Xác định theo nguyên tắc cộng dồn hao mòn sau mỗi năm hoặc số khấu hao đã tính mỗi kỳ hạch toán. - Giá trị còn lại bằng nguyên giá - giá trị hao mòn lũy kế. * Với tài sản cố định hữu hình: - Tài sản cố định mua sắm [kể cả mua mới và cũ] Nguyên giá bằng giá mua thực tế trừ [-] giảm giá cộng [+] với chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chí phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng, chi phí lắp đặt, chạy thử, thuế và lệ phí trước bạ [nếu có]. Đối với TSCĐ mua sắm dùng cho hoạt động SXKD, nguyên giá tính giống như các doanh nghiệp sản xuất, tức là phụ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT đầu vào mà bộ phận SXKD này phải áp dụng. * Với tài sản cố định vô hình: Nguyên giá được xác định như sau: - Giá trị quyền sử dụng đất: là toàn bộ chi phí thực tế đã chi ra có liên quan tới đất sử dụng. - Bằng phát minh sáng chế: Nguyên giá là toàn bộ chi phí đơn vị phải trả cho công trình nghiên cứu, sản xuất thử được Nhà nước cấp bằng phát minh sáng chế của các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước. - Bản quyền tác giả: Nguyên giá bản quyền tác giả là tổng số tiền chi thù lao cho tác giả và được nhà nước công nhận cho tác giả độc quyền phát hành và bán tác phẩm của mình. - Chi phí phần mềm máy tính: là số tiền chi trả cho việc lập trình hoặc mua phần mềm máy tính theo các chương trình của đơn vị. * Nguyên giá TSCĐ trong đơn vị HCSN chỉ được thay đổi trong các trường hợp sau - Đánh giá lại giá trị TSCĐ. - Cải tạo, nâng cấp TSCĐ làm tăng năng lực, kéo dài tuổi thọ của TSCĐ - Xây dựng thêm hay tháo gỡ bớt hay một số bộ phận TSCĐ. b] Giá trị hao mòn TSCĐ: Là phần giá trị TSCĐ đã bị mất đi do sử dụng đã được kết chuyển để ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của đơn vị, hoặc ghi nhận vào chi phí SXKD [đối với TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD]. c] Giá trị còn lại của TSCĐ 19
20. Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Hao mòn lũy kế TSCĐ 3.2. KẾ TOÁN TĂNG, GIẢM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. 3.2.1 Chứng từ sử dụng. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Sổ TSCĐ - Sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng - Sổ chi tiết các tài khoản. 3.2.2. Tài khoản sử dụng. * TK 211 - Tài sản cố định hữu hình: Phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ hữu hình của đơn vị theo nguyên giá. TK 211 có các tài khoản cấp 2 sau: TK 2111 - Nhà cửa vật kiến trúc TK 2112 - Máy móc thiết bị. TK 2113 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý. TK2115 - Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm TK 2118 - Tài sản cố định khác * TK 213 - TSCĐ vô hình: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động giá trị các loại TSCĐ vô hình của đơn vị theo nguyên giá. * TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của đơn vị. 3.2.3. Các nghiệp vụ chủ yếu 3.2.3.1 Trường hợp tăng tài sản cố định 1. Rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình, dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, quĩ cơ quan mua TSCĐ về dùng ngay. Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ là tổng giá thanh toán Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án Có TK 465 – Nguồn kinh phí theo Đ ĐH của NN 20