Công tác quản lý nhân sự giữ vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Chính bởi vậy, mà bộ phận quản lý nhân sự luôn phải chú ý đến khâu quản lý và thu thập hồ sơ của nhân sự hay những quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự.
1. Quy định chung về lưu trữ hồ sơ nhân sự
Để hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp được sắp xếp có quy trình và khoa học thì ngay tại bước đầu lưu trữ hồ sơ cần phải thực hiện đúng, tuân theo những quy định nhất định. Hiện nay, có 02 cách để lưu hồ sơ nhân sự khoa học, phổ biến nhất là lưu trữ thủ công các bản cứng tại văn phòng [hoặc kho lưu hồ sơ] và lưu hồ sơ bản mềm trong máy tính [số hóa tài liệu].
Về quy định thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hợp động của các cơ quan, theo cách lưu trữ thủ công [bản cứng] đã được quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Theo đó:
– Bảo quản vĩnh viễn đối với hồ sơ gốc của các cán bộ, công chức viên chức.
– Thời gian lưu trữ là 5 năm kể từ khi chấm dứt HĐLĐ với Hợp đồng lao động vụ việc [sơ yếu lý lịch, các bản HĐLĐ, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,…].
Đối với quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thì:
– Khoản 3, Điều 13 Luật Lưu trữ quy định, tất cả tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế đối với tài liệu được số hóa.
– Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Bên cạnh đó, các đơn vị không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hoá. [theo Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định]
Như vậy, đã số hóa hồ sơ nhân viên thành hồ sơ điện tử, quản lý file trên phần mềm từ bản hồ sơ giấy, thì các doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ hồ sơ giấy này và không được phép hủy khi chưa hết thời hạn bảo quản. Bởi, việc lưu trữ hồ sơ nhân viên bản gốc là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.
Và với bất kể hình thức nào, thì việc quản lý hồ sơ để thuận tiện, dễ dàng, các doanh nghiệp cũng cần tham khảo những phương pháp lưu hồ sơ nhân sự mang tính chất khoa học và an toàn.
2. Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả
– Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ:
Để giúp cho việc lưu trữ hồ sơ trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể phân loại theo chủ đề như: hồ sơ lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công tác,… Từ các nhóm này, bạn có thể phân loại thành các nhánh nhỏ hơn như: chức vụ, phòng ban, giới tính, số năm làm việc…
Ngoài ra, một phương phương pháp khác để phân loại là theo thời gian làm việc: Phân loại theo Quý – áp dụng đó nếu công ty lớn, có nhiều nhân viên; Phân loại theo Năm – với công ty không có quá nhiều biến động về nhân sự. Trong mỗi nhóm đó, bạn lại có thể tiếp tục phân thêm nhiều nhóm khác để thuận tiện cho việc tìm kiếm hồ sơ được đơn giản và nhanh chóng.
Cách phân loại hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái, theo vùng miền, địa lý… cũng được áp dụng trong một số doanh nghiệp đa quốc gia. Tùy theo tính chất, số lượng nhân sự mà bạn có thể lựa chọn cách phân loại hồ sơ phù hợp.
– Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự:
Nơi lưu trữ hồ sơ đáp ứng quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự phải bảo đảm giấy tờ bản cứng giữ được nguyên vẹn trong nhiều năm. Những điều kiện của một Kho lưu trữ hồ sơ nhân sự tốt, đáp ứng yêu cầu chất lượng là: khô ráo, thoáng mát, không có nguy cơ ẩm mốc; tránh côn trùng và mối mọt; diện tích lưu trữ đủ rộng.
– Lưu trữ hồ sơ nhân sự:
Sau khi đã phân loại và chọn được nơi lưu trữ hồ sơ phù hợp, bạn tiến hành lưu, sắp xếp theo từng mục. Cho hồ sơ cá nhân từng nhân viên vào riêng các bìa lưu trữ, có ghi tên và sắp xếp theo thứ tự dễ quản lý nhất. Chú ý, trước khi lưu trữ hồ sơ gốc [bản cứng], bạn nên nhập file mềm trên máy tính một cách chính xác để thuận tiện truy xuất thông tin mỗi khi cần sử dụng.
– Kiểm tra hồ sơ được lưu trữ và cập nhật thường xuyên:
Thông tin về lao động có thể thay đổi, biến động liên tục, công việc này giúp bạn phát hiện được lỗi sai hay sự cố thất lạc hồ sơ nhân sự, để tự điều chỉnh và sửa chữa trong quá trình lưu trữ. Bạn nên có kế hoạch rõ ràng cho công việc kiểm tra hồ sơ định kỳ để đảm bảo chất lượng lưu trữ và hồ sơ còn nguyên vẹn.
>> Xem thêm: Tối ưu quản lý hồ sơ lao động trên phần mềm nhân sự tiền lương
>> Bài liên quan: Kinh nghiệm quản lý hồ sơ nhân sự doanh nghiệp hiệu quả nhất
Để đảm bảo công việc và hoạt động kinh doanh trong mùa dịch, nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã chuyển dịch sang hình thức làm việc online tại nhà. Tuy nhiên với xu hướng làm việc mới này, đòi hỏi doanh nghiệp và người lao động cần phải có nhiều biện pháp để bảo mật thông tin và hồ sơ cá nhân hiệu quả.
Hướng dẫn bảo mật thông tin và quản lý tài liệu từ xa hiệu quả
Để giải quyết bài toán lo ngại về quản lý thông tin và quản lý hồ sơ cá nhân khi làm việc online, doanh nghiệp cần chú ý đến 3 vấn đề sau:
Chính sách
Xây dựng các chính sách để giúp người lao động hiểu rõ vai trò của mình, cũng như nắm được các thông tin và cách thức bảo mật khi làm việc online. Các chính sách có thể tham khảo:
- Quản lý hồ sơ và thông tin
- Chính sách bảo mật
- Chính sách quyền riêng tư
- Hướng dẫn làm việc từ xa
- Bảo mật thiết bị, bao gồm các quy định:
- Chấp nhận sử dụng thiết bị và xử lý thông tin
- Hồ sơ được sao chép vào một thiết bị cá nhân
- Hồ sơ được gửi đến một email cá nhân
- Trình điều khiển máy in tại nhà
- Sử dụng ổ đĩa flash
Bảo vệ
Chú trọng việc bảo mật thông tin ngay cả khi làm việc từ xa
Trong khi làm việc từ xa, nhân viên cần thận trọng hơn về bảo mật thông tin và thiết bị.
- Bảo vệ thiết bị khỏi sự truy cập trái phép bằng cách lưu trữ chúng một cách an toàn khi không sử dụng.
- Không chia sẻ thiết bị hoặc thông tin đăng nhập và mật khẩu của bạn với mọi người trong gia đình.
- Lưu tất cả nội dung vào mạng được chỉ định của bạn, không vào máy tính để bàn.
- Thông tin được lưu vào máy tính để bàn của bạn không được lưu trữ và bảo vệ an toàn.
- Không in hồ sơ / tài liệu.
Nếu nhất thiết cần phải in số tài liệu này, cần phải đảm bảo:
- Không vứt hồ sơ / tài liệu giấy của tổ chức của bạn vào thùng rác hoặc thùng rác.
- Giữ lại tài liệu đã in ở nơi an toàn cho đến khi có thể:
- Quay trở lại văn phòng và đặt vào thùng rác an toàn.
- Hủy tài liệu đó
Dù làm việc tại nhà hay ở nơi công cộng, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng kết nối mạng an toàn thay vì kết nối WiFi công cộng. Đồng thời, hãy sử dụng màn hình riêng tư để bảo vệ thông tin của bạn.
Tổ chức, doanh nghiệp cũng cần huấn luyện, nhắc nhở nhân viên cảnh giác cao độ trước các cuộc tấn công mạng, ransomware và email lừa đảo. Cảnh báo nhân viên rằng bọn tội phạm đang tìm cách khai thác những thông tin liên quan đến virus corona để tiến hành các cuộc tấn công mạng và các chiến dịch hack
Riêng tư
Nếu xử lý / sử dụng hồ sơ với dữ liệu cá nhân, cần phải chú ý đến các yêu cầu cần tuân thủ; thông tin không được cung cấp cho bất kỳ người nào trái phép. Các dữ liệu riêng tư và nhạy cảm, cũng như tài sản trí tuệ, không được tiếp xúc với bất kỳ nguy cơ vi phạm hoặc lạm dụng dữ liệu tiềm năng nào.
Bảo mật thông tin từ xa với phần mềm làm việc online DocEye
Và để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu cá nhân hay dữ liệu chung của doanh nghiệp, cách tốt nhất là nên ứng dụng những phần mềm và mạng nội bộ trong quá trình làm việc online. Điều này không chỉ giúp nhân viên có thể kết nối công việc với nhau từ xa mà còn đảm bảo được sự an toàn bảo mật, tính riêng tư của dữ liệu.
Thông tin doanh nghiệp và dữ liệu cá nhân của nhân viên là nguồn dữ liệu quan trọng mà mỗi cá nhân, tổ chức đều phải có trách nhiệm bảo vệ. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên, vấn đề bảo mật thông tin sẽ không còn là nỗi băn khoăn của doanh nghiệp khi làm việc online.
Việc làm Nhân sự
Trước khi đi vào tìm hiểu về quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự thì bạn cần phải biết hồ sơ nhân sự là gì? Hồ sơ nhân sự được hiểu chính là nơi để lưu trữ các thông tin về cá nhân người lao động như: sơ yếu lý lịch, hợp đồng, tiền lương, bảng lương, bảo hiểm,...theo đó hồ sơ nhân sự chính là đối tượng quản lý của việc quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Như vậy, bước đầu bạn cũng đã hiểu sơ qua về hồ sơ nhân sự rồi đúng không nào. Tiếp theo đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn những quy định về lưu giữ hồ sơ nhân sự trong một doanh nghiệp.
Có rất nhiều loại hồ sơ cũng như giấy tờ liên quan đến nhân sự và doanh nghiệp. Cũng có rất nhiều loại giấy tờ, hồ sơ nhân sự có thể lưu trữ trong thời gian ngắn, nhưng cũng có những loại cần lưu trữ vĩnh viễn. Tuy nhiên khi lưu trữ hồ sơ nhân sự cần phải thực hiện theo nguyên tắc sau:
1.1. Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự
- Đối với những hồ sơ nhân sự của các doanh nghiệp lưu trữ với mục đích dùng trong các đợt thanh tra, kiểm tra công tác hoạt động của các doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự còn liên quan trực tiếp đến việc tính lương cho người lao động. Chính vì thế mà nó gắn liền với hồ sơ lương để trình lên thuế của các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
- Hồ sơ nhân sự của các doanh nghiệp không giống nhau, tùy vào quy mô cùng như tính chất của các loại hồ sơ mà doanh nghiệp có thể chia thành nhiều loại hồ sơ khác nhau như: Loại hợp đồng lao động, loại trả lương, loại quy chế trả lương, thưởng,...chính vì thế mà các doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự.
- Hồ sơ nhân sự của một người lao động sẽ được lưu trữ trong suốt quá trình mà người lao động đó làm việc tại doanh nghiệp. Và hồ sơ đó gắn liền với quy trình hoạt động của công ty. Các hồ sơ này ban đầu sẽ được nhân viên nhân sự tiếp quản, kiểm tra thu nhận từ người lao động.
Việc làm nhân sự tại Hà Nội
- Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân của người lao động hay là nhân viên trong công ty
- Những thông tin liên quan đến quá trình làm việc tại công ty như: ngày chính thức vào làm, ngày được thăng chức, chức vụ và công việc hiện tại.
- Hợp đồng lao động và những chế độ mà người lao động được hưởng đối với từng vị trí như nhân viên chính thức, nhân viên thử việc,...
- Những thông tin liên quan đến quá trình làm việc như ngày nghỉ việc, ngày nghỉ ốm,...
- Những thông tin, quy định về kỷ luật
- Thông tin liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa chủ lao động và người lao động.
Xem thêm: ER là gì? ER khó hay dễ? Vai trò của ER trong doanh nghiệp là gì?
2. Lưu trữ hồ sơ nhân sự có cần thiết hay không?
Đối với những doanh nghiệp lâu năm thì việc lưu trữ hồ sơ nhân sự có thể rất quen thuộc với họ. Thế nhưng với những doanh nghiệp mới vào thành lập thì có thể không biết những tác dụng của việc lưu trữ hồ sơ nhân sự. Quản lý và lưu giữ hồ sơ nhân sự tốt rất có lợi cho chính doanh nghiệp đó trên nhiều phương diện khác nhau như sau:
- Khi lưu giữ hồ sơ nhân sự đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang thực hiện đúng theo pháp luật của Nhà nước. Như vậy trong những đợt kiểm tra của các cơ quan chức năng thì doanh nghiệp không cần phải lo lắng về vấn đề pháp lý nữa. Những thông tin về hồ sơ của người lao động thì bộ phận nhân sự phải có trách nhiệm ghi chép và quản lý cẩn thận.
- Việc quản lý hồ sơ nhân sự không những đảm bảo về mặt pháp lý mà còn giúp cho công ty có thể quản lý nhân sự tốt hơn. Khi kiểm soát hồ sơ đúng thì việc nắm bắt tình hình nhân sự cũng như năng lực của từng người là vô cùng đơn giản. Khi nắm bắt được khả năng của từng người trong công ty thì người lãnh đạo sẽ có những sáng kiến về bổ nhiệm nhân sự cũng như sử dụng người đúng trong các trường hợp làm phát huy khả năng lãnh đạo tốt. Vậy mới thấy rằng thị trường lao động hiện nay không hề khan hiếm nguồn lực nhưng để làm sao tối ưu và tìm kiếm được nguồn lực chất lượng cao phù hợp đối với công ty thì không hề dễ dàng.
- Ngoài hai lợi ích trên thì việc lưu giữ hồ sơ tốt cũng giúp cho công ty trong những lần giải quyết tranh chấp với người lao động trong công ty. Mặc dù đã có chính sách nhân sự đầy đủ và phổ biến cho toàn công ty nhưng một số trường hợp nhân viên không nắm rõ. Khi có hồ sơ đầy đủ thì đây cũng là bằng chứng giúp cho doanh nghiệp trong những lần tranh chấp với người lao động trước pháp luật.
Việc làm quản lý nhân sự
3. Mách bạn cách lưu trữ hồ sơ nhân sự có hiệu quả
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay thì việc lưu trữ hồ sơ đã được phát triển và nâng cấp hơn rất nhiều. Ngoài việc lưu trữ bản cứng tại các văn phòng ra thì cũng có thể lưu trữ hồ sơ bản mềm trên máy tính. Vì những năm gần đây, việc lưu trữ hồ sơ thủ công bản cứng tại các văn phòng công ty có khả năng gặp vấn đề về mất hồ sơ, hỏng hồ sơ. Chính vì thế mà đây không phải cách tốt nhất để lưu trữ hồ sơ nhân sự tại công ty. Bên cạnh cách này thì cũng có cách lưu trên bản mềm để bảo quản tốt hơn.
Tuy nhiên, sử dụng cách nào đi chăng nữa thì bạn cũng cần có những phương pháp trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự thật tốt. Trong phần này, chúng tôi sẽ mách bạn những bí quyết “gia truyền” trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự tốt.
Đây chính là bước đầu tiên giúp bạn có thể lưu trữ hồ sơ một cách tốt nhất. Việc phân loại hồ sơ sẽ giúp cho nhà quản lý phân loại hồ sơ tốt nhất. Khi phân loại hồ sơ, người quản lý có thể phân chia thành nhiều nhóm hồ sơ khác nhau như: Lý lịch người lao động, bảo hiểm,...
Trong những loại hồ sơ nhân sự này thì người quản lý cũng có thể tiếp tục phân chia thành các loại nhỏ hơn nữa chính là chia theo năm công tác, chia theo giới tính, chia theo loại hình công việc và chia theo loại hợp đồng,..
Đây là cách phân chia các loại hồ sơ, tuy nhiên với những hồ sơ nhân sự cấp cao hơn nhân viên thường thì bạn cũng có thể phân chia theo tên và chức vụ. Không những phân loại hồ sơ mà bạn còn phải sắp xếp vị trí của chúng một cách logic và dễ tìm kiếm nhất. Đối với từng loại hồ sơ thì bạn hãy để vào từng khu riêng biệt, tiện cho việc tìm kiếm hồ sơ khi cần.
Phân loại hồ sơ tốt cũng chính là cách thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Đây là một công việc không thể thiếu của phòng nhân sự và cũng là chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự.
3.2. Sau khi phân loại hồ sơ xong thì bạn cần lựa chọn nơi hợp lý để cất
Chỗ cất hồ sơ cũng vô cùng quan trọng, sau khi sắp xếp và phân loại xong mà bạn không cất đúng vị trí của nó thì đến khi tìm sẽ vô cùng khó khăn và vất vả. Tuy nhiên với những hồ sơ nhân sự thì bạn cũng cần phải đảm bảo chỗ cất hồ sơ với những tiêu chí sau đây:
- Thứ nhất, đảm bảo nơi để hồ sơ sạch sẽ khô ráo và không thấm nước
- Thứ hai, chỗ để hồ sơ của bạn cần phải đảm bảo không bị xâm nhập của các loại côn trùng gặm nhấm. Vì những con vật như mối, kiến,...rất thích giấy vì thế chúng có thể gặm nhấm hồ sơ của bạn bất cứ lúc nào.
- Thứ ba là đảm bảo về tính thời gian lưu trữ của hồ sơ
Nơi để cất hồ sơ cũng rất quan trọng, bạn cần phải đảm bảo những tiêu chí trên để có thể đảm bảo tốt việc lưu trữ hồ sơ nhân sự của mình.
Tham khảo ngay: Top phần mềm quản trị nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên trong công ty một cách chuyên nghiệp, chính xác
3.3. Tiến hành lưu trữ hồ sơ
Sau khi tìm kiếm nơi cất hồ sơ thì bạn cần phải tiến hành việc nghiên cứu và cất trữ hồ sơ một cách cẩn thận. Cùng với quá trình này, bạn cần phải lưu trữ hồ sơ trên máy tính để đảm bảo cho quá trình lưu trữ hồ sơ của mình được tốt nhất.
3.4. Kiểm tra hồ sơ lưu trữ thường xuyên
Vì tương lai không thể biết trước được điều gì, chúng ta không thể lường trước được việc có đảm bảo hồ sơ có bị mất hay còn nguyên vẹn. Chính vì thế đừng bao giờ lơ là việc kiểm tra tình trạng bảo quản hồ sơ cho thật tốt. Một lịch trình kiểm tra cụ thể sẽ giúp cho bạn kiểm tra thông tin dễ dàng hơn. Công việc kiểm tra thường xuyên này sẽ giúp cho bạn phát hiện ra những lỗi sai, những hồ sơ thất lạc để kịp thời trong quá trình sửa chữa hồ sơ, đảm bảo cho việc thực hiện công việc dễ dàng, sẵn sàng khi có những đợt thanh tra và kiểm tra đột suốt của cơ quan chức năng.
Để quá trình lưu trữ và bảo quản hồ sơ của bạn được tốt nhất thì bạn hãy đảm bảo những bước này thật tốt.
Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ tốt đối với một nhân viên nhân sự thì cũng đòi hỏi ở người nhân viên này nhiều kỹ năng khác nhau. Chúng ta cùng nhau tìm hiểu xem những kỹ năng chuyên môn của nhân viên nhân sự là gì để bạn có thể đảm bảo cho quá trình quản lý hồ sơ của mình được tốt nhất.
4. Để đảm bảo cho quá trình lưu trữ hồ sơ tốt thì nhân viên nhân sự cần có kỹ năng gì?
Đây là một công việc đòi hỏi tính chủ động và tự giác cao của nhân viên. Chính vì thế mà bạn cần phải đảm bảo rằng mình có những kỹ năng sau đây:
- Thứ nhất, cẩn thận, với công việc lưu trữ hồ sơ này thì cẩn thận chính là yếu tố quan trọng hàng đầu. Những hồ sơ, sổ sách rất nhiều, đặc biệt với những doanh nghiệp lớn với số lượng nhân viên lên đến hàng nghìn thì người quản lý hồ sơ cần phải cẩn thận hơn nữa. Nếu không sẽ rất dễ nhầm lẫn các loại hồ sơ với nhau.
- Thứ hai, khả năng sắp xếp công việc tốt, đây chính là công việc yêu cầu người làm cần phải biết cách sắp xếp hồ sơ một cách hợp lý và logic để đến khi tìm sẽ không mất thời gian.
- Thứ ba chính là khả năng chịu áp lực công việc, hàng ngày bạn tiếp xúc với rất nhiều hồ sơ của nhân viên, nếu không chịu được áp lực của công việc rất có thể bạn sẽ bị stress và không thể đảm nhiệm được công việc này.
Tuy nhiên những kỹ năng của này không tự nhiên mà có, nó là những kỹ năng được tích lũy hàng ngày từ chính công việc của bạn. Chính vì thế mà bạn không nên thấy chán nản khi mình chưa có được.
Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp cho bạn trên đây thì bạn đã hiểu rõ hơn về quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự. Nếu đang đảm nhận công việc này thì hãy chú ý những mẹo mà chúng tôi gợi ý cho bạn để bạn có thể hoàn thành công việc tốt hơn.