Tại sao tôi không thể chỉnh sửa tài liệu Excel trong Teams?

Một trong những tính năng cốt lõi của Microsoft Teams, với tư cách là một trung tâm cộng tác, là chức năng chia sẻ tệp. Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số tình huống khi chia sẻ tệp diễn ra và chỉ cho bạn cách xử lý chúng một cách chính xác

Làm cách nào để chia sẻ tệp giữa các thành viên Microsoft Teams?

Trong mỗi Nhóm, có một hoặc nhiều kênh. Đối với mỗi kênh, một thư mục mới được tạo trong thư viện SharePoint. Tất cả nội dung liên quan đến kênh được lưu trữ trong SharePoint, cho phép các thành viên Nhóm Microsoft cũng làm việc từ SharePoint. Kiểm tra blog Microsoft Teams và SharePoint gần đây của chúng tôi để xem mối quan hệ chuyên sâu giữa các công cụ đó

Để truy cập các tệp từ thư mục, bạn có thể nhấp vào tab “Tệp” phía trên cửa sổ hội thoại. Bạn có thể thêm tệp hiện có vào thư viện của mình hoặc tạo tệp mới. Các tệp được lưu trữ trong thư viện tệp của nhóm có sẵn cho mọi thành viên trong nhóm

Bạn có thể chọn xem bạn muốn cộng tác viên chỉnh sửa tài liệu bên trong Trình chỉnh sửa nhóm, trong Ứng dụng dành cho máy tính để bàn, trong trình duyệt hay tải xuống để sử dụng sau

Các ứng dụng Microsoft 365 cho phép cộng tác trong thời gian thực giữa các thành viên Microsoft Teams. Điều đó có nghĩa là họ có thể đồng chỉnh sửa các tài liệu Word, PowerPoint và Excel, với các thay đổi của họ được đồng bộ hóa và hợp nhất khi họ làm việc. Nếu bạn đang làm việc từ xa, tính năng này có thể khá hữu ích. Xem cách SysKit Point có thể giúp bạn nếu bạn đang làm việc từ xa thông qua Microsoft Teams

 

Làm cách nào để chia sẻ tệp với những người bên ngoài nhóm của bạn?

Thỉnh thoảng, bạn có thể muốn chia sẻ tệp với ai đó bên ngoài nhóm của mình. Ví dụ: một thành viên của Nhóm Tiếp thị có thể muốn hiển thị biên lai quảng cáo cho một thành viên của Nhóm Tài chính

Nó có thể được thực hiện với một cú nhấp chuột đơn giản. Bất kỳ thành viên nhóm nào cũng có thể mở tệp trên màn hình nền Office hoặc trong ứng dụng Office Online và bấm vào nút Chia sẻ. Sau khi làm điều đó, bạn có thể nhập địa chỉ email của người nhận hoặc gửi cho họ một liên kết

Nếu bạn muốn chia sẻ tệp với nhiều người hơn trong công ty của mình, bạn có thể chọn tùy chọn – Mọi người trong tổ chức của bạn có liên kết này có thể chỉnh sửa

 

Làm cách nào để chia sẻ tệp với các thành viên của nhiều Nhóm Microsoft?

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn chia sẻ tệp với một nhóm khác hoặc một vài người trong số họ? . Bạn sẽ không muốn phải liệt kê tất cả các thành viên trong nhóm đó trong hộp thoại chia sẻ – sẽ mất quá nhiều thời gian. Bạn thậm chí có thể không biết tất cả chúng. Vậy bạn nên làm gì?

Điều tốt nhất bạn có thể làm là thế này

1. Đi tới tuyển tập trang SharePoint của nhóm của bạn, rồi bấm vào Mới>Thư viện Tài liệu

2. Đặt tên, mô tả và chọn có hiển thị nó trong điều hướng trang web hay không

 

3. Thêm quyền cho các thành viên của nhóm khác mà bạn muốn chia sẻ thư viện tài liệu

Mẹo chuyên nghiệp. Cấp quyền truy cập vào thư viện tài liệu cho nhiều nhóm cùng một lúc với SysKit Point. Kiểm tra hướng dẫn chi tiết

1. Tìm thư viện tài liệu đã tạo Văn bản pháp luật 2019 trong báo cáo chi tiết trang web
2. Cấp quyền truy cập bằng cách thêm các nhóm bảo mật liên quan đến nhóm Tài chính và Trưởng nhóm

3. Nhấp vào nút + trong menu tab trong kênh nhóm của bạn

 

4. Thêm thư viện bằng cách sao chép URL thư viện

Bằng cách này, bạn sẽ có một thư viện tài liệu mà tất cả các thành viên Nhóm khác nhau đều có quyền truy cập

Chỉ cần tải [các] tệp lên đây mà không mất nhiều thời gian thiết lập chia sẻ cho từng tệp với từng thành viên. Để ngừng chia sẻ tệp, bạn có thể nhấp vào dấu ba chấm rồi nhấp vào Quản lý quyền truy cập

Giờ đây, bạn có thể nhấp vào Dừng chia sẻ và cũng có thể quản lý quyền truy cập chia sẻ vào các liên kết hiện có

Làm cách nào để chia sẻ tệp Microsoft Teams với người dùng khách?

Ngoài các tình huống nêu trên, có thể xảy ra trường hợp một thành viên Nhóm muốn chia sẻ tệp với những người bên ngoài công ty [khách]. Ví dụ: Nhóm Tài chính phải gửi một số tài liệu đến công ty kế toán của công ty

Bước đầu tiên là kích hoạt tính năng chia sẻ bên ngoài cho Microsoft Teams. Quản trị viên Microsoft 365 toàn cầu có thể thực hiện điều đó ở bốn cấp độ. trong AAD, trong cài đặt SharePoint Online, trong Nhóm Microsoft 365 và trong cài đặt Nhóm của bạn

Sau khi tính năng chia sẻ bên ngoài được bật và quản trị viên chung đã cho phép thành viên Nhóm chia sẻ với khách, thành viên Nhóm Tài chính đó có thể chia sẻ tệp với khách thông qua ứng dụng Microsoft Teams. Khi bạn hoàn thành tất cả các bước này, khách của bạn có thể chỉnh sửa tệp theo cách giống như các thành viên của Nhóm

Tất nhiên, bạn có thể cần kiểm soát việc chia sẻ giữa các khách. Có thể để quản trị, bảo mật hoặc đơn giản là để ngăn nội dung tràn lan. Đây là cách

1. Đi đến trung tâm quản trị SharePoint, bấm Chính sách và bấm Chia sẻ

2. Giờ đây, bạn có thể đặt các điều khiển bổ sung. Chúng bao gồm các chính sách hết hạn, quyền mặc định, giới hạn chia sẻ bên ngoài và yêu cầu xác thực lại

Tìm hiểu thêm về chia sẻ bên ngoài trong SharePoint Online trong hướng dẫn từ Giám đốc điều hành của chúng tôi

Điểm SysKit – Đồng minh bảo mật Microsoft 365 của bạn

Kiểm soát số lượng Nhóm – liệt kê TẤT CẢ Nhóm Microsoft, thành viên, chủ sở hữu và người dùng khách của họ. Tìm các tuyển tập trang được liên kết và Nhóm Microsoft 365 bằng một cú bấm chuột

Dễ dàng quản lý Microsoft Teams – thêm hàng loạt thành viên, sao chép Teams và quản lý cài đặt của họ

Kiểm soát quyền truy cập của khách – tìm tất cả người dùng khách của Nhóm trong một báo cáo và duy trì hoạt động quản lý của bạn trong vòng lặp

Lên lịch chạy thử và xem SysKit Point có thể làm gì để bảo mật và quản trị môi trường M365 của bạn

Tại sao nó không cho phép tôi chỉnh sửa tài liệu trong Microsoft Teams?

Bạn có thể chỉnh sửa bảng tính Excel trong Microsoft Teams không?

Tại sao Excel của tôi không cho phép tôi chỉnh sửa?

Tại sao tôi không thể chỉnh sửa bảng tính Excel trong Teams?