Thật không may, sự dễ dàng bắt đầu làm việc trong Excel hoặc chương trình bảng tính đối thủ cũng là một trong những vấn đề lớn nhất của nó. Điều bắt đầu khi một dự án nhỏ trong Excel phát triển thành một dự án lớn, tại thời điểm đó, bạn cũng có thể gặp phải các vấn đề về tốc độ và độ ổn định hoặc thậm chí là một vấn đề phát triển mà bạn không thể giải quyết
Hơn nữa, các tác vụ quản lý dữ liệu lớn thường đưa ra những thách thức đáng kể, chẳng hạn như tổ chức, triển khai, phân loại tệp, quản lý cơ sở dữ liệu, cộng tác người dùng, v.v. Tất cả những gì cần làm để phá vỡ cấu trúc của cơ sở dữ liệu là đặt dữ liệu vào sai khu vực, nhập dữ liệu không nhất quán hoặc thậm chí có hai người làm việc trên cùng một trang tính. Một số điều có thể xảy ra sai sót, gây ra sự chậm trễ về thời gian và có thể làm mất dữ liệu
Bài viết này giải thích các vấn đề phổ biến nhất mà người dùng gặp phải khi sử dụng bảng tính Excel, cách giải quyết chúng và khi nào tốt hơn hết bạn nên chuyển sang sử dụng cơ sở dữ liệu thay thế
Số 1. Chỉnh sửa nhiều người dùng Excel
Khi hệ thống Excel phát triển tự nhiên, bạn sẽ nhanh chóng gặp sự cố trong đó một người dùng mở sổ làm việc vào bất kỳ thời điểm cụ thể nào và người thứ hai được thông báo rằng sổ làm việc đó đã được mở. Người dùng thứ hai có thể hủy, đợi hoặc xem phiên bản chỉ đọc. Lời hứa của Excel sẽ cho bạn biết khi người khác thoát khỏi sổ làm việc là một canh bạc vì nó không kiểm tra trạng thái thường xuyên và có thể không bao giờ giúp bạn hiểu. Ngay cả khi có, người khác có thể đăng nhập và mở tệp trước bạn
Để tránh hiệu ứng "người dùng một mình", bạn có thể sử dụng Excel Online [phiên bản rút gọn, dựa trên web của Excel] hoặc bật tính năng Sổ làm việc được chia sẻ. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách chia sẻ Bảng tính
- Mở Bảng tính mong muốn của bạn và nhấp vào “Tệp” ở trên cùng.
- Tiếp theo, trong menu bên trái, nhấp vào “Chia sẻ” để mở một cửa sổ mới
- Bây giờ, hãy nhập thông tin của người dùng mà bạn muốn chia sẻ Bảng tính.
Ghi chú. Bạn cũng có thể chia dữ liệu thành nhiều sổ làm việc để những người khác nhau làm việc trên các sổ làm việc khác nhau mà không giẫm lên chân nhau
Vấn đề 2. Sổ làm việc được chia sẻ trong Excel
Excel Online cho phép nhiều trình soạn thảo theo mặc định, nhưng nó thiếu rất nhiều chức năng. Dịch vụ này không phải là ứng cử viên cho bất kỳ thứ gì ngoại trừ các tác vụ đơn giản nhất. Mặc dù tính năng Sổ làm việc được chia sẻ có vẻ như sẽ thực hiện công việc, nhưng nó có nhiều hạn chế. Ví dụ: bạn không thể tạo bảng hoặc xóa khối ô nếu sổ làm việc được chia sẻ
Khi hệ thống Excel phát triển tự nhiên, bạn gặp phải sự cố chỉ một người dùng có thể mở sổ làm việc cùng một lúc
Có cách giải quyết cho một số hạn chế Excel trực tuyến. Đối với những người khác, vấn đề là thay đổi cấu trúc của sổ làm việc thay vì sử dụng sổ làm việc đã được thiết lập, nhưng trường hợp này thường gây trở ngại. Do đó, không thể sử dụng sổ làm việc được chia sẻ giống như cách bạn có thể sử dụng sổ làm việc một người dùng thông thường
Các thay đổi trong sổ làm việc dùng chung được đồng bộ hóa giữa những người dùng mỗi khi sổ làm việc được lưu. Hành động này được đặt trên một lịch trình đã định thời gian, chẳng hạn như bắt buộc phải lưu sau mỗi năm phút. Tuy nhiên, chi phí lưu thường xuyên và theo dõi mọi thay đổi của người dùng trở nên khá quan trọng. Sổ làm việc có thể nhanh chóng tăng kích thước và gây căng thẳng cho mạng của bạn, làm chậm các hệ thống khác
Số 3. Sổ làm việc được liên kết trong Excel
Việc chia tách dữ liệu của bạn trên nhiều sổ làm việc có thể cung cấp giải pháp thay thế cho vấn đề chỉnh sửa nhiều người dùng. Tuy nhiên, mỗi sổ làm việc có thể sẽ cần liên kết giữa chúng để các giá trị được nhập trong sổ này được sử dụng trong sổ khác. Liên kết giữa các sổ làm việc cũng hữu ích để giữ dữ liệu riêng biệt trong các tệp riêng biệt, thay vì có các trang riêng lẻ trong một sổ làm việc
Khó chịu thay, các liên kết này là một nguồn khác của sự thất vọng và bất ổn. Chúng trở thành tuyệt đối, bao gồm đường dẫn đầy đủ đến sổ làm việc nguồn hoặc tương đối, bao gồm sự khác biệt giữa đường dẫn nguồn và đích. Mặc dù điều này nghe có vẻ hợp lý, nhưng Excel sử dụng các quy tắc phức tạp để quyết định thời điểm sử dụng từng loại liên kết và thay đổi chúng
Các quy tắc được điều chỉnh bởi một số tùy chọn và bởi việc sổ làm việc có được lưu trước khi chèn liên kết hay không. Các liên kết cũng thay đổi khi bạn lưu sổ làm việc hoặc mở và sử dụng Lưu dưới dạng để tạo một bản sao thay vì sao chép tệp bằng File Explorer. Kết quả cuối cùng của tất cả sự nhầm lẫn và không chắc chắn này là các liên kết giữa các sổ làm việc dễ bị hỏng và việc khôi phục từ các liên kết bị hỏng rất tốn thời gian. Không ai có quyền truy cập vào các tệp bị ảnh hưởng
Dữ liệu được liên kết chỉ được cập nhật khi tệp được mở trừ khi bạn nhấp cụ thể vào “Dữ liệu > Truy vấn & Kết nối > Chỉnh sửa liên kết > Cập nhật giá trị. Đây là một cuộc biểu tình nhanh
- Mở Bảng tính mong muốn của bạn và nhấp vào “Dữ liệu” ở trên cùng.
- Bây giờ, xác định vị trí “Truy vấn & Kết nối” và nhấp vào “Chỉnh sửa Liên kết. ”
- Sau đó, chọn “Cập nhật giá trị. ”
Nếu liên kết của bạn không nằm giữa hai sổ làm việc mà bao gồm ba sổ làm việc trở lên, thì bạn phải mở tất cả các sổ làm việc theo thứ tự, đảm bảo rằng mọi quy trình dữ liệu được cập nhật đều diễn ra theo đúng thứ tự, từ sổ đầu tiên đến sổ thứ hai rồi đến sổ thứ ba. Nếu bạn đã thay đổi một giá trị trong sổ làm việc đầu tiên và mở sổ làm việc thứ ba, nó sẽ không thấy bất kỳ thay đổi nào vì sổ làm việc thứ hai chưa cập nhật giá trị của nó
Chuỗi dữ liệu này là hợp lý, nhưng nó làm tăng khả năng thông tin không chính xác hoặc bạn sẽ cố mở sổ làm việc mà người khác đang chỉnh sửa
Tất nhiên, bạn có thể cố gắng tránh hoàn toàn các sổ làm việc được liên kết, nhưng có khả năng là bạn sẽ nhập cùng một dữ liệu vào nhiều sổ làm việc và điều đó dẫn đến nguy cơ mỗi lần nhập dữ liệu sẽ hơi khác một chút
Số 4. Xác thực dữ liệu Excel
Lỗi có thể len lỏi vào dữ liệu trong bất kỳ hệ thống máy tính nào. mọi người gõ nhầm từ hoặc chuyển đổi chữ số trong số với quy luật đơn điệu. Nếu dữ liệu của bạn không được kiểm tra khi nhập, bạn sẽ gặp sự cố
Theo mặc định, Excel chấp nhận mọi thứ người dùng nhập. Có thể thiết lập xác thực trên danh sách tra cứu, nhưng chúng khó duy trì, chủ yếu nếu cùng một trường được sử dụng ở nhiều nơi. Nếu người dùng phải nhập số ID tài liệu hoặc số tham chiếu khách hàng mà không có bất kỳ kiểm tra nào, thì rất dễ liên kết các bản ghi sai lại với nhau mà không nhận ra. Tính toàn vẹn dữ liệu của hệ thống bị xâm phạm nghiêm trọng và mọi phân tích dữ liệu đều bị nghi ngờ
Bạn có thể đã phải chịu ảnh hưởng của các sự cố xác thực dữ liệu mà không nhận ra nguyên nhân gốc rễ. Hãy xem xét một tình huống mà bạn có một danh sách hóa đơn trong Excel. Người dùng nhập tên của khách hàng hơi khác nhau trên mỗi hóa đơn. Do đó, bạn nhận được hóa đơn cho “Jones Ltd,” “Jones Limited,” “Jonse Ltd,” và “joness. ”
Bạn có thể biết rằng tất cả những điều này đều đề cập đến cùng một công ty, nhưng Excel thì không. Bất kỳ phân tích nào về dữ liệu hóa đơn, chẳng hạn như bảng tổng hợp dựa trên khách hàng theo tháng, đều mang lại nhiều kết quả khi chỉ nên có một kết quả
Số 5. Điều hướng Excel
Các sổ làm việc lớn rất khó điều hướng. Các tab trang tính ở cuối cửa sổ là một cơ chế tồi tệ để tìm đường cho bạn khi có rất nhiều tab trong số chúng. Với nhiều tab có thể hiển thị hơn trên màn hình, việc tìm thấy thứ bạn cần trở nên khó khăn hơn. Đây là một cách nhanh chóng để điều hướng qua các trang tính
- Gần dưới cùng, bên trái màn hình, nhấp chuột phải vào “nút mũi tên” ở bên trái tên trang tính, để hiển thị hộp thoại “Kích hoạt Trang tính”
- Chỉ 20 tờ đầu tiên được liệt kê trước khi bạn phải cuộn qua danh sách. Không có cách nào để sắp xếp, nhóm hoặc tìm kiếm trang tính bạn muốn. Cửa sổ sẽ trông giống như cửa sổ được hiển thị bên dưới.
Số 6. Bảo mật Excel
Bạn có thể thêm bảo mật cho sổ làm việc Excel, nhưng nó có nhiều vấn đề. Bảo vệ hướng nhiều hơn đến việc bảo vệ cấu trúc của sổ làm việc hơn là dữ liệu. Bạn có thể thử khóa một số trang tính và ô để ngăn người dùng thay đổi cấu trúc và công thức, nhưng nếu họ có thể xem dữ liệu, họ thường có thể thay đổi bất kỳ hoặc tất cả dữ liệu đó [trừ khi bạn thực hiện một số chương trình macro sáng tạo]
Số 7. Các vấn đề về tốc độ Excel
Excel không phải là ứng dụng nhanh nhất và ngôn ngữ lập trình của nó, VBA, chậm chạp so với các ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp hơn như C#. Kịch bản này bắt nguồn từ mục đích sử dụng và tính chất linh hoạt của Excel. Rốt cuộc, nó là một công cụ bảng tính. Có, Excel VBA có thể trở thành một dịch vụ quản lý danh sách dữ liệu, nhưng điều đó không có nghĩa đó là lựa chọn tốt nhất cho loại công việc đó. Các ứng dụng khác phù hợp hơn với những tác vụ như vậy—chủ yếu là vì chúng được thiết kế rõ ràng để thực hiện chúng
Sử dụng cơ sở dữ liệu cho dữ liệu có cấu trúc
Nếu bạn đang gặp phải bất kỳ vấn đề nào được nêu trong bài viết này, đừng bỏ qua chúng. Có một câu trả lời chuyên nghiệp để lưu trữ dữ liệu có cấu trúc, được gọi là cơ sở dữ liệu. Nó không cần phải đáng sợ hay đắt tiền, và nó sẽ cho phép bạn suy nghĩ logic về dữ liệu của mình, cách dữ liệu liên kết với nhau và cách bạn tương tác với dữ liệu đó
Ghi chú. Nếu bạn đang chuyển từ giải pháp bảng tính sang cơ sở dữ liệu, đừng sao chép thiết kế bảng tính một cách mù quáng. Tận dụng cơ hội để làm cho nó tốt hơn
Có sẵn các ứng dụng cơ sở dữ liệu đa năng mà bạn có thể xây dựng một giải pháp riêng. Ngoài ra, bạn có thể thấy rằng một ứng dụng cơ sở dữ liệu chuyên biệt—một ứng dụng đã được thiết kế cho mục đích bạn yêu cầu—rẻ hơn, triển khai nhanh hơn và phù hợp hơn
Ví dụ: nếu bạn có danh sách khách hàng và chi tiết về tất cả các tương tác của bạn với họ, thì đó được coi là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng [CRM]. Mặc dù có cái tên lạ mắt, nhưng hệ thống CRM là một cơ sở dữ liệu chuyên biệt. Tương tự, các gói tài khoản như QuickBooks và Sage là các cơ sở dữ liệu chuyên biệt. Nếu không thể tìm thấy ứng dụng dựng sẵn phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, bạn có thể tự xây dựng ứng dụng đó hoặc nhờ bộ phận CNTT hoặc chuyên gia tư vấn của bạn tạo một ứng dụng cho bạn
Loại cơ sở dữ liệu phổ biến nhất là cơ sở dữ liệu quan hệ, lưu trữ dữ liệu của nó trong các bảng và bao gồm các hàng và cột. Mỗi hàng chứa dữ liệu cho một mục riêng biệt. Ví dụ: mỗi cột mô tả một thuộc tính chủ đề khác nhau, chẳng hạn như tên khách hàng hoặc giới hạn tín dụng
Bạn chỉ cần nhập dữ liệu của khách hàng một lần để tạo bản ghi, sau đó bạn có thể sử dụng dữ liệu đó trên bao nhiêu hóa đơn tùy ý
Các bảng có mối quan hệ được xác định giữa chúng sao cho hóa đơn mang ID khách hàng. Quá trình này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng tìm thấy tất cả hóa đơn cho một khách hàng cụ thể hoặc truy xuất số điện thoại của khách hàng từ một hóa đơn cụ thể. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu của khách hàng một lần để tạo bản ghi khách hàng, sau đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu đó trên bao nhiêu hóa đơn tùy ý mà không cần phải nhập lại dữ liệu đó. Để tạo cơ sở dữ liệu, bạn phải xác định các bảng và mối quan hệ này, sau đó xác định bố cục màn hình mà bạn muốn sử dụng để liệt kê và chỉnh sửa dữ liệu
Có hàng tá ứng dụng cơ sở dữ liệu ngoài kia. Một số dễ sử dụng và thực hiện toàn bộ công việc, cho phép bạn tùy chỉnh bảng, màn hình nhập dữ liệu và báo cáo. Những người khác có đầy đủ tính năng hơn trong các lĩnh vực cụ thể nhưng yêu cầu các công cụ khác để thực hiện công việc hoàn chỉnh
Chẳng hạn, một chương trình có thể đáng tin cậy khi xác định các bảng và mối quan hệ cũng như có các tính năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ. Tuy nhiên, ứng dụng cuối cùng vẫn thiếu bất kỳ công cụ nào để xác định màn hình nhập dữ liệu. Microsoft SQL Server là ví dụ rõ ràng ở đây. Cũng như các hệ thống cơ sở dữ liệu lớn khác, SQL Server đảm nhận phần back-end và mong bạn sử dụng một công cụ khác, chẳng hạn như Visual Studio, để phát triển phần front-end
Tùy chọn cơ sở dữ liệu nào phù hợp với bạn?
Tùy chọn cơ sở dữ liệu #1. truy cập Microsoft
Access là một trong những ông lớn của cơ sở dữ liệu trên máy tính. Dễ sử dụng nhưng dễ lạm dụng. Bạn có thể thiết kế bảng, màn hình và báo cáo từ đầu hoặc bắt đầu từ một mẫu
Một số mẫu công khai là của Mỹ và không phải lúc nào cũng dạy cách thực hành tốt, nhưng chúng giúp bạn bắt đầu nhanh chóng. Màn hình và các tính năng lập trình có thể khá phức tạp. Bạn có thể triển khai ứng dụng đã hoàn thành của mình cho những người dùng khác thông qua mạng nội bộ [KHÔNG phải internet] thay vì dựa vào chia sẻ tệp
Tùy chọn cơ sở dữ liệu #2. Microsoft SharePoint
SharePoint là cơ sở dữ liệu, đồng thời là cơ chế lưu trữ tài liệu. Bạn có thể sử dụng nó để biên dịch các danh sách đơn giản và liên kết chúng lại với nhau. Trình thiết kế biểu mẫu hơi phức tạp, nhưng vẫn có thể tùy chỉnh. Khả năng “lấy” danh sách dữ liệu được tích lũy trong Excel của SharePoint và đặt nó vào danh sách tùy chỉnh rất hữu ích
Chương trình cung cấp danh sách tùy chỉnh cho mọi người trong mạng của bạn và cho phép bạn thêm bảo mật để hạn chế ai có thể làm gì với dữ liệu đó. Bạn có thể yêu cầu SharePoint thông báo cho bạn qua email bất cứ khi nào ai đó thêm, chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi. Nếu bạn đang lưu trữ dữ liệu liên quan đến mọi người, mục lịch hoặc tác vụ, bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu đó với Outlook
Tùy chọn cơ sở dữ liệu #3. Zoho Creator
Zoho Office là một ứng dụng web bao gồm một cơ sở dữ liệu sử dụng chức năng kéo và thả để trải rộng các biểu mẫu của nó một cách đơn giản, trực quan. Quá trình kéo và thả cũng được sử dụng để lập trình các tương tác và quy trình công việc. Dữ liệu và ứng dụng của bạn có sẵn ở mọi nơi, với tính năng bảo mật đơn giản để giữ dữ liệu của bạn ở chế độ riêng tư. Zoho tính phí trên cơ sở mỗi người dùng, mỗi tháng, nhưng nó giới hạn số lượng bản ghi bạn có thể lưu trữ với mức giá đã thiết lập đó. Chương trình tính thêm chi phí khi lưu trữ nhiều dữ liệu hơn hoặc cho các tính năng khác như tích hợp email
Xuất sắc tại Excel
Như bạn có thể thấy, Excel cung cấp nhiều tính năng nhưng thiếu một số tính năng trong mỗi tính năng. Đôi khi, một ứng dụng khác thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt nếu ứng dụng đó được thiết kế dành riêng cho tác vụ. Những lần khác, Excel chỉ hoạt động tốt, chẳng hạn như đối với cơ sở dữ liệu nhỏ hơn, miễn là bạn biết cách ngăn sự cố xảy ra ngay từ đầu