Hoạch định
Hoạch định là nhiệm vụ đầu tiên trong 4 chức năng của nhà quản trị: hoạch định- tổ chức- lãnh đạo- kiểm tra.
Hoạch định là gì? Tại sao chúng ta phải hoạch định? Làm thế nào để hoạch định hiệu quả?
Hãy hình dung doanh nghiệp của bạn là một con thuyền chiến dũng mãnh với nhiên liệu đầy đủ đang lênh đênh giữa đại dương bao la. Chiến thuyền chiến này có đầy đủ mọi thứ nhưng thiếu duy nhất một thứ, nó không biết đi hướng nào và không biết đi về đâu. Và nếu nó không biết đi về đâu thi có trang bị những vũ khí tối tân nhất để làm gì?
Doanh nghiệp của chúng ta cũng như vậy, dù bạn có đầy đủ các nguồn lực: tài chính, con người, công nghệ nhưng nhà quản trị không biết doanh nghiệp của mình sẽ đạt được điều gì, sẽ đi về đâu, sẽ trở thành ai thì tất cả nguồn lực đó cũng vô ích
Ví dụ trên đây khẳng định sức mạnh của hoạch định và đó cũng là lý do tại sao nó là bước đầu tiên trong 4 chức năng của nhà quản trị
Hoạch định là việc nhà quản trị xác định mục tiêu của tổ chức, thiết lập một chiến lược chung để đạt mục tiêu và xây dựng một bản kế hoạch đã kết hợp và điều phối công việc của tổ chức.
Từ khái niệm trên ta thấy nổi bật 3 vai trò của hoạch định
+ Xác định mục tiêu
+ Thiết lập chiến lược
+ Xây dựng bản kế hoạch
Có một câu nó rất nổi tiếng” Nếu bạn muốn một kết quả khác, bạn phải hành động khác những gì bạn vẫn làm’
Những mục tiêu khác nhau yêu cầu những chiến lược khác nhau và cần những bnar kế hoạch khác nhau vì vậy hoạch định khẳng định tính định hướng cho mọi hoạt động của nhà quản trị.
2 yếu tố quan trọng trong hoạch định
+ Mục tiêu
+ Xây dựng bản kế hoạch
Mục tiêu là những kết quả, mong muốn, kỳ vọng mà tổ chức muốn đạt được trong một thời gian cụ thể.
Quản trị theo mục tiêu MBO
Đặc trưng của mục tiêu: Mục tiêu đưa ra cần tuân thủ quy tắc SMART.
Các bước xây dựng mục tiêu
Để xây dựng mục tiêu hiệu quả và chính xác
Bước 1: Xác định sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp
Sứ mệnh: trả lời câu hỏi Tại sao doanh nghiệp tồn tại? Mục đích của doanh nghiệp là gì?
Tầm nhìn: những điều doanh nghiệp muốn trở thành trong tương lai
Bước 2; Xác định mục tiêu của doanh nghiệp.
8 lĩnh vực quan tâm khi nhắc tới mục tiêu chiến lược [ Peter Drucker].
| TT | Tổ chức lợi nhuận | Tổ chức phi lợi nhuận |
| 1 | Thị phần cần chiếm lĩnh | Nhu cầu xã hội cần đáp ứng [xóa đói, giảm nghèo] |
| 2. | Sự đổi mới về sản phNm và công nghệ cần thiết |
Sự đổi mới về sản phNm dịch vụ xã hội và phương thức hoạt động tương ứng |
| 3 | Nguồn nhân lực | Nguồn nhân lực [MPDF] |
| 4 | Nguồn tài chính | Nguồn tài chính [ODA] |
| 5 | Nguồn vật lực | Nguồn vật lực |
| 6 | Năng suất lao động | Hiệu quả hoạt động |
| 7 | Tách nhiệm xã hội | Trách nhiệm xã hội |
| 8 | Lợi nhuận | Lợi ích của tổ chức |
Thứ tự ưu tiên của mục tiêu
Nguồn lực trong doanh nghiệp luôn hữu hạn và doanh nghiệp luôn có những mục tiêu khác nhau vì vậy việc lựa chọn thứ tư ưu tiên mục tiêu để tập trung nguồn lực là điều vô cùng quan trọng.
| Mã ưu tiên | Mô tả |
| A | Bao gồm những mục tiêu cấp bách phải thực hiện để đảm bảo cho sự thành công của công việc. Những mục tiêu này có thể do nhu cầu đặc biệt xuất phát từ các nhà quản lý cấp cao, hay từ các tác động bên ngoài. |
| B | Bao gồm những mục tiêu cần thực hiện để làm cho công việc tốt hơn. Chúng có tầm quan trọng sống còn, nhưng nếu cần có thể trì hoãn việc hoàn thành. |
| C | Bao gồm những mục tiêu nên theo đuổi để làm cho công việc tốt hơn, nhưng chúng không cấp bách và không mang tính sống còn. Chúng có thể được loại bỏ hay trì hoãn để thực hiện những mục tiêu có sự ưu tiên cao hơn [thực hiện ISO9000]. |
Bước 3: Xác định nguồn lực của doanh nghiệp
+ Những nguồn lực doanh nghiệp đang có
+ Những nguồn lực doanh nghiệp cần huy động.
Bước 4; Xác định mục tiêu cho từng bộ phận
Bước 5: Quy chuẩn thành văn bản và truyền thông đến mọi người.
Bản kế hoạch
Bản kế hoạch là những văn bản phác thảo cách thức đạt được các mục tiêu và mô tả một cách đặc thù sự phân bổ các nguồn lực, tiến độ công việc và các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu.
Các loại bản kế hoạch
+ Kế hoạch chiến lược[ Strategic Plans]
+ Kế hoạch hoạt động[ Operational Plans]
Quá trình hoạch định chiến lược
Bước 1; Xác định triết lý kinh doanh, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp
Bước 2: Phân tích và dự báo môi trường bên ngoài
Phân tích môi trường vĩ mô : PESTEL. PEST
Phân tích môi trường ngành: Mô hình 5 áp lực cạnh tranh
Bước 3: Phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp
Phân tích theo chuỗi giá trị của Porter: Value Chain
Phân tích theo các nguồn lực của doanh nghiệp.
Bước 4: Phân tích Ma trân SWOT cho doanh nghiệp từ đó đưa ra những chiến lược định hướng cho doanh nghiệp.
Từ ma trận SWOT, n hà quản trị xác định một số chiến lược cấp doanh nghiệp như sau:
Chiến lược tăng trưởng tập trung
Chiến lược tăng trường hội nhập
Chiến lược tăng trường đa dạng hóa
Chiến lược tăng trưởng trong điều kiện cạnh tranh
Chiến lược suy giảm
Chiến lược hướng ngoại