- Căn cứ Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ ban hành theo Nghị định 142/CP ngày 28-9-1996 của Hội đồng Chính phủ và những qui định hiện hành của Nhà nước về công tác này;
- Căn cứ Quy chế về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành theo quyết định số 02/QĐ ngày 21-9-1995;
- Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: áp dụng hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp tại cơ quan Viện kiểm sát nhân dân tối cao gồm:
- Văn thư cơ quan [phòng Hành chính] đảm nhiệm các việc nhận công văn đến, gửi công văn đi, đánh máy, sao, in công văn tài liệu, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị giải quyết công văn ...
- Văn thư các đơn vị trực thuộc [Cục, Vụ, viện ...] đảm nhiệm việc nhận, gửi công văn tại phòng Hành chính cơ quan và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn thư đơn vị theo qui định của Nhà nước và qui định trong quyết định này.
Điều 2: Tổ chức quản lý văn bản đến:
1- Phòng Hành chính thuộc Văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến; phân loại, bóc bì những văn bản đến gửi chung cho Viện kiểm sát nhân dân tối cao, đóng dấu đến vào văn bản và ghi các yếu tố cần thiết trên dấu đến; trình văn bản đến cho người có trách nhiệm [lãnh đạo Viện, Chánh, Phó Văn phòng hoặc Trưởng, phó phòng Hành chính] xem xét phân phối; đăng ký văn bản đến; vào sổ và chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị và cá nhân theo thẩm quyền giải quyết; định kỳ kiểm tra việc giải quyết đối với những văn bản đã chuyển giao.
2- Đối với những văn bản gửi bì đích danh cho các đơn vị hoặc cá nhân nào thì văn thư Hành chính đóng dấu đến vào bì và ghi các yếu tố cần thiết trên dấu đến, vào sổ chuyển bì rồi chuyển giao cho các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm nhận bì công văn xem xét giải quyết.
3- Tất cả các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân gửi đến qua đường bưu điện, bộ phận văn thư phòng Hành chính có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, vào sổ ghi số lượng bì, sau đó chuyển giao cho Vụ KSXXKT [Vụ 7] hoặc chuyển giao cho các đồng chí lãnh đạo Viện, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết [nếu là bì đơn, thư gửi đích danh đơn vị hoặc cá nhân cán bộ trong cơ quan].
4- Cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư của các đơn vị Cục, Vụ, Viện có trách nhiệm nhận công văn đến và gửi công văn đi tại bộ phận văn thư cơ quan [phòng Hành chính]; buổi sáng từ 10h - 11h30; buổi chiều từ 14h - 16h hàng ngày.
5- Văn thư của các đơn vị Cục, Vụ, viện ... trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao nhận công văn hoặc bì công văn từ văn thư cơ quan vào sổ của đơn vị, trình lãnh đạo đơn vị cho ý kiến giải quyết [phân cho ai, giải quyết thế nào ...]; sau đó vào sổ công văn đến và chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân thừa hành. Những công văn hoặc bì công văn chuyển đến không đúng thẩm quyền thì hoàn lại cho Văn phòng [phòng Hành chính] ngay sau khi xem xét nội dung.
6- Các đồng chí thư ký lãnh đạo Viện nhận công văn do văn thư Hành chính chuyển đến, trình lãnh đạo Viện cho ý kiến giải quyết [giao cho đơn vị, cá nhân giải quyết thế nào ...]. Sau đó vào sổ công văn đến và tuỳ từng văn bản, tính chất công việc, chuyển giao văn thư Hành chính chuyển tiếp hoặc chuyển giao trực tiếp cho văn thư các đơn vị hoặc cá nhân thừa hành.
7- Tất cả văn bản gửi đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào cũng đều phải qua bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị để đăng ký và giải quyết theo trình tự đã qui định trên. Những văn bản đến không qua bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị để đăng ký thì cơ quan, đơn vị không chịu trách nhiệm giải quyết.
8- Việc chuyển giao văn bản phải nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng, bảo đảm giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Những văn bản có mức độ khẩn phải ghi rõ ngày giờ nhận và chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết trong thời gian ngắn nhất. Những văn bản khác chuyển đến, phải trình ngay trong ngày.
Điều 3: Tổ chức quản lý văn bản đi:
1- Văn bản đi của cơ quan sau khi đã được người có đủ thẩm quyền ký phải được chuyển ngay cho bộ phận chuyên trách quản lý văn bản đi của cơ quan, đơn vị để tiến hành thủ tục đăng ký để gửi văn bản đi ngay trong ngày văn bản được ký.
2- Văn bản trước khi gửi đi phải được kiểm tra chặt chẽ bảo đảm đầy đủ trình tự, thủ tục, thể thức văn bản và đều phải đăng ký, ghi số văn bản, ngày, tháng, năm văn bản tại văn thư cơ quan, đơn vị [nếu là văn bản do các Vụ chủ quản tự đăng ký].
3- Phòng Hành chính [bộ phận văn thư] có trách nhiệm thực hiện việc gửi và quản lý công văn đi theo quy trình nghiệp vụ và các qui định của Nhà nước và của cơ quan.
4- Mỗi công văn đi đều được lưu giữ một bản ở văn thư cơ quan và một bản ở đơn vị làm ra văn bản. Đối với văn bản quan trọng, bản lưu phải kèm theo bản gốc.
5- Công văn đi phải được chuyển ngay trong ngày ký, chậm nhất là vào ngày hôm sau. Những văn bản đóng dấu mức độ khẩn phải được chuyển ngay sau khi văn bản đó được ký. Khi khối lượng công văn đi nhiều [báo cáo trước các kỳ họp Quốc hội, tài liệu gửi Viện kiểm sát địa phương, tài liệu tập huấn nghiệp vụ ...] thì đơn vị có công văn gửi đi phải cử cán bộ cùng văn thư Hành chính làm thủ tục gửi văn bản đi được kịp thời.
6- Đối với các văn bản, tài liệu đi sau đây do các Cục, Vụ, Viện chủ quản tự đăng ký, ghi số, ghi ngày tháng năm của văn bản tại sổ công văn đi của đơn vị mình để tiện việc quản lý, theo dõi:
- Các quyết định khởi tố, xử lý ... theo qui định của BLTTHS, BLHS, Pháp lệnh điều tra hình sự, của các đơn vị KSĐT, Cục điều tra.
- Các loại giấy triệu tập, phiếu báo tin, phiếu chuyển đơn, phiếu trả lại đơn,giấy nhắc việc [đối với các Cục, Vụ, Viện nghiệp vụ]. Các văn bản nói trên gửi đi không phải là gửi cho Viện kiểm sát địa phương thì sau khi đóng dấu cơ quan các đơn vị chủ quản tự ghi bì, dán bì chuyển đến văn thư Hành chính để chuyển đi bưu điện.
- Các quyết định: đề bạt, bổ nhiệm, điều động, phong thăng kiểm sát viên, kỷ luật, nâng bậc lương [đối với Vụ tổ chức - cán bộ].
- Bản giải trình quyết toán, báo cáo quyết toán, giấy báo hạn mức kinh phí, thông tri duyệt y kế toán, dự toán kinh phí, quyết định cấp vật tư, thiết bị ... [đối với Vụ tài vụ - XDCB].
7- Các văn bản sử dụng trong nội bộ cơ quan như báo cáo tháng, quý, năm của các đơn vị chức năng, báo cáo nghiệp vụ ... trình lãnh đạo Viện, các đơn vị tự ghi số riêng của đơn vị mình và tự chuyển đến những nơi mình gửi [trong nội bộ cơ quan].
8- Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cơ quan, đơn vị phải tuân theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước và qui định về bảo vệ tài liệu mật của cơ quan.
Điều 4: Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
1- chánh, Phó Văn phòng; Trưởng, Phó phòng Hành chính có trách nhiệm chỉ đạo chặt chẽ việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, dấu văn phòng. Các con dấu của các Cục, vụ, viện, Tạp chí kiểm sát, T44, phòng cơ yếu do các đơn vị đó trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm.
2- Chánh, Phó Văn phòng và thủ trưởng các đơn vị được giao quản lý con dấu phải cử cán bộ giữ, đóng dấu và bảo quản các con dấu ở nơi an toàn trong cũng như ngoài giờ làm việc của cơ quan . Người giữ con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước thủ trưởng các đơn vị về việc bảo quản và sử dụng con dấu; liên đới chịu trách nhiệm khi con dấu bị sử dụng sai hoặc bị hỏng, bị mất.
3- Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Nếu phát hiện thấy điều gì chưa đúng qui định thì phải báo cáo lãnh đạo trực tiếp hoặc thủ trưởng các đơn vị giải quyết.
4- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ. Trong trường hợp đặc biệt, cần đóng dấu vào văn bản trước khi ký thì phải được sự đồng ý của Chánh, Phó Văn phòng. Trường hợp phải thử dấu, thì sau khi thử xong phải huỷ ngay tờ giấy có đóng dấu đó.
Điều 5: Tổ chức thực hiện:
1- Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 1-10-1995.
2- Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quyết định này và báo cáo kịp thời lên lãnh đạo Viện các ý kiến đề xuất để tổ chức công tác văn thư ngày càng tốt hơn.
3- Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì vướng mắc cần phản ảnh kịp thời để lãnh đạo Viện xem xét, giải quyết./.
K/T VIỆN TRƯỞNG
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
PHÓ VIỆN TRƯỞNG
Đã ký: Vũ Đức Khiển
VỀ VIỆC ÁP DỤNG HÌNH THỨC TỔ CHỨC VĂN THƯ HỖN HỢP Số ký hiệu 39 /VP Loại văn bản Quyết định Cơ quan ban hành Viện kiểm sát nhân dân tối cao Ngày ban hành 28/09/1995 Số lượt xem 1018 Số lượt tải 0