Những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết khi soạn thảo văn bản
Le Linh 01/11/2021 1 bình luận
Trong quá trình làm việc với các văn bản Word, đã bao giờ bạn cảm thấy thắc mắc. Liệu mình trình bày như vậy đã đúng hay chưa? Có quy tắc chung nào cho việc gõ văn bản hay không? Bài viết hôm nay mình sẽ giải đáp cho các bạn về những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết để thực hiện soạn thảo văn bản tốt hơn.
Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Word 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự.
I. Lợi ích của việc hiểu các quy tắc gõ văn bản trong Word
- Khi bạn nắm được các quy tắc gõ văn bản thì văn bản của bạn sẽ được đánh giá chuẩn hơn.
- Tạo ấn tượng và thiện cảm tốt cho người đọc.
- Thu hút được nhiều người đọc hơn.
II. Bộ quy tắc gõ văn bản trong Word
Ngoài hiểu được các quy tắc gõ văn bản trong Word, thì cách trình bày văn bản theo đúng chuẩn yêu cầu hành chính của Việt Nam cũng rất quan trọng.
1. Các thành phần của văn bản
Kí tự:
- Bao gồm các con chữ, con số, kí hiệu...
- Là thành phần cơ bản nhất của văn bản.
- Phần lớn các kí tự đều được nhập từ bàn phím.
Từ:
- Bao gồm nhiều kí tự, khác kí tự khoảng trắng ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.
- Các từ được phân biệt với nhau bằng dấu cách [khoảng trắng hay Space].
Câu:
- Bao gồm nhiều từ ghép lại thành một câu.
- Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm [.].
Dòng:
- Là tập hợp các kí tự nằm trên cùng một đường ngang từ lề trái sang lề phải.
Đoạn:
- Bao gồm nhiều câu liên tiếp, có nội dung liên quan tới nhau và hoàn chỉnh về ngữ nghĩa tạo thành một đoạn.
- Khi soạn thảo văn bản Word, ta nhấn phím Enter để kết thúc 1 đoạn văn bản.
Trang:
- Là phần văn bản cùng nằm trên một trang in.
2. Con trỏ soạn thảo
- Con trỏ soạn thảo là một vạch đứng nhấp nháy trên màn hình, cho biết vị trí xuất hiện của kí tự được gõ vào.
- Để chèn kí tự hay 1 đối tượng nào đó vào văn bản, ta phải di chuyển con trỏ soạn thảo tới vị trí cần chèn.
- Di chuyển con trỏ tới vị trí cần thiết bằng cách click chuột vào vị trí đó.
Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ:
↑: lên trên ↓: xuống dưới
←: sang trái →: sang phải
Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các nút khác trên bàn phím để di chuyển con trỏ, trong đó:
- Home: Di chuyển con trỏ ra đầu dòng.
- End: Di chuyển con trỏ về cuối dòng.
- Page Up: Di chuyển con trỏ lên đầu trang văn bản.
- Page Down: Di chuyển con trỏ về cuối trang văn bản
3. Quy tắc gõ văn bản
Khi soạn thảo, các dấu ngắt câu: [.] [,] [:] [;] [!] [?] phải được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó, sau đó là một dấu cách nếu đoạn văn bản đó vẫn còn nội dung.
Các dấu mở ngoặc: [, [, {, được đặt cách kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt sát vào kí tự đầu tiên của từ đứng sau nó.
Các dấu đóng ngoặc: ], ], }, >, ’, ” được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt cách ký tự đầu tiên của từ đứng sau nó. Vì nếu không đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ trước nó thì khi Word tự xuống dòng nó sẽ hiểu nhầm các dấu câu là một từ riêng và sẽ ngắt xuống dòng.
Giữa các từ chỉ dùng 1 phím cách để phân cách.
Nhấn phím Enter một lần để kết thúc một đoạn văn bản chuyển sang đoạn văn bản mới.
Lưu ý: Không sử dụng phím Enter để xuống dòng mà Word sẽ tự động xuống dòng cho bạn. Khi bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng thì Word sẽ hiểu nhầm rằng bạn đang muốn sang 1 đoạn văn bản mới.
4. Gõ văn bản chữ Việt bằng Unikey
Để gõ được chữ Tiếng Việt bằng bàn phím cho văn bản thì bạn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ gõ Tiếng Việt là Unikey.
Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ VNI [Bảng mã Unicode]
Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ TELEX [Bảng mã Unicode]
Trên đây là những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần phải biết để soạn thảo tốt hơn. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu thấy hay hãy chia sẻ bài viết cho nhiều người cùng biết nhé! Chúc bạn thành công!!!
18.093 lượt xem
Microsoft Word, là phần mềm soạn thảo văn bản được dùng phổ biến hiện nay của hãng phần mềm Microsoft. Word cho phép người dùng soạn thảo văn bản [text] với các định dạng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa [graphics] và các dữ liệu đa phương tiện [multimedia] như âm thanh, video,… khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra Word cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác. Các phiên bản trước của Word lưu tên tập tin với đuôi là .doc, phiên bản 2007 và 2010 dùng đuôi là .docx. Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các dạng tập tin khác như văn bản thô [.txt], các trang web [.html].
Hình 1: Giao diện Word 2010
Vùng soạn thảo văn bản: Nhập văn bản, định dạng, chèn hình ảnh, …
Thanh Tab: Chứa các lệnh của Word.
Thanh công cụ [Toolbar]: Chứa các lệnh thường sử dụng, dưới dạng các công cụ.
Ruler: Gồm thước ngang và thước dọc, dùng để canh lề văn bản và định vị các điểm dừng [Tab] một cách trực quan.
Status bar: Thanh trạng thái, hiển thị thông tin trạng thái của cửa sổ làm việc như: vị trí hiện hành của dấu nháy, trang hiện hành trên tổng số trang.
Hệ thống Ribbon
- File
- Home
- Insert
- Page layout
- References
a. File
Các lệnh thao tác với tệp [tập tin]
Save: lưu tập tin.
Save as: lưu tập tin với tên khác.
Open: mở tập tin đã có sẵn.
Close: đóng văn bản đang soạn.
Info: thông tin văn bản.
Recent: những văn bản đã mở gần đây.
New: tạo văn bản mới.
Print: in văn bản.
Save & Send: xuất văn bản với các định dạng.
Help: Giúp đỡ.
Options: các tùy chọn văn bản.
Exit: Đóng văn bản lại.
b. Home
Các lệnh soạn thảo và định dạng văn bản. Ta có các nhóm sau:
Nhóm Clipboard bao gồm:
- Copy: Sao chép
- Cut: cắt
- Paste: dán
- Format painter: copy định dạng
Nhóm Font: bao gồm định dạng các chức năng font chữ, màu chữ, màu nền, size, đậm, nghiêng, gạch dưới….
Nhóm Paragraph: bullet and numbering, canh lề, Indient, border and shading,…
Nhóm Styles: là nhóm định dạng những mẫu sẵn cho chúng ta dùng, dĩ nhiên chúng ta có thể tự mình định nghĩa 1 mẫu cho riêng mình theo từng đề mục.
c. Insert: chứa các công cụ chèn bao gồm các nhóm sau:
- Pages: các lệnh về trang trong văn bản như chèn trang bìa, trang trắng, ngắt trang.
- Nhóm table: Chèn table.
- Nhóm Illustrations: Chèn hình ảnh, biểu tượng, smart art, biểu đồ…
- Nhóm Links: tạo liên kế, bookmark, địa chỉa tham khảo
- Nhóm Header & footer: chèn phần đầu và chân, số trang.
- Nhóm Text: chèn WordArt, Textbox, Quickparts, Cropcap, các đối tượng khác…
- Nhóm symbols: chèn các ký tự đặc biệt và công thức toán học.
c. Page layout: định dạng trang in, giao diện, nền trang, đoạn văn bản, sắp xếp…
d. References Bao gồm ce chức năng Endnote, Footnote, mục lục tự động…
d. Mailings: Các chứng năng Mail merge
e. Review: bắt lỗi chính tả, ghi chú [comments], Theo dõi Track and changes, bảo vệ password]….
f. View: chức năng hiển thị print layout, outline, phóng to thu nhỏ [zoom], sắp xếp window, acro…
** Tham khảo thêm khóa học tại trung tâm TRÍ TUỆ VIỆT
-> Khóa học: Word Cơ bản
-> Khóa học: Word Nâng Cao
-> Khóa học: Word từ Cơ bản đến Nâng cao
-> Link đăng ký: [ Click ]
-> Lịch học chi tiết [ Click ]
TTV chúc các bạn thành công!
Thông tin liên hệ:
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC TRÍ TUỆ VIỆT
CS1: 451 Điện Biên Phủ, Phường 25 – Quận Bình Thạnh – TP.HCM
CS2: 213 đường 3/2, Phường 9 – Quận 10 – TP.HCM
CS3: 84T/8 Trần Đình Xu – Quận 1 – TP.HCM
Hotline: 0902.936.936