Cách hạch toán hóa đơn hàng tặng không tính tiền năm 2024

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

– Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Thời điểm lập hóa đơn quy định như sau

“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.” Kết luận: Hàng hóa dịch vụ cho biếu tặng khách hàng, nhân viên sẽ phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng như các trường hợp thông thường.

2. Cách xuất hóa đơn hàng cho biếu tặng

Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng không thu tiền được quy định như sau:

• Phần thông tin Người mua: Ghi tên của doanh nghiệp;
• Phần hình thứcThanh toán: Vì hàng cho biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện là TM/CK;
• Phần nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: Ghi thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để lấy đó làm căn cứ hạch toán vào chi phí;
• Phần đơn giá: Là giá của hàng hóa dịch vụ tại thời điểm phát sinh;
• Phần thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán sẽ ghi nhận như hóa đơn thông thường.

3. Cách hạch toán hàng cho biếu tặng.

* Hạch toán bên cho biếu tặng

3.1. Trường hợp hàng cho biếu tặng ngay không qua kho.

Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ

Có 111,112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán

Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: Công ty kế toán Bách Khoa mua quà tết tặng nhân viên, giá trị tính thuế trên hóa đơn là 30.000.000đ, VAT là 3.000.000đ đã được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, hạch toán như sau:

Nợ TK 642: 30.000.000đ Nợ TK 133: 3.000.000đ

Có TK 112: 33.000.000đ

3.2. Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để cho biếu tặng

– Khi mua hàng về để cho biếu tặng, các bạn hạch toán như mua hàng bình thường: Nợ TK 152, 153, 156… Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 111, 112, 331… – Khi xuất cho biếu tặng: Nợ TK 642 Có các TK 152, 153, 155, 156. Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

Ví dụ: Công ty kế toán Bách Khoa mua 5 đồng hồ treo tường về nhập kho trị giá 2.000.000đ thuế GTGT: 200.000đ, thanh toán bằng tiền mặt -> Sau đó xuất ra cho tặng khách hàng, hạch toán như sau:

– Khi mua hàng về:

Nợ TK 156: 2.000.000đ Nợ TK 133: 200.000đ Có TK 111: 2.200.000đ

– Khi xuất cho biết tặng:

Nợ 642: 2.200.000đ Có TK 156: 2.000.000đ Có TK 3331: 200.000đ

3.3 Trường hợp hàng cho biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

– Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có các TK 152, 153, 155, 156.

* Hạch toán bên được nhận

Nợ TK 156, 142, 642 … (Tổng giá trị + Thuế GTGT), vì không được khấu trừ. Có TK 711

4. Chi phí quà cho biếu tặng làm sao để ghi nhận là chi phí được trừ?

4.1. Đối với hàng cho biếu tặng khách hàng, đối tác

Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính quy định:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
3. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

– Và cũng theo Thông tư 96/2015/TT-BTC đã không còn quy định mức khống chế là 15% đối với khoản chi quà biếu, tặng, cho khách hàng như trước đây nữa.

-> Nghĩa là từ ngày 6/8/2015 trở đi chi phí cho biếu tặng sẽ không bị khống chế nữa, mà sẽ được trừ toàn bộ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.

– Trường hợp khách hàng là cá nhân:

Theo Công văn 3929/TCT- TNCN ngày 23/09/2015 của Tổng cục thuế về việc thuế thu nhập cá nhân với thu nhập từ khuyến mại, cụ thể như sau:

“Căn cứ vào các quy định trên, trường hợp Công ty cho, tặng hiện vật cho khách hàng không thu tiền mà hiện vật là tài sản phải đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng với cơ quan quản lý nhà nước thì thu nhập mà khách hàng nhận được thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân từ quà tặng.

– Trường hợp Công ty thực hiện chương trình khuyến mại theo quy định tại khoản 5, khoản 6 Điều 92 của Luật Thương mại thì khoản tiền/hiện vật cá nhân nhận được từ hoạt động trúng thưởng vượt trên 10 triệu đồng thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân từ trúng thưởng.”

4.2. Đối với hàng cho biếu tặng nhân viên

Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính:

“Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: – Hợp đồng lao động; – Thoả ước lao động tập thể; – Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty”

“- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ Điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những Khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).”

– Các chứng từ doanh nghiệp cần có để đưa chi phí mua quà tặng nhân viên vào chi phí hợp lý như sau:

• Có hợp đồng mua bán (nếu có);
• Có hóa đơn mua quà tặng;
• Có chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi);
• Có hoá đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất);
• Danh sách nhân viên được nhận quà và được ký xác nhận;
• Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên; Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên… tại doanh nghiệp.