9 nguyên tắc của Excel là gì?

Biểu đồ có quá nhiều thành phần biểu đồ có thể trở nên phức tạp và khó đọc. Loại bỏ các yếu tố không cần thiết làm rõ thông điệp

Nhà tiên phong về trực quan hóa dữ liệu Edward Tufte đã giới thiệu khái niệm về tỷ lệ dữ liệu trên mực in. Ý tưởng cơ bản của Tufte là phần lớn mực trên biểu đồ hoặc bảng điều khiển nên được dành riêng cho dữ liệu. Nên sử dụng rất ít mực để trình bày cái mà ông gọi là biểu đồ rác. đường viền, đường lưới, đường xu hướng, nhãn, hình nền và các yếu tố khác

Xóa đường lưới. Đường lưới (cả dọc và ngang) hầu như không cần thiết

Xóa viền. Bạn sẽ thấy rằng việc loại bỏ các đường viền và khung mang lại cho biểu đồ của bạn giao diện rõ ràng hơn và giúp tránh các đường rối mắt khi đặt nhiều biểu đồ có đường viền trên một trang tổng quan

Bỏ qua các đường xu hướng. Hiếm khi một đường xu hướng cung cấp cái nhìn sâu sắc không thể đạt được với dữ liệu đã được vẽ sẵn hoặc một nhãn đơn giản

Tránh tình trạng quá tải nhãn dữ liệu. Không có gì nói rằng bạn cần hiển thị nhãn dữ liệu cho mọi giá trị trên biểu đồ của mình. Bạn có thể vẽ một điểm dữ liệu và không hiển thị giá trị của nó. Bạn sẽ thấy rằng các biểu đồ của mình có nhiều tác động hơn khi bạn chỉ hiển thị các số liên quan đến thông điệp của mình

Đừng hiển thị một huyền thoại nếu bạn không phải. Khi bạn đang vẽ biểu đồ một chuỗi dữ liệu, không cần hiển thị chú thích biểu đồ chiếm không gian

Xóa bất kỳ trục nào không cung cấp giá trị. Mục đích của trục x– và trục y là giúp người dùng đánh giá và định vị các giá trị được biểu thị bằng từng điểm dữ liệu một cách trực quan. Tuy nhiên, nếu tính chất và công dụng của biểu đồ không yêu cầu trục cụ thể thì bạn nên loại bỏ nó

Các Nguyên tắc là đỉnh cao của công việc trong nhiều tháng được thực hiện dưới sự bảo trợ của Ủy ban Cố vấn Cộng đồng Excel, nơi tập hợp một nhóm gồm 17 người dùng Excel chuyên nghiệp có nhiều kinh nghiệm trong nhiều vai trò khác nhau trong các doanh nghiệp và thực tiễn, lớn và nhỏ.

20 Nguyên tắc Thực hành Bảng tính Tốt

Tải toàn bộ hướng dẫn tại đây

Hai mươi nguyên tắc

Môi trường kinh doanh bảng tính

1. Xác định vai trò của bảng tính trong doanh nghiệp của bạn và lập kế hoạch cho các tiêu chuẩn và quy trình bảng tính của bạn phù hợp

Điều cơ bản là xem xét vai trò của bảng tính và cách chúng được sử dụng. Bạn cần xem xét cách tạo, triển khai và truyền đạt một kế hoạch thực hành tốt nhất. Nếu bạn chỉ sử dụng bảng tính một cách tiết kiệm, thì bản thân Hai mươi nguyên tắc là đủ tiêu chuẩn. Nhưng trong một môi trường nặng về bảng tính như một tổ chức lập mô hình tài chính, thì một tiêu chuẩn mô hình hóa chính thức hơn có thể phù hợp hơn

2. Áp dụng một tiêu chuẩn cho tổ chức của bạn và tuân theo nó

Đây là một trong những ý tưởng cơ bản thúc đẩy Hai mươi nguyên tắc. Tiêu chuẩn hóa tốt sẽ vô ích nếu nó không được xem xét trong bối cảnh tổ chức của bạn và điều gì có ý nghĩa đối với những gì bạn đang cố gắng đạt được với bảng tính. Tiêu chuẩn nên bao gồm, trong số những thứ khác, các quy ước nhất quán về việc sử dụng định dạng ô

3. Đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào việc tạo hoặc sử dụng bảng tính đều có trình độ kiến ​​thức và năng lực phù hợp

Bảng tính, dù được thiết kế tốt đến đâu, cũng chỉ tốt khi người dùng sử dụng chúng. Đối với bất kỳ ai thiết kế, phát triển hoặc duy trì (khác với việc chỉ sử dụng) một bảng tính, điều này sẽ bao gồm. nhận thức về phạm vi của các hàm có sẵn, hiểu rõ các khái niệm cơ bản như tham chiếu ô tương đối và tuyệt đối, và đánh giá cao tầm quan trọng của việc kiểm tra cẩn thận kết quả của các hàm.  

Khung năng lực bảng tính là tài nguyên miễn phí giúp bạn xác định và phân loại kiến ​​thức bảng tính

4. Làm việc cộng tác, chia sẻ quyền sở hữu, đánh giá ngang hàng

Mức độ hợp tác và đánh giá cần thiết sẽ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức của bạn và của từng dự án. Điều quan trọng là huấn luyện người đánh giá;

Thiết kế và xây dựng bảng tính của bạn

5. Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bảng tính là công cụ thích hợp cho công việc

Excel là một chương trình bảng tính và có những hạn chế của nó – có nhiều trường hợp phần mềm chuyên dụng khác sẽ phù hợp hơn. Một điểm yếu cụ thể của Excel là khả năng in và nó cũng không phải là một trình xử lý văn bản hữu ích. Giữ Excel cho các ứng dụng dựa trên dữ liệu và phân tích mà nó thực sự vượt trội

6. Xác định đối tượng của bạn. Nếu một bảng tính nhằm mục đích để người khác hiểu và sử dụng, thì thiết kế phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc này.

Hãy nhớ rằng mọi bảng tính ở bất kỳ kích thước có ý nghĩa nào sớm hay muộn sẽ phải được đọc bởi một người không quen thuộc với nó. Đó thậm chí có thể là bạn, sáu tháng sau khi bạn đã quên tất cả về nó. Ghi nhớ người dùng và làm cho trải nghiệm tương tác của họ với bảng tính của bạn rõ ràng và đơn giản nhất có thể. Xây dựng định dạng và ghi chú giải thích giúp người dùng tìm thấy những gì họ cần và sử dụng bảng tính một cách dễ dàng

7. Bao gồm trang 'Giới thiệu' hoặc 'Chào mừng' để ghi lại bảng tính

Các mô hình lớn, phức tạp - và những mô hình khiêm tốn hơn - được hưởng lợi rất nhiều từ các cải tiến về khả năng sử dụng. Có một số thông tin chính mà bạn nên đưa vào bất kỳ bảng tính nào có độ phức tạp vừa phải, chẳng hạn như tiêu đề và mục đích của sổ làm việc, tên người tạo, số phiên bản và hướng dẫn cơ bản về cách tìm và cập nhật các đầu vào chính cho phép tính. Một ít tài liệu có thể đi một chặng đường dài để giúp những người khác theo dõi công việc của bạn

8. Thiết kế cho tuổi thọ

Thiết kế bảng tính để thích ứng với mọi thay đổi hợp lý có thể dự đoán được trong tương lai về giá trị (thuế suất, v.v.) hoặc khối lượng (ví dụ: các mục trong tập dữ liệu) của dữ liệu được sử dụng trong tính toán. Tuy nhiên, nhu cầu về khả năng thích ứng nên được cân bằng với việc tuân theo nguyên tắc linh hoạt của 'điều đơn giản nhất có thể hoạt động'

9. Tập trung vào các đầu ra cần thiết

Làm việc ngược. rõ ràng về mục đích của bảng tính, kết quả đầu ra nào đạt được mục đích đó và do đó, đầu vào và logic nào được yêu cầu để thu được kết quả đầu ra. Ví dụ: không thêm sơ đồ hoặc phân tích không cần thiết mà không bổ sung thêm bất cứ điều gì vào thông điệp chính

10. Tách biệt và xác định rõ ràng đầu vào, hoạt động và đầu ra

Cấu trúc rõ ràng là vô cùng quan trọng để giúp những người dùng trong tương lai của bảng tính của bạn. Có một ngôi nhà riêng cho đầu vào và đầu ra có nghĩa là người dùng biết cách, ví dụ, chỉnh sửa các giả định của mô hình và sẽ không bỏ lỡ đầu vào ẩn trong trang đầu ra. Ngoài việc tách các ô đầu vào và đầu ra về mặt vật lý, còn tạo một khóa định dạng chung để xác định từng phần tử

11. Nhất quán về cấu trúc

Trình bày bảng tính của bạn một cách rõ ràng, nhất quán là một yếu tố quan trọng khác giúp người dùng cuối hiểu và diễn giải công việc của bạn. Giữ nguyên hướng làm việc – chẳng hạn như thêm chuỗi thời gian mới theo chiều ngang và sản phẩm mới theo chiều dọc vì điều này cũng giúp ích cho việc xây dựng công thức. Bất cứ khi nào có thể, hãy làm việc với đồng nghiệp của bạn để xác định bố cục và mẫu tiêu chuẩn, cho phép xem lại và chia sẻ công việc dễ dàng hơn do đã quen thuộc

12. Nhất quán trong việc sử dụng các công thức

Trên bất kỳ trang tính nào, hãy sử dụng số lượng công thức khác nhau nhỏ nhất có thể thực hiện được. Khi cần sử dụng các công thức khác nhau, đảm bảo rằng các nhóm ô sử dụng các công thức khác nhau được phân tách rõ ràng. Ví dụ: SUMIFS có thể thay thế SUMIF và đi xa hơn thế, vì vậy hãy cân nhắc chỉ sử dụng phiên bản linh hoạt hơn. Tương tự như vậy, hãy cố gắng chuẩn hóa việc chuyển đổi văn bản thành số – cho dù đó là bằng hàm GIÁ TRỊ hay bằng cách nhân với 1

13. Giữ công thức ngắn và đơn giản

Các công thức ngắn hơn sẽ dễ xây dựng hơn (và do đó ít có khả năng chứa lỗi hơn) cũng như dễ hiểu và dễ xem xét hơn. Giai đoạn tính toán thông qua nhiều ô thay vì xây dựng một công thức dài và phức tạp

14. Không bao giờ nhúng vào công thức bất cứ điều gì có thể thay đổi hoặc cần phải thay đổi

Thay vào đó, hãy đặt các giá trị đó vào các ô riêng biệt và tham chiếu chúng. Điều này đảm bảo rằng các giá trị chỉ nhập vào bảng tính một lần và nếu cần thay đổi sẽ chỉ xảy ra ở một nơi. Nó cũng cho phép khóa tất cả các ô công thức mà không từ chối quyền truy cập vào các giá trị đầu vào. Việc phân bổ tên dải ô cho các ô chứa các giá trị này có thể giúp bạn hiểu mục đích của các công thức tham chiếu chúng dễ dàng hơn

15. Thực hiện phép tính một lần và sau đó tham khảo lại phép tính đó

Không tính toán cùng một giá trị ở nhiều nơi (có lẽ ngoại trừ mục đích kiểm tra chéo). Phương pháp an toàn hơn và tốt hơn là xây dựng phép tính mà bạn chỉ cần một lần trong hầu hết các trường hợp và sử dụng tham chiếu ô trực tiếp hoặc dải ô đã đặt tên để kéo qua số ở bất kỳ nơi nào khác cần thiết trong sổ làm việc

16. Tránh sử dụng các tính năng nâng cao khi các tính năng đơn giản hơn có thể đạt được kết quả tương tự

Đặc biệt, tránh sử dụng mã lập trình trừ khi cần thiết – trong trường hợp đó, hãy đảm bảo rằng nó được ghi lại rõ ràng trong chính mã đó, cũng như trong trang tính tài liệu. Tương tự như vậy, tránh các tham chiếu vòng tròn, đồng thời kiểm soát và ghi lại bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào. Không thay đổi cài đặt mặc định chính của phần mềm (ví dụ: không tắt tính toán lại tự động) trừ khi cần thiết, trong trường hợp đó, hãy bao gồm một thông báo nổi bật để cảnh báo người dùng

Rủi ro bảng tính và kiểm soát

17. Có hệ thống sao lưu và kiểm soát phiên bản, hệ thống này phải được áp dụng nhất quán trong tổ chức

Tiết kiệm sớm và tiết kiệm thường xuyên. Xem xét các tùy chọn sao lưu thay thế trong trường hợp tệp bị hỏng, vô tình bị xóa hoặc bị mất. Bất cứ nơi nào có liên quan, hãy bao gồm số phiên bản trong tên tệp của sổ làm việc ngay từ đầu và tạo thói quen nghiêm ngặt trong tổ chức của bạn rằng mọi thay đổi quan trọng phải được thực hiện trong một phiên bản được đánh số riêng

18. Kiểm tra nghiêm ngặt sách bài tập

Mức độ kiểm tra cần thiết sẽ phụ thuộc vào kích thước, độ phức tạp và mức độ quan trọng của sổ làm việc, với những sổ làm việc rủi ro hơn cần mức độ kiểm tra độc lập cao hơn. Các sổ làm việc đơn giản hơn có thể được kiểm tra thông qua tự đánh giá hoặc đánh giá ngang hàng, nhưng các sổ làm việc quan trọng có thể cần quy trình đánh giá chính thức hoặc thậm chí là trình xác thực bên ngoài.  

19. Tích hợp kiểm tra, kiểm soát và cảnh báo ngay từ đầu và trong quá trình thiết kế bảng tính

Các tính năng như kiểm tra lỗi, xác thực dữ liệu, cảnh báo người dùng và các tính năng chống lỗi khác không chỉ là những tính năng hữu ích mà còn là những yếu tố thiết yếu của bất kỳ bảng tính tốt nào. Thêm chúng khi bạn tạo bảng tính, để bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang tích cực xem xét kiểm soát và kiểm soát lỗi trong từng và mọi phần của bảng tính, đồng thời tìm kiếm cơ hội để xây dựng chức năng quan trọng. Bằng cách đó, bạn cũng có thể kiểm tra dần cả bảng tính và các điều khiển, giúp bạn phát hiện bất kỳ lỗi thiết kế nào khi bạn tiếp tục

20. Bảo vệ các phần của sổ làm việc mà người dùng không được phép thay đổi

Bảo vệ trang tính là điều cần thiết để ngăn người dùng thay đổi những thứ không nên thay đổi, dù cố ý hay vô tình. Bảo vệ tất cả các công thức giúp người dùng tránh gây ra lỗi và cũng có thể đảm bảo rằng mọi thay đổi công thức chỉ được thực hiện với sự cộng tác của tác giả gốc

Các nguyên tắc của Excel là gì?

9 Công dụng của Excel là gì?

10 hàm Excel là gì?

5 kỹ năng Excel cơ bản là gì?