Không phủ nhận những ưu điểm của máy chấm công mang lại cho công tác quản lý nhân sự, tuy nhiên cũng phải thừa nhận rằng vẫn có những phiền toái xảy ra trong cách tính lương từ máy chấm công. Có thể kể tới một số vấn đề thường gặp như:
- Nhân viên quên chấm công làm sai lệch kết quả chấm công.
- Phải sàng lọc thủ công kết quả chấm công để tính lương khiến cho việc sử dụng máy chấm công cũng không đỡ được bao nhiêu công sức.
- Sự khác biệt trong báo cáo chấm công của mỗi phần mềm, khó đồng bộ hóa để sử dụng.
Dưới đây, Thiết Bị Bán Hàng sẽ hướng dẫn cách tính lương theo máy chấm công được xây dựng thông qua các hàm excel đơn giản với khả năng đồng bộ thông tin từ máy chấm công, hỗ trợ công tác tính lương dễ dàng và nhanh chóng.
MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT
1. Công tác chuẩn bị tính lương
2. Thực hiện tính lương từ máy chấm công
3. Tối ưu bảng tính lương từ máy chấm công
1. Công tác chuẩn bị tính lương
– File excel kết xuất dữ liệu từ máy chấm công.
– File excel mới [.xlsx hoặc .xls là được, nếu muốn nâng cao thêm VBA có thể dùng file .xlsm].
Mẫu bảng dữ liệu kết xuất từ máy chấm công
2. Thực hiện tính lương từ máy chấm công
a. Khảo sát, đánh giá và phân tích dữ liệu nguồn [bảng dữ liệu kết xuất từ máy chấm công ra excel]
Các thông tin cần quan tâm trong việc phân tích dữ liệu:
- Mã nhân viên: Liên tục theo dòng, không được để dòng trống.
- Ngày trong tháng: Bao gồm xác định ngày trong tháng, thứ trong tuần, phân biệt ngày nghỉ lễ, nghỉ bù.
- Giờ vào, giờ ra: Các ngày làm việc đều phải có giờ vào, giờ ra. Khi tính công sẽ dựa trên việc đánh giá giờ vào, giờ ra để tính ra các loại công.
Từ đó cấu trúc bảng tính lương cho các tiêu chí thật hợp lý, dễ theo dõi. Các hàm sẽ sử dụng để tính toán thường là SUMIFS, COUNTIFS, IF.
b. Cấu trúc lại bảng tính lương
Tùy vào nhu cầu công việc mà bạn cấu trúc lại bảng tính lương từ máy chấm công cho phù hợp. Dưới đây là một số gợi ý:
- Phần Tháng và Năm [dòng 2, 3]: Đặt bên ngoài để tiện việc thay đổi.
- Ngày trong tháng [dòng 4]: Dùng hàm Date, bắt đầu với ngày 26 tháng trước đó [vì bảng nguyên liệu kết xuất tính từ ngày 26 nên ta sẽ giữ nguyên yêu cầu này. Tính công từ ngày 26 tháng trước đến ngày 25 tháng sau]. Riêng 2 ngày cuối có thể sang tháng tiếp theo [trường hợp tháng có 28-29 ngày] nên có thể xử lý để bỏ trống nếu sang tháng sau, tức là ngày 27 tháng này trở đi là đã bước sang tháng sau của bảng tính công.
- Phần Mã NV [cột A, B, C]: Mỗi mã 1 dòng, để tập hợp theo mã NV chính xác hơn.
- Thứ trong tuần [dòng 5]: Dùng hàm Choose kết hợp với hàm Weekday để xác định. Kết hợp tính năng Conditional Formatting để tô màu phân biệt ngày CN với ngày thường.
- Giờ vào, giờ ra [dòng 6]: có thể quy ước số 1 là giờ vào, số 2 là giờ ra.
Lưu ý: 1 ngày có 2 giờ, nên 2 cột sẽ tính cho 1 ngày. Vì vậy khi xử lý ngày ở dòng 4 cần chú ý nội dung này.
c. Lọc và lấy dữ liệu tính lương
Tại bảng kết xuất, dùng chức năng Data/Filter để lọc bỏ dòng trống trong cột Mã NV, sau đó copy dữ liệu sang bảng xử lý. Sử dụng chức năng Paste Special/Value để dán dữ liệu bỏ qua dòng bị ẩn.
Bảng kết xuất sử dụng chức năng lọc [Data Filter]
Dữ liệu chấm công ở bảng kết xuất => Copy / Paste Special -> Value => Sang bảng xử lý
d. Tính giờ công trong ngày
Tạo thêm 1 vùng, trong đó mỗi ngày chỉ tương ứng 1 cột. Cách xử lý ngày, thứ giống với phần trước.
=> Mục đích: Tính số giờ công làm việc theo từng ngày
Giờ công làm việc trong ngày = Giờ ra – Giờ vào
Giờ ra = [Tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công ra = Số giờ * 60 + Số phút]/60
Giờ vào = [Tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công vào = Số giờ * 60 + Số phút]/60
BN7 =ROUND[[[HOUR[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2]]*60+MINUTE[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2]]]-[HOUR[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1]]*60+MINUTE[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1]]]]/60,2]
Bạn có thể filldown, fillright công thức từ BN7 cho các ô khác.
* Lưu ý: Có thể có số âm. Số âm là trường hợp Chỉ có giờ vào mà không có giờ ra. Lý do thường hay xảy ra là quên chấm công.
e. Xác định kết quả chấm công
Minh họa cách xác định kết quả chấm công như sau:
- Ngày công đủ 8h tính dựa trên vùng đã xác định cụ thể số giờ công, với số giờ làm >=8 [mục 2.4]
CS7 = COUNTIF[BN7:CR7,”>=”&8]
- Quên chấm công tính dựa trên vùng đã xác định số giờ công, với số giờ ”&”8:05″,$D7:$BM7,” CX7 = COUNTIFS[$D7:$BM7,”>”&”8:10″,$D7:$BM7,” CY7 = COUNTIFS[$D7:$BM7,”>”&”8:15″,$D$6:$BM$6,1]
Kết quả của mục 2.5 là kết quả cuối cùng, có thể sử dụng để tính lương nhân viên.
3. Tối ưu bảng tính lương từ máy chấm công
Một số kỹ thuật tối ưu bảng xử lý dành cho các bạn biết sử dụng VBA như sau:
- Sử dụng VBA để lưu thông tin xử lý và kết quả tính được sang 1 Sheet riêng để lưu trữ kết quả. Bảng xử lý có thể làm tiếp cho các tháng sau mà không ảnh hưởng tới kết quả tháng trước.
- Sử dụng VBA ẩn/hiện các vùng: Dữ liệu chấm công theo giờ vào-ra [cột D đến cột BM], Dữ liệu xử lý tính giờ làm việc [Cột BN đến cột CR] để làm gọn bảng xử lý. Khi cần làm việc với bảng nào thì ta mở ẩn vùng bảng đó ra để gọn mắt hơn.
Trên đây là hướng dẫn cách tính lương từ máy chấm công dành cho các bạn làm công tác tính công, tính lương tại các công ty, doanh nghiệp. Các bạn cũng nên tham khảo bảng tính lương tại nhiều doanh nghiệp khác nữa và kết hợp với điều kiện thực tiễn để phát triển bảng tính lương phù hợp nhất. Chúc các bạn thành công!
Tham khảo: blog.hocexcel.online
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
QUY ĐỊNH SỬ DỤNG MÁY CHẤM CÔNG VÂN TAY
CẤU TẠO VÀ NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG MÁY CHẤM CÔNG
MÁY CHẤM CÔNG TIẾNG ANH LÀ GÌ?
Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công phổ biến nhất hiện nay
- Bước 1: Khai báo máy chấm công
- Máy chấm công > Khai báo máy chấm công
Figure 1 Khai báo máy chấm công
- Kiểm tra địa chỉ IP của máy và địa chỉ IP trên phần mềm
|
hướng dẫn lấy địa chỉ ip trên máy chấm công Figure 2 Địa chỉ IP của phần mềm |
hướng dẫn lấy địa chỉ ip trên máy chấm công Figure 3 Địa chỉ IP của máy |
+ 2 địa chỉ IP này phải trùng nhau, và phải thuộc dải IP của mạng LAN
+ Nếu 2 địa chỉ này không giống nhau, nên sửa địa chỉ trên phần mềm theo địa chỉ trên máy.
+ Sai khi ấn vào “lấy số seri” > Số seri sẽ hiện ra > Kiểm tra số seri trong phần mềm có trùng với số seri in trên vỏ máy không
Figure 4 Nhấn vào “lấy số seri” |
Figure 5 Số seri in trên máy |
Figure 6 Nhập số đăng ký của nhà cung cấp
- Lưu máy: chọn các thông số để tải và nhấn lưu máy
Figure 7 Chọn sự kiện tải và ấn lưu
Máy sẽ báo cập nhật thành công.
- Khai báo vân tay và thẻ nhớ, hoặc mật mã của các nhân viên lên máy chấm công
- Tải dữ liệu nhân viên lên máy tính:
| Máy chấm công > Tải nhân viên về máy tính > Duyệt nhân viên > Chọn nhân viên > Thực hiện cập nhật
Figure 8 Tải nhân viên về máy tính |
Figure 9 Tích chọn các dữ liệu và thực hiện theo các bước như hướng dẫn trên phần mềm |
Figure 10 Sau khi thực hiện cập nhật, dữ liệu sẽ được chuyển xuống tab dưới
- Thông tin công ty: Dữ liệu > Thông tin công ty
| Figure 11 Thông tin |
Figure 12 Khai báo thông tin và đồng ý |
- Khai báo chức danh trong công ty
Figure 13 Khai báo chức danh
Figure 14 Khai báo phòng ban
Dữ liệu > Khai báo phòng ban > Chọn bộ phận lớn > Thêm phòng ban dưới cấp
- Khai báo thông tin nhân viên
Figure 15 Khai báo nhân viên
Dữ liệu > Quản lý nhân viên > Chọn trong danh sách đổ xuống > Sửa thêm tên nhân viên, tên chấm công và các thông tin khác > Cập nhật
Figure 16 Cập nhật nhân viên lên máy
Máy chấm công > Tải nhân viên lên máy chấm công > Chọn phòng ban > Chọn nhân viên > Ấn chuyển xuống > Ấn tải lên máy chấm công
- Cài đặt chấm công > Khai báo ca làm việc
Figure 17 Khai báo ca làm việc
- Cài đặt thời gian của từng ca:
Ca Hành chính:
+ Giờ vào làm việc
+ Giờ kết thúc làm việc
+ Giờ bắt đầu nghỉ trưa
+ Giờ kết thúc nghỉ trưa
Các ca khác: đặt thời gian bắt đầu và kết thúc
Figure 18 giờ ca hành chính |
Figure 19 Cài đặt giờ cho các ca |
- Khai báo lịch trình làm việc:
Cài đặt chấm công > Khai báo lịch trình làm việc
Figure 20 Khai báo lịch trình làm việc
+ Có 2 lịch trình làm việc chính là “Hành chính” và “Theo ca”
+ Nếu muốn tạo mới thêm: ấn vào “thêm mới”
+ Thông thường, ta có thể sửa trực tiếp theo 2 lịch trình có sẵn
Ví dụ: Lựa chọn ca hành chính > Chu kỳ tuần > Sắp xếp ca cho lịch trình
Figure 21 Lịch trình hành chính
Chọn ca > Chọn ngày > Thực hiện chọn > Kiểm tra kết quả > Xong
Figure 22 Chọn ca cho các ngày trong tuần
- Sắp xếp lịch trình cho nhân viên
Figure 23 Khai báo lịch trình cho nhân viên
Sau một thời gian chấm công, đến cuối tuần hoặc cuối tháng, khi phải thực hiện việc kiểm tra công và thời gian làm việc của nhân viên.
- Tải dữ liệu chấm công từ máy về máy tính:
Máy chấm công > Tải dữ liệu chấm công
Figure 24 Tải dữ liệu chấm công
Máy chấm công > Tải dữ liệu chấm công > Chọn ngày tháng > Duyệt từ máy chấm công > Chờ máy cập nhật 100%
Figure 25 Xem và xuất file báo cáo
Chấm công và báo biểu > Chấm công theo ca > Chọn phòng ban > Chọn nhân viên > Chọn ngày và xem công > Xuất các file báo cáo theo nhiều mẫu khác nhau
Figure 26 Lưu ý khi xuất báo cáo ấn yes để ghi file
Lưu ý quan trọng trong hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công
Trong trường hợp không ghi được file báo cáo, nguyên nhân là do máy tính của khách không cho ghi file vào ổ C.
Trường hợp này nên cài đặt phần mềm và lưu file data vào ổ đĩa khác.
Sau khi cài phần mềm sang ổ khác, cần phải chọn lại file dữ liệu [mặc định ở ổ C] trước khi tiến hành các bước như trên
Dữ liệu > Chọn dữ liệu > Chọn đường dẫn đến file dữ liệu [để ở ổ khác trong trường hợp không cài phần mềm vào ổ C] > Kiểm tra kết nối và Kết nối.
Figure 27 Chọn dữ liệu
>> Tải file hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công Wise eye ON 39
=>> CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ SỐ GLOBAL
Chuyên nhập khẩu cung cấp máy chấm công chính hãng nguyên chiếc, uy tín, chất lượng hàng đầu Việt Nam.
Khách hàng có quyền yêu cầu nhân viên của chúng tôi hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công và cung cấp các thông tin khác trong quá trình cài đặt và sử dụng.
Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách!
Để được giải đáp thắc mắc và hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công. Vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ SỐ GLOBAL
Số 4 ngõ 236/14 Đại Từ, Hoàng Mai, Hà Nội
Hotline/Zalo: 0868.188.678 – 0889.247.616
Email:
Facebook Fanpage