Cách đặt tên cho bảng trong Excel

Sử dụng lệnh Bảng của Excel để chuyển đổi danh sách dữ liệu thành Bảng Excel có tên. Các bảng này có các tính năng hữu ích, chẳng hạn như sắp xếp và lọc, để giúp sắp xếp và xem dữ liệu

Bảng Excel là gì?

Trong Excel 2007 và các phiên bản mới hơn, bạn có thể sử dụng lệnh Bảng để chuyển đổi danh sách dữ liệu thành Bảng Excel được định dạng. Bảng có nhiều tính năng, chẳng hạn như sắp xếp và lọc, sẽ giúp bạn sắp xếp và xem dữ liệu của mình

Tôi khuyên bạn (hầu như) luôn định dạng danh sách của mình dưới dạng bảng Excel được đặt tên để tận dụng các tính năng đó và nhiều tính năng khác.

Lợi ích bảng Excel

Thật đơn giản để định dạng danh sách dưới dạng bảng Excel được đặt tên và có và chỉ một số

Để xem các bước dễ dàng trong việc tạo Bảng Excel, bạn có thể xem video ngắn này. Các bước viết là

Những lợi ích

• Trong hàng tiêu đề, danh sách thả xuống trong các ô tiêu đề giúp dễ dàng sắp xếp và lọc dữ liệu
• Phạm vi bảng tự động mở rộng và thu nhỏ khi bạn thêm hoặc xóa các hàng dữ liệu
• Các kiểu dựng sẵn giúp dễ dàng định dạng hình thức của bảng hoặc thay đổi sang một hình thức khác
• Tự động điền công thức và định dạng
• Công thức sử dụng các tham chiếu có cấu trúc đến các ô của bảng, hiển thị tên cột. Điều này làm cho chúng dễ hiểu
• Hiển thị hoặc ẩn hàng Tổng cộng tích hợp sẵn của bảng, trong đó các công thức hiển thị Tổng, Trung bình, Đếm hoặc các số tiền tóm tắt khác
• Bảng Excel tạo nguồn tuyệt vời cho Bảng Pivot. Bạn sẽ không phải điều chỉnh lại phạm vi, nếu dữ liệu được thêm hoặc xóa

nhược điểm

Tuy nhiên, có một vài nhược điểm khi sử dụng các bảng Excel được đặt tên, vì vậy có thể có những trường hợp bạn không muốn sử dụng chúng. Ví dụ

• Các tham chiếu có cấu trúc đến các ô của bảng không có cài đặt "tuyệt đối", do đó, việc sao chép chúng trên một cột sẽ phức tạp hơn một chút
• Các bảng sẽ không tự động mở rộng trên các trang tính được bảo vệ, ngay cả khi các ô bên dưới bảng được mở khóa
• Bạn không thể nhóm và sao chép hoặc di chuyển nhiều trang tính nếu bất kỳ trang tính nào chứa bảng Excel
• Chế độ xem tùy chỉnh không được phép trong sổ làm việc có 1 hoặc nhiều bảng Excel

Chuẩn bị dữ liệu của bạn

Trước khi bạn tạo Bảng Excel được định dạng, hãy làm theo các hướng dẫn sau để sắp xếp dữ liệu của bạn

• Dữ liệu phải được sắp xếp theo hàng và cột, với mỗi hàng chứa thông tin về một bản ghi, chẳng hạn như đơn đặt hàng hoặc giao dịch hàng tồn kho
• Ở hàng đầu tiên của danh sách, mỗi cột phải chứa một tiêu đề ngắn, mô tả và duy nhất
• Mỗi cột trong danh sách phải chứa một loại dữ liệu, chẳng hạn như ngày, tiền tệ hoặc văn bản
• Mỗi hàng trong danh sách phải chứa thông tin chi tiết cho một bản ghi, chẳng hạn như đơn đặt hàng. Nếu có thể, hãy bao gồm một mã định danh duy nhất cho mỗi hàng, chẳng hạn như số đơn đặt hàng
• Danh sách không được có hàng trống bên trong và không có cột hoàn toàn trống
• Danh sách phải được tách biệt khỏi bất kỳ dữ liệu nào khác trên trang tính, với ít nhất một hàng trống và một cột trống giữa danh sách và dữ liệu khác

Tạo một bảng Excel

Sau khi dữ liệu của bạn được sắp xếp, như được mô tả ở trên, bạn đã sẵn sàng để tạo Bảng được định dạng

1. Chọn một ô trong danh sách dữ liệu mà bạn đã chuẩn bị
2. Trên Ribbon, bấm vào tab Chèn
3. Trong nhóm Tables, nhấp vào lệnh Table
4. Trong hộp thoại Tạo bảng, phạm vi cho dữ liệu của bạn sẽ tự động xuất hiện và tùy chọn Bảng của tôi có tiêu đề được chọn. Nếu cần, bạn có thể điều chỉnh phạm vi và đánh dấu vào ô
5. Nhấp vào OK để chấp nhận các cài đặt này

Sắp xếp và lọc dữ liệu

Danh sách của bạn hiện là Bảng Excel và được định dạng tự động bằng Kiểu bảng mặc định mà bạn có thể thay đổi. Xem các bước dưới đây,

Ở đầu bảng, các ô tiêu đề có các mũi tên thả xuống mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp hoặc lọc dữ liệu

• GHI CHÚ. Trong Excel 2013 trở lên, bạn cũng có thể sử dụng Excel Table Slicers để nhanh chóng lọc dữ liệu bảng

Tắt bộ lọc bảng

Trong một số Bảng Excel, bạn có thể muốn tắt các nút bộ lọc tự động trong hàng tiêu đề của bảng

Dưới đây là một vài lý do tại sao bạn có thể muốn ẩn các bộ lọc

• Các nút bộ lọc che một số văn bản trong tiêu đề cột
• Không khuyến khích mọi người lọc bảng và ẩn một số hàng dữ liệu

Để tắt các bộ lọc

1. Chọn một ô trong bảng Excel
2. Trên tab Dữ liệu của Ribbon, nhấp vào lệnh Bộ lọc, để tắt bộ lọc

Ghi chú. Sau khi bạn tắt các bộ lọc, Bảng Excel vẫn được nhận dạng là một bảng, vì vậy bạn có thể tiếp tục sử dụng tất cả các tính năng khác của nó, chẳng hạn như Kiểu bảng và hiển thị Hàng có dải

Đổi tên bảng Excel

Khi nó được tạo, một bảng Excel được đặt tên mặc định, chẳng hạn như Bảng 3. Bạn nên đổi tên thành tên gì đó có nghĩa để sau này làm việc với bảng dễ hơn

Để thay đổi tên bảng

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng
2. Trên Dải băng, bên dưới tab Công cụ Bảng, bấm vào tab Thiết kế

3. Ở ngoài cùng bên trái của Dải băng, bấm vào hộp Tên bảng để chọn tên hiện có

4. Sau đó, nhập tên mới, chẳng hạn như Đơn đặt hàng, rồi nhấn phím Enter

Thay đổi kiểu bảng Excel

Sau khi bạn tạo Bảng Excel, bạn có thể nhanh chóng thay đổi hình thức của nó bất kỳ lúc nào

Excel có một lựa chọn Kiểu bảng dựng sẵn, với nhiều màu sắc khác nhau và trong cài đặt Sáng, Trung bình và Tối. Bạn cũng có thể, nếu bạn cần màu sắc hoặc định dạng đặc biệt

Để chọn một kiểu khác cho Bảng Excel hiện có, hãy làm theo các bước sau

• Chọn một ô bất kỳ trong bảng Excel
• Trên Ribbon, bấm vào tab Thiết kế bảng
  • Hoặc, bên dưới tab Công cụ bảng, bấm vào tab Thiết kế
• Trong nhóm Table Styles, nhấp vào nút More để mở bảng Table Styles

Tiếp theo, hãy làm theo các bước sau để áp dụng một trong các kiểu

• Trong bảng Kiểu bảng, trỏ tới bất kỳ kiểu bảng nào
• Bảng trên trang tính sẽ tự động thay đổi để hiển thị bản xem trước của kiểu được đánh dấu
  • Tùy chọn - Trỏ vào các kiểu khác để tìm kiểu bạn thích
• Khi bạn quyết định chọn Kiểu bảng, hãy nhấp vào kiểu đó trong bảng màu
• Bảng Kiểu Bảng sẽ đóng lại và kiểu đã chọn sẽ được áp dụng cho Bảng Excel trên trang tính

Mẹo. Bạn có thể lặp lại các bước này bất kỳ lúc nào để chọn kiểu bảng mới cho bảng hiện có

Tạo bảng Excel với kiểu cụ thể

Khi tạo bảng, bạn có thể áp dụng một kiểu cụ thể từ tùy chọn Kiểu bảng, thay vì sử dụng kiểu mặc định. Sau đó, khi bạn đang áp dụng kiểu đó, hãy bấm vào tùy chọn để xóa mọi định dạng ô hiện tại khỏi phạm vi dữ liệu

Xem video này để biết các bước và

Tạo một bảng Excel với kiểu cụ thể

Khi bạn tạo bảng bằng lệnh Bảng trên tab Chèn của Dải băng, bảng sẽ giữ lại mọi định dạng hiện có và Kiểu bảng mặc định được áp dụng

Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu bảng cụ thể khi tạo Bảng Excel, hãy làm theo các bước sau

1. Chọn một ô trong danh sách dữ liệu mà bạn đã chuẩn bị
2. Trên Ribbon, bấm vào tab Trang đầu
3. Trong nhóm Kiểu, bấm vào Định dạng dưới dạng Bảng
4. Bấm vào Style mà bạn muốn sử dụng

   HOẶC, để áp dụng một Kiểu và xóa bất kỳ định dạng hiện có nào, bấm chuột phải vào một Kiểu, rồi bấm Áp dụng và Xóa Định dạng

5. Trong hộp thoại Tạo bảng, phạm vi cho dữ liệu của bạn sẽ tự động xuất hiện và tùy chọn Bảng của tôi có tiêu đề được chọn. Nếu cần, bạn có thể điều chỉnh phạm vi và đánh dấu vào ô
6. Nhấp vào OK để chấp nhận các cài đặt này

Bảng Excel đã định dạng được tạo, với Kiểu bảng đã chọn

Tạo kiểu bảng tùy chỉnh

Khi bạn tạo Bảng Excel, một kiểu mặc định sẽ được áp dụng. Bạn có thể thay đổi sang kiểu dựng sẵn khác hoặc tạo kiểu tùy chỉnh với định dạng của riêng bạn

• Mẹo. Cách dễ nhất để tạo kiểu tùy chỉnh là tìm kiểu dựng sẵn tương tự với kiểu bạn muốn tạo. Sau đó, sử dụng nó làm cơ sở cho phong cách tùy chỉnh của bạn. Phương pháp này được sử dụng trong các bước dưới đây

Để tạo Kiểu bảng tùy chỉnh của riêng bạn, dựa trên kiểu dựng sẵn, hãy làm theo các bước sau

• Chọn một ô trong bảng Excel
• Tiếp theo, trên Dải băng Excel, nhấp vào tab Thiết kế
• Trong nhóm Table Styles, nhấp vào nút More để mở bảng Table Styles
• Trong bộ sưu tập Kiểu bảng, bấm chuột phải vào kiểu bạn muốn sao chép
• Trong menu bật lên, nhấp vào Nhân bản
• Hộp thoại Sửa đổi Bảng mở ra và hiển thị các cài đặt hiện tại cho Kiểu Bảng

Sửa đổi kiểu bảng tùy chỉnh

Tiếp theo, hãy làm theo các bước sau để đặt tên cho kiểu và đặt định dạng

• Ở đầu hộp thoại Sửa đổi bảng, hãy nhập tên cho kiểu Bảng mới
  • Nếu bạn đã tạo một kiểu mới, hộp thoại sẽ có tên là Kiểu nhanh PivotTable mới. )
• Tiếp theo, cuộn qua danh sách Thành phần bảng để tìm thành phần bạn muốn thay đổi
  • Mẹo. Các phần tử in đậm đã áp dụng định dạng
• Để sửa đổi định dạng của một phần tử, hãy nhấp vào phần tử đó để chọn phần tử đó
  • Bạn có thể chọn bất kỳ thành phần nào trong danh sách dù nó có in đậm hay không
• Tiếp theo, nhấp vào nút Định dạng
• Trong hộp thoại Định dạng Ô, hãy chọn cài đặt Phông chữ, Đường viền và Nền mà bạn muốn cho phần tử đã chọn
• Sau đó, nhấn OK, để quay lại hộp thoại Modify Table
• Ở bên phải của hộp thoại, bạn có thể thấy định dạng đã sửa đổi trong phần Xem trước
• Tùy chọn -Lặp lại các bước định dạng cho các thành phần khác nếu bạn muốn thay đổi chúng
• Tùy chọn - Thêm dấu kiểm vào Đặt làm kiểu bảng mặc định cho tài liệu này
• Bấm OK, để đóng hộp thoại

Ghi chú. Nếu bất kỳ trang tính nào trong sổ làm việc được bảo vệ, bạn không thể sửa đổi hoặc xóa Kiểu tùy chỉnh

Áp dụng kiểu bảng tùy chỉnh

Kiểu bảng mới mà bạn đã tạo không được tự động áp dụng cho bảng Excel đang hoạt động. Thực hiện theo các bước sau để áp dụng kiểu tùy chỉnh mới của bạn

• Chọn một ô trong bảng Excel mà bạn muốn định dạng
• Mở bảng Kiểu bảng
• Kiểu bảng tùy chỉnh mà bạn đã tạo được thêm vào phần Tùy chỉnh ở đầu bảng Kiểu bảng
• Nhấp vào kiểu tùy chỉnh của bạn để áp dụng nó cho bảng Excel đang hoạt động

Trong ảnh chụp màn hình này, kiểu tùy chỉnh mới, BẢNG XANH CỦA TÔI, đang được áp dụng cho Bảng Excel

Hiển thị Tổng số trong một Bảng

Sau khi bạn tạo bảng Excel, thật dễ dàng để hiển thị tổng số cho một cột hoặc cho nhiều cột bằng cách sử dụng tính năng Bảng tích hợp

Xem video này để biết các bước và hướng dẫn bằng văn bản ở bên dưới video

Hiển thị Tổng số trong Bảng Excel

Để hiển thị một hàng tổng, hãy làm theo các bước sau

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng
2. Trên Dải băng, bên dưới tab Công cụ Bảng, bấm vào tab Thiết kế
3. Trong nhóm Table Style Options, thêm dấu kiểm cho Total Row

4. Một hàng Tổng sẽ được thêm vào ở cuối bảng và một hoặc nhiều cột số có thể hiển thị tổng

Tổng số hàng tính toán

Khi bạn thêm Hàng Tổng lần đầu tiên, Excel sẽ tự động đưa vào cột cuối cùng của hàng tổng, để hiển thị tổng hoặc số lượng các mục trong cột đó

• Nếu các mục là tất cả các số, đối số đầu tiên là 109 – SUM
• Nếu có các mục không phải là số, đối số đầu tiên là 103 – COUNTA

Tổng số cho dữ liệu đã lọc

Excel sử dụng hàm SUBTOTAL trong hàng tổng, vì hàm đó chỉ tính tổng cho các mục hiển thị sau khi áp dụng bộ lọc

Bạn có thể thay thế công thức tự động trong Hàng tổng nếu muốn và bạn có thể thêm công thức Tổng trong các cột khác

Ví dụ: thêm vào hàng Tổng cộng — hàng này có nhiều chức năng và tùy chọn hơn SUBTOTAL

Thay đổi và thêm tổng số

Ngoài tổng được tạo tự động, bạn có thể chọn tổng cho các cột khác

1. Nhấp vào ô Tổng cộng cho một trong các cột
2. Từ danh sách thả xuống, chọn chức năng bạn muốn sử dụng trong cột hiện tại

A được thêm vào ô và nó hiển thị phép tính dựa trên các ô hiển thị trong cột của bảng

Tắt Tổng số hàng

Sau khi bạn tạo một bảng Excel được định dạng, bạn có thể dễ dàng bật hoặc tắt Hàng Tổng

• Chọn một ô trong bảng Excel
• Trên Dải băng Excel, bên dưới Công cụ Bảng, bấm vào tab Thiết kế
• Trong nhóm Tùy chọn kiểu bảng, thêm hoặc xóa dấu kiểm cho Tổng số hàng

Thêm dữ liệu vào bảng với Total Row

Nếu Hàng Tổng đang hiển thị trong bảng Excel, bạn không cần ẩn tổng khi muốn thêm dữ liệu mới

Sử dụng một trong các phương pháp sau để thêm dữ liệu vào Bảng Excel khi Hàng Tổng hiển thị. Với cả hai phương pháp, hàng Tổng sẽ tự động di chuyển xuống

Thêm một hàng mới

Để thêm một hàng dữ liệu mới

• Chọn ô cuối cùng trong hàng dữ liệu cuối cùng
• Nhấn phím Tab, để bắt đầu một hàng mới

Thêm nhiều hàng dữ liệu mới

Để dán dữ liệu mới vào cuối bảng

• Sao chép dữ liệu mà bạn muốn thêm (Ctrl+C)
• Chọn ô đầu tiên trong hàng Tiêu đề, ngay cả khi có văn bản hoặc công thức ở đó
• Sau đó, nhấn Enter hoặc Ctrl + V để dán dữ liệu đã sao chép

Tham khảo Cột bảng trong Công thức

Khi một công thức tham chiếu đến một phần của Bảng Excel có tên, thì một Tham chiếu có cấu trúc sẽ được tạo. Tham chiếu có cấu trúc sẽ hiển thị tên cột của bảng và có thể bao gồm tên bảng. Ví dụ: tham chiếu này là cột Sản phẩm trong bảng có tên OrderRef -- OrdersRef[Product]

Công thức bên ngoài bảng

Trong ví dụ này, một công thức sẽ được tạo bên ngoài bảng. Công thức sẽ sử dụng hàm COUNTBLANK để đếm các ô trống trong một cột của bảng. Bảng được đặt tên là OrderRef và cột được đặt tên là Sản phẩm

1. Để bắt đầu công thức, chọn một ô trống và gõ. =COUNTBLANK(
2. Sau đó, nhấp vào ở trên cùng của ô tiêu đề, đối với cột mà bạn muốn kiểm tra -- con trỏ sẽ chuyển thành mũi tên xuống

• Không nhấp vào nút cột nơi có chữ cái cột

• Và đừng bấm vào giữa ô tiêu đề

3. Tham chiếu có cấu trúc sẽ hiển thị tên bảng và tên cột

=COUNTBLANK(Tham khảo Đơn đặt hàng[Sản phẩm]

4. Sau đó, nhập dấu ngoặc đóng và nhấn Enter để hoàn thành công thức

Vấn đề. Sao chép công thức với tham chiếu bảng

Nếu bạn tạo các công thức Excel bao gồm các tham chiếu bảng, rồi cố sao chép các công thức đó bằng cách kéo sang phải, thì bạn có thể nhận được kết quả không chính xác

Điều đó xảy ra bởi vì các tham chiếu bảng KHÔNG bị khóa, vì vậy các tham chiếu cột sẽ tự động điều chỉnh khi bạn kéo sang phải

Video này cho biết sự cố khi sao chép công thức có tham chiếu bảng và hai cách để ngăn chặn sự cố. Có ghi chú và mốc thời gian bên dưới video

Dòng thời gian video

• 00. 00 Giới thiệu
• 00. 46 Công thức SUBTOTAL để kiểm tra tổng
• 01. 19 Công thức SUMIFS với tham chiếu bảng
• 01. 42 Sao chép công thức xuống một hàng
• 02. 13 Sao chép ngang
• 03. 09 Sao chép không có vấn đề
• 03. 45 Nhận thêm thông tin

Sửa chữa. Sao chép công thức với tham chiếu bảng

Để tránh sự cố, khi bạn sao chép công thức có tham chiếu bảng, KHÔNG KÉO núm điều khiển điền để sao chép qua

Thay vào đó, hãy sử dụng một trong những phương pháp này để sao chép công thức

• Điền vào bên phải bằng phím tắt. Ctrl + R
• Sao chép công thức (Ctrl + C) và dán vào các ô khác (Ctrl + V)

Cả hai phương pháp này đều được hiển thị trong video (). Để biết chi tiết từng bước bằng văn bản về các phương pháp này, hãy truy cập

Bảng không mở rộng cho dữ liệu mới

Theo mặc định, bảng Excel sẽ tự động mở rộng và điền công thức xuống hàng cuối cùng. Ví dụ

• Thêm dữ liệu mới vào hàng ngay bên dưới bảng hoặc trong cột ở ngay bên phải bảng và bảng sẽ tự động mở rộng để bao gồm dữ liệu mới đó
• Nhập công thức vào hàng đầu tiên của cột trống, công thức đó sẽ điền xuống tất cả các hàng còn lại ngay khi bạn nhấn Enter

Cài đặt tự động định dạng

Nếu các bảng Excel không tự động mở rộng trên máy tính của bạn, hãy hiển thị một trong những cách khắc phục phổ biến nhất cho sự cố này -- cài đặt Tự động định dạng

Xóa các hàng bên dưới bảng

Một nguyên nhân khác của vấn đề này là dữ liệu trên trang tính, bên dưới bảng Excel. Điều đó có thể ngăn các bảng tự động mở rộng. Dữ liệu có thể là ký tự khoảng trắng hoặc ký tự ẩn được sao chép từ trang web

Để khắc phục sự cố, hãy thử xóa hoặc xóa các hàng bên dưới Bảng Excel của bạn

Đây là một nhận xét từ Tully, trên Blog Bối cảnh của tôi, giải thích loại sự cố này và cách anh ấy khắc phục sự cố

• Tôi đã có một số dữ liệu vô hình ẩn bên dưới bàn của tôi. (Các ô có một ký tự khoảng trắng trong đó đã được dán vào trong một số thử nghiệm đặc biệt từ lâu. )
• Tôi cho rằng Excel nhìn thấy các ô được điền bên dưới bảng và không thêm chúng vào listRow mới trong bảng
• Đã xóa các giá trị đó và nó đã hoạt động trở lại như mong đợi

Hàng ẩn bên dưới bảng

Đảm bảo rằng không có bất kỳ hàng ẩn nào trên trang tính, bên dưới bảng Excel. Những hàng ẩn đó có thể chứa dữ liệu ngăn bảng tự động mở rộng

Để bỏ ẩn tất cả các hàng

• Nhấp vào nút Chọn tất cả, ở trên cùng bên trái của trang tính Excel
• Nhấp chuột phải vào bất kỳ nút Hàng nào
• Nhấp vào lệnh Bỏ ẩn

Sau đó, nếu cần, hãy xóa các hàng bị ẩn để xóa mọi dữ liệu. Hoặc, di chuyển dữ liệu đến một vị trí khác trong sổ làm việc

Băng hình. Thay đổi cài đặt tự động định dạng bảng Excel

bạn có thể thay đổi cài đặt Tự động Định dạng Bảng Excel. Xem video, để biết các bước và đọc hướng dẫn chi tiết, bên dưới video

GHI CHÚ. Việc thay đổi các cài đặt này sẽ ảnh hưởng đến tất cả các sổ làm việc mà bạn mở trong Excel, trên máy tính của bạn

Bật cài đặt tự động định dạng bảng

Nếu các bảng Excel không tự động mở rộng trên máy tính của bạn, hãy kiểm tra các cài đặt sau, trong cửa sổ Tùy chọn Excel

GHI CHÚ. Việc thay đổi các cài đặt này sẽ ảnh hưởng đến tất cả các sổ làm việc mà bạn mở trong Excel, trên máy tính của bạn

1. Ở đầu bên trái của Dải băng, bấm vào tab Tệp, sau đó bấm vào Tùy chọn
2. Trong cửa sổ Tùy chọn Excel, ở bên trái, hãy nhấp vào Kiểm lỗi

3. Trong phần tùy chọn Tự Sửa, bấm vào Tùy chọn Tự Sửa

4. Nhấp vào tab Tự động định dạng khi bạn nhập
5. Thêm dấu kiểm vào "Bao gồm các hàng và cột mới trong bảng" và "Điền công thức vào bảng để tạo các cột được tính toán"

6. Bấm OK hai lần để quay lại Excel

Bây giờ, khi bạn thêm dữ liệu mới hoặc tạo một cột được tính toán, bảng Excel sẽ tự động điều chỉnh

Bật hoặc tắt các cài đặt này bằng VBA

Để thay đổi cài đặt Tự động định dạng Bảng Excel bằng macro, hãy truy cập trang Macro Bảng Excel

Mã macro được hiển thị trên trang đó và bạn cũng có thể tải xuống sổ làm việc Excel mẫu có chứa mã macro

Thiếu xác thực dữ liệu trong các hàng mới

Trong một số bảng Excel, nơi có danh sách thả xuống xác thực dữ liệu, những danh sách đó có thể không xuất hiện khi bạn thêm hàng mới ở cuối bảng

Thông thường, điều đó xảy ra do danh sách thả xuống đã bị xóa khỏi một hoặc nhiều hàng hiện có trong bảng Excel

• Có lẽ ai đó đã sao chép một ô, không có danh sách thả xuống, từ một phần khác của sổ làm việc
• Sau đó, họ dán ô đó vào bảng Excel, ghi đè lên một trong các ô trong danh sách thả xuống
• Định dạng không nhất quán khiến Excel nhầm lẫn, vì vậy hàng mới không có danh sách thả xuống

Sửa xác thực dữ liệu

Để khắc phục sự cố, hãy thử các bước sau

• Trong Bảng Excel, chọn một trong các ô có danh sách thả xuống
• Nhấn Ctrl + C, để sao chép ô
• Chọn tất cả các ô dữ liệu trong cột mà bạn đã sao chép ô (không bao gồm ô tiêu đề)
• Bấm chuột phải vào một trong các ô đã chọn, rồi bấm Dán Đặc biệt
• Trong hộp thoại Dán Đặc biệt, trong phần Dán, nhấp vào Xác thực
• Bấm OK, để áp dụng cài đặt xác thực dữ liệu cho tất cả các ô đã chọn

Thêm một trường truy cập

Nếu bạn dự định sử dụng bảng Excel của mình làm dữ liệu nguồn cho bảng tổng hợp, hãy thêm trường bộ đếm, trường này có thể được sử dụng trong các trường được tính toán hoặc phép tính tóm tắt

Điều này rất dễ tạo và duy trì trong bảng Excel, nếu bạn sử dụng một công thức đơn giản, thay vì nhập giá trị

1. Trên bảng OrderTable, thêm một tiêu đề mới vào cột trống đầu tiên -- Sales
2. Trong ô bên dưới tiêu đề, hãy nhập công thức. =1
3. Nhấn Enter, để hoàn thành công thức

Vì dữ liệu nằm trong bảng Excel có tên nên công thức sẽ tự động điền xuống tất cả các hàng. Nó cũng sẽ được nhập tự động khi bạn thêm hàng mới

Các số 1 sẽ cung cấp cho chúng tôi một giá trị có thể được tính tổng trong bảng tổng hợp hoặc được sử dụng trong Trường được tính toán để đưa ra kết quả chính xác

Chỉ in bảng Excel

Khi bạn đang làm việc với các danh sách trong Excel, hãy sử dụng tính năng Bảng tích hợp để làm việc với dữ liệu dễ dàng hơn. Sau đó, nếu bạn chỉ muốn in bảng mà không muốn in các mục khác trên trang tính, bạn có thể sử dụng lệnh tích hợp -- Print List

Lệnh không có trên Ribbon nên bạn có thể thêm lệnh vào đó hoặc đặt lệnh trên Quick Access Toolbar. Xem video ngắn này để biết các bước