Cách điều chỉnh báo cáo sử dụng hóa đơn

Cho phép lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng/quý, in và nộp cho cơ quan thuế

Cách thao tác

• Tại phân hệ Quản lý phát hành hoá đơn, chọn chức năng Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Tình hình sử dụng hóa đơn chọn chức năng Thêm).

Chọn kỳ tính thuế và nhấn Đồng ý.

• Trường hợp tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn trên Hệ thống\Tùy chọn\Hóa đơn, thì chương trình sẽ tự động lấy dữ liệu lên báo cáo căn cứ vào thông báo phát hành và tình hình sử dụng hóa đơn tại doanh nghiệp. Trường hợp không tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn trên Hệ thống\Tùy chọn\Hóa đơn, thì phải tự nhập dữ liệu lên báo cáo.

Căn cứ Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, khi hóa đơn điện tử có sai sót thì người nộp thuế được lựa chọn 1 trong 2 hình thức xử lý là Lập HĐ điều chỉnh hoặc Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót.

Căn cứ Điều 5, Nghị định 209/2013/NĐ-CP, Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành luật thuế GTGT, thời điểm phát sinh thuế GTGT là thời điểm lập hóa đơn, cụ thể:

• Thời điểm xác định thuế GTGT đối với hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm xác định thuế GTGT đối với dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 47 Luật quản lý thuế 38/2019/QH14 và Khoản 4 điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP:

• Quy định người nộp thuế được nộp hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế nếu phát hiện hồ sơ khai thuế lần đầu đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót nhưng chưa hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót.
• Hồ sơ khai thuế bổ sung được nộp cho cơ quan thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót; nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra

Như vậy:

Khi đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ, thời điểm xuất hóa đơn đơn vị đồng thời phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT và phải lập tờ khai thuế GTGT

Khi đơn vị đã lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn phát hiện có sai sót, việc này làm thay đổi nghĩa vụ thuế GTGT đã kê khai trước đó. Vì vậy, đơn vị phải lập tờ khai thuế GTGT bổ sung cho tháng/quý có hóa đơn bị sai sót (Không phải là lập tờ khai vào tháng phát sinh hóa đơn thay thế/điều chỉnh).

Nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế và hóa đơn bị điều chỉnh/bị thay thế (HĐ gốc) phát sinh tại 2 kỳ khác nhau (khác tháng/quý kê khai) thì NNT cần kê hóa đơn thay thế/điều chỉnh trên tờ khai bổ sung của kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/bị thay thế.

Ví dụ: Hóa đơn số HĐ01 ngày 15/11, số tiền 10 triệu. Sau đó ngày 05/12, kế toán phát hiện HĐ01 có sai sót. Kế toán hủy bỏ và lập hóa đơn thay thế HĐ02 – Số tiền 12 triệu. Khi lập tờ khai thuế, kế toán kê dữ liệu trên tờ khai thuế GTGT đối với từng hóa đơn như sau:

• * Hóa đơn gốc số HĐ01 – Số tiền 10 triệu: Kê lên bảng kê thuế GTGT tháng 11.
  • Hóa đơn thay thế số HĐ02 – Số tiền 12 triệu: Kê trên tờ khai bổ sung thuế GTGT tháng 11.

Cũng trường hợp này, nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý thì kế toán vẫn kê lên cả HĐ01 và HĐ02 trên Tờ khai lần đầu quý 4.

Hướng dẫn xử lý trên phần mềm

Từ ví dụ: Ngày 31/05, phát sinh hóa đơn gốc số HĐ81 và HĐ82 – Cùng số tiền 11 triệu (gồm VAT 10%). Đến ngày 05/06, kế toán phát hiện HĐ81 và HĐ82 sai sót. Kế toán hủy HĐ81 và lập hóa đơn thay thế HĐ83 – Số tiền đúng 16.5 triệu (gồm VAT 10%). Đồng thời, lập hóa đơn điều chỉnh HĐ88 cho HĐ82 do sai đơn giá – Điều chỉnh tăng 5.5 triệu.

Khi kế toán kê khai thuế GTGT sẽ xảy ra 2 trường hợp:

• Đã lập tờ khai lần đầu, sau đó mới phát hiện hóa đơn có sai sót. (Nộp tờ khai thuế tháng 5 trước ngày phát hiện HĐ sai sót – Trước ngày 05/06).
• Chưa nộp tờ khai thuế lần đầu, phát hiện hóa đơn có sai sót. (Nộp tờ khai thuế tháng 5 sau ngày phát hiện HĐ sai sót – Sau ngày 05/06).

Căn cứ vào thông tin tham khảo mà MISA thu thập được từ hướng dẫn xử lý của 1 số chi cục Thuế đối với 2 trường hợp trên, người dùng có thể kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế và hóa đơn bị điều chỉnh/bị thay thế (HĐ gốc) khác kỳ (tháng/quý kê khai) như sau:

Trường hợp đã lập tờ khai lần đầu, sau đó mới phát hiện hóa đơn có sai sót

Trong trường hợp này, người dùng kê hóa đơn điều chỉnh/thay thế lên tờ khai bổ sung của kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/hóa đơn bị thay thế.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi nào?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sai thì phải làm sao?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của Quý nào có sai sót, nhầm lẫn thì làm lại báo cáo cho đúng và nộp lại qua trang nộp tờ khai thuế điện tử của Tổng Cục Thuế.

Điều chỉnh hóa đơn điện tử khi nào?

Tổng kết lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, bao gồm sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách hoặc chất lượng.

Hóa đơn điều chỉnh bị sai sót xử lý như thế nào?

Theo đó, trường hợp hóa đơn điều chỉnh có sai sót thì không được hủy hóa đơn mà phải tiếp tục thực hiện điều chỉnh hóa đơn cho đến khi đúng, cũng không được lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điều chỉnh có sai sót.