Cách khóa thiết lập trang trong bảng tính Excel

Có thể đôi khi bạn muốn in sổ làm việc để xem và chia sẻ dữ liệu của mình ngoại tuyến. Khi bạn đã chọn cài đặt bố cục trang của mình, thật dễ dàng để xem trước và in sổ làm việc từ Excel bằng ngăn In

Không bắt buộc. Tải xuống sổ tay thực hành của chúng tôi

Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về bố cục trang và in ấn

Để truy cập ngăn In

1. Chọn tab Tệp. Chế độ xem hậu trường sẽ xuất hiện
2. Chọn In. Cửa sổ In sẽ xuất hiện

Nhấp vào các nút trong phần tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về cách sử dụng ngăn In

chỉnh sửa điểm nóng

Chia tỷ lệ

Tại đây, bạn có thể chọn cách chia tỷ lệ trang tính của mình để in

lợi nhuận

Tại đây, bạn có thể điều chỉnh lề trang

Khổ giấy

Bạn có thể chọn khổ giấy bạn muốn sử dụng, nếu máy in của bạn hỗ trợ cài đặt này

Định hướng trang

Tại đây, bạn có thể chọn hướng dọc hoặc ngang

đối chiếu

Nếu bạn đang in nhiều bản sao, bạn có thể chọn xem chúng sẽ được đối chiếu hay không đối chiếu

Những trang được in

Tại đây, bạn có thể chọn in các trang tính đang hoạt động, toàn bộ sổ làm việc hoặc một vùng chọn

máy in

Nếu bạn có nhiều máy in, hãy chọn máy in bạn muốn sử dụng

Bấm vào nút này để in sổ làm việc

Bản sao

Tại đây, bạn có thể chọn số lượng bản muốn in

Lựa chọn trang

Bạn có thể bấm vào các mũi tên để xem một trang khác trong ngăn Xem trước

Hiển thị lề / Phóng to trang

Nút Phóng to Trang ở bên phải sẽ phóng to và thu nhỏ trong ngăn Xem trước

Nút Show Margins ở bên trái sẽ hiển thị lề trong ngăn Preview

Ngăn xem trước

Tại đây, bạn có thể xem bản xem trước các trang tính của mình sẽ trông như thế nào khi được in ra

Để in sổ làm việc

1. Điều hướng đến ngăn In, sau đó chọn máy in mong muốn
2. Nhập số lượng bản sao bạn muốn in
3. Chọn bất kỳ cài đặt bổ sung nào nếu cần (xem tương tác ở trên)
4. Nhấp vào In

Chọn vùng in

Trước khi bạn in sổ làm việc Excel, điều quan trọng là phải quyết định chính xác thông tin bạn muốn in. Ví dụ: nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình, bạn sẽ cần quyết định xem bạn muốn in toàn bộ sổ làm việc hay chỉ các trang tính đang hoạt động. Cũng có thể đôi khi bạn chỉ muốn in một lựa chọn nội dung từ sổ làm việc của mình

Để in trang tính đang hoạt động

Trang tính được coi là hoạt động khi được chọn

1. Chọn trang tính bạn muốn in. Để in nhiều trang tính, hãy bấm vào trang tính đầu tiên, giữ phím Ctrl trên bàn phím, sau đó bấm vào bất kỳ trang tính nào khác mà bạn muốn chọn
2. Điều hướng đến ngăn In
3. Chọn Print Active Sheets từ menu thả xuống Phạm vi in
4. Nhấp vào nút In

Để in toàn bộ sổ làm việc

1. Điều hướng đến ngăn In
2. Chọn In Toàn bộ Sổ làm việc từ menu thả xuống Phạm vi In
3. Nhấp vào nút In

Để in một lựa chọn

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ in các bản ghi cho 40 nhân viên bán hàng hàng đầu trên trang tính Trung tâm

1. Chọn các ô bạn muốn in
   
2. Điều hướng đến ngăn In
3. Chọn Lựa chọn in từ menu thả xuống Phạm vi in
4. Bản xem trước lựa chọn của bạn sẽ xuất hiện trong ngăn Xem trước
5. Nhấn nút Print để in vùng chọn

Nếu muốn, bạn cũng có thể đặt trước vùng in để có thể hình dung những ô nào sẽ được in khi bạn làm việc trong Excel. Chỉ cần chọn các ô bạn muốn in, bấm vào tab Bố cục Trang, chọn lệnh Vùng In, sau đó chọn Đặt Vùng In. Hãy nhớ rằng nếu bạn cần in toàn bộ sổ làm việc, bạn sẽ cần xóa vùng in

điều chỉnh nội dung

Đôi khi, bạn có thể cần thực hiện các điều chỉnh nhỏ từ ngăn In để khớp nội dung sổ làm việc của bạn gọn gàng trên một trang in. Ngăn In bao gồm một số công cụ giúp điều chỉnh và chia tỷ lệ nội dung của bạn, chẳng hạn như chia tỷ lệ và lề trang

Để thay đổi hướng trang

Excel cung cấp hai tùy chọn định hướng trang. phong cảnh và chân dung. Ngang định hướng trang theo chiều ngang, trong khi dọc định hướng trang theo chiều dọc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ đặt hướng trang thành ngang

1. Điều hướng đến ngăn In
2. Chọn hướng mong muốn từ trình đơn thả xuống Định hướng trang. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Hướng cảnh quan
3. Hướng trang mới sẽ được hiển thị trong ngăn Xem trước

Để phù hợp với nội dung trước khi in

Nếu một số nội dung của bạn bị máy in cắt bỏ, bạn có thể sử dụng chia tỷ lệ để tự động khớp sổ làm việc của mình vào trang

1. Điều hướng đến ngăn In. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi có thể thấy trong ngăn Xem trước nội dung của chúng tôi sẽ bị cắt khi in
2. Chọn tùy chọn mong muốn từ menu thả xuống Thu nhỏ. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Khớp tất cả các cột trên một trang
3. Trang tính sẽ được thu gọn để vừa với một trang

Hãy nhớ rằng các trang tính sẽ trở nên khó đọc hơn khi chúng được thu nhỏ lại, vì vậy bạn có thể không muốn sử dụng tùy chọn này khi in một trang tính có nhiều thông tin. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay đổi cài đặt chia tỷ lệ thành Không chia tỷ lệ

Để bao gồm Tiêu đề in

Nếu trang tính của bạn sử dụng tiêu đề đầu đề, điều quan trọng là bao gồm các tiêu đề này trên mỗi trang của trang tính được in của bạn. Sẽ khó đọc một sổ làm việc in nếu tiêu đề chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên. Lệnh Print Titles cho phép bạn chọn các hàng và cột cụ thể để xuất hiện trên mỗi trang

1. Nhấp vào tab Page Layout trên Ribbon, sau đó chọn lệnh Print Titles
2. Hộp thoại Thiết lập trang sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn hàng hoặc cột để lặp lại trên mỗi trang. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lặp lại một hàng đầu tiên
3. Nhấp vào nút Hộp thoại Thu gọn bên cạnh Hàng để lặp lại ở trên cùng. cánh đồng
4. Con trỏ sẽ trở thành một mũi tên lựa chọn nhỏ và hộp thoại Thiết lập trang sẽ được thu gọn. Chọn (các) hàng bạn muốn lặp lại ở đầu mỗi trang in. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn hàng 1
5. Hàng 1 sẽ được thêm vào Hàng để lặp lại ở trên cùng. cánh đồng. Nhấp lại vào nút Thu gọn hộp thoại
6. Hộp thoại Page Setup sẽ mở rộng. Để lặp lại một cột, hãy sử dụng quy trình tương tự được hiển thị trong bước 4 và 5. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã chọn lặp lại hàng 1 và cột A
7. Khi bạn hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK
8. Trong ví dụ của chúng tôi, hàng 1 xuất hiện ở đầu mỗi trang và cột A xuất hiện ở bên trái của mỗi trang

Để điều chỉnh ngắt trang

1. Bấm vào lệnh Page Break Preview để thay đổi chế độ xem Page Break
2. Các đường chấm màu xanh dọc và ngang biểu thị ngắt trang. Nhấp và kéo một trong các dòng này để điều chỉnh ngắt trang đó
3. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã đặt ngắt trang ngang giữa các hàng 21 và 22
4. Trong ví dụ của chúng tôi, tất cả các trang hiện hiển thị cùng một số hàng do thay đổi về ngắt trang

Để sửa đổi lề trong ngăn Xem trước

Lề là khoảng cách giữa nội dung của bạn và cạnh của trang. Đôi khi bạn có thể cần điều chỉnh lề để làm cho dữ liệu của bạn vừa vặn hơn. Bạn có thể sửa đổi lề trang từ ngăn In

1. Điều hướng đến ngăn In
2. Chọn kích thước lề mong muốn từ menu thả xuống Lề trang. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Narrow Margins
3. Lề trang mới sẽ được hiển thị trong ngăn Xem trước

Bạn có thể điều chỉnh lề theo cách thủ công bằng cách nhấp vào nút Hiển thị Lề ở góc dưới bên phải, sau đó kéo các điểm đánh dấu lề trong khung Xem trước