Sử dụng Excel rất phổ biến hiện nay hầu hết trong khắp các doanh nghiệp lớn nhỏ. Việc quản lý danh sách kho, nhân viên, nội dung công việc,... đều được list sẵn trên trang tính Excel. Yêu cầu số lượng như vậy cũng không tránh khỏi những nhầm lẫn trùng lặp các giá trị cần list, bởi vậy mà tính năng tìm giá trị trùng nhau ở 2 sheet trong Excel sẽ hỗ trợ việc tìm kiếm và lọc những trùng lặp nhanh gọn nhất. Trong bài viết dưới đây Unica sẽ bật mí với bạn đọc cách lọc dữ liệu trùng trong 2 sheet Excel nhanh chóng và chính xác nhất.
1. Hàm Vlookup
1.1. Hàm Vlookup là gì?
Hàm Vlookup trong học Excel hàm dò tìm dữ liệu trùng trong 2 sheet Excel được tích hợp sẵn trong Excel. Một trong những tác dụng lớn nhất của hàm này đó là dùng để đi tìm và lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện yêu cầu khác nhau. Chúng được hoạt động dựa trên những bảng dữ liệu có sẵn hoặc chỉ đơn giản là danh sách bất kỳ nào đó như bảng đánh giá kết quả - xếp loại học sinh, nhân viên, danh sách dữ liệu đơn hàng nhập kho - xuất kho, tổng hợp thông tin của nhân viên trong công ty...
1.2. Hàm vlookup có vai trò và vị trí gì trong mục đích lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet của Excel?
- Những ai đã từng tiếp cận với Excel thì mới thấy hệ thống hàm của Excel nhiều đến nhường nào, Vlookup là một hàm thuộc Excel được dùng thông dụng trong việc tìm kiếm dữ liệu, tạo lên sự liên kết các sheet với nhau, rộng và nâng cao hơn là việc kiểm tra và tìm kiếm dữ liệu theo yêu cầu cho trước hay nói cách khác hàm vlookup lọc các dữ liệu trùng nhau trong bảng dữ liệu.
- Một chức năng nâng cao khác là hàm còn được dùng để cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 file excel, được dùng khá phổ thông và hiện nay đã được cải thiện hơn so với bản cũ khiến việc lọc dữ liệu giữa các sheet trong Excel không còn phức tạp và khó khăn nữa.
2. Cách lọc trùng dữ liệu trong Excel
Để lọc các dữ liệu trùng nhau trong cùng một bảng tính Excel, bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở File Excel của bạn. Giữ chuột trái để bôi đen vùng dữ liệu cần lọc. Trên thanh công cụ, chọn Data, sau đó bạn chọn mục Remove Duplicates.
Bước 1
- Bước 2: Dùng chuột tích vào ô mà bạn muốn lọc dữ liệu. Sau đó nhấn OK.
Bước 2
Sau đó giao diện Excel sẽ hiển thị một bảng thông báo có bao nhiêu dữ liệu trùng bị loại bỏ và bao nhiêu dữ liệu còn lại.
Bước 3
Kết quả là phần mềm sẽ xóa những dữ liệu trùng nhau và sắp xếp dữ liệu còn lại theo thứ tự.
Bước 4
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong excel chuẩn nhất
3. Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 Sheet trên Excel
Cách dùng hàm vlookup để lọc dữ liệu trùng trước hết đó là việc tìm kiếm các dữ liệu trùng lặp để thực hiện thao tác cùng hàm Vlookup đó chính là cách lọc dữ liệu trùng trong 2 file excel.
Theo dõi ví dụ cụ thể để hiểu rõ hơn về cách làm:
- Bước 1: Đưa ra 2 bảng của 2 sheet, sheet 1 và sheet 2.
Sheet 1:
Hình 1
Sheet 2:
Hình 2
Với sheet 1 chúng ta có list các danh sách tên để lọc các value trùng
Sheet 2 là list các giá trị value gốc hay sẵn có.
- Bước 2: Tại sheet 1 --> nhấp chuột vào Formulas --> chọn Insert Function
Mở ra hộp thoại mới ta làm thao tác như hình và OK
Hình 3
- Bước 3: Sau khi Ok hộp thoại mới mở ra, thao tác tiếp theo là nhập giá trị vào từng vùng dữ liệu của Vlookup để tìm dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet trong Excel.
- Tại vùng dữ liệu thứ nhất Lookup_value nhấp vào sheet 1 > click vào tên đầu tiên trong bảng và tự động giá trị nhập vào vùng dữ liệu này sẽ được hiện trên cửa sổ.
- Vùng dữ liệu tiếp theo Table_array chọn vào sheet 2 > chọn tất cả vùng giá trị cần kiểm tra và tự động dữ liệu xuất hiện trên cửa sổ đang làm việc.
- Ở dòng nhập dữ liệu thứ 3 Col_index_num vùng này yêu cầu nhập số vị trí cột mà muốn kiểm tra dữ liệu nếu là trùng, ở đây sẽ nhập là 1 để kiểm tra trong bảng dữ liệu ở sheet 1.
Hình 4
- Phần cuối cùng thường hay để số 0
=> OK.
=> Đưa ra kết quả tại bảng sheet 1 tên người trùng
- Bước 4: Nhấp kéo giữ chuột từ ô đầu tiên xuống hết các giá trị dưới, được kết quả. Dữ liệu có kết quả là #N/A là những giá trị không trùng với dữ liệu khác.
Với cách tìm dữ liệu trùng trong 2 file Excel này rất đơn giản phải không bạn? bạn hãy áp dụng vào để lọc dữ liệu cho bảng tính của mình nhé.
>> Xem thêm: 5 Cách tính tuổi trong excel đơn giản và chi tiết nhất
>> Xem thêm: 3 Cách lọc số điện thoại trong Excel
4. Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A
Trong trường hợp cột kiểm tra dữ liệu có những ô không bị trùng lặp sẽ hiểu thị lỗi #N/A, nếu như vậy bạn có thể kết hợp với hàm ISNA để kiểm tra lỗi #N/A
Nếu dữ liệu là #N/A thì hàm ISNA sẽ trả về kết quả là TRUE và ngước lại nếu không phải thì hàm sẽ trả về giá trị FALSE.
Lúc này hàm IF sẽ kiểm tra điều kiện, nếu đúng thì sẽ trả về giá trị a mà bạn chỉ định, nếu sai thì trả về giá trị b mà người dùng chỉ định.
Bước 1: Tại Sheet 1 bạn nhập thêm 1 cột nữa để so sánh với cột Kiểm tra. Tại ô đầu tiên bạn sẽ nhập công thức dưới đây.
=IF[ISNA[VLOOKUP[Sheet1!C3,Sheet2!$C$2:$E$11,1,0]],"Không","Trùng"]
Hàm ISNA sẽ kiểm tra giá trị của hàm Vlookup. Nếu hàm Vlookup trả về lỗi #N/A thì hàm ISNA sẽ trả về giá trị TRUE. Trong đó #N/A là dữ liệu không trùng lặp nên hàm If sẽ trả về kết quả Không.
Nếu hàm VLOOKUP trả về giá trị cụ thể thì hàm ISNA sẽ trả về giá trị FALSE. Hàm IF sẽ trả về điều kiện sai là “Trùng”.
Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A
Bước 2: Kết quả ở ô đầu tiên sẽ thông báo Trùng. Tiếp tục kéo xuống những ô bên dưới sẽ được các thông báo khác nhau, tương ứng với từng giá trị.
Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 1
Bước 3: Như vậy bạn đã có kết quả thông báo Trùng và Không cho bảng kiểm tra. Cuối cùng chúng ta có thể xóa cột Kiểm tra để làm gọn bảng dữ liệu và giao diện bảng khoa học hơn khi không có báo lỗi #N/A.
Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 2
Kết quả bảng dữ liệu Sheet 1 hoàn chỉnh như hình.
Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 2
Chỉ việc thực hiện các thao tác cơ bản và đơn giản, người dùng có thể dễ dàng nhanh gọn việc check và lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 sheet trong excel rất chính xác rồi phải không ạ? Mong rằng những thông tin chúng tôi mang tới bạn nhiều hữu ích.
Ngoài kiến thức về lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng từ những giảng viên hàng đầu: Tại đây
Chúc các bạn thành công!
Tags: Excel
Công cụ Google sheet là một biện pháp thay thế Excel được nhiều người sử dụng. Trong đó cách lọc trùng trong Google sheet như thế nào là câu hỏi được quan tâm nhất. Dangvoweb sẽ giải đáp thắc mắc này của mọi người ở bài viết bên dưới.
Google sheet là gì?
Google Sheets còn được gọi là Google trang tính, là công cụ tạo và chỉnh sửa bảng tính online liên kết với Google Drive. Google Sheets tương tự như Microsoft Excel nhưng có tính năng vượt trội hơn.
Sử dụng Google Sheets có một số ưu điểm vượt trội như:
- Thao tác nhập liệu đơn giản, nhanh chóng
- Dễ dàng chia sẻ, đồng bộ và làm việc chung khi làm nhóm.
- Tự động cập nhật lưu dữ liệu liên tục không sợ dữ liệu bị mất khi quên lưu hoặc mất điện.
- Cung cấp thông tin cần thiết giúp người dùng cũng cố kiến thức về hàm số. Hạn chế hiểu sai, nhập sai cú pháp hàm.
Cách kiểm tra dữ liệu trùng trong Google Sheet
Khi làm việc trên Google Sheets người dùng dễ gặp tình trạng dữ liệu tính toán bị trùng. Kiểm tra tra xem dữ liệu Google Sheets có trùng lặp hay không bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Nhấp chuột bôi đen toàn bộ cột bạn muốn kiểm tra dữ liệu.
Bước 2: Bạn bấm vào ô Định dạng trên thanh công cụ và chọn Định dạng theo điều kiện.
Bước 3: Bảng quy tắc định dạng có điều kiện xuất hiện. Bạn điều chỉnh vùng Áp dụng cho phạm vi và Công thức tùy chỉnh là.
Bước 4: Ở ô Định dạng ô bạn nhập vào công thức =Countif[A:A;A1]>1
Lưu ý:
- Trong đó A là tên cột bạn muốn kiểm tra. Khi nhập công thức bạn phải đổi A thành tên cột tương ứng trong google sheet của mình.
- Nếu nhập dấu “;” không hợp lệ, bạn có thể thay bằng dấu “ ,”. Mỗi thiết bị đăng nhập sẽ có một quy chuẩn khác nhau.
Bước 5: Bấm vào ô Đã xong để hoàn tất điều chỉnh. Sau khi hệ thống lọc xong, những dữ liệu trùng nhau sẽ được highlight lên giúp bạn dễ dàng nhận biết.
Hướng dẫn cách lọc trùng dữ liệu trong Google sheet
Nếu phát hiện dữ liệu trùng lặp bạn phải nhanh chóng lọc trùng trong Google sheet. Hiện nay có rất nhiều cách lọc trùng khác nhau. Dưới đây mình sẽ hướng dẫn cho cách bạn 2 tip đơn giản nhất.
Lọc trùng dữ liệu bằng bộ lọc True – Fasle
Bộ lọc kiểm tra True – Fasle là một tiện ích quen thuộc và rất quan trọng trong Google sheet. Bạn có thể sử dụng tính năng này để lọc dữ liệu trùng lặp cho Google sheet. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn bấm chọn vào ô kế bên ô muốn lọc dữ liệu và nhập vào công thức =countif[A:A;A2]=1 và bấm Enter.
Bước 2: Di chuyển chuột vào góc dưới của ô cho đến khi xuất hiện dấu cộng đen. Bạn nhấn kéo copy công thức xuống các ô phía dưới.
Bước 3: Lúc này, bạn xem kết quả ở mỗi ô. Nếu hệ thống trả về kết quả TRUE nghĩa là dữ liệu không bị trùng. Ngược lại nếu là FASLE nghĩa là dữ liệu đã bị trùng.
Bước 4: Bạn bấm vào ô số 1 sau đó nhấn vào Dữ liệu và chọn Bộ lọc.
Bước 5: Bạn bấm vào ô Kiểu lọc và chọn kiểu TRUE – FASLE. Nghĩa là giữ lại dữ liệu không trùng [TRUE] và xóa đi dữ liệu trùng [FALSE].
Bước 6: Bạn bấm OK, trong giây lát những ô dữ liệu hiển thị kết quả FASLE sẽ bị xóa đi.
Lọc dữ liệu bằng tiện ích bổ sung
Bên cạnh bộ lọc True – Fasle, bạn cũng có thể sử dụng tiện ích bổ sung. Cách lọc trùng Google sheet với tiện ích bổ sung được thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn bấm vào ô Tiện ích bổ sung trên thanh công cụ và chọn Tải tiện ích bổ sung.
Bước 2: Bạn nhập từ khóa Remove duplicate vào ô tìm kiếm. Hệ thống hiển thị các kết quả có liên quan, bạn bấm chọn tiện ích Remove Duplicates của EXPAND9 [như hình minh họa].
Bước 3: Bạn bấm vào ô Cài đặt tiện ích sau đó nhấn chọn Tiếp tục.
Bước 4: Bạn nhập vào tài khoản gmail của mình rồi chọn Cho phép và Xong để tiến hành cài đặt tiện ích cho Google sheet.
Bước 5: Bạn quay lại trang Google sheet ban đầu, bấm vào mục Tiện ích mở rộng trên thanh công cụ. Bạn nhấn chọn tiện ích Remove Duplicates đã được thêm vào rồi chọn Start để kích hoạt tiện ích.
Bước 6: Bảng chọn Remove Duplicates xuất hiện, bạn bấm vào mục Select Columns. Đánh dấu tick vào cột mà bạn muốn lọc dữ liệu và nhấn Save.
Bước 7: Lúc này hệ thống sẽ lọc ra những dữ liệu bị trùng và hiển thị dưới dạng highlight màu vàng. Bạn chuyển tùy chọn Highlight ở mục And sau đó chọn Delete và bấm Search để tiến hành xóa các dữ liệu bị trùng.
Như vậy mình đã chia sẻ cho các bạn một số mẹo kiểm tra và lọc trùng Google sheet đơn giản. Mong rằng thông qua bài viết bạn có thể dễ dàng xử lý những rắc rối của mình. Hãy tiếp tục theo dõi và ủng hộ những bài viết tiếp theo của mình nhé.