Cách lưu tệp excel dưới dạng tệp văn bản được phân cách bằng dấu gạch ngang

Đôi khi, việc lưu tệp Excel dưới dạng tệp văn bản được phân tách đôi khi hữu ích, trong đó mỗi hàng của bảng tính là một dòng văn bản và các ô trong một hàng được phân tách bằng một ký tự gọi là dấu phân cách

Tín dụng hình ảnh. grinvalds/iStock/GettyImages

Đôi khi, việc lưu tệp Excel dưới dạng tệp văn bản được phân tách đôi khi hữu ích, trong đó mỗi hàng của bảng tính là một dòng văn bản và các ô trong một hàng được phân tách bằng một ký tự gọi là dấu phân cách. Một tùy chọn là sử dụng biểu tượng đường ống. dưới dạng dấu phân cách, điều này có thể hữu ích vì nó không xuất hiện trong hầu hết các bảng tính và sẽ không bị nhầm lẫn với một ký tự trong một trong các ô. Bạn có thể có một tệp trong ống xuất Excel được phân tách trên máy Mac hoặc PC

Hiểu định dạng bảng tính

Microsoft Excel và các chương trình bảng tính khác như Apple Numbers và LibreOffice Calc có các định dạng tệp tùy chỉnh riêng mà chúng thường sử dụng để lưu và tải dữ liệu. Điều đó thường tốt cho việc tự lưu trữ tệp và gửi chúng cho những người khác cũng sử dụng cùng một chương trình bảng tính, nhưng đôi khi có thể là một thách thức khi mở các tệp này trong các chương trình khác không phải lúc nào cũng phân tích cú pháp chúng một cách hoàn hảo

Video trong ngày

Một giải pháp cho vấn đề này là lưu bảng tính dưới dạng tệp văn bản được phân tách, chỉ đơn giản là văn bản thuần túy trong đó mỗi hàng nằm trên một dòng riêng biệt và các ô riêng lẻ được phân tách bằng ký tự phân cách. Các lựa chọn phổ biến cho dấu phân cách bao gồm dấu phẩy, dấu chấm phẩy, ký hiệu đường ống. và ký tự null, không hiển thị

Lưu tệp được phân định bằng đường ống trong Excel

Theo mặc định, Excel sẽ lưu các tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy, nhưng bạn có thể chuyển đổi Excel sang cài đặt tệp văn bản được phân tách bằng dấu sổ đứng hoặc một dấu phân cách khác mà bạn chọn bằng cách thay đổi cài đặt trong hệ điều hành của mình, cho dù bạn đang sử dụng PC Windows hay máy tính cá nhân.

Trên Windows, nhấp chuột phải vào nút Bắt đầu và nhấp vào Cài đặt. Sau đó, nhấp vào Thời gian & Ngôn ngữ, tiếp theo là Khu vực. Nhấp vào Cài đặt ngày, giờ và khu vực bổ sung, sau đó, bên dưới tùy chọn Khu vực, nhấp vào Thay đổi định dạng ngày, giờ hoặc số. Bấm vào Cài đặt bổ sung trên tab Định dạng rồi trên tab Số, hãy nhập một. ký hiệu hoặc bất kỳ ký hiệu nào bạn muốn sử dụng trong hộp Dấu tách danh sách và nhấp vào OK

Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy nhấp vào nút Apple ở trên cùng bên trái màn hình của bạn và chọn Tùy chọn hệ thống từ menu thả xuống. Chọn Ngôn ngữ & Vùng, sau đó nhấp vào nút Nâng cao. Bên dưới Dấu phân cách Số, thay đổi dấu phẩy cho dấu phân cách thập phân thành dấu gạch ngang hoặc ký hiệu khác mà bạn chọn, rồi bấm vào OK. Lưu ý rằng biểu tượng mới sẽ không chỉ được sử dụng cho các tệp được phân tách mà còn được sử dụng để phân tách các nhóm hàng nghìn, hàng triệu, v.v. , bằng số được hiển thị trên máy Mac của bạn, vì vậy, bạn có thể muốn thay đổi lại cài đặt này sau khi lưu tệp Excel dưới dạng dấu gạch ngang phân cách

Trên một trong hai hệ thống, sau đó bạn có thể sử dụng menu Lưu dưới dạng để tạo tệp được phân tách. Trong "Lưu dưới dạng", chọn CSV (được phân cách bằng dấu phẩy). Excel sẽ sử dụng dấu phân cách hệ thống thay vì dấu phẩy

Ưu điểm và nhược điểm của văn bản được phân tách

Các tệp văn bản được phân tách rất hữu ích vì về cơ bản bạn có thể mở chúng trong bất kỳ chương trình nào. Bạn thậm chí có thể mở chúng trong trình soạn thảo văn bản hoặc trình xử lý văn bản và chỉ cần đọc chúng dưới dạng văn bản, mặc dù đôi khi có thể khó theo dõi các cột khác nhau nếu văn bản có độ dài khác nhau trên các dòng khác nhau. Hầu hết các chương trình bảng tính và cơ sở dữ liệu đều có thể mở chúng và hầu hết các ngôn ngữ lập trình cũng vậy. Vì lý do đó, các tệp văn bản được phân tách thường được sử dụng để gửi dữ liệu giữa các chương trình

Tuy nhiên, một nhược điểm là chúng thường không chứa bất kỳ định dạng nào mà tệp bảng tính thông thường trong Excel sẽ có, chẳng hạn như phông chữ, kích thước văn bản và màu sắc. Nếu định dạng này quan trọng, bạn có thể cân nhắc sử dụng loại tệp khác để gửi dữ liệu qua lại

Microsoft Excel cho phép bạn xuất dữ liệu bảng tính sang một số định dạng phổ biến để sử dụng với các ứng dụng khác. Nếu bạn cần xuất dữ liệu sang một ứng dụng dựa trên Windows khác, rất có thể một trong các định dạng xuất Excel gốc sẽ hoạt động tốt. Trong hầu hết các trường hợp, nếu vẫn thất bại, bạn có thể xuất dữ liệu Excel ở định dạng CSV dựa trên văn bản hoặc Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy để sử dụng với trình chỉnh sửa văn bản/dữ liệu không thể đọc hoặc giải mã các loại tệp bảng tính phổ biến. Với một vài ứng dụng – thường được thiết kế cho Linux hoặc để sử dụng trên Web – bạn có thể phải lưu tệp ở định dạng được phân cách bằng dấu sổ đứng. Excel không cung cấp chức năng xuất riêng cho loại tệp này. Do đó, bạn phải thay đổi cài đặt vùng của Windows để lưu tệp ở định dạng được phân cách bằng dấu sổ đứng

1. 1

   Đóng Microsoft Excel nếu ứng dụng vẫn đang hoạt động. Nhấp vào nút “Bắt đầu”, sau đó nhấp vào “Bảng điều khiển. ” Nhấp vào tùy chọn “Khu vực và Ngôn ngữ”

2. 2

   Nhấp vào nút “Cài đặt bổ sung” trong cửa sổ Khu vực và Ngôn ngữ. Sau khi cửa sổ Định dạng tùy chỉnh mở ra, hãy tìm giá trị Dấu tách danh sách trên tab Số. Nhấp vào bên trong trường danh sách thả xuống và nhập “. ” biểu tượng trong không gian. Lưu ý “. ” biểu tượng nằm trên cùng một phím với biểu tượng “\” trên hầu hết các bàn phím

3. 3

   Nhấp vào nút “Áp dụng”, sau đó “OK” để đóng cửa sổ Khu vực và Ngôn ngữ

4. 4

   Mở lại Microsoft Excel trên máy tính của bạn. Nhấp vào tab "Tệp" trên thanh ribbon. Nhấp vào liên kết “Mở” và duyệt đến tệp sổ làm việc Excel mà bạn muốn lưu ở định dạng được phân cách bằng dấu sổ đứng. Đánh dấu tên tệp và nhấp vào nút "Mở"

5. 5

   Chỉnh sửa sổ làm việc Excel nếu cần. Nhấp vào tab "Tệp" trên thanh ribbon, sau đó nhấp vào tùy chọn menu "Lưu dưới dạng"

6. 6

   Duyệt đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp mới trong cửa sổ “Save As”. Nhập tên cho tệp định dạng được phân cách bằng dấu sổ đứng mới trong trường “Tên tệp”. Nhấp vào danh sách thả xuống “Lưu dưới dạng” và chọn tùy chọn “CSV (Được phân cách bằng dấu phẩy)”. Nhấp vào nút “Lưu”. Excel lưu tệp ở định dạng được phân cách bằng dấu sổ trong thư mục bạn đã chọn

   Làm cách nào để chuyển đổi tệp Excel thành tệp văn bản được phân cách bằng dấu gạch ngang?

   Chuyển đổi bảng tính của bạn thành tệp văn bản được phân định bằng tab .

   Mở menu File và chọn Save as. chỉ huy

   Trong hộp thả xuống Lưu dưới dạng, chọn Văn bản (được phân cách bằng tab) (*. txt) tùy chọn

   Chọn nút Lưu. Nếu bạn thấy thông báo cảnh báo bật lên, hãy chọn nút OK hoặc Yes

   Tệp CSV có thể được phân tách bằng đường ống không?

   Thật không may, tất cả các tệp CSV không được tạo hoặc định dạng theo cùng một cách, vì vậy bạn có thể gặp phải tình huống trong đó tệp CSV không tương thích với những gì bạn đang cố gắng thực hiện. Điều này có thể xảy ra nếu bạn có tệp CSV được phân tách bằng dấu phẩy nhưng bạn cần một đường dẫn hoặc. , tệp được phân cách .