Cách soạn thảo văn bản hành chính trên word 2010 năm 2024

Để soạn thảo một văn bản hành chính đạt yêu cầu đòi hỏi phải có các kỹ năng về tin học văn phòng và hiểu về các quy tắc. Trong bài viết sau đây, Phần Mềm Văn Phòng sẽ chia sẻ với các bạn cách soạn thảo văn bản hành chính trên word một cách chuyên nghiệp nhất.

Mô tả cơ bản bố cục chung của văn bản hành chính cần trình bày

Để có thể soạn thảo văn bản hành chính, trước hết bạn cần nắm rõ bố cục của một văn bản hành chính. Trong đó theo quy định, bố cục chung khi soạn thảo văn bản hành chính gồm 15 khu vực trình bày theo hình sau.

Quy ước từng khu vực mô tả sẽ đảm nhận một nội dung cụ thể mà buộc bạn phải trình bày rõ ràng là:

• Khu vực 1: Nơi ghi chép cho phần quốc hiệu.
• Khu vực 2: Nơi ghi chép cho tên cơ quan tổ chức phát hành văn bản.
• Khu vực 3: Nơi ghi số và ký hiệu văn bản.
• Khu vực 4: Nơi trình bày ngày tháng năm phát hành văn bản hành chính.
• Khu vực 5:
  • Khu vực 5a: Ghi rõ tên và trích yếu nội dung văn bản.
  • Khu vực 5b: Ghi rõ thông tin cho phần trích yếu nội dung.
• Khu vực 6: Nơi ghi nội dung chính của văn bản hành chính.
• Khu vực 7 (7a, 7b, 7c): Ghi lại thông tin quyền hạn, vị trí chức vụ, tên tuổi cũng như chữ ký của người sở hữu đủ thẩm quyền.
• Khu vực 8: Nơi đóng dấu xác nhận văn bản.
• Khu vực 9 (9a và 9B): Ghi thông tin nơi nhận.
• Khu vực 10:
  • Khu vực 10a: Khu vực dấu chỉ cho biết mức độ bảo mật văn bản.
  • Khu vực 10b: Khu vực dấu chỉ cho biết mức độ khẩn cấp văn bản.
• Khu vực 11: Khu vực dấu chỉ cho biết phạm vi điều hành văn bản.
• Khu vực 12: Đây là nơi hướng dẫn về dự thảo văn bản.
• Khu vực 13: Chính là nơi ghi chú ký hiệu người đánh máy, số lượng văn bản được phát hành.
• Khu vực 14: Sẽ là nơi ghi chép thông tin về địa chỉ liên hệ của tổ chức.
• Khu vực 15: Đây là nơi in ấn logo của cơ quan, tổ chức phát hành văn bản. Thông thường logo sẽ được in dạng chìm.

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo văn bản hành chính trên word

Cách soạn thảo văn bản hành chính trên word không đòi hỏi yêu cầu phức tạp gì. Tuy nhiên, để kiến tạo nên một văn bản hoàn chỉnh thì bạn cần phải thực hiện đầy đủ các công đoạn chính sau đây.

Font chữ và cỡ chữ sử dụng

Văn bản hành chính soạn thảo đúng chuẩn sẽ sử dụng bộ font chữ tiếng Việt Times New Roman. Bộ mã ký tự Unicode được định dạng theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP công bố. Riêng kích cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí cũng như thành phần của văn bản mà có thể thay đổi khác nhau.

Để thực hiện định dạng Font chữ, bạn mở word lên và nhấn vào “Home”. Sau đó, tại mục font chữ bạn click con trỏ xuống và tìm đến Times New Roman. Đồng thời có thể thay đổi kích thước chữ ngay cạnh.

Điều chỉnh font chữ cũng như kích thước chữ

Khổ giấy sử dụng

Hiện nay, mọi loại văn bản hành chính được công bố đều phải sử dụng khổ giấy A4 (kích thước 210 x 297mm) để trình bày. Văn bản được trình bày theo dạng chiều dài của khổ A4. Trường hợp văn bản có các bảng, biểu mẫu nhưng không trình bày theo dạng phụ lục riêng thì có thể trình bày văn bản theo chiều rộng.

Trong word, để chọn được khổ giấy A4, bạn hãy chọn vào “Layout” trên thanh công cụ. Khi tab Layout được mở, bạn chọn vào “Page Setup” rồi chọn tiếp “Size”. Các tùy chọn xuất hiện, bạn click vào khổ giấy A4.

Chọn khổ giấy A4

\>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách cộng tổng trong Word nhanh chóng, chính xác nhất

Cách căn lề

Theo tiêu chuẩn, văn bản cần được căn lề cân xứng với mép trên cách mép dưới 20 – 25mm. Cách mép trái 30 – 35mm và cách mép phải 15 – 20mm. Trong word, để có thể căn chỉnh lề bạn phải trải qua 2 giai đoạn chính.

Thứ 1: Trước khi soạn thảo

Bạn hãy mở word lên rồi chọn vào file. Tiếp đến, bạn click vào “Options” và chọn “Advanced” ở các tùy chọn. Tại giao diện bên phải, bạn click vào “Display”. Trong thư mục Display bạn hãy chuyển đổi đơn vị inch thành cm.

Các bước chuyển đổi

Để căn lề đúng chuẩn văn bản hành chính Việt Nam, bạn click vào “Layout” trên thanh công cụ của word. Sau đó, bạn vào “Page Setup” rồi click “Margins”. Các tiêu chuẩn căn lề hiển thị, bạn nhấn vào “Custom Margins”.

Chọn Custom Margins để thực hiện căn lề văn bản

Lưu ý, ở hộp thoại Margins bạn có thể thực hiện căn lề theo tiêu chuẩn vàng 2 – 2 – 3 – 2. Đồng thời, căn chỉnh thứ tự phía trên – Top, phía dưới – Bottom, bên trái – Left và bên phải – Right cụ thể. Hoàn thành, bạn click vào “OK”.

Thực hiện căn chỉnh lề

Thứ 2: Sau khi soạn thảo

Ngay khi soạn thảo văn bản hành chính xong, bạn hãy điều chỉnh giãn cách dòng. Bạn nhấn tổ hợp Ctrl + A để bôi đen văn bản. Sau đó, bạn click vào ô “Line and Paragraph Spacing” tại mục Home trên thanh công cụ để điều chỉnh dãn cách dòng. Kích thước tiêu chuẩn dãn dòng là 1.5 inches.

Giãn cách dòng

Tiếp đến, bạn Ctrl + A để bôi đen toàn bộ văn bản lần nữa và tiếp tục căn lề 2 bên theo đúng tiêu chuẩn văn bản hành chính.

Căn lề văn bản hành chính để hoàn thành

Cách viết số và các ký hiệu

Trong văn bản hành chính, số văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong năm được đăng ký ở Văn thư cơ quan theo quy định. Số văn bản sẽ được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp, Hội đồng, Ban, Tổ chức của cơ quan, tổ chức thì được ghi là “cơ quan ban hành văn bản”. Đồng thời, được sử dụng con dấu, chữ ký cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì lấy hệ số riêng.

Còn về ký hiệu văn bản sẽ gồm chữ viết tắt tên loại văn bản, chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức,…có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức,…ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Cách viết số và ký hiệu

Khi soạn thảo bạn cần chú ý:

• Số, ký hiệu văn bản được đặt cạnh giữ dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bằng.
• Số trình bày bằng chữ thường. Kích cỡ chữ 13. Kiểu chữ đứng. Sau từ số là dấu hai chấm.
• Đối với số nhỏ hơn 10 cần phải ghi thêm số 0 phía trước.
• Ký hiệu văn bản phải trình bày bằng chữ in hoa. Kích cỡ chữ 13 theo dạng kiểu chữ đứng.
• Giữa số và ký hiệu cần có dấu gạch chéo. Giữa các nhóm chữ viết tắt ở ký hiệu văn bản phải có dấu gạch nối, không cách chữ.

Các quy ước viết tắt

Một khi trình bày văn bản hành chính, bạn cần phải ghi nhớ các quy ước viết tắt tên loại văn bản. Quy ước cụ thể được nêu rõ ở Phụ Lục 1 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011 của Bộ Nội Vụ. Chi tiết quy ước viết tắt như sau:

Quy ước viết tắt được ban hành

Cách ghi tên cơ quan

Để tránh sai sót và không làm mất đi giá trị của văn bản bạn hãy luôn nhớ rằng:

• Tên cơ quan, tổ chức ban hành sẽ gồm tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản & tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp nếu có.
• Tên cơ quan, tổ chức được viết tắt những cụm từ thông dụng. Khi trình bày sử dụng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng.
• Tên cơ quan, tổ chức trình bày bằng chữ in hoa. Cỡ chữ tiêu biểu là 12 – 13, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cạnh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền với độ dài bằng 1/3 hoặc ½ độ dài dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.

Cách ký tên và đóng dấu

Chữ kỹ trong văn bản hành chính của người có quyền hạn cần được thực hiện:

• Trường hợp thay mặt tập thể thì ghi thêm chữ viết tắt TM vào trước tên tập thể lãnh đạo.
• Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì ghi chữ viết tắt Q vào trước chức vụ người đứng đầu.
• Trường hợp ký thay người đứng đầu thì phải ghi chữ KT vào trước chức vụ.
• Trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ TL vào trước chức vụ.
• Trường hợp ký thừa ủy quyền thì ghi chữ viết tắt TUQ vào trước chức vụ.
  Cách ký tên chức vụ

Còn về quy định đóng dấu thì:

• Đóng dấu cơ quan, tổ chức bên trái chữ ký. Yêu cầu trùm lên 1/3 chữ ký.
• Đóng dấu treo: Đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Đóng dấu giáp lai: Đóng vào khoảng giữa mép phải văn bản hoặc phụ lục văn bản. Yêu cầu trùm lên một phần tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ.

Trên đây là hướng dẫn cơ bản cách soạn thảo văn bản hành chính trên word đơn giản. Rất mong rằng, qua giải của phanmemvanphong.vip bạn sẽ có cái nhìn cụ thể nhất và thực hiện thành công khi có nhu cầu.