Cách tách file PowerPoint

Tổng hợp 11 cách giảm dung lượng file PowerPoint đơn giản, hiệu quả

Các file thuyết trình PowerPoint thường có rất nhiều hình ảnh, gif, video nhúng, biểu đồ,... và chúng thường chiếm nhiều không gian lưu trữ, làm chậm hiệu suất phát lại và không thể gửi được do vượt quá giới hạn kích thước cho phép. Hãy cùng Thế Giới Di Động tổng hợp 11 cách giảm dung lượng file PowerPoint qua bài viết dưới đây nhé!

1. Chuyển bản trình bày sang định dạng PPTX

Microsoft đã phát hành định dạng PPTX trong Office 2007. Phiên bản PPTX là một dạng file nén ZIP với công dụng nén tất cả nội dung chứa trong file thuyết trình. Do đó nếu bạn có file PPT dung lượng lớn và chuyển đổi nó sang file PPTX, bạn sẽ thấy kích thước file giảm đi đáng kể.

Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.

Bước 2: Chọn Info.

Bước 3: Chọn Convert.

Bước 4: Đổi định dạng thành *.pptx > Chọn Save.

2. Nén tất cả ảnh trong file PowerPoint

Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.

Bước 2: Chọn Save as.

Bước 3: Chọn ổ đĩa bạn muốn lưu > Chọn Tools > Chọn Compress Pictures.

3. Chèn hình ảnh vào bài thay vì sao chép

Không thể phủ nhận việc sử dụng chức năng sao chép và dán [copy and paste] để chèn hình ảnh từ một nguồn khác vào bài thuyết trình PowerPoint sẽ tiện lợi hơn nhiều so với việc sử dụng tính năng chèn ảnh từ tập tin truyền thống.

Tuy nhiên, mặt trái của việc làm này là dung lượng tập tin sẽ bị tăng lên đáng kể. Lý do nằm ở chỗ, khi bạn sao chép và dán, PowerPoint sẽ chèn ảnh vào tập tin thuyết trình với định dạng BMP hoặc PNG [các định dạng file ảnh không nén / nén không mất dữ liệu]. Do vậy, dung lượng của chúng chắc chắn sẽ lớn hơn rất nhiều so với định dạng file nén JPG.

Để đảm bảo hình ảnh của bạn được chèn đúng định dạng, bạn chọn Insert > Pictures > This Device.

4. Chỉnh sửa hình ảnh bằng công cụ trước khi chèn vào file

Khi bạn chèn hình ảnh vào PowerPoint, tốt nhất bạn nên kiểm tra kĩ để tránh phải chỉnh sửa thêm gì bên trong phần mềm thuyết trình này. Nếu cần sửa ảnh, tốt nhất bạn nên sử dụng một phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên biệt như Photoshop, Lightroom,... bởi vì khi bạn sử dụng PowerPoint để chỉnh sửa ảnh, phần mềm sẽ lưu trữ tất cả các thao tác chỉnh sửa của bạn vào tập tin thuyết trình. Chẳng hạn, khi bạn đổi một bức ảnh từ ảnh màu sang đen trắng, PowerPoint vẫn lưu trữ toàn bộ dữ liệu của bức ảnh màu gốc. Như vậy, tập tin PowerPoint của bạn sẽ bị "phình" to ra rất nhiều.

Nếu máy tính của bạn không có các phần mềm chỉnh sửa ảnh phụ trợ, hoặc vì một lý do nào đó bạn buộc phải sử dụng PowerPoint, đừng quên thiết lập để PowerPoint loại bỏ tất cả các dữ liệu thừa sau mỗi lần chỉnh sửa. Mặc dù thao tác này không giúp giảm được nhiều dung lượng tập tin như các phương pháp khác, song vẫn rất đáng để thử.

5. Dẫn liên kết thay vì chèn file, video có dung lượng cao vào bài

Thực tế, các file có nội dung đa phương tiện như video, file nhạc, các file doc, excel,... có dung lượng khá lớn. Nếu chèn vào PowerPoint sẽ khiến tệp nặng hơn. Chính vì vậy, bạn nên sử dụng các đường liên kết cho các file này thay vì chèn trực tiếp vào bài.

Bước 1: Chọn tab Insert > Chọn Link.

Bước 2: Chọn file bạn muốn chèn > Chọn OK.

6. Tắt tính năng AutoRecover

AutoRecover là một công cụ thiết yếu của Office giúp sao lưu tài liệu thường xuyên và cung cấp cho bản khôi phục trong trường hợp xảy ra sự cố mất điện, tắt máy đột ngột mà bạn chưa kịp lưu. Trong suốt quá trình làm việc tính năng này sẽ tự động lưu một số thông tin vào file và làm dung lượng của nó tăng lên.

Lưu ý: Bạn chỉ nên thực hiện cách này nếu thực sự cần thiết, chúng tôi không khuyến khích bạn tắt tính năng này.

Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.

Bước 2: Chọn More > Chọn Options.

Bước 3: Chọn Save > Bỏ dấu tick ở mục Save AutoRecover information every...minutes.

7. Tắt chế độ nhúng font chữ

Một tính năng khác của PowerPoint cũng có thể làm tăng đáng kể kích thước bản trình chiếu là Embed fonts in the file. Trong một số trường hợp đặc biệt, tùy chọn này giúp giảm thiểu các lỗi khó chịu khi hiển thị bản trình chiếu trên máy của người đọc do máy bị thiếu hoặc lỗi font. Tuy nhiên trong phần lớn trường hợp và nếu bạn không có tiêu chuẩn quá cao, tắt tính năng này sẽ giúp giảm nhiều MB dung lượng tùy kích thước file.

Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.

Bước 2: Chọn More > Chọn Options.

Bước 3: Chọn Save > Bỏ dấu tick ở mục Embed fonts in the file.

8. Tắt tùy chọn lưu ảnh thu nhỏ

Office đã cho phép người dùng lưu hình ảnh thu nhỏ của bài thuyết trình để có thể xem trước file khi tìm kiếm file trong File Explorer. Và tùy chọn này sẽ khiến file thuyết trình tăng dung lượng đáng kể. Chính vì thế, việc tắt tính năng này giúp file của bạn nhẹ đi rất nhiều.

Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.

Bước 2: Chọn Info.

Bước 3: Chọn Properties > Chọn Advanced Properties.

Bước 4: Chọn Summary > Bỏ chọn Save preview picture > Chọn OK.

9. Sao chép tất cả slide sang bản trình bày mới

Trong khi bạn đang tạo bản trình bày của mình, PowerPoint sẽ lưu những thứ khác nhau trong nền để giúp bạn giải quyết. Tuy nhiên, đây là những thông tin bạn không cần, do đó sao chép nội dung sang một bản trình bày mới có thể là giải pháp tốt cho vấn đề này.

Mặc dù cách này hơi rắc rối một chút vì bạn cần sao chép và dán từng trang slide sang bản trình bày mới, nhưng bản mới này sẽ không lưu bất cứ thông tin nền, thông tin AutoRecover hoặc phiên bản trước của file. Từ đó, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong kích thước và có thể giảm đi đáng kể dung lượng file PowerPoint.

10. Xóa và ẩn thông tin cá nhân khỏi file PowerPoint

Microsoft Office sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của bạn [như tên tác giả] và các thuộc tính ẩn trong bản trình bày. Các thông tin như vậy cũng sẽ chiếm dung lượng của file PowerPoint. Chính vì vậy, việc loại bỏ thông tin này có thể giúp bạn tiết kiệm một chút không gian.

Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File ở trên cùng bên trái.

Bước 2: Chọn Info.

Bước 3: Chọn Check for Issues > Chọn Inspect Document.

Bước 4: Chọn Inspect.

Bước 5: Trong Document Properties and Personal Information, chọn Remove All.

11. Giải nén file PowerPoint

Như đề cập ở trên, file PPTX là file nén, vì thế nó nhỏ hơn file PPT cũ. Điều này có nghĩa là bạn có thể mở nó bằng công cụ như 7-Zip hoặc WinRar, trích xuất tất cả các file từ PPTX, thêm chúng vào lưu trữ nén, sau đó đổi tên file thành đuôi PPTX. Tuy nhiên, cách này khi sử dụng với file Word có thể làm hỏng tập tin và trên file PowerPoint nó chỉ giảm ít dung lượng. Do đó nếu thực hiện cách này, bạn nên sao lưu trước một bản copy để đề phòng sự cố xảy ra.

Bước 1: Nhấn chuột phải vào file PowerPoint > Chọn Add to archive.

Bước 2: Chọn định dạng file nén > Chọn OK.

Hy vọng sau khi tham khảo bài viết này bạn có thể biết cách giảm dung lượng file PowerPoint. Cám ơn các bạn đã theo dõi bài viết, hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo!