Zalo hiện nay là ứng dụng chat và mạng xã hội của Việt Nam được nhiều người ưa chuộng nhất. Ngoài việc là ứng dụng giao tiếp, tìm bạn bè, hội nhóm… bạn còn có thể dùng để quản lý công việc, phân công nhiệm vụ, và chat nhóm tính năng này có tên là ZALO To-Do. Hiện nay ở một số công ty, cũng như nhóm học tập đang dùng Zalo To-do để nâng cao hiệu quả công việc.
ZALO To-do hay còn gọi là tính năng Giao việc được VNG giới thiệu dành cho những người thường làm việc nhóm. Việc này giúp bạn quản lý công việc thuận tiện hơn, tránh nội dung bị trôi quá xa và dễ tìm lại các nội dung chat trước đó. Bạn sẽ tránh được tình trạng bỏ sót công việc, chậm tiến độ hay khó theo dõi tiến trình công việc nhóm.
Điều này phần nào dẫn tới công việc bị bỏ sót, chậm deadline, hay khó theo dõi tiến độ công việc của nhóm.
Nếu bạn là trưởng nhóm hoặc quản lý thì giao việc cho nhân viên và quản lý tiến trình rất quan trọng. Zalo To-Do giúp bạn giao việc bằng tin nhăn trên Zalo. Nội dung công việc sẽ được tập hợp thành danh sách chung để quản lý. Tính năng Giao việc này cũng giúp thông báo mỗi khi công việc có cập nhật mới. Bạn sẽ tránh được việc trễ Deadline do sếp hoặc cấp trên giao.
Để sử dụng tính năng giao việc trên Zalo To-Do, bạn có thể làm theo hai phương thức sau:
- Phương thức 1: Giao việc bằng tin nhắn đã gửi. Tức là xem lại tin nhắn cũ và chọn giao việc bằng nội dung tin nhắn đó.
- Phương thức 2: Chủ động soạn nội dung giao việc cho người cần nhận.
Cách 1:
Trong khung chat bạn gõ @tên-người-nhận-việc + nội dung giao việc. Sau đó click vào nút Giao việc xuất hiện ở dưới tin nhắn vừa gửi.
Cách 2:
Rê chuột tới tin nhắn cũ đã gửi, bạn sẽ thấy menu ẩn xuất hiện bên trái. Bạn chọn vào biểu tượng ☑ Giao việc để tạo danh sách quản lý công việc.
Cách 1:
Click vào biểu tượng☑ Giao việc ở thanh công cụ ngay cửa sổ trò chuyện.
Cách 2:
Mở danh sách công việc, chọn biểu tượng giao việc
Như vậy bạn đã hoàn thành bước đầu giao việc. Tiếp theo bạn sẽ ghi nội dung công việc được giao:
- Tiêu đề: bạn nên đặt ngắn gọn để dễ quản lý
- Nội dung: phần việc sẽ giao cho người nhận
- Giao cho: bạn có thể giao cho một hoặc nhiều người cùng 1 nội dung công việc
- Hiện người theo dõi: là người sẽ theo dõi tiến độ công việc nhưng không thực hiện công việc đó.
- Người nhận việc phải là người có kết bạn Zalo với bạn
- Các trạng thái cập nhật công việc sẽ được thông báo tới người tạo việc, người được giao và người theo dõi.
- Thời hạn: là Deadline của công việc, bạn phải hoàn thành trước thời gian được giao hoặc chọn không thời hạn
Để thiết lập thời hạn cho công việc, bạn hãy nhấn chuột vào biểu tượng cuốn lịch ở mục thời hạn [hoặc nhấn vào dòng chữ “Không thời hạn”], một cửa sổ chọn ngày và giờ sẽ hiện lên để bạn lựa chọn.
Sau khi điền đầy đủ thông tin bạn chỉ cần nhấn nút “Giao việc”. Như vậy công việc mới đã được giao thành công rồi. Trong cửa sổ chat của người được giao việc sẽ hiển thị về nội dung công việc. Bạn có thể Bình luận, nhắc nhở hoặc xem chi tiết lại nội dung việc đã giao.
Bạn truy cập vào Website //zalo.me/pc để tải Zalo PC phiên bản mới nhất và sử dụng tính năng Giao việc!
Khi làm việc nhóm Zalo, người dùng thường bị trôi tin nhắn, khó tìm lại tin nhắn quan trọng, bỏ sót công việc được giao, khó theo dõi tiện độ công việc của mình. Chính vì vậy, Zalo To-Do hay còn gọi là tính năng Giao việc ra đời, giúp nâng cao hiệu suất công việc lên đáng kể.
Tính năng Giao việc giúp người dùng giao việc từ tin nhắn rất thuận tiện, rồi tổng hợp thành danh sách chung. Sau đó gửi thông báo về thời hạn cần hoàn thành, giúp quản lý công việc dễ dàng hơn, tránh bỏ sót công việc được giao.
Hướng dẫn sử dụng Zalo To-do trên máy tính
Để giao việc cho ai đó, người giao việc và người nhận việc phải là bạn Zalo của nhau. Sau đó thực hiện theo hướng dẫn trong bài viết dưới đây:
Hướng dẫn giao việc trên Zalo PC và Zalo Web
Zalo PCZalo cho Mac Zalo Web
Giao việc cho thành viên trong nhóm
Bước 1: Đầu tiên, chọn chức năng Giao việc trên Zalo bằng 1 trong 3 cách sau:
Cách 1: Chọn biểu tượng Giao việc trên thanh công cụ ở giao diện chat nhóm.
Cách 2: Giao việc bằng cách chọn biểu tượng Giao việc khi nhấn chuột trái vào tin nhắn bất kỳ trong đoạn hội thoại.
Cách 3: Nhấn vào biểu tượng Thông tin cuộc trò chuyện ở góc trên bên phải cửa sổ trò chuyện, chọn mục Thành viên.
Trong mục Quản lý thành viên, sẽ hiện ra danh sách thành viên tham gia cuộc trò chuyện cùng với nút Giao việc bên cạnh những người đã kết bạn Zalo với bạn.
Bước 2: Sau khi chọn chức năng Giao việc, sẽ xuất hiện cửa sổ Giao công việc mới, bạn cần điền đầy đủ thông tin sau:
- Tiêu đề: Tên công việc cần hoàn thành, chẳng hạn như: Chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp, Lên kế hoạch đi chơi, Viết kế hoạch cho buổi họp sắp tới.
- Nội dung: Nhập nội dung công việc muốn giao.
- Giao cho: Có thể điền tên người sẽ thực hiện công việc này, có thể là bạn, một hay nhiều đồng nghiệp khác.
- Theo dõi: Là người có thể nhìn thấy, giám sát trạng thái công việc này nhưng không trực tiếp thực hiện.
- Thời hạn: Điền rõ thông tin thời hạn phải hoàn thành công việc, tính chính xác đến giờ, phút, ngày, tháng, năm hoặc chọn “Không thời hạn”.
Sau khi điền xong, nhấn vào Giao việc.
Lưu ý:
- Chỉ hỗ trợ thêm thành viên trong nhóm trò chuyện có kết bạn Zalo với bạn vào mục Giao cho và Theo dõi.
- Các cập nhật trạng thái công việc sẽ được thông báo tới người tạo việc, người được giao và người theo dõi.
Bước 3: Khi giao việc thành công sẽ xuất hiện thông báo "Chúc mừng bạn đã giao việc thành công!".
Bước 4: Sau đó, trong nhóm trò chuyện của người giao việc sẽ hiện lên bảng thông tin như sau:
Giao việc đích danh cho 1 người
Bước 1: Chọn biểu tượng To-Do ở thanh công cụ bên trái màn hình. Trong cửa sổ To-Do [Công việc], chọn biểu tượng thêm mới.
Bước 2: Cửa sổ Giao công việc mới xuất hiện, điền đầy đủ các thông tin như sau:
- Tiêu đề: Tên công việc cần hoàn thành.
- Nội dung: Là thông tin nội dung công việc cụ thể.
- Giao cho: Tên người thực hiện công việc được giao.
- Thời hạn: Điền rõ thông tin thời hạn phải hoàn thành công việc.
Khi điền xong thông tin, nhấn vào nút Giao việc.
Bước 3: Lập tức cửa sổ trò chuyện của bạn và người được giao việc sẽ hiển thị cùng với thông báo về tình trạng công việc được giao. Nhờ đó, người dùng quản lý, tìm lại và theo dõi trạng thái các công việc dễ dàng hơn.
Cách nhận việc trên Zalo PC và Zalo Web
Khi được người bạn nào đó giao việc, trong cửa sổ trò chuyện của bạn và người đó hoặc trong nhóm trò chuyện sẽ xuất hiện bảng như hình dưới.
Bước 1: Để nhận việc nhấn vào Nhận việc. Công việc đã nhận sẽ được chuyển trực tiếp vào danh mục “Chưa xong” thuộc danh mục lớn “Cần làm”.
Bước 2: Khi bạn hoàn tất công việc được giao, chọn Hoàn thành.
Bước 3: Ngay lập tức cửa sổ Hoàn thành công việc xuất hiện, nhấn vào nút Đồng ý. Công việc sẽ chuyển sang danh mục Đã xong thuộc danh mục lớn Cần làm.
Lưu ý: Trường hợp gần đến hạn, đến hạn cần hoàn thành công việc Zalo sẽ hiển thị nhắc nhở. Khi quá hạn cũng nhận được thông báo giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào.
Cách kiểm tra, cập nhật tiến độ công việc trên Zalo
Bạn có thể chủ động theo dõi các nội dung công việc mình giao, nhận, theo dõi ngay trong cửa sổ Giao việc của Zalo:
- Tôi giao: Theo dõi, kiểm tra tiến độ của các công việc bạn giao.
- Cần làm: Theo dõi, kiểm tra tiến độ của các công việc bạn nhận thực hiện.
- Theo dõi: Theo dõi, kiểm tra tiến độ của các công việc giao cho các thành viên trong nhóm mà bạn nằm trong danh sách theo dõi.
Ngoài ra, còn dễ dàng lọc và tìm kiếm tình trạng công việc nhờ bộ lọc thông minh. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng mũi tên xổ xuống bên cạnh chữ Khác để lựa chọn tìm kiếm công việc: Chưa xong, Đã xong, Chưa nhận, Đã nhận, Quá hạn.
Video hướng dẫn sử dụng tính năng giao việc trên Zalo PC
Xem thêm
Với Zao To-Do, bạn quản lý công việc thuận tiện hơn rất nhiều, không phải mất quá nhiều thời gian để ghi nhớ, tìm kiếm nữa.
Chúc các bạn thực hiện thành công!
Cập nhật: 26/10/2020