Cài đặt lời chào cho tổng đài Panasonic NS300

Hướng dẫn sử dụng tổng đài Panasonic KX-NS300. Chuyển máy, Cướp máy, Gọi đi bằng Password, đàm thoại hội nghị, ghi âm lời chào

Hướng dẫn sử dụng tổng đài KX-NS300

1.   Thực hiện cuộc gọi :

* Gọi nội bộ: Nhấc máy → Ext Số máy nhánh.

* Gọi ra bên ngoài: Nhấc máy 9 → Số điện thoại cần gọi

2. Gọi bằng mã: (Account Code)

* Nhấc máy → *47* → Mã (Verified code + PIN code) → 9 → Số điện thoại.

3. Chuyển máy

* Từ máy lễ tân: Đang đàm thoại Nhấn  TRANSFER  hoặc  FLASH →   Ext  Số  máy  nhánh  cần  truyền  tới →   Đặt  máy xuống.

* Từ máy lẻ thông thường: Đang đàm thoại nhấn  FLASH →   Ext  Số  máy  nhánh  cần  truyền  tới →   Đặt  máy xuống.

4. Cướp cuộc gọi (Nhấc máy thay)

* Cướp trực tiếp máy nhánh: Nhấc máy → *41 → Ext Số máy nhánh

* Cướp theo nhóm: Nhấc máy → *40 01 (trong đó 01 là số nhóm mặc định)

(Thay đổi nhóm: Vào PBX Configuration -> Extension -> Wired extension -> Extension settings -> Tại cột User Group, mặc định tất cả là 1 tức là group 01)

5. Conference: (Đàm thoại hội nghị)

* Bàn lễ tân: Đang nói → CONF hoặc TRANSFER → Số điện thoại thứ 3 (có thể gọi số bên ngoài, nhớ bấm 9 hoặc 0 trước khi gọi) → Nói chuyện riêng → CONF → nói chuyện 3 bên. (Tiếp tục làm như vậy để mời bên thứ 4, 5 … đến 8, vào nói chuyện cùng)

* Điện thoại thường: Đang nói → FLASH hoặc dập tổ hợp → Số điện thoại → Nói chuyện riêng → FLASH hoặc dập tổ hợp → 3 → Nói chuyện 3 bên. (Chỉ thiết lập được cuộc gọi 3 bên)

6. Khoá bàn phím: (Ext lock)

* To lock (khoá)   : Nhấc máy → Nhấn *77 → 1 → TÚT… → Đặt máy xuống.

* To Unlock (mở khoá)  :  Nhấc  máy →  Nhấn *77 → 0 →  Mã Ext  PIN → TÚT… → Đặt máy xuống .

(Extention PIN được tạo ra bằng lệnh 005  hoặc mục 4.1.1 Extention Settings với lập trình

bằng PC)

7.  Xoá dịch vụ đã cài đặt tại các số nội bộ: (Reset your Extention)

  Nhấc máy → *790 hoặc *7900 → TÚT… →         Đặt máy xuống

8. Tránh làm phiền: (DND– Tắt chuông)

  Nhấc máy → *71 →    0: Tất cả          → 1: Đặt / 2: Bỏ → TÚT… → Đặt máy xuống

                                1: Cuộc gọi từ bên ngoài

                                2: Cuộc gọi nội bộ

9.  Call Forward: (Chuyển hướng cuộc gọi )

Nhấc máy   → *71 →  Loại cuộc gọi (0-2) -> Mã dịch vụ (0-5)  →   số điện thoại cần chuyển   → #

Trong đó:

* Loại cuộc gọi:

0 – Cả gọi nội bộ và gọi từ ngoài vào;

1: Cuộc gọi từ ngoài trung kế bưu điện vào;

2: Chỉ cuộc gọi nội bộ

* Mã dịch vụ:

0: Hủy dịch vụ chuyển

2 : Tất cả các cuộc gọi

3 : Khi bận

4 : Không trả lời

5 : Bận / Không trả lời

Ví dụ 1: Các cuộc gọi đến máy 100 sẽ tự động chuyển sang máy 101

– Thao tác tại máy 100: Nhấc máy *710 2 101#

Ví dụ 2: Các cuộc gọi đến máy 100 sẽ tự động chuyển đến số di động 0915.185.389

– Thao tác tại máy 100: Nhấc máy *710 2 9 0915.185.389# (thêm số 9 để chiếm trung kế gọi ra ngoài)

Ví dụ 3: Hủy các dịch vụ chuyển cuộc gọi (forward)

– Thao tác tại máy 100: Nhấc máy *710# hoặc *7100# hoặc *710

10. Đặt thời gian không trả lời:

–  Nhấc máy → *713 → Thời gian (tính bằng giây [00 → 99]) → TÚT → Đặt máy xuống.

11. Khoá bàn phím từ xa:  

  *  Mở Khoá      : Nhấc máy → *78 → 2 → Ext Số máy nhánh → Đặt máy xuống .

    *  Khoá            : Nhấc máy → *78 → 3 → Ext Số máy nhánh → Đặt máy xuống .

12. Ghi âm lời chào tổng đài điện thoại Panasonic 

* Ghi âm: Nhấc máy ấn *361 501 sau tiếng tút thì đọc.đoc xong ấn STORE để lưu lại.

* Nghe lại: Muốn nghe lại nhấc máy ấn *362 501 để nghe lại .

* Xóa lời chào: *360 501

Nếu bạn chưa theo dõi phần trước, mời bạn xem lại phần trước

5. Khai báo gọi vào:

5.1. Khai báo múi giờ làm việc: PBX configuration -> System -> Week Table

• Chế độ chuyển múi giờ ngày đêm: Automatic
• Giờ làm việc (Day) từ 8h sáng -> 17h chiều và sáng thứ 7
• Giờ nghỉ (Night) là các giờ còn lại

Hoặc có thể điều chỉnh theo ý muốn bằng cách chuyển chế độ múi giờ ngày đêm: Manual

*** Cài đặt thời gian làm việc trong tuần đổ về số tổng đài, ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ đổ vào số bất kỳ

• Bước 1: Vào PBX configuration -> System -> Week Table -> Manual -> Time Setting (tạo lịch làm việc theo ý muốn)

• Bước 2: Gán 1 số ext bất kỳ dùng để Forward đi (ở đây ví dụ dùng số 139)

– Vào PBX configuration -> Extension -> Wired extension -> Extension setting -> CLIP -> Gán số ext với số điện thoại tương ứng tại cột CLIP ID

• Bước 3: Thiết lập chế độ làm việc của số muốn FWD đi

– Vào PBX configuration -> CO & Incoming Call -> DDI/DDI Table -> ở cột DDI/DID Destination Night -> chọn số ext đã gán ở Bước 2, để Forward đi

• Bước 4 : Nhập số điện thoại cần chuyển đến

– Vào PBX configuration -> Extension -> Wired extension -> FWD/DND -> chọn số ext cần Forward và nhập số muốn chuyển máy tới tại For external calls -> chọn Alls

– Vào PBX configuration -> Extension -> Wired extension -> Extension setting -> FWD/DND -> số ext muốn FWD đi đã được gán số cần FWD tới

5.2. Cài đặt đổ chuông vào máy lẻ bất kỳ:

– Vào PBX configuration -> CO & Incoming Call -> DIL table & Port Settings

Ví dụ như hình dưới:

• CO1 (trunk1/PSTN1) cả ngày và đêm gọi vào đổ vào máy 105
• CO2-6: ban ngày đổ vào 101, giờ nghỉ đổ vào 200

5.3. Cài đặt đổ chuông vào nhóm máy lẻ trượt từ thấp đến cao:

• Bước 1: đưa các máy vào cùng nhóm: Vào PBX configuration -> Group -> Extension Hunting Group

• Bước 2: Thiết lập đổ chuông: Vào PBX configuration -> CO & Incoming Call -> DIL table & Port Settings -> Đánh số đầu nhóm ở bước 1 là 101 vào các Port cần đổ chuông

5.4 Cài đặt đổ chuông vào nhóm máy lẻ và phân phối cuộc gọi đều:

• Bước 1: Vào PBX configuration -> Group -> Incoming call distribution Group -> Group settings

• Bước 2: Vào PBX configuration -> CO & Incoming Call -> DIL table & Port Settings -> điền 601 vào cho nhóm ở bước 1, 200 cho bảo vệ hoặc số bất kỳ

5.5. Cài đặt lời chào -> bấm số máy lẻ người cần gặp

• Bước 1: Mã số lời chào mặc định như hình sau, mỗi số tương ứng với 1 lời chào riêng biệt.

– Vào PBX configuration -> Optional Device -> Voice message -> Disa message -> như hình dưới mặc định

• Bước 2: Cài đặt gọi vào lời chào

– Vào PBX configuration -> CO & Incoming call -> DIL table & Port Settings -> điền mã lời chào như xem ở Bước 1

– Ghi âm lời chào: Nhấc máy -> *361+ mã số lời chào (từ 501-564, xem ở bước 1) -> tút > đọc lời chào -> store hoặc cúp máy (không ghi âm được xem chú ý ở dưới)

– Nghe lại lời chào: Nhấc máy -> *362+ mã số lời chào (từ 501-564, xem ở bước 1)

Ví dụ: Gọi vào phát lời chào -> bấm 0 gặp lễ tân, bấm 1 phòng kinh doanh (có 3 máy), bấm 2 phòng kỹ thuật…

• B1: Làm lần lượt Bước 1 đến Bước 3 ta có lời chào mã số là 501
• B2: Tạo nhóm phòng ban -> làm như mục 5.3_Bước 1 (ta có nhóm 601 “phòng kinh doanh”, 602 “phòng kỹ thuật…)
• B3: Vào PBX Configuration -> Optional device -> Voice message -> Disa message -> như hình dưới

Vậy gọi vào lời chào mã số 501: khách hàng bấm 0 thì đổ vào máy lẻ 100, bấm 1 đổ vào nhóm 601, 2 đổ vào nhóm 602

* Chú ý 1 số tùy chỉnh:

a. Gọi vào đổ chuông ngay

PBX configuration -> System -> Timers & Counter -> Tab DISA/Door… -> Dòng Delayed answer time (s) chọn giá trị = 0 (mặc định 5s mới có lời chào)

b. Để máy lẻ ghi âm được lời chào

– Máy nhánh dùng ghi âm lời chào ở COS64 (PBX configuration -> Extension -> Wired extension -> Extension setting -> tại cột COS bạn gán vào COS64)

– Và COS64 ở chế độ Manager = enable (PBX configuration -> System -> Class of service -> Cos settings -> Cột Manager COS64 = enable)

** Upload lời chào từ PC vào tổng đài:

• Bấm vào biểu tượng “cây búa” phía góc trên bên phải màn hình:
Chọn Utilities -> File -> Message File transfer PC to PBX -> chọn file để upload

6. Backup file:

Bấm vào biểu tượng “cây búa” phía góc trên bên phải màn hình
Chọn Utilities -> File -> File transfer PBX to PC -> tìm file DFSYS -> chọn Transfer

Chúc bạn thành công.