Data validation excel hướng dẫn

Data Validation trong Excel là một công cụ có thể giúp bạn cố định các dữ liệu của một ô tính, giúp cho quá trình thống kê dữ liệu của bạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Bài viết dưới đây Azgad sẽ chia sẻ cho mọi người rất chi tiết về cách dùng Data Validation để tạo một danh sách nhập nhanh dữ liệu trong Excel.

• Data Validation trong Excel
  • Khái niệm
  • Chức năng Data Validation
• Cách dùng Data Validation trong Excel tạo danh sách dữ liệu hiệu quả
  • Hướng dẫn chi tiết cách dùng Data Validation
  • Ví dụ cụ thể về cách dùng Data Validation
• Hướng dẫn bỏ định dạng Data Validation trong Excel

Khái niệm

Data Validation là một tính năng rất hữu ích trong Excel, được dùng để cố định dữ liệu của những ô tính đã được chọn. Bạn chỉ có thể nhập các dữ liệu cho ô tính đã được thiết lập trước đó, điều này sẽ giúp hạn chế được sai sót khi điền thông tin, kiểm tra kết quả,…

Chức năng Data Validation

• Giúp tạo một danh sách trong excel dưới dạng sổ xuống.
• Thiết lập được các kiểu dữ liệu cho ô tính.
• Hàm Excel sẽ báo lỗi nếu nhập sai dữ liệu.

Cách dùng Data Validation trong Excel tạo danh sách dữ liệu hiệu quả

Hướng dẫn chi tiết cách dùng Data Validation

Để tạo một danh sách giúp nhập nhanh dữ liệu, hãy thực hiện lần lượt các bước sau:

Bước 1: Chọn địa chỉ ô cần tạo danh sách nhập liệu (hoặc tô cả mảng cần tạo) – Chọn thẻ Data trên thanh công cụ – Click chuột chọn Data Validation – Chọn mục Data Validation… để mở hộp thoại Data Validation.

Cách dùng Data Validation để nhập liệu trong Excel

Bước 2: Trong hộp thoại Data Validation – Trong thẻ Settings – Ở mục Allow (cho phép nhập dữ liệu theo điều kiện):

• Any value: Không yêu cầu điều kiện.
• Whole number: Nhập điều kiện theo kiểu số nguyên.
• Decimal: Nhập điều kiện theo kiểu số thực (có dấu phẩy).
• List: Nhập điều kiện theo danh sách.
• Date: Nhập điều kiện theo ngày tháng năm.
• Time: Nhập điều kiện theo thời gian.
• Text length: Nhập điều kiện theo độ dài chuỗi.
• Custom: Nhập điều kiện tùy chọn.

Cách dùng Data Validation để nhập liệu trong Excel

Trong đó, các kiểu dữ liệu Whole number, Decimal, Date, Time, Text length, Custom có các dạng Data sau:

• between: Giá trị nằm ở giữa của nhỏ nhất Minimum và lớn nhất Maximum.
• not between: Giá trị nằm ngoài khoảng nhỏ nhất Minimum và lớn nhất Maximum.
• equal to: Tương ứng với giá trị được nhập vào.
• not equal to: Không tương ứng với giá trị được nhập vào.
• greater than: Giá trị nhập lớn hơn giá trị được nhập vào.
• less than: Giá trị nhập nhỏ hơn giá trị được nhập vào.
• greater than or equal to: Giá trị nhập lớn hơn hoặc bằng giá trị được nhập vào.
• less than or equal to: Giá trị nhập nhỏ hơn hoặc bằng giá trị được nhập vào.

Cách dùng Data Validation để nhập liệu trong Excel

Bước 3: Để cài đặt thông báo kiểu dữ liệu phải nhập bạn vào thẻ Input Message –  Tick vào ô Show input message when cell is selected – Nhập thông báo bạn muốn nó hiển thị vào ô Title (Tiêu đề) và Input message (Nội dung).

Cách dùng Data Validation để nhập liệu trong Excel

Bước 4: Để thiết lập cảnh báo khi nhập sai kiểu dữ liệu, vào thẻ Error Alert – Tick vào ô Show error alert after invalid data is entered – Chọn Style (Kiểu thông báo khi nhập sai: Stop, Warning và Information) – Nhập vào mục Title (Tiêu đề cảnh báo hiển thị) và Error message (Nội dung của lỗi nhập sai).

Báo lỗi khi nhập liệu trong Excel

Bước 5: Chọn OK để kết thúc quá trình cài đặt.

Ví dụ cụ thể về cách dùng Data Validation

Để hiểu rõ về cách dùng, hãy cùng Azgad thực hành qua ví dụ cụ thể dưới đây.

Ví dụ 1: Hãy thiết lập danh sách tùy chọn từ dữ liệu Họ và tên được cho sẵn bên dưới

Bước 1: Chọn cột cần lập danh sách (B2 đến B6) – Chọn Data – Chọn Data Validation để mở hộp thoại.

Bước 2: Tại mục Allow – Chọn List – Tại Source – Quét chọn vùng chứa dữ liệu từ B10 đến B14 – Chọn OK để hoàn thành quá trình tạo danh sách.

Ví dụ về Data Validation

Kết quả dùng Data Validation trong Excel

Ví dụ 2: Thiết lập kiểu dữ liệu Date cố định cho cột Ngày sinh.

Bước 1: Tô đen cột Ngày sinh từ ô D2 đến D6 – Chọn Data – Chọn Data Validation để mở hộp thoại.

Bước 2: Tại thẻ Allow – Chọn kiểu Date. Thiết lập điều kiện dữ liệu nhập vào phải nhỏ hơn ngày 9/3/2022, tại Data – Chọn less than và nhập vào End date là 9/3/2022 – Chọn OK để hoàn thành.

Ví dụ 2 cách dùng Data Validation trong Excel

Bước 3: Bạn cần thiết lập thông báo xuất hiện ở ô được chọn – Vào thẻ Input Message, nhập:

• Title: Nhập ngày sinh.
• Input message: Phải nhập trước ngày 9/3/2022.

Sau đó chọn OK để hoàn thành.

Cách dùng Data Validation khi thiết lập thông báo

Khi bạn chọn vào ô bất kỳ của cột Ngày sinh, thông báo màn hình sẽ hiện lên như sau:

Thông báo khi dùng Data Validation

Bước 4: Thiết lập cảnh báo xuất hiện khi nhập sai cho ô được chọn – Vào thẻ Error Alert, chọn:

• Style: Stop.
• Title: Nhập sai ngày sinh.
• Input message: Vui lòng nhập trước ngày 9/3/2022.

Sau đó chọn OK để lưu cài đặt.

Cách cài đặt thông báo khi nhập liệu

Kết quả sau khi thiết lập cảnh báo được hiển thị như sau:

Thông báo lỗi hiển thị khi nhập sai dữ liệu

Hướng dẫn bỏ định dạng Data Validation trong Excel

Để thực hiện hủy bỏ các cài đặt Data Validation, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn mảng cần bỏ định dạng – Chọn Data –  Chọn Data Validation.

Bước 2: Chọn Clear All để thực hiện bỏ định dạng đã cài đặt.

Chỉ với thao tác đơn giản là có thể bỏ được các định dạng đã cài đặt rồi nhé.

Cách bỏ định dạng đã cài đặt

Bài viết trên Azgad đã vừa hướng dẫn bạn rất chi tiết về cách dùng Data Validation và có ví dụ minh họa để giúp bạn hiểu rõ hơn rồi. Azgad hy vọng bạn đã nắm được kiến thức về phần này và có thể giải quyết tốt mọi yêu cầu rồi nhé. Hãy theo dõi để nhận thêm nhiều kiến thức bổ ích hơn nhé!

>>> Xem thêm:
Hướng dẫn cách chèn trang trong Excel chi tiết dễ hiểu
Hướng dẫn cụ thể hàm DATEDIF trong Excel 

Tác giả: Hoàng Thị Cẩm Tiên

Post Views: 181