MS Excel cung cấp hỗ trợ cho OLI và đối tượng là một phần của nó. OLI đề cập đến Liên kết và nhúng đối tượng được sử dụng để bao gồm nội dung từ các ứng dụng khác, chẳng hạn như tài liệu Word hoặc PDF
Nói chung, người dùng Excel chèn hình ảnh, bảng, biểu đồ hoặc nhập dữ liệu từ tệp JSON hoặc CSV vào trang tính Excel. Nhưng bây giờ bạn thấy để chèn một đối tượng trong trang tính Excel. Ở đây, đối tượng đề cập đến một tệp bên ngoài có dữ liệu được chèn vào trang tính Excel thông qua tùy chọn Đối tượng
Excel cung cấp quyền truy cập trực tiếp vào tệp nguồn đó khi bạn chèn nội dung từ một ứng dụng khác vào trang tính Excel
Với sự trợ giúp của chương này, bạn sẽ học cách chèn một đối tượng vào trang tính Excel và cách nó hoạt động sau khi chèn. Như vậy, bây giờ bạn đã thấy cách chèn một đối tượng trong Excel để liên kết và nhúng tệp nguồn
Em hiểu đối tượng là gì?
Excel cung cấp một tùy chọn có tên Đối tượng có sẵn bên trong tab Chèn. Về cơ bản, tùy chọn này trong MS Excel cho phép người dùng chèn nội dung bên ngoài vào trang tính Excel. Đối tượng được chèn này hoạt động như một tham chiếu trực tiếp đến nguồn dữ liệu cho tập dữ liệu trong Excel. Nó có nghĩa là tệp bên ngoài được nhúng vào trang tính Excel
Bạn có thể hiểu Nhúng là chèn dữ liệu từ một chương trình bên ngoài, như Word và PDF vào trang tính Excel thông qua một đối tượng. Nó cung cấp quyền truy cập trực tiếp vào các tệp nguồn được chèn vào trang tính của bạn
Chúng tôi đang thảo luận về các phương pháp sau đây để chèn một đối tượng
Cần nhúng đối tượng
Trong MS Excel, các phép tính lớn được thực hiện trên dữ liệu. Đôi khi, người dùng không nhớ phép tính và dữ liệu khi sử dụng lại tệp sau một thời gian dài. Nói chung, người dùng sử dụng nhận xét hoặc ghi chú cùng với dữ liệu. Những nhận xét này đôi khi có thể lớn. Trong những trường hợp như vậy, người dùng Excel sử dụng tệp Word hoặc Văn bản cho các nhận xét lớn bằng cách chèn chúng dưới dạng một đối tượng thay vì viết bên trong các ô
- Người dùng Excel có thể nhúng các đối tượng [Tệp văn bản] vào trang tính Excel để chèn nhận xét lớn hoặc thông tin chi tiết về một số dữ liệu
- Người dùng cũng có thể chèn bảng dữ liệu, biểu đồ vào sheet. Để giải thích biểu đồ hoặc bảng dữ liệu này, bạn có thể nhúng đối tượng vào trang tính Excel bằng cách tạo một tệp trong trang tính
- Bằng cách nhúng tệp từ một chương trình ứng dụng khác vào trang tính Excel, bản trình bày trang tính sẽ rất rõ ràng và dữ liệu không bị tắc nghẽn. Chỉ những dữ liệu cần thiết nhất mới được hiển thị trực tiếp cho người dùng
- Người dùng Excel chỉ có thể tập trung vào thông tin chính. Nếu người dùng muốn truy cập đối tượng được nhúng, hãy nhấn đúp để mở tệp này
- Tệp nhúng là tùy chọn tốt hơn tùy chọn liên kết tới tệp. Khi bạn chia sẻ trang tính với ai đó đang làm việc trên một hệ thống máy tính khác, tùy chọn thích hợp hơn là nhúng một đối tượng. Tùy chọn liên kết tới tệp chỉ hoạt động khi tệp nguồn được lưu trên cùng một hệ thống. Ngược lại, các tệp nguồn được lưu trong trang tính Excel
Chèn một đối tượng mới vào trang tính Excel
Đối tượng Chèn nằm bên trong tab Chèn của thanh menu Excel. Từ đây, bạn có thể chèn một đối tượng và nhúng/liên kết dữ liệu tệp bên ngoài vào một trang tính Excel. Làm theo các bước để tìm hiểu quy trình chèn đối tượng mới vào trang tính Excel
Bước 1. Mở một trang tính Excel mới trên đó điều hướng đến tab Chèn của thanh Excel
Bước 2. Tại đây, chọn tùy chọn thả xuống Văn bản và nhấp vào Đối tượng trong danh sách
Một bảng điều khiển để tạo một đối tượng mới sẽ mở ra. Hãy nhớ rằng - chỉ loại tệp được cung cấp bên trong tab Tạo mới mới có thể được nhúng trong trang tính Excel
Bước 3. Trong tab Tạo mới, chọn loại tệp. Chúng tôi đã chọn Tài liệu Microsoft Word từ danh sách Loại đối tượng
Bước 4. Đánh dấu biểu tượng Hiển thị dưới dạng để chỉ biểu tượng tệp nhúng sẽ hiển thị thay vì toàn bộ tệp. Bây giờ, bấm OK để đóng nó
"Bạn cũng có thể thay đổi biểu tượng bằng cách nhấp vào nút Thay đổi biểu tượng. "
Bước 5. Một tài liệu Word mới sẽ tự động tạo. Nhập dữ liệu vào đây, bạn muốn đặt gì cũng được và nhấn phím Ctrl+S để lưu tệp
Tài liệu Word được lưu dưới dạng Tài liệu trong chi tiết sản phẩm. Ở đây, chi tiết sản phẩm là tên của tệp Excel mà tài liệu này được tạo
Bước 6. Bây giờ, hãy đóng tệp Word được nhúng và quay lại trang tính Excel. Bạn thấy một biểu tượng đã được chèn vào tệp Excel cho tài liệu đã tạo
Bây giờ, hãy nhấn đúp vào biểu tượng này để mở trực tiếp tệp từ được liên kết/nhúng vào tệp đó từ đây. Sau đó, người ta có thể thay đổi nó. Tài liệu Word này không có sẵn bên ngoài tệp Excel này. Nó chỉ dành cho tệp Excel này. Vì vậy, bạn không thể truy cập trực tiếp vào tệp này nếu không mở tệp Excel có nhúng tệp Word
Chèn một đối tượng hiện có vào một trang tính Excel
Trong phương pháp trước, chúng tôi đã chèn [nhúng] một đối tượng mới của loại tài liệu Word vào một trang tính Excel. Lần này, chúng ta có một đối tượng hiện có được tạo trước đó. Vì vậy, chúng tôi sẽ chèn một đối tượng hiện có vào một trang tính Excel
Làm theo các bước để tìm hiểu phương pháp chèn đối tượng hiện có vào trang tính Excel
Bước 1. Mở một trang tính Excel mới trên đó điều hướng đến tab Chèn của thanh Excel
Bước 2. Tại đây, chọn tùy chọn thả xuống Văn bản và nhấp vào Đối tượng trong danh sách
Bước 3. Lần này, chuyển sang tab Tạo từ tệp và nhấp vào nút Duyệt trên đó để chèn tệp hiện có vào trang tính
Ghi chú. Hãy nhớ chỉ loại tệp bạn đã chọn trong Loại đối tượng mới có thể được nhúng
Bước 4. Duyệt tệp Microsoft Word trong bộ nhớ cục bộ của bạn và chọn tệp đó, sau đó nhấp vào Chèn
Chèn làm biểu tượng
Bước 5. Liên kết tệp đã chọn đã được chèn. Bây giờ, đánh dấu biểu tượng Hiển thị dưới dạng và nhấp vào OK để đóng bảng điều khiển
Bước 6. Tệp bạn chọn đã được nhúng vào tệp Excel hiện đang hiển thị dưới dạng biểu tượng
Bước 7. Để xem nội dung của tệp được nhúng, hãy nhấn đúp vào biểu tượng để mở tệp đó. Tài liệu được nhúng sẽ mở ra và hiển thị cho bạn như bên dưới
Khi bạn chèn tài liệu bằng đối tượng, Excel sẽ cung cấp quyền truy cập trực tiếp vào tệp đó. Bạn có thể mở tệp trực tiếp từ trang tính Excel và thậm chí chỉnh sửa nội dung bên trong tệp nguồn đó [tệp nhúng]
Nếu không đánh dấu Hiển thị dưới dạng biểu tượng thì sao?
Nếu bạn không đánh dấu trường Hiển thị dưới dạng biểu tượng, toàn bộ nội dung của tệp đã chọn sẽ được chèn vào trang tính Excel. Bạn có thể thấy toàn bộ dữ liệu của tệp được chèn đang hiển thị thay vì biểu tượng
Nếu bạn nhấn vào nội dung được chèn của tệp, tài liệu được nhúng sẽ mở trong tệp Excel. Nó sẽ hiển thị như dưới đây
Bạn có thể sửa đổi tài liệu được nhúng ngay cả sau khi chèn nó vào trang tính Excel. Tài liệu không thể là loại PDF không thể chỉnh sửa. Ngoài tệp Word, bạn có thể chèn tệp PDF, PPT hoặc tệp Excel khác
Bạn đã thấy rằng chúng tôi đã chèn tệp hiển thị dưới dạng biểu tượng. Người dùng cũng có thể nhúng tệp dưới dạng liên kết đến trang tính Excel. Tệp được nhúng phải vẫn còn trên hệ thống của bạn
Liên kết một đối tượng với một trang tính Excel
Nhúng trang tính Excel giúp tách biệt tài liệu được chèn. Các thay đổi trong tệp nguồn không phản ánh bên trong đối tượng được nhúng trong trang tính Excel. Nếu bạn muốn phản ánh các thay đổi của tệp nguồn bên trong đối tượng được chèn vào trang tính Excel, hãy sử dụng tùy chọn Liên kết tới tệp
Lưu ý rằng liên kết đến tệp yêu cầu tài liệu được chèn ở cùng một nơi. Nó có nghĩa là tài liệu đã chèn không được xóa hoặc thay đổi vị trí. Các bước gần như giống nhau để liên kết tệp với trang tính Excel với một bước bổ sung
Xem các bước để tìm hiểu cách liên kết tệp với trang tính Excel
Bước 1. Mở một trang tính Excel mới trên đó điều hướng đến tab Chèn của thanh Excel
Bước 2. Tại đây, chọn tùy chọn thả xuống Văn bản và nhấp vào Đối tượng trong danh sách
Bước 3. Lần này, chuyển sang tab Tạo từ tệp và nhấp vào nút Duyệt trên đó để chèn tệp hiện có vào trang tính
Bước 5. Bây giờ, đánh dấu vào hộp kiểm Hiển thị dưới dạng biểu tượng để hiển thị tệp dưới dạng biểu tượng và Liên kết với tệp để liên kết tệp với Excel. Nhấn OK để đóng bảng điều khiển
Bước 6. Tệp bạn chọn đã được nhúng vào tệp Excel hiện đang hiển thị dưới dạng biểu tượng
Giờ đây, nếu có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong tệp nguồn [tài liệu được liên kết], chúng sẽ phản ánh trong tài liệu được chèn bên trong trang tính Excel vì nó được liên kết chứ không phải được nhúng
Chèn tệp dưới dạng liên kết đến trang tính Excel
Trong các phương pháp trước, bạn đã học cách nhúng dữ liệu ứng dụng khác vào trang tính Excel. Các tệp nhúng được hiển thị dưới dạng biểu tượng trên trang tính Excel. Bằng cách nhấn vào biểu tượng, bạn có thể truy cập tệp được nhúng. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã hiển thị bản demo chèn toàn bộ nội dung thay vì biểu tượng tệp nguồn
Bây giờ, chúng ta sẽ nhúng dữ liệu của các ứng dụng khác dưới dạng liên kết. Làm theo các bước để chèn dữ liệu của ứng dụng khác dưới dạng liên kết của tệp
Bước 1. Trong trang tính Excel, bấm vào bên trong ô mà bạn muốn nhúng dữ liệu tệp dưới dạng liên kết
Bước 2. Chuyển sang tab Chèn trong thanh menu Excel và nhấp vào tùy chọn Liên kết
Bước 3. Một bảng điều khiển sẽ mở ra để chọn tệp/dữ liệu. Chọn tệp bạn muốn nhúng với trang tính Excel và nhấp vào Chèn trên bảng điều khiển này
Bước 4. Tài liệu đã chọn của chúng tôi đã được chèn cùng với vị trí của nó trong ô đã chọn
Vì vậy, tài liệu được nhúng sẽ mở ra khi bạn nhấn vào liên kết này
Liên kết tới đối tượng vs Nhúng vào đối tượng
Sự khác biệt lớn giữa liên kết và nhúng đối tượng vào trang tính Excel. Khi một đối tượng được chèn vào trang tính Excel, đối tượng được chèn sẽ trở thành một phần của trang tính Excel
Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tệp nguồn, điều này sẽ không ảnh hưởng đến tệp được nhúng trong Excel. Điều này là do tệp chỉ được nhúng vào trang tính Excel nhưng chưa được liên kết. Vì vậy, những thay đổi trong tệp nguồn không phản ánh trong tài liệu nhúng Excel. Nó có nghĩa là tài liệu được nhúng tách biệt với Excel
Người dùng Excel phải đánh dấu "Liên kết tới tệp" trong khi chèn một đối tượng trong Excel để liên kết đối tượng với trang tính Excel. Bây giờ, các thay đổi của tệp nguồn sẽ phản ánh trong đối tượng bên trong trang tính Excel
Hãy nhớ rằng tệp được liên kết không được xóa và sẽ ở cùng vị trí mà bạn đã chèn tệp đó vào trang tính Excel dưới dạng một đối tượng. Nếu không, liên kết đến tập tin sẽ không hoạt động. Bạn có thể chỉnh sửa tệp được liên kết từ Excel bằng cách nhấn đúp vào tệp đó hoặc từ vị trí ban đầu của tệp
Nếu người dùng Excel chia sẻ trang tính có các đối tượng [dữ liệu ứng dụng khác được chèn vào một trang tính], thì nên nhúng một đối tượng hơn là liên kết tới tệp
Liên kết đến tệp yêu cầu tệp nguồn được lưu trữ trên cùng một hệ thống. Mặt khác, tệp nguồn nằm trong trang tính Excel khi bạn nhúng một đối tượng