File scan nằm ở đâu

Scan là một trong những cách phổ biến mà người dùng thông qua việc quét lại các giấy tờ bản cứng để lưu lại thành các file hình ảnh trênmáy tính, điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về cách thức scan giấy tờ cũng như công dụng cụ của máy scan, hãy tìm hiểu qua bài viết sau.

1Scan là gì?

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnhtrên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone.

Máy Scan (máy quét) có cách thức hoạt động tương tự như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Như vậy, có thể hiểu scan có hoạt động trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) "ảo" trên máy tính.

Nếu tài liệu scan có chứa văn bản, bạn có thể dùng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học (optical-character-recognition – OCR) chuyển chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa được.

2Công dụng của Scan

Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Những tài liệu quan trọng cần được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị mất. Lúc này, scan tài liệu trở nên cần thiết hơn.

Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.

Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

3Các bước scan giấy tờ bằng máy scan

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan.

Sau khi đã kết nối máy tính và máy scan. Mở nắp máy scan lên. Sau đó úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính.

Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Mở phần mềm scan, sau đó điều chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích cỡ bản scan) theo mong muốn trước khi scan tài liệu.

Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu.

Điều chỉnh thêm nếu cần thiết. Sau khi tài liệu của bạn đã được scan xong, phần mềm của bạn sẽ cung cấp các tùy chọn để bạn có thể điều chỉnh thêm, chẳng hạn như thay đổi hướng của hình ảnh,....

Chú ý đến định dạng file trên tài liệu được lưu. Bạn có thể lựa chọn các định dạng khác hoặc định dạng mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi tài liệu của bạn đã scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan.

Có thể khắc phục tình trạng các văn bản gốc mờ chữ và sau khi scan cho ra file bị nhòe chữ, không rõ nội dung hay màu nền tối bằng cách mở Photoshop và chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của các chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn.

Một số máy in có tính năng scan đang được bán tại Điện máy XANH:

Trên đây là những khái niệm và thông tin tổng quan nhất để trả lời cho thắc mắc scan là gì? Mong rằng từ bài viết, bạn có thể thực hiện scan tài liệu thành công!

Hiện nay rất nhiều người dử dụng vẫn chưa tìm được cách lấy file scan từ máy photocopy trên windows. Bên dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách lấy file scan về máy tính của mình.

Bảng tóm tắt nhanh các bước scan máy photocopy Toshiba

Bước 1: Đặt tài liệu cần scan vào máy photo

Đặt giấy lên trên bộ rút và đảo bản gốc tự động (DF) hoặc đặt vào mặt gương bên dưới bộ DF

Bước 2: Bấm và chọn nút SCAN

Bấm vào nút Scan xuất hiện trên màn hình hoặc bộ điều khiển máy photocopy

Bước 3: Chọn cách thức scan

Bấm vào nút FILE/USB trên màn hình trung tâm Tiếp tục bấm vào nút MFP/LOCAL đấy cũng chính là đường dẫn để vào máy tính trong phần network để lấy file scan Tiếp tục chọn SUM PDF để scan được nhiều hình ảnh trong 1 tệp Sau đó bấm vào nút OK để lưu các tùy chọn

Bước 4: Quét và kết thúc

Sau khi hoàn thành các thiết lập, tiếp tục bấm vào nút SCAN trên màn hình để bắt đầu quét các bản chụp Sau khi scan xong bấm vào nút JOB FINISH để hoàn tất công việc

Bước 5: Cách lấy file scan

Mở cửa sổ Explorer của máy tính lên để gõ đường dẫn đã lưu ở bước 3

File scan nằm trong thư mục này các bạn vày đây và lấy nhé. Bên dưới là video hướng dẫn scan cụ thể cho các bạn.

Ngoài ra để xem cách scan từ máy photocopy Ricoh trên windows các bạn bấm vào đây.