Bạn đã từng thắc mắc tại sao mọi người cùng có số lượng thời gian như nhau nhưng có người thành công có người thất bại? Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là câu trả lời cho câu hỏi trên. Con đường đi thành công nhanh hay chậm, đến đích hay không phụ thuộc phần lớn vào cách sử dụng thời gian.
Sử dụng thời gian tốt là kỹ năng thiết yếu mà mọi người cần có. Bài viết sau đây, Teky giúp bạn hiểu về chiếc “chìa khóa” quản lý thời gian của bản thân.
Định nghĩa quản lý thời gian
+ Quản lý thời gian là:
- Quá trình sắp xếp, lên kế hoạch các công việc cần làm và thời gian hoành thành.
- Các kế hoạch có thể được thiết kế theo buổi [sáng, trưa, chiều, tối], theo ngày [ kế hoạch cả một ngày, kế hoạch 3 ngày,…], theo tuần [các ngày trong tuần], theo tháng hoặc theo năm,… tùy vào mục đích, mục tiêu của người thiết kế.
Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết
Chạy nhanh đến thành công
Để đi đến thành công nhanh nhất, ít tốn thời gian và công sức thì một lộ trình rõ ràng là không thể thiếu. Người có kế hoạch rõ ràng, khoa học sẽ đạt thành công nhanh hơn, tốt hơn so với những người không có kế hoạch. Không có kế hoạch, làm theo cảm tính khả năng gặp thất bại là rất lớn.
Với một kế hoạch sử dụng thời gian khoa học, bạn sẽ tự tin hơn khi thực hiện kế hoạch. Bạn sẽ cảm nhận con đường tới thành công ngắn hơn khi kế hoạch đang dần được hoàn thành, đạt được thành công từng bước.
Giảm áp lực công việc
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Quá tải công việc, các dealine “dí” liên tục khiến bạn rơi vào tình trạng mệt mỏi, chán nản. Điều này sẽ làm giảm năng suất công việc của bạn, ảnh hưởng đến các quyết định. Chất lượng công việc, sức khỏe thể chất và tinh thần đều không được đảm bảo tác động tiêu cực đến cuộc sống.
Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm áp lực công việc. Mọi công việc khi được phân bổ hợp lý trong kế hoạch, bạn sẽ không bị rơi vào tình trạng quá tải. Phong thái, tâm lý làm việc ảnh hưởng đến thành công của bạn. Phong thái làm việc thoải mái giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn. Đồng thời, sức khỏe sẽ không phải chịu các gánh nặng tâm lý.
>>> Có thể bạn quan tâm: [Dễ dàng] Cải thiện kỹ năng viết cho bé nhờ học lập trình
Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc
Cùng một công việc, một khoảng thời gian như nhau nhưng chất lượng công việc của mỗi người lại không giống nhau. Người có khả năng quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành công việc một cách khoa học, đúng thời hạn với chất lượng tốt. Ngược lại, người không biết sử dụng thời gian, “nước tới chân mới nhảy” luôn trong tình trạng bất mãn, chạy đua với công việc, sản phẩm đem lại không thực sự chất lượng.
Tối ưu thời gian làm việc cũng chính là tối ưu sức lao động của bản thân mình. Bạn sẽ có công việc thoải mái hơn, dễ dàng hơn, hiệu quả đem lại cao hơn. Quản lý thời gian thông minh là cách tạo nên sự khác biệt của bạn với mọi người. Khác biệt để thành công.
Tạo sự cân bằng trong cuộc sống
Sử dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Thời gian dành cho công việc, thời gian dành cho gia đình, thời gian chỉ dành riêng cho bản thân,… Mỗi ngày đều chỉ có 24 giờ nhưng mỗi người chúng ta phải sử dụng thời gian cho rất nhiều các hoạt động, các đối tượng.
Tập trung thời gian cho công việc không dành thời gian yêu thương gia đình, thời gian cho bản thân,… Tập trung cho bản thân quên mất công việc,… Đây là biểu hiện của mất cân bằng cuộc sống.
Mất cân bằng trong một thời gian dài ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần con người. Mệt mỏi, stress liên tục sẽ tiêu diệt các năng lượng tích cực.
Con người không thể bỏ công việc, không thể bỏ gia đình, không thể bỏ bản thân. Làm việc nhưng cũng cần giải trí, nghỉ ngơi, tương tác với mọi người nhưng đôi lúc cũng cần khoảng thời gian riêng một mình. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống: giữa công việc, cuộc sống gia đình, cá nhân, làm việc và nghỉ ngơi,…
Hạn chế thói quen xấu
Trì trệ, trì hoãn công việc là thói quen xấu. Nó không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân bạn mà còn ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Việc lên một thời gian biểu phù hợp, sẽ giúp bạn hạn chế các thói quen không tốt, biết nói “không” với những công việc không cần thiết. Ngoài ra, quản lý tốt thời gian còn tạo động lực cho bạn làm những công việc lớn hơn.
>> Xem thêm: 6 tác hại của việc sử dụng điện thoại đối với trẻ em
Cách sử dụng thời gian hiệu quả
Những yếu tố gây lãng phí thời gian
Nhận thức được những yếu tố gây lãng phí thời gian giúp sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Các yếu tố gây lãng phí có thể là yếu tố khách quan, chủ quan như:
- Môi trường làm việc bữa bộn: mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu,…
- Những người có tính trì hoãn xung quanh: tiếp xúc, dành quá nhiều thời gian cho họ sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, lãng phí thời gian, bị ảnh hưởng tâm lý trì hoãn.
- Ngại nói “không” với mọi người: bạn không biết cách từ chối sự nhờ vả của người khác sẽ khiến kế hoạch bị phá vỡ, tiêu tố thời gian những công việc không cần thiết, không đủ thời gian làm công việc của mình,…
- Giao tiếp kém: không biết dừng câu chuyện đúng lúc, không biết cách đi thẳng vấn đề, dễ bị mất tập trung các thông tin khác, bị cuốn theo các câu chuyện không cần thiết,… Bạn tưởng rằng những vấn đề này không tiêu tốn quá nhiều thời gian? Bạn sẽ phải ngạc nhiên khi cộng tổng các con số thời gian này lại.
- Chủ nghĩa hoàn hảo: quan tâm dành quá nhiều thời gian cho từng việc nhỏ, làm đi làm lại, sẵn sàng lùi kế hoạch,…
Mẹo lập kế hoạch, quản lý thời gian
SMART
- S [Specific]: cụ thể. Xác định cụ thể mục đích muốn đạt được, việc muốn làm.
- M [Measurable]: đánh giá. Đánh giá các mục tiêu, khả năng bản thân. Xây dựng kế hoạch với mốc thời gian, nội dung rõ ràng.
- A [Achivable]: khả năng thành công. Lựa chọn mục tiêu, công việc phù hợp có khả năng thành công tránh phi thực tế.
- R [Relevant]: phù hợp: Xem xét các mục tiêu trong toàn bộ kế hoạch có cần thiết, có khả thi không.
- T [Timed]: thời gian. Xác định tổng thời gian, phân chia giai đoạn, kế hoạch bé hơn để thực hiện.
Sắp xếp công việc theo mức độ
- Cần thiết và khẩn cấp: công việc cần hoàn thành có hạn gần tới.
- Cần thiết nhưng không khẩn cấp: công việc, gia đình, bạn bè,…
- Không cần thiết nhưng khẩn cấp: những công việc có thể ủy quyền, nhờ sự hỗ trợ,…
- Không cần thiết và không khẩn cấp: nhậu nhẹt, đi chơi,….
Tùy vào mức độ cần thiết của công việc, chúng ta sẽ dành sự ưu tiên phù hợp.
Thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả theo kế hoạch
Ngay từ khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch và trong suốt giai đoạn bạn cần nghiêm chỉnh thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Trì hoãn hay sai kế hoạch một ngày sẽ làm lệch hướng kế hoạch của bạn. Thực hiện sai kế hoạch dù chỉ một chút cũng là không nên bởi ảnh hưởng cả quá trình thực hiện và tâm lý về sau.
Tâm lý kế hoạch đã chậm, tiếp tục chậm. Tâm lý sai kế hoạch, bỏ ngang, không tiếp tục. Khả năng xuất hiện các suy nghĩ này rất cao khi kế hoạch của bạn bị lệch nhịp. Công việc một hôm bị chậm trễ sẽ làm một loại các công việc phía sau cũng ảnh hưởng.
Duy trì quyết tâm thực hiện đúng kế hoạch từ khi bắt đầu đến trong suốt quá trình cách tốt nhất để kế hoạch bạn đề ra chắc chắn thành công. Sẽ rất đáng tiếc với các kế hoạch bị bỏ dở, lãng phí thời gian và công sức bỏ ra.
Điều chỉnh kế hoạch
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, có những công việc bạn phát hiện không cần thiết. Một số điểm trong kế hoạch không hợp lý. Đừng ngại ngần điều chỉnh lại kế hoạch. Hành động tiếp tục duy trì sự bất hợp lý, không cần thiết chính là lãng phí thời gian của chính bản thân.
Lời kết
Học viện Teky mong rằng bài viết trên giúp bạn có thêm thông tin và các bí kíp về kỹ năng quản lý thời gian. Hãy rèn luyện, sử dụng nó hiệu quả đó là chìa khóa giúp bạn thành công.
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng cần thiết đối với tất cả chúng ta. Giáo dục cho con trẻ nhận thức tầm quan trọng, cách quản lý thời gian hiệu quả là điều nên làm. Giáo dục đúng cách là tạo tiền đề cho tương lai của trẻ. Cùng trẻ lên kế hoạch trở thành lập trình viên nhí, chế tạo robot tại các khóa học cho trẻ từ 4 đến 18 tuổi tại Học viện Teky.
Xem thêm:
Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy lại được, vì vậy trước khi làm việc gì bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất, tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ. Tuy nhiên nhiều người vẫn phải lo rượt đuổi thời gian do không biết tận dụng, sắp xếp công việc và cuộc sống thế nào cho phù hợp nhất. Vậy thời gian quan trọng thế nào và làm sao để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.
Liệt kê những công việc cần phải làm
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.
Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.
Tổng kết lại công việc
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.
Tính kỷ luật và thói quen
Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.
Tập trung
Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.
Lên thời gian cụ thể cho công việc
Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.
Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.
Khi bạn là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn. Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy tự kiểm lại bản thân một cách nghiêm khắc để xem mình đã quản lý thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không, đã bị lãng phí thời gian vì những lý do gì… Khi đó bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để không đánh mất thời gian vàng ngọc nữa.
Thúy Lộc