Hướng dẫn forward mail trong outlook 2010

Forward Mail là gì? Forward Mail là cách làm được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng để gửi email đến một bên thứ 3. Vậy forward là gì? Qua bài viết dưới đây, FPT Smart Cloud sẽ cung cấp thêm cho người dùng một số thông tin về hình thức gửi email này.

Forward Mail là gì?

Forward Mail là hình thức chuyển thư đã nhận đến một email khác. Nghĩa là tài khoản email A nhận được thư điện tử từ địa chỉ mail B. Vì muốn truyền đạt nguyên văn của thư gốc cùng các tệp đính kèm, địa chỉ A đã chuyển tiếp email đó đến tài khoản C.

Hiện nay, có 2 hình thức chuyển email đó thủ công và tự động. Dưới đây là một số điểm đặc trưng của 2 hình thức Forward Mail:

• Hình thức tự động: Hệ thống sẽ tự động chuyển tiếp tất cả các thư trong hộp thư đến một hộp thư khác dựa trên một số tiêu chí nhất định.
• Hình thức thủ công: Người dùng sẽ nhấn nút forward trên ứng dụng email để gửi đến địa chỉ email thứ 3.
  Forward Mail là hình thức chuyển thư đã nhận đến một email khác

Tại sao nên Forward Mail?

Trên thực tế, nhiều người thường sử dụng từ 2 email trở lên để thuận tiện cho việc phân nhóm và quản lý dự án. Điều này đồng nghĩa với việc số lượng mail mà người dùng nhận được sẽ càng ngày càng tăng cao khi khối lượng công việc tăng.

Việc có nhiều thư được gửi đến trong một ngày từ 2 tài khoản khiến người dùng không thể kiểm soát hết được và có thể bỏ lỡ những mail quan trọng. Nguyên nhân là bởi không phải ai cũng có đủ thời gian để đăng nhập và xem thư của từng email.

Lúc này, Forward Mail sẽ giúp người dùng giải quyết vấn đề đó. Cụ thể, dù mail được gửi đến tài khoản nào thì cũng sẽ được chuyển tiếp đến một địa chỉ email nhất định do người dùng thiết lập.

Như vậy, chỉ với một địa chỉ email, người dùng có thể kiểm tra và xem thư của nhiều tài khoản khác. Đây được đánh giá là một cách làm khoa học, giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao.

Lợi ích của Forward Mail là gì?

Ngoài Forward Email là gì thì lợi ích của việc sử dụng tính năng này cũng là vấn đề mà người dùng nên biết. Forward Mail là một tính năng cơ bản được các doanh nghiệp sử dụng nhiều để tối ưu quy trình làm việc. Dưới đây là một số lợi ích mà người dùng sẽ nhận được khi áp dụng hình thức chuyển tiếp mail:

• Không cần phải đăng nhập vào tất cả các địa chỉ email để kiểm tra thư mới.
• Đảm bảo được tính toàn vẹn của nội dung khi muốn chuyển tiếp mail đến bên thứ 3.
• Tiết kiệm thời gian, công sức và giúp người dùng không bỏ lỡ các thông tin quan trọng.
• Tạo sự tiện lợi khi chuyển tiếp các mail có tệp đính kèm.
  Forward Mail giúp tiết kiệm thời gian, công sức

Hướng dẫn cách Forward Mail

Khi Forward Mail trong Gmail, người dùng có thể chuyển toàn bộ thư mới hoặc lựa chọn một số mail nhất định để gửi cho bên thứ 3. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 2 cách chuyển tiếp email này:

Chuyển tiếp toàn bộ thư mới

Để forward Gmail với toàn bộ thư mới, người dùng hãy làm theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email muốn chuyển tiếp thư. Sau đó, chọn vào Cài đặt có biểu tượng bánh răng và nhấn vào Cài đặt ở tab mới hiện ra.
• Bước 2: Bấm chọn vào mục Chuyển tiếp và POP/IMAP.
• Bước 3: Nhấn nút Thêm địa chỉ chuyển tiếp và nhập địa chỉ email cần chuyển tiếp thư. Màn hình hiển thị pop – up Xác nhận địa chỉ chuyển tiếp, người dùng nhấn Tiếp tục.
• Bước 4: Mở email và nhấn chọn vào đường link trong thư mà Gmail mới gửi đến để xác nhấn chuyển tiếp thư.
• Bước 5: Quay trở lại tab Chuyển tiếp và POP/IMAP và lựa chọn email muốn chuyển thư tới bằng cách tích chọn, sau đó nhấn Lưu thay đổi.
• Bước 6: Kiểm tra lại thư đã được chuyển tiếp thành công hay chưa.

Chỉ chuyển một số thư nhất định

Nếu chưa biết cách chuyển một số thư điện tử nhất định thì người dùng hãy làm theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Đăng nhập vào email muốn chuyển tiếp, tìm đến tab Đọc ở phía trên của mail và nhấn chọn vào mục Chuyển tiếp.
• Bước 2: Tiến hành soạn thảo văn bản nếu người dùng muốn thêm nội dung.
• Bước 3: Khi người dùng nhấn Chuyển tiếp thư thì các mục của địa chỉ “Đến”, “Cc”, “Bcc” sẽ trống. Lúc này, người dùng cần phải điền địa chỉ email cần chuyển tiếp thư vào hộp Đến.
  Cách Forward Email với một số thư điện tử nhất định

Hướng dẫn cách tắt tính năng tự động chuyển thư

Trong trường hợp người dùng muốn tắt tính năng tự động outlook Forward Mail thì hãy làm theo hướng dẫn như dưới đây:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email muốn tắt tính năng chuyển tiếp thư. Sau đó, chọn vào Cài đặt có biểu tượng bánh răng và nhấn vào Cài đặt ở tab mới hiện ra.
• Bước 2: Trong tab Chuyển tiếp và POP/IMAP, người dùng nhấn chọn mục Tắt chức năng chuyển tiếp.
• Bước 3: Bấm vào ô Lưu thay đổi là hoàn tất.

Hướng dẫn cách Forward Mail tự động trong Outlook

Cách Forward Mail trong Outlook tự động có các bước thực hiện đơn giản như sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Outlook muốn Forward Email Outlook.
• Bước 2: Nhấn chuột phải vào biểu tượng bánh răng ở góc màn hình, chọn Thiết đặt, sau đó người dùng nhấn chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.
• Bước 3: Nhấn chọn tab Bố trí để tạo quy tắc chuyển tiếp thư.
• Bước 4: Bấm vào mục Thêm quy tắc mới và đặt tên cho bộ quy tắc, ví dụ Email Forwarding. Bên cạnh đó, người dùng có thể thêm nhiều tùy chọn điều kiện khác như áp dụng tất cả các thư, tôi là người nhận duy nhất… sau đó nhấn Lưu.
• Bước 5: Kiểm tra quy tắc vừa tạo có hoạt động hay không bằng cách dùng một tài khoản và tiến hành Outlook Forward Mail.

Cách xóa quy tắc tự động Forward Email trong Outlook

Bên cạnh việc áp dụng cách Forward Mail Outlook sang Gmail, người dùng hoàn toàn có thể xóa tính năng này đi một cách dễ dàng. Cụ thể như sau:

• Bước 1: Thực hiện tương tự các bước 1, 2, 3 ở phần hướng dẫn cách thêm Forward Email trong Outlook.
• Bước 2: Tại tab Quy tắc, người dùng tiến hành bỏ chọn hoặc xóa quy tắc Tự động chuyển tiếp thư, sau đó nhấn Lưu là hoàn tất.

Lưu ý khi sử dụng Forward Mail

Đến đây, chắc hẳn người dùng đã biết Forward Mail là gì cũng như cách sử dụng hình thức gửi email này. Tuy nhiên, để áp dụng tính năng một cách hiệu quả, người dùng cần lưu ý một số vấn đề như dưới đây:

• Cần đảm bảo nội dung trong thư gốc phù hợp và có giá trị với người nhận trước khi tiến hành chuyển tiếp.
• Nên thêm bình luận khi tiến hành Forward Mail để người nhận hiểu được lý do tại sao họ nhận được thư này.
• Cẩn thận khi forward chuỗi email dài vì nội dung thư có thể không liên quan đến người nhận hoặc chứa dữ liệu không bảo mật mà người được chuyển tiếp không nên nhìn thấy.
• Tận dụng lợi thế của Bcc để người nhận không xem được các địa chỉ email khác ngoài email của mình, qua đó bảo vệ tốt quyền riêng tư của những người tham gia trong chuỗi email.
• Chỉnh sửa tiêu đề mail trang trọng, lịch sự, đúng chuyên môn.
  Trước khi chuyển tiếp thư cần xem lại nhiều vấn đề

Một số câu hỏi liên quan

Dưới đây, FPT Smart Cloud sẽ giải đáp cho người dùng một số câu hỏi tiêu biểu liên quan đến Forward Mail.

Mã hóa email chuyển tiếp có áp dụng từ người dùng Google này sang người dùng Google khác hay không?

Mã hóa email chuyển tiếp có áp dụng từ người dùng Google này sang người dùng Google khác. Nguyên nhân là bởi tính năng luôn luôn được thực hiện cho Google, Google Apps và các thông báo của Google+.

Có ai xem trộm được email đã được mã hóa khi chuyển tiếp của tôi không?

Khi chuyển tiếp, tất cả các email của người dùng sẽ được mã hóa nhằm giúp cho việc xem trộm trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, tính bảo mật không phải là 100% nên email của người dùng vẫn có thể bị người khác xem trộm.

Tất cả email được gửi đến hoặc gửi từ Gmail đều được mã hóa phải không?

Không phải tất cả các email được gửi đến hoặc gửi từ Gmail đều được mã hóa. Những email này chỉ có thể được mã hóa khi các nhà cung cấp dịch vụ email trực tuyến phối hợp với nhau để hỗ trợ mã hóa TLS.

Khi Forward Mail thì người gửi có biết không?

Người gửi ban đầu sẽ không biết Forward Mail được gửi đi lúc nào và đến đâu. Chỉ những địa chỉ mail được điền vào mục To, Cc hoặc Bcc mới có thể biết những người nhận được mail là ai và mail được gửi đến lúc nào.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về hình thức Forward Mail. Hy vọng rằng qua bài viết trên, bạn sẽ hiểu được Forward Mail là gì cũng như cách sử dụng tính năng này để tối ưu hóa quy trình làm việc.