Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương. Số tiền tạm ứng tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc. Việc đó để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên. Nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
Nghiệp vụ tạm ứng phát sinh trong trường hợp doanh nghiệp trích khoản lương tạm ứng cho nhân viên. Nhân viên đi công tác có phát sinh tạm ứng tiền mặt thì phải làm giấy đề nghị tạm ứng. Doanh nghiệp sẽ kiểm tra kinh phí và ký duyệt giấy tạm ứng cho người lao động. Kế toán sẽ lập phiếu chi và ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ chi lương tạm ứng.
Xem thêm: Mẫu tạm ứng lương mới nhất
2. Nguyên tắc hạch toán các tài khoản tạm ứng
Đối với tài khoản tạm ứng, kế toán sử dụng tài khoản 141. Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Căn cứ theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp cũng có quy định về nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng. Theo đó, khoản tạm ứng được xem là một khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Đối tượng nhận tạm ứng phải đang là lao động tại doanh nghiệp. Nhưng đối với các nhiệm vụ đó, giấy đề nghị tạm ứng phải được doanh nghiệp phê duyệt.
Người lao động sau khi nhận tạm ứng phải có trách nhiệm nhận về số tiền tạm ứng. Trong trường hợp tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Số tiền đó không được chuyển cho người khác để sử dụng.Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không được hoàn lại quỹ thì phải trừ trực tiếp vào lương của người nhận tạm ứng
Khi kết thúc trách nhiệm được giao, người lao động tiền hành lập bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo các chứng từ hóa đơn gốc để được thanh toán. Khoản này phải thanh toán dứt điểm tại kỳ trước thì mới nhận tạm ứng của kỳ sau. Nghiệp vụ tạm ứng lương được kế toán theo dõi và ghi chép đầy đủ vào vào từng lần tạm ứng.
3. Một số lưu ý khi hạch toán tạm ứng lương
3.1 Hạch toán lương tạm ứng sai vào tài khoản 141
Hạch toán tạm ứng lương căn cứ theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC được quy định sử dụng tài khoản 141. Đối với tài khoản này, nghiệp vụ tạm ứng phát sinh khi doanh nghiệp tạm ứng lương cho người lao động để thực hiện trách nhiệm được giao.
Hiện nay, nhiều kế toán khi hạch toán tài khoản 141 nhưng bỏ qua bản chất vấn đề hoặc chưa nắm rõ cách hạch toán sẽ dễ nhầm lẫn với nghiệp vụ tạm ứng tiền lương, tiền công cho người lao động. Ví dụ minh họa cho trường hợp đó như sau:
Doanh nghiệp A chi tiền mặt tạm ứng lương cho công nhân ở xưởng sản xuất B là 40 triệu đồng. Kế toán thực hiện hạch toán như sau:
- Trường hợp hạch toán sai:
Nợ TK 141: 40 triệu đồng
Có TK 111: 40 triệu đồng
- Trường hợp hạch toán đúng:
Nợ TK 334: 40 triệu đồng
Có TK 111: 40 triệu đồng
Thông qua tình huống trên, mặc dù đều là khoản tiền tạm ứng từ doanh nghiệp cho người lao động. Nhưng mà khoản lương này nhằm giải quyết nhu cầu cần thiết trong cuộc sống của người lao động. Căn cứ theo Điều 53 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về khoản tạm ứng được sử dụng để thanh toán lương cho người lao động được xem là thuộc tài khoản nợ phải trả. Vì vậy, tạm ứng tiền lương, tiền công cho người lao động được hạch toán vào tài khoản 334.
3.2 Hạch toán sai đối tượng và mục đích
Việc hạch toán sai đối tượng và mục đích trong tài khoản tạm ứng cũng thường gây nhầm lẫn. Căn cứ vào điểm a,b khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về nhóm đối tượng và mục đích khi hạch toán tạm ứng. Điều này quy định tài khoản tạm ứng chỉ được hạch toán khi đáp ứng 2 điều kiện. Doanh nghiệp tạm ứng cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp. Khoản tạm ứng này phải được sử dụng vào mục đích thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc được phê duyệt, phải được chỉ định bằng văn bản.
Việc hạch toán sai đối tượng và mục đích trong tài khoản 141 có thể minh họa thông qua ví dụ sau: Công ty C có phát sinh khoản hạch toán cho chị D là người quen của giám đốc công ty C. Chị D mượn số tiền là 20 triệu đồng từ công ty C. Kế toán công ty C thực hiện hạch toán như sau:
- Trường hợp hạch toán sai:
Nợ TK 141 : 20 triệu đồng [chị D]
Có TK 111: 20 triệu đồng
- Trường hợp hạch toán đúng
Nợ TK 1388 : 20 triệu đồng [chị D]
Có TK 111: 20 triệu đồng
Như vậy, đối với trường hợp trong tình huống trên, kế toán không được sử dụng tài khoản tạm ứng. Vì đối tượng không phải là nhân viên công ty. Đồng thời khoản lương tạm ứng cũng không đáp ứng mục đích kinh doanh. Trong trường hợp này, khi phát sinh các khoản chi thì kế toán cần hạch toán vào tài khoản 1388. Đây là tài khoản phải thu khác của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong trường hợp này, kế toán vẫn có thể theo dõi khoản tạm ứng của chị D thông qua việc gắn trách nhiệm cho giám đốc với tài khoản 141.
3.3 Hạch toán tạm ứng mua hàng có được sử dụng tài khoản 141 không?
Tạm ứng tiền mua hàng là nghiệp có thỏa thuận thanh toán trước theo yêu cầu của nhà cung cấp. Bản chất của khoản tiền này cũng được sử dụng nhằm mục đích kinh doanh. Hạch toán tạm ứng tiền mua hàng có thể thông qua ví dụ sau:
Công ty E mua hàng nhằm mục đích kinh doanh từ nhà cung cấp. Công ty E chi tiền mặt trực tiếp cho nhà cung cấp với phiếu chi là tạm ứng 30% tiền mua hàng, tương đương số tiền là 4 triệu đồng. Kế toán công ty E tiến hành hạch toán như sau:
- Trường hợp hạch toán sai:
Nợ TK 141: 4 triệu đồng
Có TK 111: 4 triệu đồng
- Trường hợp hạch toán đúng:
Nợ TK 331: 4 triệu đồng
Có TK 111: 4 triệu đồng
Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán cho khoản tạm ứng mua hàng sẽ không sử dụng tài khoản 141 mà sử dụng tài khoản 331. Đây là tài khoản phải trả cho người bán. Tài khoản này dùng để ghi các khoản nợ cần phải trả cho nhà cung cấp vì mục đích kinh doanh.
Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp tạm ứng để nhân viên mua hàng để phục vụ cho mục đích kinh doanh thì kế toán sẽ ghi nhận vào tài khoản tạm ứng 141. Vì trường hợp này khoản tạm ứng đáp ứng đủ điều kiện để ghi vào tài khoản 141. Cụ thể, dưới đây là ví dụ minh họa về trường hợp trên:
Doanh nghiệp E tạm ứng cho nhân viên H để mua hàng nhằm mục đích kinh doanh từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, nhân viên H phải hoàn ứng khi thực hiện xong công việc, số tiền tạm ứng là 4 triệu đồng. Kế toán công ty E sẽ tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 141: 4 triệu đồng
Có TK 111: 4 triệu đồng
4. Những lưu ý về hồ sơ các khoản tạm ứng và hoàn ứng
4.1 Hồ sơ các khoản tạm ứng
Thông thường, tại nhiều doanh nghiệp hồ sơ tạm ứng gồm các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị tạm ứng [có thể sử dụng mẫu 03-TT Thông tư 200/2014/TT-BTC]
- Phiếu chi [đối với tiền mặt], ủy nhiệm chi [đối với chuyển khoản]
- Chứng từ xác nhận kèm theo [nếu có]
- Trường hợp mua hàng phục vụ kinh doanh thì kèm theo báo giá, đơn đặt hàng…
- Trường hợp đi công tác thì kèm theo thư mời, quyết định, kế hoạch công tác…
Sau khi chi tạm ứng, kế toán cần theo dõi hồ sơ hoàn ứng. Ngoài ra, các chứng từ hoàn ứng cũng cần được kiểm tra. Nhằm xem có phù hợp không hoặc có thiếu chứng từ nào so với khoản chi không.
4.2 Hồ sơ các khoản hoàn ứng
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng nếu còn dư trong số tiền hạch toán tạm ứng lương. Nhân viên cần hoàn ứng lại cho doanh nghiệp. Hồ sơ hoàn ứng gồm các giấy tờ sau:
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng [có thể sử dụng mẫu 04-TT Thông tư 200/2014/TT-BTC]
- Chứng từ, hóa đơn chứng minh kèm theo [hóa đơn giá trị gia tăng, bản kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu…]
- Trường hợp phát sinh chi thêm thì kèm theo phiếu chi, ủy nhiệm chi
- Trường hợp phát sinh khoản thu lại tiền dư kèm phiếu thu, giấy nộp tiền
- Chứng từ xác nhận khác [nếu có]
Doanh nghiệp nên đảm bảo nhân viên phải hoàn ứng xong thì mới được tạm ứng lần sau. Việc đó nhằm hạn chế dòng tiền tạm ứng bị chiếm dụng trong doanh nghiệp.