Hướng dẫn làm báo cáo theo dạng biểu đồ cột

Vẽ biểu đồ cột chồng sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh các thành phần hoặc các nhóm dữ liệu trong Excel với nhau. Các số liệu được trình bày dưới dạng cột chồng trông sẽ đẹp và chuyên nghiệp hơn, nhất là khi bạn làm báo cáo, thuyết trình hay tài liệu. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách vẽ biểu đồ cột chồng từ dữ liệu trong bảng tính Excel rất nhanh và đơn giản, ai cũng làm được.

Bắt Excel vẽ biểu đồ cột chồng từ bảng dữ liệu

Biểu đồ cột chồng hay được gọi là biểu đồ thanh xếp chồng. Cũng như tên gọi, nó được vẽ thành các thanh cột giá trị xếp chồng lên nhau. Trong biểu đồ thanh xếp chồng, các phần của dữ liệu liền kề (trong trường hợp thanh ngang) hoặc xếp chồng lên nhau (trong trường hợp thanh dọc, còn gọi là cột).Để được hướng dẫn chuyên sâu về cách vẽ biểu đồ cột chồng trong Excel, theo dõi ví dụ dưới đây.

Bài viết được thực hiện trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, áp dụng được cho các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, Office 365 hoặc cả MacOS với thao tác tương tự.

Contents

Cách vẽ biểu đồ cột chồng từ bảng dữ liệu Excel

Giả sử dưới đây là bảng dữ liệu về số lượng nhân sự các văn phòng của Công ty cổ phần Đức Trí. Yêu cầu là vẽ biểu đồ thể hiện tổng số nhân sự các văn phòng của Công ty cổ phần Đức Trí theo các năm.

Bước 1: Trước tiên, bạn có thể tạo ra biểu đồ cột chồng bằng việc chọn dữ liệu mà bạn muốn vẽ, sau đó nhấp Insert chọn Column, mục 2-D Column chọn biểu đồ cột chồng.

Bước 2: Sau khi đã thực hiện xong, biểu đồ sẽ tự động xuất hiện.

Bước 3: Tuy nhiên, số liệu của “Tổng” cũng đang nằm trong cột chồng. Bạn tiến hành tách cột “Tổng”này ra để có cái nhìn tổng quan hơn. Để tách số liệu “Tổng” ta thực hiện theo thứ tự như sau:

• Nhấn chuột phải vào màu của số liệu “Tổng”.
• Chọn mục Change Series Chart Type.

Bước 4: Hộp thoại Change Chart Type xuất hiện. Bạn chọn All Charts > Combo. Sau đó, trong mục “Tổng”, bạn chọn đường biểu diễn phù hợp, có thể sử dụng Line.

Bước 5: Excel trả về kết quả như hình:

Bước 6: Để xuất hiện số liệu tổng trên biểu đồ đường cho dễ theo dõi, ta nhấp chuột phải vào biểu đồ, chọn Add Data Labels.

Kết quả sẽ được như sau:

Bước 7: Nếu bạn không muốn hiển thị đường “Tổng” này thì bạn hoàn toàn có thể ẩn đường biểu diễn đi. Các bạn thực hiện theo thứ tự sau:

• Nhấp chuột phải vào đường dữ liệu “Tổng”.
• Chọn mục Format Data Series.

Bước 8: Hộp thoại Format Data Series xuất hiện bên phải màn hình. Tại mục Line, bạn chọn No line.

Bước 9: Chúng ta được kết quả như sau:

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách vẽ biểu đồ cột chồng trên Excel. Hy vọng giúp các bạn thao tác dễ dàng để biểu diễn các số liệu thành dạng biểu đồ này. Chúc các bạn thành công!

Từ khi Excel ra đời, các công việc tính toán và xử lý dữ liệu được nhanh chóng và chính xác hơn, bạn sẽ không cần phải mất hàng giờ để thao tác từng bước trên máy tính tay nữa. Đặc biệt, “bộ não thông minh” này còn mang đến nhiều tính năng tiện lợi, giúp mọi thao tác được tối ưu hơn, tạo biểu đồ cột là một minh chứng. Chỉ trong vài cú nhấp chuột bạn đã có thể trình bày nội dung cực kì khoa học thông qua biểu đồ cột.

Nếu như bạn chưa biết:

• Những điều cần lưu ý trước khi vẽ biểu đồ cột?
• Làm thế nào để vẽ biểu đồ cột trong Excel?
• Cách chỉnh sửa sau khi tạo biểu đồ cột trong Excel?

Trong bài viết hôm nay, Mega sẽ hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ hình cột trong Excel cực đơn giản và nhanh chóng có kèm hình ảnh minh hoạ, đừng bỏ qua nhé!

Biểu đồ cột giúp dữ liệu trình bày khoa học hơn

I. Một số điều cần lưu ý trước khi vẽ biểu đồ cột trong Excel

Điều kiện cần trước khi vẽ biểu đồ là bạn phải có bảng tính kèm dữ liệu đã nhập hoặc tính toán, các hàng cột dữ liệu sẽ trở thành các thành phần trong biểu đồ.

Điều kiện đủ để biểu đồ được hoàn thành là bạn cần đảm bảo dữ liệu đủ và đúng. Cụ thể:

• Bạn phải chắc chắn rằng các ô nội dung phải rõ ràng, đầy đủ các tên đề mục (hàng, cột) để các thành phần của biểu đồ có ý nghĩa. Nếu không sau khi vẽ biểu đồ bạn sẽ gặp tình trạng không biết các số liệu đang chỉ điều gì, thuộc nội dung nào.
• Các dữ liệu phải thống nhất cùng định dạng và dữ liệu, ví dụ cùng biểu thị phần trăm, hoặc cùng đơn vị tiền, cùng định dạng văn bản để biểu đồ thể hiện chính xác.

II. Hướng dẫn vẽ biểu đồ cột trong Excel

Khác với biểu đồ tròn, biểu đồ cột hiển thị dữ liệu ở dạng cột chữ nhật, dữ liệu càng lớn thì thanh càng dài. Có hai dạng biểu đồ cột thường thấy là cột dọc và cột ngang. Ngoài ra còn các biến thể mở rộng như cột chồng, cột ghép…

Để vẽ biểu đồ cột từ dữ liệu đã có hãy thực hiện các cách sau:

Cách 1

Bước 1: Bôi đen bảng chứa số liệu muốn tạo biểu đồ

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím ALT + F1

Cách vẽ biểu đồ cột nhanh trong Excel

Lưu ý: Cách này để vẽ biểu đồ nhanh nhưng chỉ thực hiện nếu bạn muốn vẽ biểu đồ cột đơn hoặc ghép dưới dạng 2D. Còn muốn lựa chọn các dạng khác thì hãy thực hiện cách khác dưới đây.

Ngoài ra, nếu bạn muốn làm việc trên Excel nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, hãy tìm hiểu các phím tắt trong Excel mà Mega đã tổng hợp nhé!

Cách 2

Bước 1: Mở file Excel có dữ liệu cần vẽ biểu đồ -> Bôi đen bảng dữ liệu

Bôi đen bảng

Bước 2: Chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon -> Chọn biểu tượng biểu đồ dạng các thanh cột dọc trong mục Charts

Chọn kiểu biểu đồ cột

Bước 3: Tại đây sẽ có các lựa chọn kiểu biểu đồ như: cột đơn, cột dọc ghép, cột chồng dạng 2D, 3D và cột đơn, ngang ghép hoặc chồng dạng 2D, 3D. Tuỳ theo nhu cầu và dạng dữ liệu mà bạn lựa chọn kiểu biểu đồ cho phù hợp và trực quan nhất.

Có nhiều sự lựa chọn cho biểu đồ cột

Mẹo:

• Cột đơn biểu thị sự phát triển của một đối tượng trong một năm hoặc nhiều đối tượng trong một năm.
• Cột ghép thường để so sánh quy mô và sự phát triển của 2-3 đối tượng.
• Cột chồng thường dùng khi tổng bảng có những thành phần chiếm chỉ số quá nhỏ hoặc trong toàn bảng chứa nhiều thành phần.

Chỉ sau một cú nhấp chuột, biểu đồ sẽ hiển thị trên bảng tính

Excel cho ra biểu đồ nhanh chóng

III. Cách chỉnh sửa sau khi tạo biểu đồ cột trong Excel

Để biểu đồ hoàn thiện, dữ liệu khoa học và đẹp mắt hơn thì hãy tìm hiểu thêm các bước điều chỉnh bổ sung dưới đây.

1. Hướng dẫn thay đổi dữ liệu trong biểu đồ

Bước 1: Kích vào biểu đồ cột vừa tạo, sau đó chọn thẻ Design trên thanh Ribbon -> Chọn Select Data

Điều chỉnh dữ liệu biểu đồ

Bước 2: Tại hộp thoại Chart Date Range, chọn vùng dữ liệu cần điền, trong đó

Chỉnh sửa sau khi tạo biểu đồ cột

• Chart Data Range: Vùng dữ liệu bảng muốn thay đổi, thường sẽ toàn bộ bảng hoặc chọn cột, hàng theo cách bôi đen.
• Legnend Entries: là nội dung sẽ hiển thị trên biểu đồ trục đứng
• Horizontal: là nội dung sẽ hiển thị theo trục ngang
• Nếu muốn thay đổi nội dung của trục đứng và ngang nhấn chọn Switch Row/Column

Bước 3: Sau khi đã điều chỉnh, nhấn OK để lưu thay đổi.

Lưu sau khi điều chỉnh

2. Di chuyển và chỉnh sửa kích thước các cột

Di chuyển biểu đồ

Chỉ cần nhấn vào biểu đồ và giữ chuột để kéo biểu đồ di chuyển đến nơi mong muốn và thả chuột để cố định biểu đồ tại vị trí đó.

Thay đổi kích thước toàn biểu đồ

Kích chuột vào 1 trong bốn góc của biểu đồ và thao tác kéo ra để mở rộng toàn thể biểu đồ.

Kéo để mở rộng hoặc thu nhỏ

Thay đổi độ rộng và khoảng cách các cột

Nếu bạn cảm thấy các cột trong biểu đồ mình mỏng, nhỏ khiến toàn thể không đẹp mắt và muốn chỉnh sửa, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Tại biểu đồ cột vừa tạo, nhấn chuột phải vào bất kì cột dữ liệu nào và chọn Format Data Series

Chỉnh sửa kích cỡ cột

Bước 2: Ở phần Series Options, dùng chuột kéo thanh Gap Width để điều chỉnh độ rộng và khoảng cách của các cột, hoặc có thể điều chỉnh bằng cách nhập thông số vào ô. Khi số càng thấp, khoảng cách và độ rộng giữa các cột dữ liệu càng nhỏ.

Điều chỉnh khoảng cách và độ rộng cột

Nếu biểu đồ bạn là dạng 2D, kéo thanh Series Overlap để điều chỉnh khoảng cách giữa các thành phần trong một hạng mục. Ví dụ thay đổi khoảng cách giữa các cột năm trong tháng 1.

Điều chỉnh kích cỡ các thành phần

3. Thêm phần tiêu đề cho biểu đồ

Đối với Excel 2016, 2019

Bước 1: Tại góc phải phía trên biểu đồ, nhấn chọn biểu đồ dấu cộng để hiện bảng Charts Element.

Bước 2: Tích vào ô Chart Title để hiện khung thêm tiêu đề trên biểu đồ

Thêm tiêu đề cho biểu đồ

Bước 3: Nhấn chuột vào khung Chart Title để chỉnh sửa tên biểu đồ.

Chỉnh sửa tiêu đề

Thao tác trên Excel 2010, 2013, 2007, 2003

Bước 1: Kích chuột vào biểu đồ để hiện phần Chart Tools trên thanh Ribbon

Bước 2: Chọn thẻ Layout -> kích chọn Chart Title

Bước 3: Chọn vị trí đặt tiêu đề và nhập nội dung tiêu đề.

4. Ẩn hoặc hiện một số thành phần

Bước 1: Nhấn chọn biểu tượng dấu cộng ở phía trên góc phải của biểu đồ

Bước 2: Tích hoặc bỏ tích các thành phần bạn muốn hiện hoặc ẩn.

Kích chọn hoặc bỏ

Chú thích:

• Axes: trục đứng và trục ngang
• Axis Titles: tiêu đề của trục đứng và ngang
• Chart Title: Tiêu đề chính của biểu đồ
• Data Labels: Nhãn tên của các thành phần
• Data Table: Bảng dữ liệu để vẽ biểu đồ
• Gridlines: Đường thanh ngang trên biểu đồ
• Legend: Chú thích màu sắc, nội dung có trên biểu đồ cột

Để điều chỉnh các thành phần khi hiện, kích chuột đến dấu mũi tên sau mục và lựa chọn các điều chỉnh. Excel sẽ cho xem trước khi thêm vào.

Điều chỉnh từng phần

5. Thay đổi dạng biểu đồ cột

Nếu bạn không muốn biểu đồ đơn điệu, hãy thay đổi kiểu biểu đồ bằng cách sau

Bước 1: Kích chọn biểu đồ cột vừa tạo, trên thanh menu sẽ xuất hiện Chart Tools -> Chọn tab Design

Thẻ Design

Bước 2: Tại đây bạn có thể tuỳ thích lựa chọn các kiểu biểu đồ cách điệu hơn, có thể di chuột vào để xem thử trước khi nhấn chọn.

Nhấn dấu mũi tên xuống để xem thêm các tuỳ chọn.

Nhiều kiểu biểu đồ có sẵn

Nếu bạn muốn thay đổi bố cục biểu đồ, hãy thực hiện:

Bước 1: Chọn biểu đồ cột vừa tạo -> Chọn thẻ Design

Bước 2: Nhấp chọn mục Quick Layout. Tại đây bạn có thể lựa chọn các biểu trình bày cột, hãy xem trước khi chọn để có biểu đồ hợp lý với dữ liệu.

Thay đổi cách trình bày dữ liệu

6. Thay đổi màu sắc cho biểu đồ cột trong Excel

Bước 1: Chọn biểu đồ vừa tạo -> Chọn thẻ Design trên thanh Ribbon

Bước 2: Chọn Change Colors. Tại đây bảng màu sẽ hiện ra, gồm có cả dãy màu gợi ý cho toàn bảng vừa có những màu đơn lẻ cho bạn tự sáng tạo. Bạn chỉ cần di chuột vào xem thử và kích chọn nếu vừa ý.

Lựa chọn màu sắc vừa mắt

7. Định dạng văn bản, kiểu chữ, cỡ chữ

Kích chuột vào biểu đồ. Tại thẻ Home, phần Font, bạn điều chỉnh kiểu chữ, kích thước, định dạng nghiêng, in đậm và màu sắc cho chữ.

Thay đổi định dạng văn bản của biểu đồ

8. Di chuyển biểu đồ đến sheet khác

Nếu file Excel của bạn có những sheet riêng để phân tách biểu đồ với dữ liệu bảng để lẫn lộn nội dung và tránh rối mắt, bạn có thể thực hiện cách sau để di chuyển.

Bước 1: Chọn vào biểu đồ -> Nhấn tab Design trên thanh Ribbon -> Chọn mục Move Chart

Chuyển sheet cho biểu đồ

Bước 2: Khi hộp thoại Move Chart xuất hiện, bạn kích chọn vị trí mà biểu đồ sẽ phải di chuyển đến

• New sheet: Di chuyển đến sheet mới hoàn toàn, thực hiện đặt tên cho sheet tại khung bên cạnh
• Object in: Sheet đã có sẵn, chọn sheet bằng cách nhấp vào dấu mũi tên hướng xuống ở góc khung.

Chọn vị trí chuyển

Bước 3: Nhấn OK để di chuyển.

IV. Tổng kết

Việc hiển thị dữ liệu bằng biểu đồ cột giúp nội dung, số liệu được trình bày khoa học và trực quan hơn, việc theo dõi và quản lý thông tin cũng dễ dàng hơn. Thao tác tạo biểu đồ khá quan trọng và cấn thiết, đặc biệt là trong các bài báo cáo. Vừa rồi, Mega đã hướng dẫn bạn cách vẽ biểu đồ cột trong Excel kèm các thao tác chỉnh sửa cực đơn giản. Hi vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho công việc và học tập bằng Excel của bạn!