Hướng dẫn scan to email ricoh với gmail

• 1 HƯỚNG DẪN SCAN EMAIL TRÊN MÁY PHOTOCOPY RICOH
  • 1.1 Comments

HƯỚNG DẪN SCAN EMAIL TRÊN MÁY PHOTOCOPY RICOH. Điểm qua vài nét về tính năng scan email trên máy photocopy ricoh để anh em kỹ thuật có thể hiểu rõ, nắm rõ được quy trình làm như thế nào để có thể scan email trên máy photocopy ricoh thành công cũng như hiểu rõ tiến trình gửi file scan.

Scan email trên máy photocopy ricoh cũng chung mục đích như scan folder trên máy photocopy ricoh đó là đều gửi file scan từ máy photocopy ricoh về tài khoản của từng người dùng, tuy nhiên mỗi loại cũng có một số ưu và nhược điểm như sau:

• Về scan email trên máy photocopy ricoh:

+ Ưu điểm: Cấu hình hoàn toàn trên máy photocopy, nhanh chóng. Khi scan được rồi thì scan rất ổn định.

+ Nhược điểm: Tốc độ truyền File phụ thuộc vào tốc độ mạng. Muốn sử dụng chức năng scan email đòi hỏi phải có hệ thống email nội bộ và phải được cung cấp thông tin 01 tài khoản.

• Về Scan Folder trên máy photocopy Ricoh: ( Xem bài hướng dẫn Scan Folder Ricoh)

+ Ưu điểm: Không phụ thuộc tốc độ mạng, không cần hệ thống, tài khoản nội bộ.

+ Nhược điểm: Phải cấu hình trên từng máy tính cá nhân, phụ thuộc rất nhiều về bảo mật, tài khoản của máy tính cá nhân đó. Thời gian cấu hình lâu và hay bị trục trặc.

Với những phân tích trên thì sẽ giúp các bạn có sự lựa chọn phương án scan nào đó thích hợp để cài đặt cho khách hàng. Sau đây mình sẽ đi vào phần HƯỚNG DẪN SCAN EMAIL TRÊN MÁY PHOTOCOPY RICOH.

PHẦN MỀM NHẬP THÔNG TIN EMAIL KHÁCH HÀNG SỐ LƯỢNG LỚN: DOWNLOAD

Bên mình hiện đang có tài khoản email nội bộ với các thông số như sau:

• Tên Email:
• Mật khẩu: Scan@thienphuc2016
• Port SMTP: 25 ( là port mặc định – Port này phụ thuộc vào cách cấu hình Email Server – Để biết được thông số này thì các bạn hỏi IT của khách hàng hoặc mượn 1 tài khoản Outlook nào đó họ đang sử dụng để xem)
• SMTP Server: mail.thienphuc.vn ( tên mail server, tên này bạn cũng hỏi IT hoặc xem trong outlook).

Đầu tiên các bạn phải hiểu rõ quy trình gửi file scan như thế nào:

• Người dùng Scan từ máy photocopy Ricoh.
• File Scan được đính kèm vào nội dung Email và lưu tạm trong HDD của máy Ricoh
• Email được gửi đi bằng tài khoản Email Administrator, là tài khoản cấp cho máy Photocopy.
• Người dùng tự nhập địa chỉ người nhận hoặc kỹ thuật cấu hình sẵn trên máy, Email được gửi đi theo giao thức TCP cho nên nếu không gửi được máy sẽ báo lỗi.
• Email chỉ gửi đi, không nhận lại nên tất cả các thông số như Incomming Server hoặc Received không cần quan tâm, chỉ cần chú ý chi tiết tất cả các thứ liên quan đến đường đi ra như Gateway, DNS, Port của Email.
• Chi tiết về kỹ thuật mạng thì như sau: Gói tin Email được chuyển đi với Source là Email Adminstrator và Destination là Email của người nhận. Gói tin được chuyển đến địa chỉ Default Gateway ( Default Gateway mà cấu hình sai thì máy photocopy vẫn in được tuy nhiên sẽ không scan được) sau đó được chuyển đến DNS để hỏi đường đi ra ngoài ( DNS là Ip Private nếu Email Server trong mạng nội bộ; DNS là 8.8.8.8 nếu Email Server đặt ngoài Internet). Lúc này gói tin được gửi đến Email Server và tìm đúng port để xác thực, nếu Port sai thì không xác thực đúng được ( Giống như đến đúng địa chỉ mà nhầm người thì có nói mình là gì người ta cũng không biết). Khi đúng port rồi thì gói tin sẽ được xác thực, lúc này mà nhập sai Email administrator và mật khẩu thì cũng pó tay.
• Tóm lại, các thông số quan trọng cần nhập chính xác bao gồm: IP Address, Default Gateway, DNS, Port SMTP, Server SMTP, User Authentication.

Các bước thực hiện HƯỚNG DẪN SCAN EMAIL TRÊN MÁY PHOTOCOPY RICOH như sau:

• Đăng nhập vào Web Image Monitor của máy photocopy Ricoh, Logon vào admin.
• Kiểm tra các thông số IP Address, Gateway, DNS.
• Vào mục Configuration -> Email nhập vào thông số, tuỳ thuôc vào hệ thống mail đang sử dụng giao thức nào. Nếu POP thì bật “POP Beforce SMTP” không thì OFF nó đi.

Các lỗi thường gặp khi cài đặt HƯỚNG DẪN SCAN EMAIL TRÊN MÁY PHOTOCOPY RICOH :

• Waiting: Lỗi này do DNS chưa chính xác, gói tin không biết đường đi. Kiểm tra lại DNS trỏ về 8.8.8.8 hay địa chỉ IP Server nội bộ chưa. Vào CMD Ping thử địa chỉ mail server. Ví dụ: ping mail.thienphuc.vn. Sau đó lên máy photocopy “User tool” -> “System Setting” -> “File Trasnfer” Connection Test với DNS rồi Mail Server xem oke chưa.
• Authentication Failed: Lỗi này nhập mật khẩu hoặc tài khoản email sai.
• Còn lỗi nào nữa thì Comment dưới đây mình sẽ giải đáp.

BÀI VIẾT TRÊN THUỘC BẢN QUYỀN MÁY PHOTOCOPY THIÊN PHÚC – NGHIÊM CẤM SAO CHÉP DƯỚI MỌI HÌNH THỨC

HOTLINE HỖ TRỢ KỸ THUẬT: MR.NHÂN 0986.22.7177

comments