Định kỳ hoặc bất thường doanh nghiệp tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu/ công cụ dụng cụ để phát hiện chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế.
Hàng tồn kho là những thứ tài sản có hình thái vật chất cụ thể được dự trữ cho quá trình tiêu thụ trong hoạt động kinh doanh thông thường hoặc dự trữ cho sản xuất cũng như là đang sử dụng cho quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, trong doanh nghiệp thương mại hàng tồn kho bao gồm những hàng hóa mua về chờ bán, còn trong doanh nghiệp sản xuất hàng tồn kho có thể bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ chờ đưa vào sản xuất, bán sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành chờ bán.
Kiểm kê là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số thực có tài sản trong thực tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán.
Kiểm kê là công việc phải tuân thủ thực hiện nhằm xác định lại tài sản hiện có và tính giá thành sản phẩm.
Tại sao công ty phải kiểm kê hàng tồn kho?
– Số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế có thể chênh lệch [ vì tài sản bị hư hao; thủ quỹ nhầm lẫn về mặt chủng loại; kế toán tính toán, ghi chép sai sót, các hành vi tham ô, trộm cắp;…]
– Chốt sổ tồn nguyên liệu hàng hóa, tài sản tại thời điểm kiểm kê, tính giá thành sản phẩm.
– Để nắm được thực trạng nguồn lực của công ty tại cuối kỳ kế toán.
– Giúp lãnh đạo nắm được chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
– Khi mua bán, sáp nhập, chia tách công ty.
– Khi có chuyển giao nhân sự kho, kế toán.
– Ngăn ngừa tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản.
– Khi có yêu cầu quản trị đặc biệt của Ban giám đốc.
Phân loại
– Kiểm kê định kỳ [ kiểm kê hàng ngày đối với tiền mặt, hàng tuần đối với tiền gửi ngân hàng, hàng tháng đối với sản phẩm, hàng hóa, hàng quý đối với tài sản cố định và cuối năm kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị.
– Kiểm kê bất thường [kiểm kê đột xuất, ngoài kỳ hạn quy định.]
Phương pháp tiến hành
Đây là công tác liên quan đến nhiều bộ phận và có khối lượng công việc rất lớn đòi hỏi phải hoàn thành khẩn trương do đó cần được tổ chức một cách chặt chẽ.
Thủ trưởng đơn vị lãnh đạo và kế toán trưởng có vai trò chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, vạch kế hoạch và xác định phạm vi kiểm kê.
Trình tự:
Trước khi tiến hành:
Thủ trưởng lập ban kiểm kê, kế toán hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm được tiến hành thuận lợi.
Tiến hành kiểm kê: tùy theo đối tượng mà áp dụng phương pháp kiểm kê phù hợp.
– Kiểm kê hiện vật, tiền mặt và các chứng khoán,…
– Ngoài việc cân, đo, đong đếm số lượng còn cần phải quan tâm đánh giá chất lượng của hiện vật để phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư bị hư hỏng, mất phẩm chất.
– Kiểm kê tiền gửi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của ngân hàng và của các đơn vị, có quan hệ thanh toán.
– Đối chiếu số dư ở sổ sách hai bên. Nếu phát hiện chênh lệch thì phải đối chiếu từng tài khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh cho khớp số liệu hai bên.
Sau khi kiểm kê:
– Kết quả kiểm kê được phản ánh trên các biên có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu mẫu kiểm kê quy định.
– Các biên bản, báo cáo trên được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán. Toàn bộ kết quả kiểm kê, kết quả đối chiếu, tức là các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách nếu có, được báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ thể.
– Các biên bản xác nhận số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế so với số liệu trên sổ sách và các quyết định xử lý đầy đủ thủ tục theo quy định là những chửng từ kế toán hợp lệ kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào sồ sách.
Tầm quan trọng của công tác quản lý hàng tồn kho
Mọi quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị đều có ảnh hưởng trực tiếp đến Hàng-Tiền-Tài Sản.
3 quá trình chính: Mua -Sản Xuất Bán đều ảnh hưởng đến HTK
Quản lý HTK tốt là trọng tâm ảnh hưởng quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
Hàng tồn kho là bộ phận chịu rủi ro cao nhất: Mất mát [tình trạng bảo quản], hết hàng [gián đoạn sản xuất kinh doanh], thừa hàng [lãng phí].
Hàng tồn kho thường dễ vận chuyển, có nhiều loại với đặc điểm lưu trữ và bảo quản khác nhau vì vậy đôi khi rất khó có thể thực hiện việc quan sát để đảm bảo sự tồn tại của hàng tồn kho.
Hàng tồn kho được bảo quản ở nhiều nơi, nhiều kho phân bổ ở những thành phố tỉnh thành khác nhau.
Hàng tồn kho có thể trở nên chính xác tuyệt đối trong trường hợp công nghệ cao ngay cả khi nó những hình thái vật chất cụ thể.
Hàng tồn kho kém chất phẩm chất có thể được trình bày là tốt. Khó khăn trong việc xác định
Sự tồn tại và tính chính xác của hệ thống hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên [kê khai thường xuyên]
Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên cho phép 1 đơn vị biết được không chỉ hàng tồn kho ở thời điểm hiện tại mà còn xác định các sản phẩm cần thiết phải ghi chép, những sản phẩm không bán được trong nhiều kỳ hoặc thủ tục kiểm soát thích hợp đối với việc ghi chép đúng đắn. Nếu rủi ro kiểm soát có mức thấp và tại mức này các ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là không chính xác thì KTV có thể tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán bằng việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vào cuối năm .
KTV thường kiểm tra các ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để xác định:
– Bán hàng và thanh toán được phê chuẩn đã được ghi chép chính xác và đúng kỳ.
– Khi các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán được phê chuẩn mới được thực hiện.
– KTV chọn các nghiệp vụ từ sổ ghi chép nghiệp vụ theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm tra chúng theo hướng ngược lại với trình tự ghi chép để xác định có các nghiệp vụ phê chuẩn mới được ghi sổ hay không và giá trị đơn vị xuất có được tính chính xác hay không
– KTV có thể lựa chọn những khoản mục từ các chứng từ và kiểm toán theo trình tự luân chuyển của chúng để xác nhận tất cả các hóa đơn và doanh thu đều được ghi nhận chính xác và đúng kỳ.
– Thủ tục kiểm soát không kém phần quan trọng là thực hiện kiểm tra định kỳ đối với những ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên do kiểm toán nội bộ hoặc một cá nhân khác thực hiện để xác định tính chính xác, sự cần thiết phải điều chỉnh, và nguyên nhân của bất cứ khoản chênh lệch lớn nào trong các ghi chép.
– KTV nên xác định những số liệu kiểm kê và số liệu điều chỉnh đối với những ghi chép liên quan về hàng tồn kho.
– Cuối cùng KTV kiểm tra bất cứ sự điều chỉnh trọng yếu nào đối với các ghi chép theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Ví dụ: Để làm rõ vấn đề hàng tồn kho hiện nay, ta tìm hiểu những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho của một doanh nghiệp kinh doanh máy tính nổi tiếng và đang được sử dụng phổ biến ở Việt Nam. Đó là hãng máy tính Dell. Những khó khăn trong công tác quản lý hàng tồn kho mà hãng máy tính Dell đã gặp phải:
Dell được thành lập dựa trên giả thuyết về “hứa ít và đem lại nhiều” cho khách hành, nhân viên và người cung cấp. Chúng tôi cũng xây dựng uy tín của công ty, môt phần dựa trên việc chúng tôi xoay sở tốt hàng hóa tồn kho, mà điều đó dẫn tới việc cung cấp dịch vụ nhanh hơn và giúp tiết kiệm nhiều hơn cho khách hàng. Do đó, có lẽ rất kỳ lạ đối với chúng tôi khi hiểu được cú thụt lùi có ý nghĩa đầu tiên mà chúng tôi đã trải qua năm 1989 khi mà công ty có quá nhiều hàng tồn kho.
Vì chúng tôi đã quen với việc theo đuổi mục tiêu tang trưởng từng đồng lãi, doanh số bán hàng của công ty tăng càng ngày càng nhiều. Một cách tự nhiên, chúng tôi coi đó là một dấu hiệu khả quan. Và để hoàn thành yêu cầu đó, tất nhiên chúng tôi phải mua các linh kiện rời – trong đó có con chíp bộ nhớ. Nhưng thay vì mua đúng số lượng cần – đủ mà ngày nay chúng tôi đang làm – chúng tôi đã mua như những kẻ say mê bất cứ con chíp nào mà chúng tôi có thể mua được.
Chúng tôi đã mua con chíp bộ nhớ nhiều hơn số chúng tôi cần. Và sau đó giá cả bị rớt xuống thấp. Vấn đề càng tồi tệ hơn vì chúng tôi cũng đã mua các con chíp ở vào” ngã ba đường” về mặt kỹ thuật, tức là dung lượng của chíp tăng từ 256k lên 1 Mb hầu như chỉ trong một đêm.
Bỗng nhiên chúng tôi bị kẹt giữa đống chíp bộ nhớ mà không ai muốn – chưa nói đến việc mà chúng tôi bỏ hàng đồng tiền. Và công ty đã bị rơi vào tình thế khó khăn về tồn kho hàng. Điều này làm giảm số tiền lãi đến mức mà công ty chỉ thu được mỗi môt xu cho mỗi một cổ phần trong một quý. Để bồi thường chúng tôi phải tăng giá sản phẩm, làm chậm lại quá trình tăng trưởng. Và chúng tôi phải hoãn lại các kế hoạch tung ra chiến dịch tại các quốc gia mới. Lần đầu tiên trong lịch sử của công ty, chúng tôi đã không cung cấp hàng. Trước sự hoài nghi choáng váng chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra là công ty đang gặp vấn đề về hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là thứ tồi tệ nhất phải sở hữu trong nghành công nghiệp mà giá trị của nguyên liệu hay thông tin giảm xuống nhanh chóng. Ngày nay, điều đó có nghĩa đối với bất cứ nghành công nghiệp nào – từ máy tính tới hàng không, hay thời trang. Trong nghành công nghiệp điện tử chẳng hạn, tốc độ thay đổi công nghệ nhanh chóng có thể nhấn chìm giá trị của hàng tồn kho mà bạn đang có chỉ trong một vài này. Trong ngành công nghiệp tin, giá trị của thông tin có thể giảm đi từng giờ hoặc từng phút, thậm chí từng giây. Tất cả những kinh nghiệm này chúng tôi đều học được từ những sự việc đó. Vấn đề hàng tồn kho thực sự là một vấn đề lớn nhận thấy ngay đối với chúng tôi, buộc chúng tôi phải có những bước đi tốt hơn và tìm ra lại một trong những tòa nhà của sự thành công của công ty: giá trị và tầm quan trọng của việc quản lí hàng tồn kho. Ngoài kinh nghiệm này ra, chúng tôi còn rút ra được bài học về việc nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng hóa tồn kho không phải chỉ là một chiến lược giành được chiến thắng mà còn là sự cần thiết: nó đánh bại sự giảm sụt nhanh chóng giá trị của nguyên liệu và đòi hỏi ít tiền và rủi ro hơn. Chúng tôi cũng cam kết mạnh mẽ hơn cho việc hiểu và áp dụng kỹ năng dự đoán.
Qua ví dụ trên ta thấy: Vấn đề hàng tồn kho rất đơn giản nhưng cũng rất phức tạp đến kinh ngạc. Phức tạp vì có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nó mà chúng ta không kiểm soát được. Những yếu tố không thể kiểm soát gồm có: mong muốn, nhu cầu khách hàng của công ty bạn và tất cả khách hàng trên toàn bộ chuỗi cung ứng, nguồn cung ứng linh kiện và nguyên vật liệu từ nhà cung cấp của bạn và tất cả các nhà cung cấp khác trong chuỗi cung ứng, tính sẵn có của nguồn tín dụng và giá trị tiền liên quan đến lại suất, tỷ lệ lạm phát và tỷ giá. Ngay đến những yếu tố mà ta có thể kiểm soát được thì ta cũng không thể nào hoàn toàn làm chủ tất cả. Có thể kể một số yếu tố như sản lượng đầu ra hay năng suất, chất lượng và số lần giao hàng, kể cả những biến động – điều luôn có trong bất kỳ hệ thống nào.
Biện pháp khắc phục
Các khía cạnh cần phải chú ý khi đưa ra biện pháp quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp.
– Lịch trình sản xuất phải cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất cố định.
– Nơi hàng hóa lưu trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp phải đủ sức chứa khi cần thiết.
– Phải có đội ngũ dự báo thông tin về hàng tồn kho, cần lập kế hoạch để tránh được những yếu tố ảnh hưởng, biến động thói quen.
– Tránh dự trữ hàng tồn kho quá nhiều.