Đối với hoạt động của các công ty thì sự hiện diện của một bảng chấm công là điều không thể thiết. Tuy nhiên, khá nhiều người không biết được cách làm bảng chấm công hoàn chỉnh nhất. Nếu bảng chấm công không được làm đầy đủ thì sẽ khiến cho công việc quản lý nhân sự xảy ra những thiếu sót không đáng có. Sau đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm bảng chấm công trên excel đơn giản và hiệu quả,
Xem thêm: Máy chấm công – Máy chấm công vân tay thẻ từ giá rẻ
Trước khi tìm hiểu về cách làm bảng chấm công trong excel, điều đầu tiên bạn nên làm là tưởng tượng về bảng chấm công của mình bao gồm những yếu tố nào. Ví dụ những thành phần trong một bảng chấm công cần có bao gồm: số lượng các sheet, nội dung của bảng chấm công, cách thức hoạt động của bảng chấm công, …
Khi đã định hình được câu trả lời cho câu hỏi này thì bạn sẽ rất dễ dàng thực hiện theo cách làm bảng chấm công excel mà chúng tôi hướng dẫn ở dưới đây.
Cách làm bảng chấm công theo mô hình phổ biến nhất:
- File chấm công bao gồm 13 sheet, mỗi sheet sẽ tương ứng với 1 tháng [có tất cả 12 tháng] và sheet còn lại sẽ là danh sách của nhân viên trong bộ phận.
- Ký hiệu chấm công của mỗi người sẽ khác nhau và được đồng nhất trong suốt 12 tháng chấm công.
- Bảng chấm công cần ghi rõ và đầy đủ thứ, ngày ở trong tháng. Riêng với hai ngày nghỉ là thứ 7 và chủ nhật sẽ được đổi sang màu sắc khác.
- Mỗi ngày đều sẽ tự tính công cho nhân viên. Vào cuối tháng sẽ tính tổng số công của mỗi nhân viên trong tháng đó.
- Tên nhân viên được điền ở trong bảng chấm công sẽ được lấy ra từ danh sách nhân viên của công ty.
- Có thể thực hiện liên kết giữa các tháng với nhau để dễ dàng thao tác hơn.
Đây là nội dung chủ yếu cần có ở các sheet trong cách làm bảng chấm công.
>>>> Đọc ngay: Máy chiếu – Thiết bị máy chiếu chính hãng giá rẻ
Sau khi bạn đã xác định được bảng chấm công của mình sẽ được hoàn thiện như thế nào, vậy thì sau đây sẽ là cách làm bảng chấm công nhân viên một cách chi tiết:
Bố cục của các sheet
Đầu tiên bạn cần vẽ đầy đủ mô hình của 13 sheet trong trang tính excel. Tuy nhiên lúc đầu bạn chỉ cần thực hiện với mô hình 2 sheet dưới đây:
- Sheet 1: Danh sách nhân viên trong công ty
- Sheet 2: Sheet chấm công cho tháng đầu tiên. Sau đó chỉ cần copy bảng chấm công cho sheet này cho các tháng sau và đổi tên tháng là được.
Sheet nhân viên: Trong sheet này, nội dung chủ yếu mà bạn cần làm là họ tên và mã nhân viên của từng người. Mỗi người sẽ có một mã nhân viên tương ứng để tránh trường hợp trùng tên.
Ngoài ra, trong sheet danh sách nhân viên cũng cần có những thông tin cá nhân của nhân viên như: ngày sinh, quê quán, số CMND, ngày bắt đầu làm việc, …
Lưu ý: Bạn cần chừa ra khoảng từ 2 đến 3 dòng ở trên cùng của sheet để tạo liên kết giữa các sheet với nhau. Ở phía bên trái của bảng nhân viên nên để dư ra một cột dự phòng cho trường hợp cần bổ sung thêm nội dung nào đó.
Cách làm bảng chấm công trên excel
Với những hướng dẫn cách lập bảng chấm công khá đơn giả được thực hiện như sau:
Lập khung cho bảng chấm công: trong đó có các nội dung: Tiêu đề [tháng, bộ phận, tổng tổng ngày công trong tháng, …]. Ở các cột sẽ đề những nội dung như: mã số nhân viên, họ tên, các ngày trong tháng [số lượng ngày trong một tháng], 4 hoặc 5 cột quy ra công và 1 cột để ghi chú.
Tạo ngày tháng ở trong bảng chấm công:
Bạn cần phải xác định được năm sử dụng bảng chấm công này. Ví dụ năm 2014 ở D1.
Tiếp đến, xác định tháng sử dụng để chấm công bằng cách sử dụng hàm: =date[$D$1;1;1]. Hàm Date được dùng để xác định giá trị ngày tháng dựa theo giá trị
Đặt ký hiệu chấm công cho từng nhân viên:
Bạn tiến hành lựa chọn một số ký hiệu chấm công tương ứng với từng người:
- Ngày công tính trên thực tế [Đi làm đầy đủ với số ngày công]
- Nửa ngày công [tính làm nửa ngày hoặc nửa ca]
- Ngày nghỉ được hưởng nguyên lương [Đi họp, ngày phép, công tác, …]
- Ngày nghỉ không tính lương
Để tính công thực tế cho nhân viên, ta sử dụng hàm: =COUNTIF[$E11:$A11;$G$34]
- Hàm Countif được dùng để đếm số lần xuất hiện của giá.
Tương tự ở những cột khác ta sẽ đặt những công thức lần lượt như:
- Nửa ngày công: =COUNTIF[$E11:$A11;$G$35]
- Nghỉ tính lương: =COUNTIF[$E11:$A11;$G$36]
- Nghỉ không có lương: =COUNTIF[$E11:$A11;$G$37]
- Ốm đau hoặc thai sản: =COUNTIF[$E11:$A11;$G$38]
Tổng số ngày tính công sẽ được tính dựa trên yêu cầu tính công của từng đơn vị. Ví dụ như: Tổng số ngày công = Ngày công trên thực tế + Nửa ngày chấm công x 0.5 + Nghỉ hưởng lương + Ốm đau, thai sản.
Sau khi đã đặt xong công thức cho 1 nhân viên, ta sẽ tiến hành copy công thức này cho những nhân viên khác có trong danh sách.
Tìm hiểu ngay các mẫu máy chấm công được phân phối bởi CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TFT để chọn cho mình sản phẩm phù hợp nhất: Máy chấm công thẻ từ
Trên đây là hướng dẫn cách làm bảng chấm công cơ bản và đơn giản nhất. Sẽ còn có những bảng chấm công với nội dung và cách thực hiện phức tạp hơn bạn có thể tìm hiểu thêm ở những bài viết sau. Hy vọng bạn có thể tự mình thực hiện một bảng chấm công dựa vào những hướng dẫn được nêu ở trên.
CEO & Founder tại Công ty TFT, là người tham vấn chuyên môn và kiểm duyệt nội dung tại website: //tft.vn/, nơi cung cấp thông tin giúp khách hàng nắm dõ hơn về sản phẩm dịch vụ tại TFT, hướng dẫn khách hàng cách sử dụng vận hành hiệu quả các giải pháp TFT cung cấp.
Ban đầu, nhiều người coi Bảng chấm công trên Excel là một công cụ buồn chán và vô ích; nhưng họ lại dần dần nhận thấy những lợi ích của nó trong công việc. Bảng chấm công trên Excel có thể sử dụng để thay thế cho các phần mềm chấm công phức tạp, nhưng vẫn mang lại hiệu quả tương đương với độ chính xác cao, và nhiều lợi ích khác nữa. Dưới đây là một vài lý do tại sao bạn nên bắt đầu sử dụng bảng chấm công càng sớm càng tốt.
Xem thêm: Cách tạo bảng trong ExcelMẫu bảng chấm công bằng Excel 2021 theo giờ, sáng chiều, hàng ngày
Tùy theo nhu cầu sử dụng mà các mẫu bảng chấm công đa dạng về bố cục, cách trình bày. Người dùng quan tâm có thể tham khảo một số mẫu bảng chấm công bằng Excel đẹp trong liên kết bên dưới.
Download nhiều mẫu bảng chấm công dưới đây:
- Bảng chấm công File Excel
- Bảng chấm công Word
- Bảng chấm công Tiếng Anh
- Bảng chấm công Tăng ca
- Bảng chấm công Theo tuần
- Bảng chấm công Làm thêm giờ
- Bảng chấm công Theo ca
- Mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel
- Bảng chấm công Nhân viên
- Bảng chấm công ngày
Lợi ích khi sử dụng mẫu bảng chấm công bằng Excel
1. Tính giá trị sản phẩm
Một trong những lý do chính tại sao một công ty phải theo dõi thời gian làm việc của nhân viên là để tính giá trị của sản phẩm, dịch vụ của công ty đó. Hay nói một cách chính xác hơn là để tính toán thời gian cần thiết để làm ra sản phẩm. Từ đó, cùng với những nguyên vật liệu khác sẽ tạo nên giá thành sản phẩm - mức giá mà khách hàng sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty sẽ phải chi trả.
2. Kiểm soát chi phí dự án
Thời gian mỗi người dành cho công việc đều được quy đổi ra thành những khoản chi phí nhất định, tương đương với mức lương hàng giờ của công nhân và tổng tiền công đối với doanh nghiệp. Chi phí dự án sẽ bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu thô, bất cứ thứ gì bạn mua từ nhà cung cấp, và cả chi phí nhân công [chi phí nội bộ].
Chi phí nội bộ là khoản khó kiểm soát nhất, do nhân viên thường phải làm cùng lúc nhiều dự án khác nhau, và thường thực hiện nhiều công việc khác nhau, như đào tạo hay các công việc hành chính nhân sự khác. Cho dù bạn đang thực hiện một dự án nội bộ hay đang hợp tác với một doanh nghiệp khác, bạn vẫn cần phải kiểm soát chi phí của dự án đó một cách chặt chẽ. Nếu trong quá trình hợp tác với công ty khác mà bạn không theo dõi sát sao các loại chi phí nhân công và mua nguyên vật liệu, thì bạn sẽ không thể biết được lời lãi như thế nào và khi nào thì dự án của bạn sẽ phá sản.
Nếu dự án của bạn chỉ được triển khai trong nội bộ công ty, bạn sẽ cần phải biết được chi phí thực tế của dự án là bao nhiêu. Nếu không có bảng chấm công, bạn sẽ không thể biết được mức chi chính xác và tiền của bạn đã bị thất thoát ở khâu nào trong quá trình thực hiện.
3. So sánh kế hoạch và thực tế triển khai
Khi ghi chép lại tỉ mỉ thời gian cần để thực hiện công việc, bạn có thể dễ dàng so sánh kế hoạch hành động và thực tế triển khai kế hoạch của bạn. Sau đó, bạn sẽ có thể phân tích sự khác biệt để tìm ra nguyên nhân và học được những bài học kinh nghiệm quý báu để có thể làm tốt hơn trong những kế hoạch sắp tới.
4. Dự đoán tiến độ dự án
Bằng những kinh nghiệm thực tế từ các dự án mà bạn đã thực hiện, bạn có thể dự đoán chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành những dự án tương tự như vậy trong tương lai. Tất nhiên, vẫn có rất nhiều yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quá trình thi công [như kinh nghiệm của công nhân, yếu tố công nghệ, vật tư, vốn, ...] nhưng những gì bạn học được từ dự án trước vẫn rất cần thiết để đảm bảo mọi việc đều được giải quyết ổn thỏa trong thời gian cho phép.
5. Tính toán thời gian làm việc không hiệu quả
Thời gian làm việc vô ích chính là khoảng thời gian mà bạn dành cho những công việc không tạo ra giá trị kinh tế như các kì nghỉ, đào tạo, công việc hành chính, .... Tuy nhiên, mục tiêu của bạn không phải là cắt giảm hoàn toàn thời gian làm những việc này; thay vào đó, bạn nên đào sâu nghiên cứu xem đâu mới là hoạt động cần thiết nhất.
Ví dụ, khi một công ty phát hiện ra rằng khoảng 50% tổng thời gian thực hiện dự án của họ không tạo ra năng suất, họ sẽ cần phải tìm ra nguyên nhân, khắc phục, và tăng tỉ lệ khoảng thời gian dành cho những hoạt động sẽ tạo ra giá trị. Nếu thời gian cần thiết để hoàn thành các thủ tục nội bộ quá nhiều, thì bạn có thể cắt giảm các công việc hành chính rườm rà để giảm bớt áp lực cho nhân viên và tạo điều kiện hoàn thành dự án trong thời gian ngắn nhất.
6. Tính toán năng suất lao động của nhân viên
Việc sử dụng bảng chấm công không phải là kể kiểm soát hay ép buộc nhân viên làm việc theo quy định của công ty mà để tính toán năng suất lao động của họ? Liệu nhân viên của bạn có phải làm việc đến 80 giờ mỗi tuần hay không? Với những thông tin từ bảng chấm công, bạn sẽ dễ dàng biết được ai đang bị quá tải để đưa ra những biện pháp hỗ trợ kịp thời, như luân chuyển nhân viên hoặc bổ sung người mới vào dự án.
Nếu nhân viên của bạn phải tăng ca liên tục, điều này có nghĩa là họ vẫn chưa biết cách sắp xếp, tổ chức công việc, hoặc chỉ đơn giản là công việc của họ quá nhiều. Từ đó, bạn có thể tìm hiểu nguyên nhân để phân công lại công việc để nhằm đảm bảo tận dụng mọi nguồn tài nguyên của dự án và nhân viên cũng không phải làm việc quá sức.
Tuy nhiên, việc sử dụng bảng chấm công để theo dõi hay kiểm soát nhân viên sẽ không mang lại kết quả tích cực. Những người cảm thấy như họ đang bị giám sát liên tục sẽ không phát huy được khả năng của mình để tạo ra thành quả tốt nhất. Trông thì có vẻ họ làm việc chăm chỉ hơn nhưng thực chất kết quả lại không như mong đợi. Mặt khác, việc để nhân viên tự do và tự chủ trong công việc sẽ giúp tăng sự hài lòng và năng suất làm việc, trong khi giảm áp lực một cách đáng kể.
Thật may mắn khi mục đích của việc sử dụng mẫu bảng chấm công bằng Excel không phải là để theo dõi hay kiếm soát nhân viên, mà để trực quan hóa các yếu tố như chi phí, lợi nhuận, công việc cần làm. Tất nhiên, việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên là cần thiết, nhưng đây không nên coi là lý do chính khi sử dụng bảng chấm công. Việc tạo một môi trường làm việc thoải mái và tin cậy sẽ có hiệu quả cao hơn gấp bội.
Những mẫu Bảng chấm công bằng Excel đúng chuẩn đều cập nhật trong bài viết này, các bạn cùng tham khảo, tải xuống để hỗ trợ công việc thuận tiện, chấm công dễ dàng và nhanh chóng, đặc biệt là tránh sai sót hiệu quả trong công việc.
Ứng dụng chấm công bằng điện thoại XWorkerBee, chấm công thời 4.0 Những phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay Phần mềm chấm công: Tất cả những thông tin bạn cần biết trước khi mua Cách tạo, xóa bảng trong LibreOffice Cách đổi dấu chấm thành dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn trong Google Sheets Tạo dòng chấm [....] trong LibreOffice