Hiện nay, không ít người mong muốn biến thành một nhân viên tổ chức sự kiện để có thể góp một phần làm nên các chương trình hoành tráng. Bên cạnh đấy, nghề này mang lại nguồn thu tốt nếu thành công. Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Đâu là những kỹ năng căn bản phải có của một nhân viên tổ chức sự kiện?
- 1. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
- 2. Những kỹ năng mà nhân viên tổ chức
sự kiện cần trang bị
- Sáng tạo
- Khả năng viết kịch bản
- Kỹ năng viết Proposal
- Kỹ năng lên Check-list
- Kỹ năng quản lý tài chính
- Triển khai và giám sát thực hiện
- Hoạch định & quản lý nguy cơ
- Kỹ năng quản lý nguy cơ
- Lời kết
Trong mỗi buổi tiệc, event không thể thiếu nhiệm vụ của nhân viên tổ chức sự kiện. Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Họ là những nghệ sĩ dùng sự sáng chế, cần thận của mình để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Nhân viên tổ chức sự kiện sắp xếp, tổ chức chương trình theo kế hoạch để làm ra sự kiện tốt đẹp nhất.
Đối với nhân viên tổ chức sự kiện sự sáng tạo, nhạy bén là yếu tố ưu tiên hàng đầu. Bên cạnh đó, kiến thức chuyên ngành, khả năng tổ chức, làm việc đội nhóm, sự linh động,.. Để duy trì tính đồng bộ cho sự kiện. Bên cạnh đó, khả năng chịu được sức ép, tâm lý & thái độ tiêu chuẩn trong công việc cũng rất quan trọng đối với nhân viên tổ chức sự kiện.
Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
2. Những kỹ năng mà nhân viên tổ chức sự kiện cần trang bị
Một đặc thù của người làm event là “Muốn làm event thì cái gì cũng cần biết một chút”. Ví dụ như: quản lý con người [ca sĩ, dancer, PG & cả nghìn người tham dự]; âm thanh ánh sáng; giải trí nghệ thuật; kiến thức vật lý; hóa học [tại sao sự kiện này lại xài khói lạnh mà sự kiện kia lại xài khói nóng],… Càng biết nhiều sẽ càng giảm thiểu được rủi ro trong lúc tổ chức sự kiện. Vậy một nhân viên sự kiện nên có những kỹ năng gì? Hãy tham khảo những kỹ năng rất quan trọng với nghề này ngay phía dưới, cụ thể:
Sáng tạo
Trước hết, họ nên có khả năng trí tuệ sáng tạo. Từ việc tạo dựng kế hoạch cho đến các khâu khác của việc cho ra mắt một sự kiện đều nên có sự sáng tạo. Hơn thế nữa, khả năng viết kịch bản chương trình cũng không thể thiếu. Điều này cũng đòi hỏi kỹ năng sáng chế. Ước muốn thực hiện tốt công vấn đề này, nhân viên tổ chức còn nên có tư duy nhất định cùng trí tưởng tượng nhiều loại để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào. cùng lúc đó, nên có khả năng diễn tả qua câu từ.
Khả năng viết kịch bản
Kỹ năng viết không thể được hoàn thiện trong ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình. Bạn có thể đọc thêm một số cách phía dưới để nâng cao tay viết của mình:
- Mỗi ngày các bạn viết một ít thì đến lúc cần bạn mới có thể truyền tải ý tưởng của mình lên trang giấy một cách trôi chảy.
- Mỗi ngày độc giả nhiều hơn một chút thì vốn từ và câu văn của bạn có thể phong phú hơn năng lực diễn tả của bạn có thể tốt dần lên.
- Mỗi ngày bạn gặp & nói chuyện với một người có khả năng tiếp cận tốt cũng có thể hoàn thiện khả năng viết và diễn tả của chính mình.
Kỹ năng viết Proposal
Để có thể viết được một Proposal hoàn chỉnh [chưa kể đến có thành công hay không] nhân viên sự kiện cần biết được tầm cần thiết của công tác chuẩn bị & việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal.
- Một Proposal hay & thu hút ngoài ý tưởng sáng chế & thu hút còn dựa vào độ thực tế & tính thuyết phục của dự án chúng ta muốn thực hiện. Điều đó thể hiện qua cách mà bạn chỉ rõ vấn đề nói ra dẫn chứng rõ ràng cũng như tính khả thi của dự án.
- Điều cốt yếu là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện 1 cách tổng quan nhất về sự kiện sắp xảy
ra.
- Một điều tuyệt đối cần hạn chế đó là tuyệt đối không được làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng phát minh hỗn độn không ra đầu đuôi mà phải biết cách bố trí ý tưởng phát minh cho dễ hình dung. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài vì lẽ đó nếu quá dài dòng người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn hoặc sẽ bỏ qua mất những phát minh chủ chốt.
- Văn phong cũng quyết định rất là nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. bạn cần phải hiểu cách diễn tả nó bằng chữ nghĩa một cách thật tốt thì mới đáp ứng được người khác tuy nhiên nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ.
Và để hoàn thiện cũng giống như có được kỹ năng viết Proposal, cần thành thục khả năng sử dụng PowerPoint, để có thể trình bày ý tưởng của chính mình 1 cách hiệu quả thông qua các biểu mẫu, infographic…
Có thể tham gia một khoá học viết Proposal để có cái nhìn tổng quát về những điều kiện cần và đủ cho một proposal hoàn chỉnh. Học hỏi từ những người có kinh nghiệm lâu năm là một điều thực tế, hiệu quả & rất nhanh nhất.
Kỹ năng lên Check-list
Có thể nói, checklist không có bất kỳ khuôn mẫu nào cả và chúng ta không phải dựa vào của bản thân hay của ai hoàn toàn mà hãy dựa vào kỹ năng làm việc của bản thân làm nhiều ắt sẽ thành thục hơn.
Thế nhưng, có một tốc chất & yếu tố rất cần để có thể hoàn thành tốt checklist cho Sự kiện, đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp & một cái nhìn tổng quan.
Kỹ năng quản lý tài chính
Ngoài những kỹ năng trên, nhân viên tổ chức sự kiện cần có khả năng quản lý tài chính cơ bản. Cho dù mỗi ngân sách dành cho cần thời gian để thực hiện, nhưng phải có một số nguyên tắc căn bản bạn phải cần bám sát:
Hãy minh bạch về mức thu của sự kiện: thông thường, các chiến lược tổ chức sự kiện độc đáo sẽ thu hút số lượng nhà tài trợ hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự rất đông. Vậy nên sự minh bạch về thu chi sẽ tránh dẫn đến việc thất thoát ngân sách của chương trình tổ chức sự kiện.
Luôn có kế hoạch dự phòng: Để hạn chế những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện tổ chức sự kiện, thì bạn phải có chiến lược dự tính cho mọi sự cố có thể diễn ra.
Ngoài những điều ấy ra, để thông thạo với kỹ năng quản lý ngân sách, thì trước hết bạn cần phải là một người khéo léo điều phối nguồn ngân sách, tỉ mỉ để đảm bảo gần như không vượt chiến lược đề ra.
Triển khai và giám sát thực hiện
Triển khai và giám sát là hai kỹ năng bao hàm nhiều tố chất cần thiết nhất. Để hoàn thành tốt việc khai triển & giám sát hoạt động nhân viên sự kiện cần:
- Khả năng giao tiếp: Nhân viên tổ chức sự kiện nên có khả năng tiếp xúc tốt để có thể điều phối nhân sự; phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất. Cần cứng rắn và mềm mỏng đúng lúc để tối ưu hoá khả năng của từng nhân sự cũng giống như tối ưu hoá thời cơ & hạn chế rủi ro.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Việc lên một chiến lược, Lịch trình chi tiết đến từng giây từng phút sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip. Việc quản trị thời gian tốt sẽ giúp ích cho bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ ập đến đối với một việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
- Một ý chí kiên định: cần có năng lực bao quát mọi thứ; nắm rõ từng chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện và đôi lúc phải đảo ngược tình thế để mọi việc
được diễn ra đúng tiến độ. Giải quyết vấn đề và những khó khăn nhanh nhất.
- Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi
- chăm chú vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất: Ở vị trí giám sát, bạn không hẳn phải tự tay làm mọi việc nhưng mà trước tiên bạn phải cần nắm được yêu cầu chung, yêu cầu rõ ràng mà khách hàng công bố cho từng khu vực, từng hoạt động để có thể giám sát & nhận xét đúng về chất lượng của khu vực/ hoạt động đấy để có thể đúng lúc điều chỉnh.
Hoạch định & quản lý nguy cơ
Kỹ năng quản lý nguy cơ
Đã gọi là đơn vị sự kiện thì khó tránh được khỏi những sai sót khi thực hiện chương trình. nhưng đối với các Sự kiện chuyên nghiệp, việc nắm được những rủi ro và phòng hạn chế là một trong những điều vô cùng quan trọng.
Càng nhiều những rủi ro được đề ra & dự đoán thì sẽ càng giảm bớt được những nguy cơ có thể xảy ra gây ảnh hưởng tới tiến độ tổ chức sự kiện.
Là một nhân viên tổ chức sự kiện, bạn phải hơn thế nữa lưu ý để hạn chế các tình huống rủi ro. Để có thể quản lý & xử lý được rủi ro, cần nhanh chóng công nhận dạng vấn đề/tình huống. bạn cần có một phương pháp xử lý logic. Phương pháp sẽ gồm có thiết lập bối cảnh, xác định, phân tích, nhận xét, xử lý, giám sát và sẻ chia nguy cơ có liên quan với toàn bộ các hoạt động khác để giảm thiểu thiệt hại & tối đa hoá thời cơ.
Lời kết
Với những chia sẻ trên đây của workshop.vn, hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích về nhân viên tổ chức sự kiện là gì và những kỹ năng cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện. Chúc bạn thành công!
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
[Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn]