Sử dụng luật Rules nào trong trộn thư để có thể bỏ quả 1 dòng trong danh sách trộn

Chắc hẳn là bạn cũng biết giấy khen được sử dụng để trao tặng, tuyên dương những cá nhân, tập thể có thành tích tốt. Để thể hiện sự trang trọng cũng như giá trị của việc tuyên dương đó thì sử dụng bằng khen hoặc in giấy khen để trao tặng thì đó sẽ là minh chứng cho sự cố gắng, tính hiệu quả để đạt thành tích tốt của người được nhận bằng khen, giấy khen đó.

Dùng trộn thư trong Word để in giấy khen hàng loạt

Với ứng dụng Word, bạn có thể sử dụng tính năng trộn thư để tạo giấy khen và in giấy khen hàng loạt rất nhanh chóng mà bạn không phải mất công hay tốn thêm chi phí để thuê bên ngoài xử lý.

Để in giấy khen sử dụng trộn thự, bạn cần chuẩn bị:

- Máy tính cài sẵn chương trình soạn thảo văn bản Word. Bài viết này, chúng tôi sử dụng Word 2016.
- Sử dụng một mẫu giấy khen .DOC sẵn có để chỉ việc trộn thư. Download mẫu giấy khen tại đây.
- Bạn cần có một file Excel danh sách khen thưởng đã tạo sẵn. Ví dụ có thể tạo 1 danh sách khen thưởng như hình dưới.

Bước 1: Mở file Word là mẫu giấy khen lên, nhấn vào tab Mailings ->Start Mail Merge -> chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để thực hiện các bước Mail Merge.

Bước 2: Chọn kiểu cần trộn văn bản Word, do ở đây là dùng để viết Giấy khen nên bạn chọn Letters -> tiếp theo, bạn nhấn chọn Next: Starting document.

Bước 3: Tại đây, bạn chọn văn bản bắt đầu để trộn thư. Do ban đầu bạn đã mở văn bản Word cần trộn rồi nên bạn chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại) -> rồi chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Đến bước này, bạn sẽ phải thêm danh sách tên học sinh cho phần khen tặng, lớp, Đạt danh hiệu gì... để ứng dụng Word tự động thêm các thông tin vào trong Giấy khen. Nếu chưa có thì bạn sẽ chọn là Type a new list để tạo mới.

Do bạn đã có danh sách khen thưởng trong file Excel -> nên bạn chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) -> tiếp theo, bạn chọn Browse để tìm đến file danh sách khen thưởng (ở đây là file Excel) hoặc bạn chọn Select a different list file nếu bạn đã từng chọn một lần rồi và muốn thêm một danh sách khác.

Trong cửa sổ Select Data Source -> bạn chọn đến file danh sách -> rồi nhấn Open.

Chọn sheet chứa danh sách -> nhấn OK.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì bạn bỏ tick chọn trước tên của người đó -> sau khi đã chọn xong bạn nhấn OK.

Bạn nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Tại đây, bạn thực hiện tiếp như sau: đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin -> tiếp đến chọn Mailings -> chọn Insert Merge Field -> chọn trường thông tin phù hợp với các thông tin trong file Excel Danh sách khen thưởng.

Ví dụ tại dòng Khen tặng em bạn đặt con trỏ chuột tại đây -> sau đó vào menu chọn như trên rồi chọn trường Khen tặng em, dòng Lớp bạn chọn là Lớp, tại dòng Đạt danh hiệu chọn Đạt danh hiệu.

Hoặc bạn cũng có thể thực hiện việc chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải -> sau khi đã thêm xong. bạn chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư.

Bạn lưu ý là nên căn chỉnh thêm như tăng cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, tô màu chữ... cho phù hợp bạn nhé.

Bước 6: Để thông tin xuất hiện đúng trong vị trí của giấy khen -> bạn nhấn chọn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng giấy khen một (mỗi giấy khen sẽ là 1 tên người, 1 lớp, 1 danh hiệu tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác bạn chọn Next: Complete the merge.

Bước 7: Để in giấy khen thì bạn nhấn chọn Print như hình dưới:

Sau đó thiết lập việc in ấn. Bạn có thể in toàn bộ danh sách khen thưởng nếu lựa chọn như hình dưới. Còn nếu chỉ in 1 bản hiện tại thì bạn chọn Current record.

Hoặc chủ động chọn in những giấy khen mình muốn theo danh sách file Excel đều được. Hình dưới là bạn chọn in từ 2 đến 4. File được in ra sẽ là từ 2 đến 4 theo file Excel Danh sách khen thưởng.

Trên đây là cách in giấy khen sử dụng trộn thư trên ứng dụng Word với các thao tác thực hiện cũng không quá phức tạp đâu các bạn ạ. Với cách trộn thư in giấy khen hàng loạt này sẽ chỉ mất thời gian khi bạn lập danh sách khen thưởng, còn mẫu khen thưởng thì bạn lựa chọn, sử dụng mẫu phù hợp hoặc cũng có thể tự soạn thảo, tùy biến thêm nếu bạn muốn.

Bạn cũng nên tham khảo thêm tổng hợp các mẫu Giấy khen Bằng khen đẹp nhất được Taimienphi.vn chọn lọc sưu tầm để có thêm lựa chọn và sử dụng khi cần bạn nhé! Chúc bạn thành công.

Việc in giấy khen sử dụng trộn thư giờ đây không còn mới mẻ hay xa lạ với những bạn chuyên thực hiện việc in ấn giấy khen, bằng khen, giấy mời... ở các cửa hàng hay các doanh nghiệp chuyên in ấn nữa, mà bạn cũng có thể tự thực hiện được nếu làm theo hướng dẫn của Taimienphi.vn.

Khen thưởng, kỷ luật học sinh trong SMAS VnEdu - Hướng dẫn quản lý khen thưởng, kỷ luật học sinh Một số mẫu giấy mời và giấy ủy quyền hay Một số mẫu tờ khai, xác nhận có thể bạn sẽ dùng Một số mẫu giấy xác nhận thực tập, thu nhập, khai báo phổ biến 6 loại giấy xác nhận, giấy mời, sang tên hay

Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như rất nhiều độc giả còn chưa biết đến tính năng này. Vì thế hôm nay Webketoan sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng.
Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dữ liệu thay đổi.

Sau đây là hướng dẫn các bạn làm hợp đồng lao động bằng cách trộn thư:

Bước 1: Mở file Word, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.

Ví dụ file excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là file excel minh họa, chưa đầy đủ)

Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:

Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.

Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

Bước 7: Chọn Next: Write your letter.

Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.

Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.

Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.

Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

Để xem từng hợp đồng nhấn chọn << , >> trong Redpident để xem.

Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.

Bước 13: Các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file.

Tương tự như thế các bạn thực hiện với phiếu tính lương, thư mời, thông báo,…

Nguồn tham khảo: Internet.

Chúc các bạn thành công.