Tại sao Excel của tôi không in tất cả các cột?
|
Nếu bạn thường in dữ liệu/công việc của mình trong Excel, tôi chắc chắn rằng bạn đã gặp phải vấn đề in nhiều trang thay vì một trang Show
Đôi khi, thật khó chịu khi một trang mới được in chỉ để chứa thêm một vài dòng dữ liệu (điều này cũng dẫn đến lãng phí giấy) Có một số kỹ thuật đơn giản mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng dữ liệu Excel của bạn được in trên một trang (hoặc số lượng trang ít hơn trong trường hợp bạn đang in một báo cáo lớn) Trong hướng dẫn Excel này, tôi sẽ chia sẻ một số phương pháp bạn có thể sử dụng để in trang tính Excel trên một trang. Bạn có thể sử dụng kết hợp các phương pháp này để đạt hiệu quả tốt nhất Vậy hãy bắt đầu Hướng dẫn này bao gồm Kiểm tra số lượng trang sẽ được in (Xem trước)Trước khi bạn bắt đầu tối ưu hóa cài đặt để in công việc Excel trong một trang tính, tốt nhất bạn nên kiểm tra trạng thái hiện tại bằng Print Preview Đừng lo. Bạn không phải in bất cứ thứ gì cho việc này. Bạn có thể chỉ cần kiểm tra xem bản in sẽ trông như thế nào và số lượng tờ sẽ được in Điều này cho phép bạn hiểu những điều bạn có thể thay đổi để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng số lượng giấy tối thiểu trong khi vẫn giữ cho báo cáo in của bạn đẹp và dễ đọc Dưới đây là các bước sử dụng Print Preview để xem tác vụ in cuối cùng trông như thế nào
Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Control + P (Command + P nếu dùng Mac) Thao tác này sẽ mở trang Xem trước bản in nơi bạn có thể xem có bao nhiêu trang sẽ được in và những gì sẽ được in trên mỗi trang Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để chuyển đến trang tiếp theo/trang trước khi ở chế độ Xem trước bản in Các cách để điều chỉnh và in trang tính Excel trong một trangBây giờ, hãy xem một số phương pháp bạn có thể sử dụng để khớp tất cả dữ liệu trong một trang tính trên một trang và sau đó in báo cáo của bạn trên một trang (hoặc số lượng trang ít hơn) Điều chỉnh chiều rộng cột (hoặc chiều cao hàng)Trong nhiều trường hợp, bạn không cần cột quá rộng Và vì đây là yếu tố quyết định trực tiếp lượng dữ liệu được in trên một trang, nên bạn có thể tiết kiệm rất nhiều giấy bằng cách giảm chiều rộng cột Nhưng sau đó, làm thế nào để bạn biết liệu bạn đã làm đủ hay chưa? Để thực hiện việc này dễ dàng, bạn có thể sử dụng Chế độ xem bố cục trang trong Excel – hiển thị cho bạn trong thời gian thực lượng dữ liệu sẽ được in trên mỗi trang trong báo cáo của bạn Dưới đây là các bước để vào chế độ Bố cục trang và sau đó giảm chiều rộng cột
Khi bạn có tất cả dữ liệu trên một trang, bạn có thể tiếp tục và in nó Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy rằng dữ liệu trong một ô bị cắt và không được hiển thị đầy đủ. Điều này thường xảy ra khi bạn thay đổi độ rộng cột. Bạn có thể sửa lỗi này bằng cách bật tùy chọn Wrap text trong Excel Để quay lại chế độ xem bình thường (và thoát khỏi chế độ xem Bố cục trang), hãy nhấp vào tab Chế độ xem rồi nhấp vào 'Bình thường' Thay đổi tỷ lệ (Vừa tất cả hàng/cột trong một trang)Excel có một tùy chọn tích hợp cho phép bạn thay đổi tỷ lệ trang tính theo cách phù hợp với nhiều hàng/cột hơn trên một trang Khi bạn làm điều này, nó chỉ đơn giản là thu nhỏ mọi thứ để vừa với tất cả các cột hoặc hàng trong một trang Giả sử bạn có một trang tính trong đó các cột tràn sang trang tiếp theo khi được in Dưới đây là các bước để thu nhỏ trang tính trong khi in
Các bước trên sẽ chia tỷ lệ trang tính cho vừa với trang (dựa trên những tùy chọn bạn đã chọn). Bạn cũng sẽ có thể xem dữ liệu sẽ trông như thế nào trong bản xem trước trang tính ở bên phải Tùy chọn ‘Fit Sheet on One Page’ phù hợp khi bạn chỉ có một vài hàng/cột tràn ra ngoài. Trong trường hợp có nhiều, sử dụng tùy chọn này có thể làm cho dữ liệu được in quá nhỏ để đọc Điều này không ảnh hưởng đến dữ liệu trang tính. Nó chỉ chia tỷ lệ dữ liệu cho mục đích in Ẩn hoặc Xóa Hàng/CộtMột cách thông minh khác để lấy mọi thứ trên một trang khi in là ẩn mọi cột hoặc hàng mà bạn không cần Bạn luôn có tùy chọn hiển thị lại các mục này trong trường hợp bạn cần sau này, nhưng việc ẩn các mục này trong khi in sẽ đảm bảo rằng bạn đang tối ưu hóa không gian và sử dụng ít trang hơn để in Để ẩn một hàng/cột, chỉ cần chọn chúng, nhấp chuột phải rồi chọn Ẩn Một lần nữa, tốt nhất là trước tiên hãy chuyển sang chế độ Bố cục trang và sau đó thực hiện việc này. Điều này đảm bảo bạn có thể biết mình cần ẩn bao nhiêu hàng/cột để vừa với tất cả dữ liệu trên một trang trong Excel Và đây là các bước bỏ ẩn hàng/cột trong Excel Thay đổi hướng trangNếu bạn có nhiều cột và hàng hơn, bạn nên thay đổi hướng của trang trong khi in Có hai Định hướng trong Excel;
Trong trường hợp bạn có nhiều cột hơn hàng (như minh họa bên dưới), bạn có thể thay đổi hướng trang thành Ngang để đảm bảo dữ liệu của bạn vừa vặn và được in trên một trang Dưới đây là các bước để thay đổi hướng trang trong Excel
Bây giờ bạn có thể vào Print Preview và xem báo cáo được in của bạn trông như thế nào Phím tắt để mở hộp thoại Page Setup ALT + P + S + P (nhấn liên tiếp các phím này) Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi hướng trong cửa sổ Xem trước bản in bằng cách chọn Hướng ngang từ trình đơn thả xuống trong cài đặt Thay đổi lề trangĐôi khi, bạn chỉ có một hoặc hai cột bổ sung đang được in trên một trang mới (hoặc một vài hàng bổ sung đang tràn sang trang tiếp theo) Một chút điều chỉnh trong lề Trang có thể giúp bạn khớp mọi thứ trên một trang Nếu bạn đang thắc mắc lề trang là gì – khi bạn in một trang tính Excel, mọi trang được in sẽ có một số khoảng trắng ở các cạnh. Điều này là do thiết kế để đảm bảo dữ liệu trông đẹp khi được in Bạn có tùy chọn để giảm khoảng trắng này (lề trang) và chứa nhiều dữ liệu hơn trên một trang Dưới đây là các bước giảm lề trang trong Excel
Các bước trên sẽ làm giảm lề trang và bạn có thể thấy một số hàng/cột thừa bị chèn ép trên cùng một trang Trong trường hợp bạn muốn giảm thêm lề trang, hãy nhấp vào tùy chọn 'Lề' trong ruy-băng, sau đó nhấp vào 'Lề tùy chỉnh'. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Thiết lập trang nơi bạn có thể điều chỉnh thêm lề Giảm cỡ chữMột cách đơn giản khác để nhanh chóng tạo thêm một số hàng/cột (hiện đang tràn sang các trang bổ sung khi được in) vừa với cùng một trang có thể bằng cách giảm kích thước phông chữ Điều này có thể cho phép bạn thay đổi kích thước một vài cột sao cho vừa với một trang khi in Điều này có thể hữu ích khi bạn có dữ liệu in thường nằm trong phụ lục – thứ bạn cần có nhưng không ai đọc hoặc quan tâm đến nó Chỉ in Dữ liệu đã chọn (hoặc Đặt vùng in)Đôi khi, bạn có thể có một tập dữ liệu lớn, nhưng bạn có thể không muốn in tất cả dữ liệu đó. Có thể bạn chỉ muốn in dữ liệu đã chọn Nếu đây là việc chỉ xảy ra một lần khi bạn muốn in nhanh dữ liệu đã chọn trong trang tính, bạn có thể thực hiện điều đó bằng cách sử dụng bước bên dưới
Các bước trên sẽ chỉ in tập dữ liệu đã chọn Lưu ý rằng trong trường hợp bạn đã chọn một tập dữ liệu không thể vừa với một trang khi in, tập dữ liệu đó sẽ được in trên nhiều trang. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi tỷ lệ thành 'Fit Sheet on One Page' để in lựa chọn trên một trang Phương pháp trên là tốt khi thỉnh thoảng bạn phải in dữ liệu đã chọn Nhưng bạn cần in cùng một lựa chọn từ nhiều trang tính, tốt hơn là bạn nên đặt vùng in. Sau khi được đặt, Excel sẽ coi Vùng in này là phần dùng để in và sẽ bỏ qua các dữ liệu khác trên trang tính Dưới đây là các bước thiết lập vùng in trong Excel
Đó là nó Bây giờ khi bạn thử in một trang tính, chỉ vùng in sẽ được in (và chỉ vùng này sẽ được hiển thị trong Bản xem trước khi in) [Phần thưởng] Thêm ngắt trangTrong trường hợp bạn có một tập dữ liệu lớn. rõ ràng là nó không thể vừa với một trang và việc in toàn bộ dữ liệu này sẽ chiếm nhiều trang Bạn có thể thêm dấu ngắt trang trong Excel để cho Excel biết nơi dừng in trên trang hiện tại và chuyển phần còn lại sang trang tiếp theo Dưới đây là các bước để thêm ngắt trang trong Excel
Các bước trên sẽ thêm ngắt trang và mọi thứ trước ngắt trang sẽ được in trong một trang tính và dữ liệu còn lại trong các trang tính khác Lưu ý rằng trong trường hợp bạn đã đặt vùng in, nó sẽ được ưu tiên hơn ngắt trang Vì vậy, đây là những phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để khớp dữ liệu vào một trang và in bảng tính Excel trên một trang. Trong trường hợp bạn có nhiều dữ liệu, việc in dữ liệu trên một trang có thể không hợp lý, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng các phương pháp trên để giảm thiểu việc sử dụng giấy và sắp xếp cùng một dữ liệu vào ít trang hơn Tại sao tôi không thể in tất cả các cột trong Excel?Lại. Bảng tính Excel không in tất cả các hàng
. Kích hoạt tab Trang tính của hộp thoại Thiết lập Trang. Một phạm vi đã được nhập vào hộp Vùng in chưa? Nếu vậy, hãy xóa hộp đó, sau đó nhấp vào OK .
Tại sao Excel không in tiêu đề hàng và cột?Chuyển đến nhóm "Tùy chọn trang tính" của tab "Bố cục trang". Xóa dấu kiểm trong hộp bên cạnh "In" trong cột "Tiêu đề" . Các tiêu đề cột sẽ không còn được in. |
