Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường bị quá tải với rất nhiều công việc và do đó họ rất ít thời gian để quản lý tài chính hoặc nếu có thì họ cũng sẽ không làm tốt được. Mặt khác, nếu việc quản lý tài chính diễn ra không tốt thì có thể dẫn đến thất bại hoàn toàn của doanh nghiệp.
Theo thực tế cho thấy, 80% doanh nghiệp đủ mọi quy mô nếu kinh doanh không thành công hay phá sản thì phần lớn là do không thể quản lý tốt dòng tiền của họ. Từ đó Profitbooks đã nghiên cứu và tập hợp những sai lầm về tài chính “chết người” có thể làm ảnh hưởng không tốt đến doanh nghiệp:
1] Ép buộc phải tăng trưởng
Một công ty phát triển phần mềm đã bắt đầu thử nghiệm với Facebook Ads. Trong tháng đầu tiên, công ty đã lấy lại vốn rất nhanh. Người điều hành ngay lập tức tăng chi tiêu quảng cáo gấp 5 lần và dự đoán doanh số bán hàng cũng sẽ tăng gấp 5 lần. Tuy nhiên, điều đó đã không xảy ra. Người giám đốc ấy đã khai thác rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại không thu hồi được lợi nhuận đáng kể bởi họ không tương thích với sản phẩm công ty, tức dù tiếp cận được khách hàng nhưng không bán được sản phẩm. Và việc chi tiêu quảng cáo nhiều hơn lợi nhuận thu về đã ảnh hưởng khá nhiều tới tài chính công ty, dẫn tới công ty phải đi vay để trang trải số tiền thiếu hụt trong thời gian qua.
Câu chuyện trên cho thấy mục tiêu tăng trưởng là tốt nhưng cũng phải nhìn nhận từ nhiều phía, liệu con số mục tiêu đưa ra có đạt được hay không, đây là trách nhiệm khá lớn đối với giám đốc tài chính khi nói về chiến lược kinh doanh.
2] Chi tiêu quá nhiều vào việc bán hàng
Là một doanh nghiệp nhỏ, những kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới lúc nào cũng phải cân nhắc. Có hai số liệu để xác định liệu khách hàng này có mang lại lợi nhuận mà công ty đã dự đoán hay không?
- Chi phí nhận được: là số tiền mà khách hàng chi trả sản phẩm.
- Giá trị lâu dài: là tổng doanh thu mà khách hàng bỏ ra trong thời gian dài.
Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng giá trị lâu dài phải lớn hơn chi phí nhận được. Tức có khách hàng trung thành sẽ tốt hơn là khách hàng “tạm thời”. Bằng cách này, giám đốc tài chính hay lãnh đạo sẽ nắm rõ hơn dòng tiền của công ty.
Việc chi quá nhiều vào việc bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ có được lợi nhuận nhưng rất thấp. CFO cần suy xét chi phí nào cần chi, cái nào cần tinh lược. Bởi ngoài ra còn phải chi ra nhiều thứ khác như: tiền lương của nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền internet,…
Nếu không làm tốt điều này, việc mất cân đối thu – chi sẽ ảnh hưởng dần dần tới bảng tài chính doanh nghiệp.
3] Tính toán lợi nhuận không chính xác
Một điển hình khác từ thực tế như khách hàng của ProfitBooks chuyên bán phụ kiện di động trên thị trường thương mại điện tử. Anh ta lấy sản phẩm giá vốn bằng 40% tiền riêng mình. Ví dụ, anh ta mua một chiếc headphone với giá 8,40 usd và bán nó với giá 13,96 usd. Anh ấy tin rằng sẽ kiếm được 30-40% tiền lời trên mỗi sản phẩm mua đi bán lại.
Nhưng khi anh chuẩn bị bảng cân đối cuối năm, anh nhận ra mình đã thua lỗ. Bởi anh ta đã không xem xét chi phí chênh lệch gồm: phí giao dịch, phí vận chuyển [thay đổi theo từng đơn đặt hàng], chi phí lưu kho và quan trọng nhất - chi phí lợi nhuận.
Đa số các doanh nghiệp cảm thấy rằng họ sẽ nhận lại khá nhiều tiền lãi trong giao dịch nhưng thực tế họ phải chi trả quá nhiều chi phí xung quanh mà không kiểm soát trước.
Dự đoán những chi phí sẽ phát sinh là cách làm thông minh sẽ giúp doanh nghiệp định hình giá bán ổn định hơn khi tới tay người tiêu dùng.
4] Chậm trễ thanh toán
Việc khách hàng chậm chi trả hay nợ tiền, dù số tiền không nhỏ nhưng cũng đủ gây trở ngại không ít tới doanh nghiệp, nhất là những công ty làm việc với nhà cung cấp.
Bởi không phải nhà cung cấp nào cũng đủ thời gian chờ đợi khoản tiền cần thanh toán, điều này sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp và có thể trong tương lai họ không hợp tác cùng.
Cách tốt nhất, doanh nghiệp nên thường xuyên giải quyết thanh toán trong phạm vi khoảng 3 tháng. Điều đó có nghĩa nếu không thanh toán hoặc chậm chi trả trên 3 tháng thì có thể cản trở nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
5] Quản lý thuế không đúng cách
Thuế là tiền phạt để làm tốt. Nghe có vẻ buồn cười nhưng đó là sự thật. Thuế là nghĩa vụ mà buộc công ty phải thực hiện tốt dù có thích hay không. Hơn nữa, phải thanh toán đúng thời hạn. Bất cứ khi nào công ty bỏ lỡ thời hạn đóng thuế, nó có thể sẽ ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh doanh nghiệp. Do đó, phải tính toán chính xác thuế trong kế hoạch tài chính.
Công ty có thể tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn về thuế nếu như CFO không rành về phần này. Bởi nó còn ảnh hưởng tới việc xác định số tiền thuế ước tính cần phải trả trong năm tiếp theo. Nó phụ thuộc vào kế hoạch dự kiến tăng trưởng và ngân sách tài chính do Bộ Tài chính quy định trong bộ luật ban hành.
Ngoài ra, sự thay đổi đột ngột về thuế cũng có thể ảnh hưởng đến tài chính. Ví dụ như tỷ giá thuế luôn thay đổi từ 12% lên 12,36% và sau đó lên 15% chỉ trong thời gian ngắn, buộc doanh nghiệp phải “trở tay” nhanh chóng để xác định khung giá vào sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức mình.
Vì vậy, cần có kế hoạch bổ trợ cho những bất ổn bên trên, đặc biệt bản thân CFO phải luôn cập nhật thông tin và phổ biến lại nhân viên để có thể cân chỉnh chính xác nguồn chi tiêu hợp lý.
Theo Profitbooks
| Chương trình đào tạo GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH Chief Financial Officer [CFO] Nâng tầm quản trị tài chính của CFO trong thời kỳ mới Vui lòng xem thêm thông tin chi tiết về chương trình tại đây |
Quản trị tài chính là nghiệp vụ quan trọng và bắt buộc phải có ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Quản trị tài chính hiệu quả là tiền đề cho thành công và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp vì nó liên quan đến việc quản lý các nguồn tài chính và các hoạt động tài chính của tổ chức.
Quản trị tài chính là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của chủ doanh nghiệp và nhà quản lý. Họ sẽ phải lường trước và xem xét ảnh hưởng của các quyết định của mình tới lợi nhuận, dòng tiền và tình hình tài chính của công ty. Tất cả các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp đều có thể tác động đến sức khỏe tài chính và phải được đánh giá và kiểm soát bởi nhà quản lý.
Tài chính là nguồn sống của doanh nghiệp vì thế nó cần nhận được sự quan tâm đúng mực. Mọi doanh nghiệp đều phải duy trì nguồn tài chính để có thể vận hành trơn tru và đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình. Các mục tiêu kinh doanh chỉ có thể đạt được với sự giúp đỡ của việc quản trị tài chính hiệu quả. Chúng ta không thể phủ định tầm quan trọng của quản trị doanh nghiệp trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
1. Quản trị tài chính trong các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp
Quản trị tài chính trong các giai đoạn phát triển của doanh nghiệpĐa số các doanh nghiệp đều trải qua thua lỗ và tình trạng dòng tiền âm trong những ngày đầu khởi sự. Quản trị tài chính vô cùng quan trọng trong giai đoạn này. Nhà quản lý phải đảm bảo rằng họ có đủ tiền mặt sẵn có để trả lương cho nhân viên và thanh toán cho các nhà cung cấp kể cả khi họ đang đối mặt với thua lỗ. Điều này có nghĩa là chủ doanh nghiệp sẽ phải lường trước và dự đoán được mức độ thâm hụt dòng tiền để từ đó xác định rằng họ sẽ cần bao nhiêu vốn để tài trợ cho các hoạt động kinh doanh cho tới khi công ty bắt đầu là ăn có lãi.
Trong gia đoạn phát triển và trưởng thành, doanh nghiệp sẽ cần nhiều tiền hơn để tài trợ cho sự tăng trưởng của nó. Lập kế hoạch và dự thảo ngân sách cho các nhu cầu tài chính này là rất quan trọng. Các nhà quản lý tài chính sẽ phải quyết định xem nên huy động tài trợ từ nguồn lực nội bộ hay vay vốn từ những người cho vay bên ngoài. Quản trị tài chính có hiệm vụ tìm ra nguồn vốn thích hợp với chi phí thấp nhất, kiểm soát chi phí vốn của công ty và không để bảng cân đối kế toán tràn ngập với các khoản nợ và tác động bất lợi lên xếp hạng tín dụng của doanh nghiệp.
2. Quản trị tài chính trong vận hành doanh nghiệp
Quản trị tài chính trong vận hành doanh nghiệpTrong hoạt động thường ngày, một công ty thực hiện cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình, bán hàng cho khách hàng, nhận thanh toán và lặp lại quá trình trên. Quản trị tài chính giúp luân chuyển dòng tiền mặt trong chu kỳ này một cách hiệu quả. Điều này có nghĩa là quản lý hệ số vòng quay của hàng tồn kho nguyên liệu thô và thành phẩm, bán hàng và thu các khoản phải thu kịp thời và cứ thế bắt đầu lại chu kỳ từ việc nhập thêm nguyên liệu.
Trong khi đó, doanh nghiệp cũng phải thanh toán hóa đơn, thanh toán cho các nhà cung cấp và trả lương cho nhân viên của mình. Tất cả điều này phải được thực hiện bằng tiền mặt, và cần có sự quản lý tài chính sắc sảo để đảm bảo rằng các khoản tiền này được chi tiêu hiệu quả.
Mặc dù nền kinh tế luôn có xu hướng tăng trưởng đi lên, tuy nhiên những khủng hoảng bất ngờ cũng thường xuyên xảy ra. Các doanh nghiệp phải có các kế hoạch dự phòng cũng như duy trì đủ các tài sản có tính thanh khoản cao để có thể vượt qua các thời kỳ suy thoái kinh tế, nếu không doanh nghiệp có thể bị phá sản do thiếu tiền mặt.
3. Quản trị tài chính và báo cáo hoạt động doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp các báo cáo về hoạt động của mình. Các cổ đông muốn cập nhật thông tin thường xuyên về lợi nhuận và bảo mật của các khoản đầu tư của họ. Chính quyền địa phương cũng cần báo cáo tài chính để tính toán thuế phải thu từ doanh nghiệp. Các nhà quản lý doanh nghiệp cần các loại báo cáo khác nhau để đo lường KPI, quản lý hoạt động của các bộ phận khác nhau, kiểm soát tình hình thực hiện các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Đồng thời, một hệ thống quản lý tài chính toàn diện có thể tạo ra các loại báo cáo cần thiết cho tất cả các tổ chức khác nhau và phục vụ các mục đích khác nhau.
Ngoài các vai trò ở trên, quản trị tài chính cũng thể hiện tầm quan trọng trong các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp nói chung và nhà quản lý nói riêng, như: Lên kế hoạch tài chính, thu hút tài trợ, đầu tư, sử dụng nguồn vốn hiệu quả, đưa ra các quyết định về tài chính, cải thiện khả năng sinh lời, tăng giá trị doanh nghiệp…
726