Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 qua mạng cần chuẩn bị giấy tờ gì? Các nội dung về thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu được hướng dẫn và quy định rõ ràng tại một số văn bản pháp luật. Vậy từ lần thứ 2 trở đi, doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử phải thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết.
1. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 có gì khác so với lần đầu?
Căn cứ theo Khoản 4, Điều 9, Thông tư 39/2014/TT-BTC, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu cần phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 5 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Đặc biệt, theo quy định mới tại Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/9/2019, doanh nghiệp chỉ cần gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước 1 ngày trước khi sử dụng.
\>> Tham khảo: Cách xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng.
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm cả hóa đơn điện tử mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần thứ hai trở đi, nếu doanh nghiệp không có sự thay đổi về nội dung và hình thức phát hành thì không cần gửi kèm theo hóa đơn điện tử mẫu.
Như vậy, nếu doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần thứ hai mà nội dung, hình thức hóa đơn không thay đổi so với lần đầu thì khi thực hiện thủ tục phát hành không phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu.
\>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn hàng không chịu thuế GTGT.
Vì lần thứ 2, doanh nghiệp không phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu nên doanh nghiệp chỉ cần gửi mẫu TB01/AC chậm nhất là 01 ngày trước khi đưa vào sử dụng.
Gửi mẫu TB01/AC chậm nhất 01 ngày trước khi đưa vào sử dụng.
Một số lưu ý khi thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử:
Trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu doanh nghiệp vẫn muốn sử dụng nốt số hóa đơn đã phát hành:
- Liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để làm thủ tục chuyển đổi địa chỉ kinh doanh.
- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng.
- Thông báo điều chỉnh thông tin của Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến.
\>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. ThaisonSoft hỗ trợ thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng
Đối với các những doanh nghiệp lần đầu thực hiện phát hành hóa đơn điện tử, việc lúng túng trong thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi.
Việc không nắm rõ các thủ tục không những khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian đăng ký mà còn có nguy cơ bị phạt.
THAISONSOFT – Đơn vị có 18 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. Thay vì tự chuẩn bị bộ hồ sơ với nhiều thủ tục, THAISONSOFT sẽ tư vấn, hỗ trợ 100% thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft được nhiều doanh nghiệp FDI lớn sử dụng như: Coca Cola, AEON MALL, KFC, Golden Gate,…
Theo khoản 4 điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: “4. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm [05] ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và trong thời hạn mười [10] ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm cả hóa đơn điện tử mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn điện tử phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu.”
Như vậy nếu công ty bạn phát hành hóa đơn điện tử lần 2 và không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn điện tử phát hành thì không phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu khi gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
1/ Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử đặt in lần 2:
Trường hợp DN khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn điện tử phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu.
- Mà chỉ cần gửi mẫu TB01/AC chậm nhất 5 ngày trước khi sử dụng.
2/ Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử các trường hợp khác:
- Đối với các số hoá đơn điện tử đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn thì cần thực hiện các bước:
- Liên hệ cơ quan thuế hướng dẫn thủ tục
- Thông báo nhà cung cấp cập nhật thông tin thay đổi và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp kèm một bản nộp online lên thuế điện tử [mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39] chậm nhất 5 ngày trước khi xuất hóa đơn hàng hóa dịch vụcho khách hàng.
- Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì:
- Điều đầu tiên doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan thuế hướng dẫn thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thường là nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng [mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39]
- Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến [trong đó nêu rõ số hóa đơn điện tử đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng].
- Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn điện tử chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn điện tử với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
- Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.
Với những trường hợp khác doanh nghiệp nên liên hệ bộ phận Tuyên truyền hay bộ phận Ấn chỉ - hóa đơn điện tử để được hỗ trợ và hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu và những lần tiếp theo.