Có rất nhiều trường hợp chúng ta cần điền nhiều dữ liệu trong Excel. Cho dù đó là số lượng sản phẩm, dữ liệu nhân viên hay hồ sơ hóa đơn – việc nhập hàng trăm mục nhập có thể gây khó chịu
Vì vậy, thay vào đó, chúng tôi muốn tự động điền vào các ô của mình và tiết kiệm thời gian cũng như công sức. Đó là nơi tính năng điền Flash và Tự động điền của Excel tạo mục nhập
Hai chức năng này rất mạnh mẽ và có thể giúp xử lý hàng tấn dữ liệu trong vài giây. Chúng ta sẽ nghiên cứu các chức năng này rất chi tiết bên dưới để hiểu cách chúng hoạt động
Vì vậy, không có gì khó chịu, hãy đi sâu vào chủ đề. 😃
Ngoài ra, bạn có thể tải xuống sổ làm việc mẫu của chúng tôi tại đây nếu bạn muốn gắn thẻ cùng với hướng dẫn
Mục lục
Cách sử dụng Flash Fill để tách nội dung ô
Sử dụng Flash Fill để nối nội dung ô
Cách sử dụng tính năng Tự động điền để điền vào các ô
Hạn chế đối với Flash Fill
Cách sử dụng Flash Fill để tách nội dung ô
Flash fill rất hữu ích khi xử lý dữ liệu lớn. Nó cho phép bạn tách tất cả các mục chỉ trong một giây. Hãy xem nó làm điều đó như thế nào dưới đây
Giả sử chúng ta có một tập dữ liệu chứa tên nhân viên của một công ty
Có khoảng 150 nhân viên và chúng tôi muốn tách họ và tên của họ thành hai cột. Thay vì nhập chúng theo cách thủ công, chúng tôi sẽ sử dụng định dạng điền Flash để tự động điền tất cả dữ liệu
Mẹo chuyên nghiệp
Mặc dù tính năng điền Flash có thể tự động điền chuỗi nhưng chúng ta vẫn cần nhập tên. Điều này đặt một mẫu cho Excel và sau đó nó có thể tự động hóa các tác vụ cho chúng tôi. 😀
Trong hình dưới đây, chúng tôi đã gõ Họ và tên của nhân viên trong cột b. Tên thứ hai thậm chí còn chưa hoàn thành và Excel đã chọn nó, như thể hiện trong hình ảnh này
Chỉ cần nhấn Enter để bật núm điều khiển điền và Excel sẽ tự động điền các tùy chọn có trong cột đầu tiên. Như thế này
Bạn có thể thực hiện tương tự bằng cách sử dụng tùy chọn Flash Fill từ nhóm Công cụ dữ liệu hoặc phím tắt CTRL + E
Nhập từ đầu tiên, chuyển đến Tab Dữ liệu và nhấn Flash Fill
Làm tương tự với cột c Họ và tên. Flash fill sẽ tự động điền chuỗi cho đến ô cuối cùng
Sử dụng Flash Fill để nối nội dung ô
Giống như Flash fill có thể tách các giá trị ô, nó có thể giúp nối các giá trị ô theo cùng một cách. Hãy xem điều đó xảy ra như thế nào dưới đây
Chúng tôi sẽ sử dụng cùng một tập dữ liệu, nhưng lần này, chúng tôi sẽ kết hợp các tên thay vì tách chúng ra. Bộ dữ liệu trông như thế này
Những gì chúng ta sẽ làm là viết tên vào cột Names như thế này
Sau đó, chúng tôi sẽ kích hoạt tính năng lấp đầy Flash và kết quả sẽ như thế này
Nó đơn giản như vậy. 😉
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt để bật Flash fill tại đây. Đó là một phương pháp hiệu quả và tiết kiệm thời gian
Cách sử dụng tính năng Tự động điền để điền vào các ô
Tính năng tự động điền của Excel – tất cả chúng ta đều đã từng sử dụng tính năng này, dù cố ý hay vô tình
Nó có thể được kích hoạt bằng cách sử dụng núm điều khiển điền và kéo và thả ô. Núm điều khiển điền ở góc dưới bên phải, được biểu thị bằng biểu tượng dấu cộng. Bạn có thể kéo nó hoặc chỉ cần nhấp đúp để kích hoạt nó
Nút tùy chọn tự động điền cho phép bạn tự động điền các ô liền kề. Công cụ này hữu ích nhất khi tạo bảng Excel
Đây là một cái nhìn sâu sắc nhỏ về cách sử dụng tùy chọn tự động điền của Microsoft Excel. Chúng tôi có một số dữ liệu trong trang tính Excel này và chúng tôi sẽ sử dụng Tự động điền để tự động điền số – thật khó hiểu phải không?
Bạn có thể đoán những gì trong hai ô đầu tiên. Bây giờ hãy xem cách Excel xử lý dữ liệu này. Tất cả những gì chúng ta cần làm là nhấp và kéo núm điều khiển Điền, và kết quả sẽ là
Bạn có nhận thấy cách Excel chọn mẫu chỉ với hai mục nhập không? . Nhưng chức năng của nó không giới hạn trong việc lấp đầy các chuỗi – nó có thể làm được nhiều hơn thế
Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng biểu tượng tùy chọn Tự động điền để sao chép các ô. Bạn cũng có thể điền chuỗi, năm, tháng, ngày, ngày trong tuần, cuối tuần và định dạng sao chép
Hãy xem một số ví dụ để hiểu chi tiết hơn về tính năng Tự động điền
Nếu chúng ta viết thứ hai trong ô thứ hai của cột đầu tiên. Và kéo núm điều khiển điền vào các ô khác trong cột liền kề;
Bây giờ, nếu chúng ta nhấp vào hộp nhỏ ở góc dưới cùng bên phải, chúng ta sẽ thấy một danh sách thả xuống như thế này
Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào mình muốn và tính năng Tự động điền sẽ sắp xếp dữ liệu của bạn cho phù hợp. Giả sử chúng tôi chọn tùy chọn cuối cùng, Điền vào các ngày trong tuần, từ danh sách thả xuống
Tự động điền sẽ trả về bất kỳ và tất cả các ngày cuối tuần trong tập dữ liệu
Bạn có thể làm tương tự nếu muốn tự động điền ngày vào các ô đã chọn. 😀
Hạn chế đối với Flash Fill
Mặc dù tính năng điền vào Flash của Excel rất tuyệt vời và cực kỳ hữu ích, nhưng nó vẫn có những hạn chế nhất định. Và tốt hơn hết là bạn nên biết về những nhược điểm của nó trước khi bắt đầu sử dụng tính năng này trong thời gian thực
Vì lý do này, chúng tôi đã liệt kê một số hạn chế phổ biến của Flash fill cho bạn. Đây là như sau
- Điền flash có thể thay đổi số của bạn thành chuỗi khi được bật. Nếu bạn muốn giữ các số ở cùng định dạng, bạn có thể sử dụng tùy chọn định dạng Excel. Nó giữ nguyên giá trị và chỉ thay đổi biểu diễn trực quan của nó
- Flash fill là tĩnh và nó không thể tự động điều chỉnh, không giống như các công thức. Nó không phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong kết quả khi thay đổi dữ liệu gốc
- Tính năng lấp đầy Flash sẽ lấp đầy một chuỗi dựa trên mẫu mà nó đã cung cấp. Điều này có nghĩa là nếu có một số ký tự không in được trong dữ liệu nguồn, Flash fill sẽ không in chúng. Đây là lý do tại sao tốt hơn là xem qua các kết quả điền vào Flash để đảm bảo không có lỗi
- Mặc dù Flash fill nhận ra các mẫu ngay lập tức, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể không thực hiện được. Chẳng hạn, nếu nội dung của một ô cụ thể khác với các ô khác, Flash fill có thể không xử lý được
- Lấp đầy flash chỉ có thể tự động lấp đầy một chuỗi khi nó nằm dọc. Nó không hoạt động trên bộ dữ liệu ngang
Đó là nó - Bây giờ thì sao?
Trong bài viết này, chúng ta đã học cách sử dụng flash fill trong excel và tự động điền hàng trăm hàng trong vài giây. Chúng tôi cũng đã thấy việc sử dụng nâng cao tính năng Tự động điền trong việc sắp xếp dữ liệu trong bảng tính Excel
Flash fill và Autofill là hai công cụ rất mạnh mẽ và tháo vát của Excel. Nhưng ngay cả khi đó, họ chỉ kiếm được 5% so với những gì Excel cung cấp. 🥴
Có quá nhiều thứ để học trong phần mềm bảng tính khổng lồ này. Bắt đầu từ những điều cơ bản như hàm VLOOKUP, IF và SUMIF trong Excel