Những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết khi soạn thảo văn bản
Le Linh 01/11/2021 1 bình luận
Trong quá trình làm việc với các văn bản Word, đã bao giờ bạn cảm thấy thắc mắc. Liệu mình trình bày như vậy đã đúng hay chưa? Có quy tắc chung nào cho việc gõ văn bản hay không? Bài viết hôm nay mình sẽ giải đáp cho các bạn về những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết để thực hiện soạn thảo văn bản tốt hơn.
Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Word 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự.
I. Lợi ích của việc hiểu các quy tắc gõ văn bản trong Word
- Khi bạn nắm được các quy tắc gõ văn bản thì văn bản của bạn sẽ được đánh giá chuẩn hơn.
- Tạo ấn tượng và thiện cảm tốt cho người đọc.
- Thu hút được nhiều người đọc hơn.
II. Bộ quy tắc gõ văn bản trong Word
Ngoài hiểu được các quy tắc gõ văn bản trong Word, thì cách trình bày văn bản theo đúng chuẩn yêu cầu hành chính của Việt Nam cũng rất quan trọng.
1. Các thành phần của văn bản
Kí tự:
- Bao gồm các con chữ, con số, kí hiệu...
- Là thành phần cơ bản nhất của văn bản.
- Phần lớn các kí tự đều được nhập từ bàn phím.
Từ:
- Bao gồm nhiều kí tự, khác kí tự khoảng trắng ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.
- Các từ được phân biệt với nhau bằng dấu cách [khoảng trắng hay Space].
Câu:
- Bao gồm nhiều từ ghép lại thành một câu.
- Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm [.].
Dòng:
- Là tập hợp các kí tự nằm trên cùng một đường ngang từ lề trái sang lề phải.
Đoạn:
- Bao gồm nhiều câu liên tiếp, có nội dung liên quan tới nhau và hoàn chỉnh về ngữ nghĩa tạo thành một đoạn.
- Khi soạn thảo văn bản Word, ta nhấn phím Enter để kết thúc 1 đoạn văn bản.
Trang:
- Là phần văn bản cùng nằm trên một trang in.
2. Con trỏ soạn thảo
- Con trỏ soạn thảo là một vạch đứng nhấp nháy trên màn hình, cho biết vị trí xuất hiện của kí tự được gõ vào.
- Để chèn kí tự hay 1 đối tượng nào đó vào văn bản, ta phải di chuyển con trỏ soạn thảo tới vị trí cần chèn.
- Di chuyển con trỏ tới vị trí cần thiết bằng cách click chuột vào vị trí đó.
Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ:
↑: lên trên ↓: xuống dưới
←: sang trái →: sang phải
Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các nút khác trên bàn phím để di chuyển con trỏ, trong đó:
- Home: Di chuyển con trỏ ra đầu dòng.
- End: Di chuyển con trỏ về cuối dòng.
- Page Up: Di chuyển con trỏ lên đầu trang văn bản.
- Page Down: Di chuyển con trỏ về cuối trang văn bản
3. Quy tắc gõ văn bản
Khi soạn thảo, các dấu ngắt câu: [.] [,] [:] [;] [!] [?] phải được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó, sau đó là một dấu cách nếu đoạn văn bản đó vẫn còn nội dung.
Các dấu mở ngoặc: [, [, {, được đặt cách kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt sát vào kí tự đầu tiên của từ đứng sau nó.
Các dấu đóng ngoặc: ], ], }, >, ’, ” được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt cách ký tự đầu tiên của từ đứng sau nó. Vì nếu không đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ trước nó thì khi Word tự xuống dòng nó sẽ hiểu nhầm các dấu câu là một từ riêng và sẽ ngắt xuống dòng.
Giữa các từ chỉ dùng 1 phím cách để phân cách.
Nhấn phím Enter một lần để kết thúc một đoạn văn bản chuyển sang đoạn văn bản mới.
Lưu ý: Không sử dụng phím Enter để xuống dòng mà Word sẽ tự động xuống dòng cho bạn. Khi bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng thì Word sẽ hiểu nhầm rằng bạn đang muốn sang 1 đoạn văn bản mới.
4. Gõ văn bản chữ Việt bằng Unikey
Để gõ được chữ Tiếng Việt bằng bàn phím cho văn bản thì bạn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ gõ Tiếng Việt là Unikey.
Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ VNI [Bảng mã Unicode]
Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ TELEX [Bảng mã Unicode]
Trên đây là những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần phải biết để soạn thảo tốt hơn. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu thấy hay hãy chia sẻ bài viết cho nhiều người cùng biết nhé! Chúc bạn thành công!!!
18.093 lượt xem
- Tải app VietJack. Xem lời giải nhanh hơn!
1. Màn hình làm việc của Word
- 2 cách khởi động word:
+ Cách 1: nháy đúp biểu tượng
+ Cách 2: chọn Start → All Programs → Microsoft Word
a] Các thành phần chính trên màn hình
- Ta có thể sử dụng lệnh trong các bảng chọn; sử dụng các biểu tượng [nút lệnh] tương ứng trên các thanh công cụ hoặc các tổ hợp phím tắt.
b] Thanh bảng chọn
- Mỗi bảng chọn gồm các lệnh có chức năng cùng nhóm.
- Thanh bảng chọn chứa tên các bảng chọn: File, Edit, View,…
Bảng dưới đây mô tả ngắn gọn các bảng chọn của Word:
c] Thanh công cụ
- Thanh công cụ chứa biểu tượng của 1 số lệnh thường dùng.
- Thực hiện lệnh bằng cách nháy chuột vào biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ[ nút lệnh].
Bảng dưới đây trình bày là tính năng của một số nút lệnh cơ bản trên thanh công cụ chuẩn:
2. Kết thúc phiên làm việc với Word
3. Soạn thảo văn bản đơn giản
a] Mở tệp văn bản
• Cách mở 1 tệp mới
- Cách 1: chọn File → New;
- Cách 2: nháy chuột vào nút lệnh New trên thanh công cụ chuẩn
- Cách 3: nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
• Cách mở tệp đã có
- Cách 1: chọn File → Open…;
- Cách 2: nháy chuột chọn nút lệnh Open trên thanh công cụ chuẩn;
- Cách 3: nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.
- Cách 4: nháy đúp chuột vào tên tệp.
b] Con trỏ văn bản và con trỏ chuột
- Có hai loại con trỏ trên màn hình:
+ Con trỏ văn bản[ con trỏ soạn thảo]
+ Con trỏ chuột
- Con trỏ văn bản có dạng | [hình 70.a], luôn nhấp nháy và chỉ ra vị trí hiện thời nơi các kí tự sẽ xuất hiện khi ta gõ văn bản từ bàn phím. Trong khi người dùng gõ văn bản, con trỏ văn bản sẽ di chuyển từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Nếu muốn chèn kí tự hay một đối tượng vào văn bản, ta phải di chuyển con trỏ văn bản tới vị trí cần chèn.
- Ở trong vùng soạn thảo, con trỏ chuột có dạng I [hình 70.b], nhưng đổi thành khi ra ngoài vùng soạn thảo.
Chú ý: Con trỏ văn bản không thay đổi vị trí khi ta di chuyển con trỏ chuột.
• Di chuyển con trỏ văn bản:
Có hai cách di chuyển con trỏ văn bản tới vị trí mong muốn:
- Dùng chuột: Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí mong muốn và nháy chuột.
- Dùng phím: Nhấn các phím Home, End, Page Up, Page Down, các phím mũi tên hoặc tổ hợp phím Ctrl và các phím đó.
Màn hình đôi khi chỉ hiển thị được một phần của văn bản. Để xem các phần khác một cách nhanh chóng, có thể sử dụng thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc.
c] Gõ văn bản
- Nhấn phím Enter để kết thúc một đoạn văn bản và chuyển sang đoạn văn bản mới.
- Lưu ý 2 chế độ gõ:
+ Ở chế độ chèn[ Insert], nội dung văn bản gõ từ bàn phím sẽ được chèn vào trước nội dung đã có từ vị trí con trỏ văn bản.
+ Ở chế độ đè[ Overtype], mỗi kí tự gõ vào từ bàn phím sẽ ghi đè, thay thế kí tự đã có ngay bên phải con trỏ văn bản.
- Nhận biết chế độ chèn/chế độ đè bằng cách quan sát thanh trạng thái: nếu chữ OVR sáng có nghĩa đang ở chế độ đè, ngược lại là đang ở chế độ chèn
- Nhấn phím Insert hoặc nháy đúp chuột vào nút
- Hoặc chọn File → Options, và làm theo các bước trong hình 73 để chuyển đổi giữa 2 chế độ.
d] Các thao tác biên tập văn bản
• Chọn văn bản
- Dùng để đánh dấu văn bản muốn thao tác.
- Cách thực hiện:
+ Cách 1. Nhấn đồng thời phím Shift + phím mũi tên hoặc Home, End.
+ Cách 2. Nháy chuột vào vị trí bắt đầu, kéo chuột trên phần văn bản còn chọn.
• Xóa văn bản
- Để xoá một vài kí tự, nên dùng các phím BackSpace hoặc Delete:
+ Phím BackSpace [phím ←] dùng để xoá kí tự trước con trỏ văn bản.
+ Phím Delete dùng để xoá kí tự sau con trỏ văn bản
- Muốn xóa những phần văn bản lớn hơn, nên thực hiện như sau:
+ Bước 1. Chọn phần văn bản định xoá.
+ Bước 2. Dùng các phím xóa Delete hoặc Backspace.
+ Bước 3. Chọn Edit→Cut hoặc nháy
• Sao chép
Để sao một phần văn bản đến một vị trí khác, ta thực hiện theo các bước:
- B1: Chọn phần văn bản muốn sao;
- B1: Chọn phần văn bản muốn sao;
- B2: Chọn Edit → Copy hoặc nháy
- B3: Đưa con trỏ văn bản tới vị trí cần sao;
- B4: Chọn Edit → Paste hoặc nháy
• Di chuyển
Để di chuyển một phần văn bản từ vị trí này sang vị trí khác, ta thực hiện như sau:
- B1: Chọn phần văn bản cần di chuyển;
- B2: Chọn Edit → Cut hoặc nháy
- B3: Đưa con trỏ văn bản tới vị trí mới;
- B4: Chọn Edit → Paste hoặc nháy
Chú ý: Trong thực hành, ta có thể dùng tổ hợp phím tắt để thực hiện nhanh các thao tác như sau:
- Ctrl+A để chọn toàn bộ văn bản;
- Ctrl+C tương đương với lệnh Copy;
- Ctrl+X tương đương với lệnh Cut;
- Ctrl+V tương đương với lệnh Paste.
Xem thêm các bài Lý thuyết và Câu hỏi trắc nghiệm Tin học lớp 10 chọn lọc, có đáp án hay khác:
Giới thiệu kênh Youtube VietJack
- Hỏi bài tập trên ứng dụng, thầy cô VietJack trả lời miễn phí!
Đã có app VietJack trên điện thoại, giải bài tập SGK, SBT Soạn văn, Văn mẫu, Thi online, Bài giảng....miễn phí. Tải ngay ứng dụng trên Android và iOS.
Nhóm học tập facebook miễn phí cho teen 2k6: fb.com/groups/hoctap2k6/
Theo dõi chúng tôi miễn phí trên mạng xã hội facebook và youtube:Nếu thấy hay, hãy động viên và chia sẻ nhé! Các bình luận không phù hợp với nội quy bình luận trang web sẽ bị cấm bình luận vĩnh viễn.
bai-15-lam-quen-voi-microsoft-word.jsp