Vấn đề của hệ thống quản lý tập tin là gì?

Trước đây, dữ liệu được lưu trữ thủ công, sử dụng bút và giấy nhưng sau khi máy tính được phát hiện, nhiệm vụ tương tự có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tệp. Tệp máy tính là tài nguyên ghi dữ liệu duy nhất, trong thiết bị lưu trữ trong máy tính. Có nhiều định dạng khác nhau trong đó dữ liệu có thể được lưu trữ. e. g. Các tệp văn bản có thể được lưu trữ trong. txt trong khi hình ảnh có thể được lưu trữ trong. định dạng png, v.v.  

Trong trường hợp tệp máy tính, dữ liệu về dữ liệu [siêu dữ liệu] có thể được lưu trữ trong các dòng khác nhau, được phân tách bằng dấu cách, dấu phẩy hoặc tab để giống với bảng. Mỗi tệp được đặt trong các thư mục có liên quan để dễ dàng truy cập. Điều này có thể được hiểu từ ảnh chụp màn hình của Notepad bên dưới. Đối với một trường tên là GeekforGeeks, có các lớp từ 1 đến 5, dữ liệu có thể được lưu trữ trong hệ thống tệp theo cách sau.  

Lưu ý – 
Ở đây, GeeksforGeeks của trường có một số lớp, được mô tả qua các thư mục [Geeks lớp 1, Geeks lớp 2, v.v. ]. Các thư mục có các tệp chứa thông tin chi tiết về sinh viên [All Geeks. txt]. Các chi tiết được lưu trữ theo kiểu bảng, sử dụng khoảng trắng.

Hệ thống xử lý tệp.
Trong Khoa học máy tính, Hệ thống xử lý tệp [FPS] là một cách lưu trữ, truy xuất và thao tác dữ liệu có trong các tệp khác nhau.

Các tập tin được sử dụng để lưu trữ các tài liệu khác nhau. Tất cả các tệp được nhóm dựa trên danh mục của chúng. Các tên tệp rất liên quan với nhau và được sắp xếp hợp lý để dễ dàng truy cập các tệp. Trong hệ thống xử lý tệp, nếu cần chèn, xóa, sửa đổi, lưu trữ hoặc cập nhật dữ liệu, người ta phải biết toàn bộ cấu trúc phân cấp của tệp.  

1. Khó cập nhật
2. Thiếu tính độc lập dữ liệu
3. Dữ liệu dự phòng
4. Tất cả những điều trên
5. Tất cả ở trên

Hệ thống quản lý tệp đang có vấn đề dư thừa dữ liệu, phụ thuộc dữ liệu và không nhất quán

Lúc đầu, nhiều công ty quản lý tài liệu của họ bằng hỗn hợp lưu trữ giấy và tệp cổ điển. Khi công ty phát triển và cùng với đó là khối lượng tài liệu và thông tin, hệ thống này thường nhanh chóng đạt đến giới hạn của nó

Ngoài ra, rất khó để tuân thủ các yêu cầu pháp lý về lưu trữ phù hợp theo cách này. Tài liệu phải luôn được lưu trữ ở định dạng ban đầu. Điều này có nghĩa là không đủ để in và lưu tài liệu điện tử

Việc lập hồ sơ không thống nhất cũng tạo ra một số vấn đề, những tác động tiêu cực của chúng sẽ tăng lên khi có nhiều tài liệu được quản lý theo cách này. Về cơ bản, có thể xác định các lĩnh vực sau đây bị ảnh hưởng bất lợi bởi cách nộp đơn truyền thống

Hầu như không ai biết tài liệu được lưu trữ ở đâu, khi nào chúng được xử lý. Cơ sở dữ liệu không thống nhất buộc người dùng phải tìm kiếm thông tin ở nhiều hệ thống khác nhau

Nhược điểm của hệ thống nộp hồ sơ thủ công trong hình

Theo Pricewaterhouse Coopers, việc lấy lại một tài liệu bị mất hoặc bị gửi nhầm tốn trung bình 120 đô la. Lưu trữ tài liệu truyền thống trung bình $20 cho mỗi tài liệu

Theo Gartner, nhân viên văn phòng dành 40-60% thời gian làm việc để sắp xếp tài liệu theo cách thủ công. Chi phí này chiếm 20-45% chi phí tiền lương và 12-15% doanh thu của công ty

Thời gian / Chi phí

• Càng nhiều tài liệu được lưu trữ, nhân viên càng mất nhiều thời gian để tìm kiếm các máy chủ tệp và thư mục để tìm thông tin họ cần. Điều này làm tăng tỷ lệ nộp hồ sơ thủ công trong chi phí nhân sự. Kết quả là, nhân viên có ít thời gian hơn để làm những công việc quan trọng và hiệu quả

• Các bản sao phân phối và lưu trữ kép [bản sao cho các tệp dự án và những thứ tương tự] có thể gây ra chi phí in ấn và giấy tờ đáng kể. 50% tài liệu trở lên phải được sao chép và lưu trữ trong một số thư mục để có thể tìm thấy chúng trong mọi kiểu tìm kiếm

• Có tới 30% truy cập tài liệu không thành công do tài liệu bị gửi sai, biến mất hoặc đang trong quá trình xử lý

• Tài liệu nộp sai hoặc bị mất cũng có thể gây ra chi phí đáng kể

minh bạch

• Quy trình làm việc rối rắm, không ai biết tài liệu đang ở đâu và ai đang xử lý. Thời hạn và cuộc hẹn không được sử dụng vì nhân viên mất dấu các tài liệu cần xử lý

• Kiến thức về dự án và công ty có thể được tích trữ bởi các cá nhân và cố tình không cho đồng nghiệp tiếp cận

• Vì thời gian thực tế để xử lý một tài liệu cho đến khi nó được nộp cuối cùng ít hơn 10%, tài liệu hầu như không có sẵn

• Cấu trúc máy chủ tệp thường khó hiểu, vì mỗi nhân viên tạo cấu trúc của riêng mình, trong đó đồng nghiệp không thể tìm ra cách của họ

Liên lạc

• Dịch vụ khách hàng cũng bị quản lý thông tin không đầy đủ, vì nhân viên không thể cung cấp thông tin nhanh chóng

• Trao đổi thư từ và truyền dữ liệu rộng rãi

• Hệ thống e-mail trở nên chậm hơn khi có nhiều e-mail được lưu trữ

kiểm soát

• Nhiệm vụ kiểm soát rất phức tạp

• Khó theo dõi trạng thái xử lý của các tài liệu riêng lẻ

• Người cuối cùng xử lý tài liệu chỉ có thể được tìm ra bằng cách đặt câu hỏi

• Khó có thể kiểm soát thay đổi và lập phiên bản tài liệu Office

Yêu cầu về không gian / Khác

• Việc nộp tài liệu yêu cầu không gian tại các máy trạm riêng lẻ và trong sổ đăng ký

• Trung bình mỗi văn bản được sao chụp 2-3 lần. Khối lượng tài liệu ngày càng lớn

• Trên đường đi, việc truy cập tài liệu là khó khăn hoặc không thể

Và giải pháp?

Một Hệ thống quản lý tài liệu nói chung hay bitfarm-Archiv Document Management nói riêng sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề này hoặc thậm chí không để chúng phát sinh. Bắt đầu với việc quản lý kỹ thuật số các tài liệu của bạn càng sớm càng tốt. Điều này tạo ra cấu trúc và tính minh bạch ở tất cả các cấp trong công ty của bạn

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, cả cá nhân nhân viên và toàn bộ công ty đều được hưởng lợi từ các quy trình nhanh hơn và hiệu quả hơn. Quy trình làm việc có thể được tự động hóa với sự trợ giúp của DMS và việc tìm kiếm tài liệu, thông tin cũng được tăng tốc gấp nhiều lần. Ngoài ra, tất cả nhân viên được ủy quyền cũng có thể truy cập các tài liệu hiện đang được xử lý

Các vấn đề của hệ thống tập tin là gì?

Các vấn đề với quản lý dữ liệu hệ thống tập tin là gì?

Vấn đề chính hoặc hạn chế của một hệ thống dựa trên tập tin là gì?