Xác nhận bưu tá đi giao hàng là gì

Để đơn hàng có thể đến với người mua thành công khi kinh doanh online trên sàn thương mại điện tử, người bán cần phải giao hàng cho nhà vận chuyển. Tuy nhiên để hạn chế nảy sinh vấn đề trong việc giao hàng khiến đơn hàng bị chậm chễ tới khách hàng. Bạn cần nắm rõ các quy định lấy giao hàng cho đối tác vận chuyển. Vậy các quy định đó là gì? Hãy cùng mình tìm hiểu bài viết ngay dưới đây nhé. 

Quy định chung liên quan đến giao hàng cho cho đối tác vận chuyển 
 

• Khi Người Bán giao hàng cho bưu tá phải yêu cầu cung cấp biên lai nhận hàng [bill] của đối tác vận chuyển có ký xác nhận và ghi rõ họ tên trên bill kèm ngày gửi hàng cho bưu tá.

• Trường hợp bưu tá không mang bill hoặc không in bill kịp hoặc shop gửi số lượng lớn, shop có thể lập bill tay/số tay và yêu cầu bưu tá ký nhận và ghi rõ họ tên, mã nhân viên, mã vận đơn, số điện thoại bưu tá và tên đối tác vận chuyển kèm ngày gửi hàng cho bưu tá.

• Nhân viên bưu tá đi nhận hàng sẽ mang theo thẻ tên và đồng phục. Người Bán nên lưu ý khi ký tay tên nhân viên phải trùng tên trên thẻ tên.

• Bill ký nhận shop phải lưu giữ ít nhất 3 tháng kể từ ngày giao hàng cho đối tác vận chuyển theo quy định.

• Sendo từ chối tiếp nhận và xử lý khiếu nại phát sinh trong trường hợp Người Bán không đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định trên.

Lưu ý khi bàn giao đơn hàng cho từng đơn vị vận chuyển \
 

1. Nhân viên giao hàng nhanh [GHN] 
 

• Trước khi giao bạn cần kiểm tra nhân viên giao hàng có mặc đồng phục GHN Express. 

• Xác nhận lấy hàng của Nhà Bán thông qua ứng dụng GHN trên điện thoại. 

• Biên bản nhận hàng có logo của GHN Express.

•  Do đó, trong trường hợp Nhân viên giao nhận không thể đáp ứng 2 yêu cầu bên dưới, Nhà Bán không tiến hành bàn giao hàng.

        +  Xuất trình App lấy hàng của GHN trên điện thoại.

        + Thực hiện thao tác xác nhận lấy đúng mã số đơn hàng trên App trước sự chứng kiến của Nhà Bán.

2. Bàn giao cho đơn vị vận chuyển VIETTEL POST 
 

• Bưu tá khi qua nhận hàng phải mặc đồng phục VTP và mang thẻ nhân viên [tối thiếu 1 trong 2].

• Bưu tá chuẩn bị sẵn 2 biên bản qua nhận hàng sau khi thực hiện đồng kiểm thì sẽ ký nhận trên bill, 1 bill cung cấp shop lưu.

• Trường hợp đơn hàng mới phát sinh khách hàng có nhu cầu gửi hoặc bưu tá mang sót bill thì sẽ ký xác nhận với shop trên sổ lưu của shop để làm căn cứ.

• Nếu không có ký nhận làm căn cứ, liên quan đến mất hàng VTP không chịu trách nhiệm.

            Giao hàng đơn vị vận chuyển Sendo 

2. Bàn giao cho đơn vị vận chuyển GRAB 

Quy trình lấy hàng của tài xế Grab như sau:
 

      ◾ Yêu cầu tài xế cung cấp mã đơn hàng. Mã đơn hàng sẽ thể hiện trên App ứng dụng của tài xế. 

     ◾ Khi nhận hàng, tài xế sẽ ghi phiếu gửi và trong nội dung sẽ ghi mã đơn hàng và nội dung hàng hóa [hình ảnh phiếu gửi bên dưới có logo của Grab]. Người gửi hàng sẽ ký tên vào phiếu. Phiếu gửi hàng sẽ có 2 liên [1 liên gửi cho người nhận + 1 liên gửi cho Grab].

3. Giao hàng cho nhân viên BEST INC 
 

• Nhân viên nhận hàng phải mặc đồng phục Best Inc.

• Nhân viên phải cung cấp phiếu nhận hàng cho Shop [nếu Shop có biên bản sẵn thì ký xác nhận với Shop].

• Nhận hàng nguyên đai nguyên kiện, được phép yêu cầu đóng gói đảm bảo an toàn, ko bị ướt, hư hỏng. Một đơn hàng chỉ tương ứng với 01 kiện hàng.

• Phản ánh ngay nếu phát hiện sự chênh lệch về trọng lượng và kích thước.

• Triển khai lấy hàng tối thiểu 1 lần 1 ngày, tối đa 3 lần và 3 ngày liên tiếp. Sau 3 lần lấy hàng không thành công cập nhật hủy lấy.

4. Bàn giao đơn hàng cho nhà vận chuyển J&T 
 

• Nhân viên giao nhận trực thuộc J&T Express luôn mang đồng phục và có thể nhân viên.

• Xác nhận lấy hàng [thông tin đơn hàng] của Người Bán thông qua ứng dụng J&T Express trên điện thoại của nhân viên giao nhận

•   Do đó, trong trường hợp Nhân viên giao nhận không thể:   + Xuất trình App lấy hàng của J&T Express trên điện thoại

    + Thực hiện thao tác xác nhận lấy đúng MÃ VẬN ĐƠN trên App trước sự chứng kiến của Người Bán. 

Nếu nhân viên giao nhận không thể hiện đúng hoặc người Bán nghi ngờ tuyệt đối không gửi hàng để đảm bảo tránh thiệt hại.

5. Giao hàng cho nhà nhà vận chuyển VNPOST
 

• VNP thực hiện nhận hàng sau khi đơn hàng đã có trên hệ thống [thông qua API].

•  VNP nhận hàng tại seller khi trên kiện hàng có dán nhãn [bill] của SenDo.

• Nhân viên nhận hàng phải có đồng phục hoặc thẻ nhân viên của VNP.

•  Nhân viên Nhận hàng phải cung cấp Phiếu Xác Nhận Đã Nhận Hàng cho Người Gửi sau khi nhận hàng thành công [thể hiện thông tin Mã đơn hàng hoặc Mã Vận Đơn đã nhận].

•  Người Gửi không bàn giao hàng cho VNP nếu Nhân viên Nhận hàng không cung cấp Phiếu Xác Nhận Đã Nhận Hàng.

•  VNP nhận hàng theo nguyên tắc “Nguyên đai – Nguyên kiện” [Kiện hàng được đóng bởi Người Gửi, VNP nhận kiện hàng nguyên vẹn - bên ngoài kiện hàng không có dấu hiệu đã mở, ướt, hư hỏng].

• Trường hợp các đơn hàng có trọng lượng lớn hơn trọng lượng điều tin và phát sinh cước:

+ Nếu Người Bán đồng ý truy thu chênh lệch trọng lượng, VNP chấp nhận đơn hàng và lấy xác nhận từ Người Bán trên biên bản giao nhận.

+ Nếu Người Bán không đồng ý truy thu chênh lệch trọng lượng, VNP sẽ từ chối nhận hàng và cập nhật hủy đơn hàng trên hệ thống – lý do: hàng vượt trọng lượng, trả Người Bán.

Hy vọng với những thông tin hữu ích được chia sẻ ở trên bạn sẽ nắm rõ quy định liên quan việc giao hàng cho đơn vị vận khuyển khi bán hàng trên Shopee. Bên cạnh đó là những lưu ý khi người bán bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển để hạn chế sơ xuất khiến đơn hàng không giao thành công. 

1. Quy định chung liên quan đến giao hàng cho đối tác vận chuyển:

◾ Khi Người Bán giao hàng cho bưu tá phải yêu cầu cung cấp biên lai nhận hàng [bill] của đối tác vận chuyển có ký xác nhận và ghi rõ họ tên trên bill kèm ngày gửi hàng cho bưu tá.

◾ Trường hợp bưu tá không mang bill hoặc không in bill kịp hoặc shop gửi số lượng lớn, shop có thể lập bill tay/số tay và yêu cầu bưu tá ký nhận và ghi rõ họ tên, mã nhân viên, mã vận đơn, số điện thoại bưu tá và tên đối tác vận chuyển kèm ngày gửi hàng cho bưu tá.\

◾ Nhân viên bưu tá đi nhận hàng sẽ mang theo thẻ tên và đồng phục. Người Bán nên lưu ý khi ký tay tên nhân viên phải trùng tên trên thẻ tên.

◾ Bill ký nhận shop phải lưu giữ ít nhất 3 tháng kể từ ngày giao hàng cho đối tác vận chuyển theo quy định.

◾ Sendo từ chối tiếp nhận và xử lý khiếu nại phát sinh trong trường hợp Người Bán không đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định trên.

2. Quy định Chi tiết về quy trình lấy hàng của từng Nhà vận chuyển như sau:  

   A. GIAOHANGNHANH [GHN] - LƯU Ý KHI BÀN GIAO HÀNG HOÁ CHO NHÂN VIÊN GHN

◾ Nhân viên giao nhận trực thuộc GHN Express luôn mang đồng phục

◾ Xác nhận lấy hàng của Nhà Bán thông qua ứng dụng GHN trên điện thoại

◾ Biên bản nhận hàng có logo của GHN Express.

◾ Do đó, trong trường hợp Nhân viên giao nhận không thể đáp ứng 2 yêu cầu bên dưới, Nhà Bán không tiến hành bàn giao hàng.

   [1] Xuất trình App lấy hàng của GHN trên điện thoại.

   [2] Thực hiện thao tác xác nhận lấy đúng MÃ SỐ ĐƠN HÀNG trên App trước sự chứng kiến của Nhà Bán.

    Thông tin chi tiết xem tại: //bit.ly/Luuygiaohang

  B. VIETTEL POST [VTP] - LƯU Ý KHI BÀN GIAO HÀNG HOÁ CHO NHÂN VIÊN VIETTEL POST

◾ Bưu tá khi qua nhận hàng phải mặc đồng phục VTP và mang thẻ nhân viên [tối thiếu 1 trong 2].

◾ Bưu tá chuẩn bị sẵn 2 biên bản qua nhận hàng sau khi thực hiện đồng kiểm thì sẽ ký nhận trên bill, 1 bill cung cấp shop lưu.

◾ Trường hợp đơn hàng mới phát sinh khách hàng có nhu cầu gửi hoặc bưu tá mang sót bill thì sẽ ký xác nhận với shop trên sổ lưu của shop để làm căn cứ.

Nếu không có ký nhận làm căn cứ, liên quan đến mất hàng VTP không chịu trách nhiệm.

  C. GRAB - LƯU Ý KHI BÀN GIAO HÀNG HOÁ CHO NHÂN VIÊN GRAB

Quy trình lấy hàng của tài xế Grab như sau:

◾ Yêu cầu tài xế cung cấp mã đơn hàng. Mã đơn hàng sẽ thể hiện trên App ứng dụng của tài xế. 

◾ Khi nhận hàng, tài xế sẽ ghi phiếu gửi và trong nội dung sẽ ghi mã đơn hàng và nội dung hàng hóa [hình ảnh phiếu gửi bên dưới có logo của Grab]. Người gửi hàng sẽ ký tên vào phiếu. Phiếu gửi hàng sẽ có 2 liên [1 liên gửi cho người nhận + 1 liên gửi cho Grab].

  D. BEST INC - LƯU Ý QUY ĐỊNH BÀN GIAO HÀNG HOÁ CHO NHÂN VIÊN GIAO NHẬN BEST INC

◾ Nhân viên nhận hàng phải mặc đồng phục Best Inc.

◾ Nhân viên phải cung cấp phiếu nhận hàng cho Shop [nếu Shop có biên bản sẵn thì ký xác nhận với Shop].

◾ Nhận hàng nguyên đai nguyên kiện, được phép yêu cầu đóng gói đảm bảo an toàn, ko bị ướt, hư hỏng. Một đơn hàng chỉ tương ứng với 01 kiện hàng.

◾ Phản ánh ngay nếu phát hiện sự chênh lệch về trọng lượng và kích thước.

◾ Triển khai lấy hàng tối thiểu 1 lần 1 ngày, tối đa 3 lần và 3 ngày liên tiếp. Sau 3 lần lấy hàng không thành công cập nhật hủy lấy.

  E. J&T - LƯU Ý KHI BÀN GIAO HÀNG HOÁ CHO NHÂN VIÊN J&T

◾ Nhân viên giao nhận trực thuộc J&T Express luôn mang đồng phục và có thể nhân viên.
◾ Xác nhận lấy hàng [thông tin đơn hàng] của Người Bán thông qua ứng dụng J&T Express trên điện thoại của nhân viên giao nhận
◾  Do đó, trong trường hợp Nhân viên giao nhận không thể:
[1] Xuất trình App lấy hàng của J&T Express trên điện thoại
[2] Thực hiện thao tác xác nhận lấy đúng MÃ VẬN ĐƠN trên App trước sự chứng kiến của Người Bán
Nếu nhân viên giao nhận không thể hiện đúng hoặc Người Bán nghi ngờ tuyệt đối không gửi hàng để đảm bảo tránh thiệt hại

  F. VNPOST - LƯU Ý KHI BÀN GIAO HÀNG HOÁ CHO NHÂN VIÊN VNPOST

◾ VNP thực hiện nhận hàng sau khi đơn hàng đã có trên hệ thống [thông qua API].

◾ VNP nhận hàng tại seller khi trên kiện hàng có dán nhãn [bill] của SenDo.

◾ Nhân viên nhận hàng phải có đồng phục hoặc thẻ nhân viên của VNP.

◾ Nhân viên Nhận hàng phải cung cấp Phiếu Xác Nhận Đã Nhận Hàng cho Người Gửi sau khi nhận hàng thành công [thể hiện thông tin Mã đơn hàng hoặc Mã Vận Đơn đã nhận].

◾ Người Gửi không bàn giao hàng cho VNP nếu Nhân viên Nhận hàng không cung cấp Phiếu Xác Nhận Đã Nhận Hàng.

◾ VNP nhận hàng theo nguyên tắc “Nguyên đai – Nguyên kiện” [Kiện hàng được đóng bởi Người Gửi, VNP  nhận kiện hàng nguyên vẹn - bên ngoài kiện hàng không có dấu hiệu đã mở, ướt, hư hỏng].

◾ Trường hợp các đơn hàng có trọng lượng lớn hơn trọng lượng điều tin và phát sinh cước:

  + Nếu Người Bán đồng ý truy thu chênh lệch trọng lượng, VNP chấp nhận đơn hàng và lấy xác nhận từ Người Bán trên biên bản giao nhận.

  + Nếu Người Bán không đồng ý truy thu chênh lệch trọng lượng, VNP sẽ từ chối nhận hàng và cập nhật hủy đơn hàng trên hệ thống – lý do: hàng vượt trọng lượng, trả Người Bán.