Bật mí cách sao chép Sheet trong Excel cực nhanh có thể bạn chưa biết

Khi tạo một trang tính mới, không phải lúc nào bạn cũng muốn bắt đầu từ một trang tính trống. Thay vào đó, tốt hơn là sao chép một trang tính hiện có và có một phím tắt nhanh có thể trợ giúp việc này. Chỉ cần giữ phím Ctrl, sau đó nhấp và kéo tab của trang tính. Khi bạn nhả chuột, Excel sẽ tạo một bản sao chính xác của trang tính

Người dùng Excel biết rằng sổ làm việc là một phép ẩn dụ mạnh mẽ. Nhưng nhiều người dùng cũng nhận thức được rằng việc xử lý sổ làm việc có thể gây ra vô số khó khăn. Các thủ thuật trong chương này sẽ giúp bạn tránh được một số trở ngại này đồng thời tận dụng một số cách hiệu quả hơn nhưng thường bị bỏ qua để bạn có thể kiểm soát sổ làm việc của mình

Tuy nhiên, trước khi chúng ta chuyển sang phần hack, bạn nên xem nhanh một số điều cơ bản sẽ giúp tạo ra các bản hack hiệu quả dễ dàng hơn nhiều. Excel là một ứng dụng bảng tính rất mạnh và bạn có thể làm những điều đáng kinh ngạc với nó. Thật không may, nhiều người thiết kế bảng tính Excel của họ với ít tầm nhìn xa, khiến họ khó sử dụng lại hoặc cập nhật bảng tính mà họ đã xây dựng rất cẩn thận. Trong phần này, chúng tôi cung cấp một số mẹo mà bạn có thể làm theo để đảm bảo rằng bạn đang tạo bảng tính hiệu quả nhất có thể

Có lẽ quy tắc quan trọng nhất cần tuân theo khi thiết kế bảng tính là có tầm nhìn dài hạn và đừng bao giờ cho rằng bạn sẽ không cần thêm dữ liệu hoặc công thức vào bảng tính của mình vì rất có thể bạn sẽ làm được. Với ý nghĩ đó, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lập kế hoạch cho bảng tính của mình và khoảng 20% ​​thời gian để thực hiện nó. Mặc dù điều này có vẻ cực kỳ không hiệu quả trong thời gian ngắn, nhưng chúng tôi có thể đảm bảo với bạn rằng lợi ích lâu dài sẽ vượt xa khó khăn ngắn hạn và việc lập kế hoạch sẽ trở nên dễ dàng hơn sau khi bạn thực hiện nó trong một thời gian. Hãy nhớ rằng bảng tính giúp người dùng dễ dàng có được thông tin chính xác, không chỉ là trình bày thông tin có vẻ tốt chỉ một lần

Không còn nghi ngờ gì nữa, lỗi số một mà hầu hết người dùng Excel mắc phải khi tạo bảng tính là họ không thiết lập và bố trí dữ liệu theo cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi. Dưới đây, không theo thứ tự cụ thể nào, một số lỗi phổ biến nhất mà người dùng mắc phải khi thiết lập bảng tính

• Truyền dữ liệu không cần thiết trên nhiều sổ làm việc khác nhau

• Trải rộng dữ liệu không cần thiết trên nhiều trang tính

• Truyền bá dữ liệu không cần thiết trên các bảng khác nhau

• Có cột và hàng trống trong bảng dữ liệu

• Để lại các ô trống cho dữ liệu lặp lại

Ba mục đầu tiên trong danh sách trước cộng lại thành một thứ. bạn phải luôn cố gắng giữ dữ liệu liên quan trong một bảng liên tục. Hết lần này đến lần khác, chúng tôi thấy các bảng tính không tuân theo quy tắc đơn giản này và do đó bị hạn chế về khả năng tận dụng tối đa một số tính năng mạnh mẽ nhất của Excel, bao gồm PivotTable, tổng phụ và công thức trang tính. Trong những trường hợp như vậy, bạn chỉ có thể sử dụng hết tiềm năng của các tính năng này khi bạn đã trình bày dữ liệu của mình trong một bảng rất cơ bản

Không phải ngẫu nhiên mà bảng tính Excel có thể bao gồm 1.048.576 hàng (65.536 trước năm 2007) nhưng chỉ có 16.384 cột (256 trước năm 2007). Lưu ý điều này, bạn nên thiết lập các bảng có tiêu đề cột đi qua hàng đầu tiên của bảng và dữ liệu liên quan được trình bày một cách liên tục ngay bên dưới các tiêu đề thích hợp của chúng. Nếu bạn thấy mình đang lặp đi lặp lại cùng một dữ liệu cho hai hoặc nhiều hàng trong một trong các cột này, hãy chống lại sự cám dỗ sử dụng các ô trống để biểu thị sự lặp lại

Đảm bảo dữ liệu của bạn được sắp xếp bất cứ khi nào có thể. Excel có một bộ công thức tra cứu và tham chiếu phong phú, một số công thức yêu cầu dữ liệu của bạn phải được sắp xếp theo thứ tự hợp lý. Việc sắp xếp cũng sẽ tăng tốc đáng kể quá trình tính toán của nhiều hàm

Ngoài cấu trúc, định dạng cũng có thể gây ra sự cố. Mặc dù một bảng tính phải dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng điều này hiếm khi ảnh hưởng đến hiệu quả. Chúng tôi rất tin tưởng vào việc "giữ cho nó đơn giản. â Quá nhiều người dành rất nhiều thời gian để định dạng bảng tính của họ. Mặc dù họ không nhất thiết phải nhận ra điều đó, nhưng lần này thường phải trả giá bằng hiệu quả. Thường thì việc lạm dụng định dạng sẽ làm tăng thêm kích thước cho sổ làm việc của bạn và mặc dù sổ làm việc của bạn có thể trông giống như một tác phẩm nghệ thuật đối với bạn, nhưng nó có thể trông rất tệ đối với người khác. Một số màu phổ quát rất tốt để cân nhắc sử dụng trong bảng tính của bạn là đen, trắng và xám

Bạn nên để ít nhất ba hàng trống phía trên bàn của mình (ít nhất ba hàng, tốt nhất là nhiều hơn). Sau đó, chúng có thể được sử dụng cho các tiêu chí cho các tính năng như Bộ lọc nâng cao và chức năng Cơ sở dữ liệu

Người ta còn mày mò căn chỉnh dữ liệu ô. Theo mặc định, các số trong Excel được căn phải và văn bản được căn trái, và có những lý do chính đáng để giữ nguyên theo cách này. Nếu bạn bắt đầu thay đổi định dạng này, bạn sẽ không thể nhìn thoáng qua nếu nội dung của một ô là văn bản hay số. Mọi người thường tham chiếu đến các ô trông giống số nhưng thực tế là văn bản. Nếu bạn đã thay đổi căn chỉnh mặc định, bạn sẽ phải vò đầu bứt tai. Có lẽ các tiêu đề là một ngoại lệ đối với quy tắc này

Chỉ định dạng ô dưới dạng văn bản khi thực sự cần thiết. Tất cả dữ liệu được nhập vào các ô được định dạng dưới dạng văn bản sẽ trở thành văn bản, ngay cả khi bạn muốn chúng là số hoặc ngày tháng. Tệ hơn nữa, bất kỳ ô nào chứa công thức tham chiếu đến ô có định dạng văn bản cũng sẽ được định dạng là văn bản. Nói chung, bạn không muốn các ô công thức được định dạng dưới dạng văn bản

Các ô được hợp nhất cũng có thể gây ra sự cố. Cơ sở kiến ​​thức của Microsoft chứa đầy các sự cố thường gặp với các ô được hợp nhất. Là một giải pháp thay thế tốt, hãy sử dụng "Căn giữa trên vùng chọn,â được tìm thấy trong Trang chủ â Nhóm căn chỉnh. Mũi tên ở dưới cùng bên phải sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng với tab Căn chỉnh đang hoạt động. Sử dụng trình đơn thả xuống Ngang để chọn Căn giữa vùng chọn hoặc nhấp chuột phải và chọn Định dạng ô từ trình đơn lối tắt (trước năm 2007, Định dạng â Ô)

Một lỗi nghiêm trọng khác mà người dùng thường mắc phải trong các công thức Excel là tham chiếu toàn bộ cột. Điều này buộc Excel phải kiểm tra hàng nghìn, nếu không muốn nói là hàng triệu ô, nếu không nó có thể đã bỏ qua

Ví dụ: giả sử bạn có một bảng dữ liệu từ ô A1 đến ô H1000. Bạn có thể quyết định muốn sử dụng một hoặc nhiều công thức tra cứu của Excel để trích xuất thông tin cần thiết. Vì bảng của bạn có thể tiếp tục phát triển (khi bạn thêm dữ liệu mới), nên thông thường sẽ tham chiếu toàn bộ bảng, kết hợp tất cả các hàng. Nói cách khác, tài liệu tham khảo của bạn có thể trông giống như A. H, hoặc có thể là A1. H65536. Bạn sẽ sử dụng tham chiếu này để khi dữ liệu mới được thêm vào bảng, nó sẽ tự động được tham chiếu trong công thức

Đây là một thói quen rất xấu để hình thành và bạn hầu như luôn luôn nên tránh nó. Bạn vẫn có thể loại bỏ nhu cầu cập nhật liên tục tham chiếu công thức của mình để kết hợp dữ liệu mới khi dữ liệu được thêm vào bảng bằng cách sử dụng dải ô được đặt tên động

Một vấn đề phổ biến khác với các bảng tính được thiết kế kém là tính toán lại rất chậm. Nhiều người đề nghị chuyển chế độ tính toán sang Thủ công thông qua nút Office â Excel â Formulas (trước năm 2007, Công cụ â Tùy chọn â Tính toán; Mac OS X, Excel â Tùy chọn â Tính toán)

Tuy nhiên, đây thường là lời khuyên rất tồi, tiềm ẩn nhiều tai họa. Một bảng tính là tất cả về các công thức và phép tính và kết quả mà chúng tạo ra. Nếu bạn đang chạy bảng tính ở chế độ tính toán thủ công, sớm hay muộn bạn sẽ đọc một số thông tin từ bảng tính của mình mà sẽ không được cập nhật. Các công thức của bạn có thể phản ánh các giá trị cũ chứ không phải các giá trị được cập nhật vì khi bạn chuyển sang chế độ tính toán thủ công, bạn phải buộc Excel tính toán lại bằng cách nhấn phím F9 ( â-= trên Mac OS X). Tuy nhiên, rất dễ quên làm điều này. Nghĩ theo cách này. Nếu phanh ô tô của bạn bị cọ xát và làm ô tô của bạn giảm tốc độ, liệu bạn có ngắt bàn đạp phanh và sử dụng phanh tay thay vì khắc phục sự cố không? . Nếu bạn cần chạy bảng tính của mình ở chế độ tính toán thủ công, thì bạn gặp sự cố về thiết kế. Giải quyết vấn đề đúng cách và không sử dụng phương pháp âBand-Aidâ

Công thức mảng là một nguyên nhân phổ biến khác gây rắc rối. Chúng phù hợp nhất để tham chiếu các ô đơn lẻ. Nếu bạn sử dụng chúng để tham chiếu các phạm vi lớn, hãy làm như vậy càng ít càng tốt. Khi số lượng lớn các mảng tham chiếu đến các phạm vi lớn, hiệu suất sổ làm việc của bạn sẽ bị ảnh hưởng, đôi khi đến mức không sử dụng được và bạn buộc phải chạy bảng tính của mình ở chế độ tính toán thủ công

Các hàm cơ sở dữ liệu của Excel cung cấp nhiều lựa chọn thay thế cho công thức mảng, như đã thảo luận trong "Tính tổng hoặc đếm ô trong khi tránh các giá trị lỗiâ []. Ngoài ra, Trợ giúp Excel cung cấp một số ví dụ hay về cách bạn có thể sử dụng các công thức này trên các bảng dữ liệu lớn để trả về kết quả dựa trên nhiều tiêu chí. Một giải pháp thay thế khác thường bị bỏ qua là sử dụng tính năng PivotTable của Excel, được thảo luận trong Chương 4. Mặc dù PivotTable có vẻ rất khó khăn khi gặp lần đầu, nhưng chúng tôi thực sự khuyên bạn nên tự làm quen với tính năng mạnh mẽ này của Excel vì khi bạn thành thạo PivotTable, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn có thể tồn tại nếu không có chúng

Vào cuối ngày, nếu bạn không nhớ gì khác về thiết kế bảng tính, hãy nhớ rằng Excel hoạt động tốt nhất khi tất cả dữ liệu liên quan được trình bày trong một bảng liên tục. Điều đó sẽ làm cho phần còn lại của việc hack của bạn dễ dàng hơn nhiều

Tạo dạng xem cá nhân cho sổ làm việc của bạn

Excel cho phép bạn hiển thị đồng thời nhiều sổ làm việc và có dạng xem tùy chỉnh cho các sổ làm việc của bạn được sắp xếp trong các cửa sổ khác nhau. Sau đó, bạn có thể lưu không gian làm việc dạng xem của mình dưới dạng. xlw và sử dụng chúng khi phù hợp với bạn

Đôi khi khi làm việc trong Excel, bạn có thể cần mở nhiều sổ làm việc trên màn hình của mình để giúp sử dụng hoặc xem dữ liệu từ nhiều sổ làm việc dễ dàng hơn. Một số đoạn tiếp theo mô tả cách thực hiện việc này một cách gọn gàng và có tổ chức

Đầu tiên, mở tất cả các sổ làm việc bạn sẽ cần

Mẹo

Để mở nhiều sổ làm việc cùng lúc, hãy chọn nút Office â Openâ¦, nhấn phím Ctrl (phím â trên máy Mac) trong khi chọn các sổ làm việc bạn muốn mở, rồi bấm vào Mở (trước

Từ bất kỳ sổ làm việc nào (không quan trọng là sổ nào), chọn Windows â Xem â Sắp xếp tất cả (trước năm 2007, chọn Cửa sổ â Sắp xếp). Nếu "Windows của sổ làm việc đang hoạt độngâ được chọn, hãy bỏ chọn nó, sau đó chọn cách sắp xếp cửa sổ bạn thích và nhấp vào OK

Nếu bạn chọn Xếp ô, bạn sẽ thấy các sổ làm việc của mình theo kiểu xếp ô, như được minh họa với các sổ làm việc trống trong

Việc chọn Ngang sẽ cung cấp cho bạn chế độ xem các sổ làm việc của bạn trong một ngăn xếp duy nhất, chồng lên nhau, như trong

Chọn tùy chọn Dọc sẽ đặt tất cả sổ làm việc đang mở của bạn cạnh nhau, như minh họa trong

Cuối cùng, như được hiển thị trong , việc chọn tùy chọn Cascade sẽ xếp tất cả các sổ làm việc đang mở chồng lên nhau

Sau khi sổ làm việc của bạn được hiển thị trong dạng xem ưa thích, bạn có thể dễ dàng di chuyển dữ liệu giữa chúng (e. g. , sao chép, dán, kéo và thả)

Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể muốn quay lại chế độ xem mà bạn đã tạo, bạn có thể lưu chế độ xem ưa thích này dưới dạng không gian làm việc. Để lưu không gian làm việc, chỉ cần chọn Windows â Save Workspace (trước năm 2007, Tệp Save Workspace), nhập tên tệp của không gian làm việc vào hộp Tên tệp và nhấp vào OK. Khi lưu không gian làm việc của bạn, phần mở rộng tệp sẽ là. xlw thay vì tiêu chuẩn. xlsx của Excel 2007. Để khôi phục không gian làm việc Excel của bạn thành một cửa sổ đầy đủ của một sổ làm việc cụ thể, chỉ cần bấm đúp vào thanh tiêu đề (trên máy Mac, bấm vào nút Thu phóng màu lục ở phía trên bên trái của cửa sổ) xuất hiện trên bất kỳ sổ làm việc nào của bạn. Bạn cũng có thể nhấp vào nút Tối đa hóa trên bất kỳ cửa sổ nào trong không gian làm việc của mình. Đóng sổ làm việc của bạn như bình thường khi bạn hoàn thành

Hình 1-1.  Bốn sổ làm việc trong chế độ xem xếp ô

Hình 1-2.  Bốn sổ làm việc ở chế độ xem ngang

Hình 1-3.  Bốn sổ làm việc ở chế độ xem dọc

Hình 1-4.  Bốn sổ làm việc trong chế độ xem xếp tầng

nút thu phóng ở phía trên bên trái của cửa sổ) xuất hiện trên bất kỳ sổ làm việc nào của bạn. Bạn cũng có thể nhấp vào nút Tối đa hóa trên bất kỳ cửa sổ nào trong không gian làm việc của mình. Đóng sổ làm việc của bạn như bình thường khi bạn hoàn thành

Bất cứ khi nào bạn cần mở những sổ làm việc tương tự, chỉ cần mở. xlw và chế độ xem bạn đã thiết lập ban đầu sẽ được khôi phục một cách kỳ diệu cho tất cả các sổ làm việc. Nếu bạn chỉ cần mở một trong những sổ làm việc đó, hãy mở tệp như bình thường. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với sổ làm việc trong. xlw sẽ được lưu tự động khi bạn đóng toàn bộ không gian làm việc hoặc bạn có thể lưu sổ làm việc riêng lẻ

Nếu bạn dành một lượng thời gian nhỏ để thiết lập một số dạng xem tùy chỉnh cho các tác vụ lặp đi lặp lại yêu cầu mở nhiều sổ làm việc, thì bạn sẽ thấy rằng các tác vụ này trở nên dễ quản lý hơn. Bạn có thể quyết định sử dụng các chế độ xem khác nhau cho các nhiệm vụ lặp lại khác nhau, tùy thuộc vào nhiệm vụ đó là gì hoặc cảm giác của bạn vào ngày hôm đó

Nhập dữ liệu vào nhiều trang tính đồng thời

Việc cần sao chép một số dữ liệu trong nhiều trang tính là điều khá bình thường. Bạn có thể sử dụng công cụ Excelâ để nhóm để dữ liệu đã nhập trong một sổ làm việc có thể được nhập vào nhiều trang tính cùng một lúc. Nhưng cũng có một cách tiếp cận nhanh hơn và linh hoạt hơn, sử dụng một vài dòng mã Visual Basic for Applications (VBA)

Cơ chế tích hợp sẵn của Excel để chuyển dữ liệu đến nhiều nơi cùng một lúc là một tính năng có tên là Nhóm. Nó hoạt động bằng cách nhóm các trang tính lại với nhau để tất cả chúng được liên kết trong sổ làm việc

Nhóm các trang tính theo cách thủ công

Để sử dụng tính năng Nhóm theo cách thủ công, chỉ cần nhấp vào trang tính mà bạn sẽ nhập dữ liệu vào và nhấn phím Ctrl (phím â trên máy Macintosh) trong khi nhấp vào tab Tên của trang tính mà bạn muốn nhập dữ liệu. Khi bạn nhập dữ liệu vào bất kỳ ô nào trên trang tính của mình, chúng sẽ tự động được nhập vào các trang tính được nhóm khác. nhiệm vụ hoàn thành

Để tách nhóm các trang tính của bạn, hãy chọn một trang tính không thuộc nhóm, bấm chuột phải vào bất kỳ tab Tên nào và chọn Ungroup Sheets hoặc Ctrl/â-bấm vào các trang tính bạn đã thêm vào nhóm

Cảnh báo

Khi các trang tính của bạn được nhóm lại với nhau, bạn có thể nhìn lên thanh tiêu đề và thấy từ Nhóm trong ngoặc vuông. Điều này cho bạn biết các trang tính của bạn vẫn được nhóm lại. Tuy nhiên, trừ khi bạn có đôi mắt đại bàng và trí óc như một cái bẫy thép, tuy nhiên, rất có thể bạn sẽ không nhận thấy điều này hoặc bạn sẽ quên rằng mình đã nhóm các bảng tính của mình lại. Vì lý do này, chúng tôi khuyên bạn nên tách nhóm các trang tính của mình ngay sau khi bạn hoàn thành việc cần làm

Mặc dù phương pháp này dễ dàng, nhưng điều đó có nghĩa là bạn cần nhớ nhóm và hủy nhóm các trang tính của mình nếu cần, nếu không, bạn sẽ vô tình nhập dữ liệu từ một trang tính khác. Ví dụ: bạn có thể muốn các mục nhập đồng thời chỉ xảy ra khi bạn ở trong một phạm vi ô cụ thể. Tuy nhiên, các mục nhập dữ liệu đồng thời sẽ xảy ra bất kể bạn đang ở ô nào vào thời điểm đó

Tự động nhóm các trang tính

Bạn có thể khắc phục những thiếu sót này bằng cách sử dụng một số mã VBA rất đơn giản. Để mã này hoạt động, nó phải nằm trong mô-đun riêng cho đối tượng

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

0. Để chuyển nhanh sang module riêng, click chuột phải vào tab Sheet Name và chọn View Code. Sau đó, bạn có thể sử dụng một trong các sự kiện trang tính của Excel—là các sự kiện diễn ra trong trang tính của bạn, chẳng hạn như thay đổi ô, chọn một phạm vi, kích hoạt, hủy kích hoạt, v.v.—để di chuyển mã vào chế độ riêng tư.

Mẹo

Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ được đưa trực tiếp đến mô-đun riêng tư khi nhấp chuột phải vào sổ làm việc hoặc trang tính và chọn Xem mã. Bạn có thể xác nhận rằng bạn đang ở trong mô-đun riêng tư bằng cách xem trạng thái của menu thả xuống ở phía trên bên trái của cửa sổ mã—cửa sổ này thường được gắn nhãn giống như âWorkbook -

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

2(Code)â . Nếu menu thả xuống có nội dung âWorkbookâ hoặc âWorksheetâ thì bạn đang ở trong mô-đun riêng tư. Nếu nó nói â(Chung),â hãy thay đổi nó trước khi nhập mã

Để bật tính năng nhóm, trước tiên hãy đặt tên cho phạm vi ô bạn muốn nhóm để dữ liệu tự động hiển thị trên các trang tính khác

Nhập mã này vào mô-đun riêng

	Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 'Sheet5 has purposely been placed first as this will
	 'be the active sheet we will work from
	 Sheets(Array("Sheet5", "Sheet3", "Sheet1")).Select
	 Else
	 Me.Select
	 End If
	End Sub

Trong mã này, chúng tôi đã sử dụng phạm vi được đặt tên

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

3. (Nếu bạn không quen thuộc với các phạm vi được đặt tên, hãy xem âDữ liệu địa chỉ theo tênâ []. ) Thay đổi

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

3 thành tên phạm vi bạn đang sử dụng trên trang tính của mình. Đồng thời thay đổi ba tên trang tính trong mã, như được hiển thị trong , thành tên trang tính bạn muốn được nhóm. Khi bạn hoàn tất, hãy bấm vào công cụ Xem Microsoft Excel, đóng cửa sổ mô-đun hoặc nhấn Alt/â-Q để quay lại Excel, sau đó lưu sổ làm việc của bạn

Hình 1-5.  Mã để tự động nhóm các trang tính

Điều quan trọng cần lưu ý là tên trang tính đầu tiên được sử dụng trong mảng phải là trang tính chứa mã và do đó, trang tính mà bạn sẽ nhập dữ liệu vào đó

Sau khi đã có mã, mỗi khi bạn chọn bất kỳ ô nào trên trang tính, mã sẽ kiểm tra xem ô bạn đã chọn (mục tiêu) có nằm trong phạm vi có tên

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

3 hay không. Nếu đúng như vậy, mã sẽ tự động nhóm các trang tính bạn muốn nhóm lại. Nếu không, nó sẽ hủy nhóm các trang tính đơn giản bằng cách kích hoạt trang tính mà bạn đang sử dụng. Cái hay của cách hack này là không cần phải nhóm các trang tính theo cách thủ công và do đó có nguy cơ quên hủy nhóm chúng. Cách tiếp cận này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và thất vọng

Nếu bạn muốn cùng một dữ liệu xuất hiện trên các trang tính khác nhưng không xuất hiện trong cùng một địa chỉ ô, hãy sử dụng mã như thế này

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

Mã này cũng cần nằm trong mô-đun riêng của đối tượng

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

0. Làm theo các bước được mô tả trước đó trong bản hack này để đến đó

Ngăn người dùng thực hiện một số hành động nhất định

Mặc dù Excel cung cấp khả năng bảo vệ tổng thể cho sổ làm việc và trang tính, nhưng công cụ cùn này không cung cấp các đặc quyền hạn chế cho người dùng—trừ khi bạn thực hiện một số thao tác hack

Bạn có thể quản lý tương tác của người dùng với bảng tính của mình bằng cách theo dõi và phản hồi các sự kiện. Sự kiện, như thuật ngữ gợi ý, là những hành động xảy ra khi bạn làm việc với sổ làm việc và trang tính của mình. Một số sự kiện phổ biến hơn bao gồm mở sổ làm việc, lưu và đóng sổ làm việc. Bạn có thể yêu cầu Excel tự động chạy một số mã Visual Basic khi bất kỳ sự kiện nào trong số này được kích hoạt

Cảnh báo

Người dùng có thể bỏ qua tất cả các biện pháp bảo vệ này bằng cách tắt hoàn toàn macro. Nhấp vào nút Office và chọn Tùy chọn Excel â Trung tâm tin cậy â Cài đặt trung tâm tin cậy và nhấn Macro và nhấn nút Cài đặt macro (trước năm 2007, Công cụ â Macro â Bảo mật). Nếu bảo mật của họ được đặt thành "Tắt tất cả macro có thông báoâ (Trung bình trong các phiên bản trước năm 2007), họ sẽ được thông báo về các macro trong sổ làm việc khi mở sổ làm việc đó và sẽ có cơ hội tắt chúng. Cài đặt bảo mật của "Tắt tất cả các macro mà không cần thông báoâ (Cao trong các phiên bản cũ hơn) sẽ tự động tắt chúng. Mặt khác, nếu sử dụng bảng tính yêu cầu sử dụng macro, người dùng có nhiều khả năng đã bật macro hơn. Những vụ hack này là một sự tiện lợi và không cung cấp bảo mật dữ liệu hạng nặng

Trên Mac OS X, bạn không thể kiểm soát bảo vệ macro ở mức độ chi tiết này. Thay vào đó, bạn có thể chọn Excel â Tùy chọn â Bảo mật và chuyển đổi cài đặt âCảnh báo trước khi mở tệp có chứa macro. â

Ngăn lưu dưới dạng⦠trong sổ làm việc

Bạn có thể chỉ định rằng bất kỳ sổ làm việc nào được lưu ở dạng chỉ đọc bằng cách chọn nút Office â Lưu â Nút Công cụ â Tùy chọn chung và bật hộp kiểm "Đề xuất chỉ đọcâ (trước năm 2007, Tệp â . Làm như vậy có thể ngăn người dùng lưu bất kỳ thay đổi nào anh ta có thể thực hiện đối với tệp, trừ khi anh ta lưu nó bằng một tên khác và/hoặc ở một vị trí khác

Tuy nhiên, đôi khi, bạn có thể muốn ngăn không cho người dùng lưu bản sao sổ làm việc của bạn vào một thư mục hoặc thư mục khác có hoặc không có tên khác. Nói cách khác, bạn muốn người dùng có thể lưu trên đầu tệp hiện có và không lưu bản sao khác ở nơi khác. Điều này đặc biệt hữu ích khi có nhiều người đang lưu các thay đổi đối với sổ làm việc vì bạn không nhận được nhiều bản sao khác nhau của cùng một sổ làm việc, được lưu với cùng tên trong các thư mục khác nhau

Sự kiện Before Save mà bạn sẽ sử dụng đã tồn tại từ Excel 97. Như tên cho thấy, sự kiện này xảy ra ngay trước khi sổ làm việc được lưu, cho phép bạn nắm bắt người dùng trước khi thực tế xảy ra, đưa ra cảnh báo và ngăn Excel lưu

Cảnh báo

Trước khi thử điều này ở nhà, hãy nhớ lưu sổ làm việc của bạn trước. Đặt mã này vào vị trí mà không lưu sẽ khiến sổ làm việc của bạn không bao giờ được lưu

Để chèn mã, hãy mở sổ làm việc của bạn và chọn Nhà phát triển â Visual Basic, sau đó chọn Xem â Mã và nhấp đúp vào ThisWorkbook trong Project Explorer (trước năm 2007, nhấp chuột phải vào biểu tượng Excel ngay bên trái

Mẹo

Bạn có thể phải bật tab Nhà phát triển (không phải là tiêu chuẩn trong Excel 2007) bằng cách chọn nút Office â Tùy chọn Excel â Phổ biến, chọn tùy chọn "Hiển thị tab Nhà phát triển trong Dải băngâ và nhấp vào OK

Hình 1-6.  Menu truy cập nhanh (trong Excel 2003) tới mô-đun riêng dành cho đối tượng sổ làm việc

Mẹo

Phím tắt này không khả dụng trên máy Mac. Bạn sẽ phải mở Visual Basic Editor (VBE) bằng cách nhấn Option-F11 hoặc bằng cách chọn Tools â Macro â Visual Basic Editor. Khi bạn ở đó, hãy nhấp Ctrl hoặc nhấp chuột phải vào Sổ làm việc này trong cửa sổ Dự án

Nhập mã sau vào VBE, như được hiển thị trong và nhấn Alt/â-Q để quay lại đúng Excel, sau đó lưu sổ làm việc của bạn

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

Hình 1-7.  Mã sau khi được nhập vào mô-đun riêng tư (ThisWorkbook)

Cung cấp cho nó một whirl. Chọn nút Office â Save (trước năm 2007, Tệp Save) và sổ làm việc của bạn sẽ lưu như mong đợi. Tuy nhiên, chọn nút Office â Save As (trước năm 2007, File â Save Asâ¦) và bạn sẽ được thông báo rằng bạn không được phép lưu sổ làm việc này dưới bất kỳ tên tệp nào khác, trừ khi bạn

Mẹo

Lưu ý rằng khi bạn lưu sổ làm việc trong Excel 2007 và nó chứa macro hoặc mã, bạn sẽ được nhắc lưu sổ làm việc của mình dưới dạng sổ làm việc hỗ trợ macro Excel (*. xlsm) và sẽ không thể lưu ở định dạng tệp Excel tiêu chuẩn (*. xlsx)

Ngăn người dùng in sổ làm việc

Có lẽ bạn muốn ngăn người dùng in sổ làm việc của mình—và có thể để sổ đó vào thùng tái chế hoặc để trên bàn ở một nơi nào đó dễ thấy. Sử dụng sự kiện Before Print của Excel, bạn có thể ngăn chặn chúng trên đường đi của chúng. Nhập mã sau, như trước, vào VBE

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

Nhấn Alt/â-Q khi bạn nhập xong mã để quay lại Excel, sau đó lưu sổ làm việc của bạn. Giờ đây, mỗi khi người dùng cố gắng in từ sổ làm việc này, sẽ không có gì xảy ra. Dòng mã

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

7 là tùy chọn, nhưng bạn nên đưa nó vào để ít nhất thông báo cho người dùng để họ không làm phiền bộ phận CNTT, nói rằng có vấn đề với chương trình của họ

Nếu bạn muốn ngăn người dùng chỉ in các trang cụ thể trong sổ làm việc của mình, hãy sử dụng mã tương tự này để thay thế

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

2

Lưu ý rằng bạn đã chỉ định âSheet1â và âSheet2â là những trường hợp duy nhất phải ngừng in. Tất nhiên, đây có thể là tên của bất kỳ trang tính nào trong sổ làm việc của bạn; . Nếu bạn cần ngăn chỉ in một tờ, hãy chỉ cung cấp một tên đó trong dấu ngoặc kép và bỏ dấu phẩy

Ngăn người dùng chèn thêm bảng tính

Excel cho phép bạn bảo vệ cấu trúc của sổ làm việc để người dùng không thể xóa các trang tính, sắp xếp lại thứ tự xuất hiện của chúng, đổi tên chúng, v.v. Tuy nhiên, đôi khi bạn muốn ngăn chặn việc chỉ thêm nhiều trang tính hơn, trong khi vẫn cho phép các thay đổi cấu trúc khác

Đoạn mã sau sẽ hoàn thành công việc

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

3

Trước tiên, mã hiển thị hộp thông báo có thông báo và sau đó xóa ngay trang tính mới được thêm khi người dùng nhấp vào OK từ hộp thông báo. Việc sử dụng

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

8 dừng cảnh báo tiêu chuẩn của Excel hỏi người dùng xem họ có thực sự muốn xóa trang tính không. Với điều này, người dùng sẽ không thể thêm nhiều trang tính vào sổ làm việc

Một cách khác để ngăn người dùng thêm trang tính là chọn Xem lại â Thay đổi â Bảo vệ Sổ làm việc, sau đó nhấn nút Bảo vệ Cấu trúc và Windows (trước năm 2007, Công cụ â Bảo vệ â Bảo vệ Sổ làm việcâ¦, đảm bảo . Tuy nhiên, như đã đề cập ở phần đầu của bản hack này, tính năng bảo vệ trang tính của Excel là một công cụ khá cùn và cũng sẽ ngăn nhiều tính năng khác của Excel hoạt động.

Ngăn chặn các lời nhắc dường như không cần thiết

Tính trò chuyện của Excel có thể hơi cũ, luôn nhắc bạn xác nhận các hành động mà bạn vừa yêu cầu nó thực hiện. Thoát cuộc trò chuyện và để Excel quay lại hành động

Các loại lời nhắc mà chúng ta đang nói đến là những lời nhắc hỏi bạn có muốn bật macro (khi bạn không có) hay bạn có chắc chắn muốn xóa một trang tính hay không. Đây là cách loại bỏ các lời nhắc phổ biến nhất một lần và mãi mãi

Kích hoạt Macro khi bạn không có

Bộ nhớ của Excel giống như một cái bẫy thép khi ghi nhớ rằng bạn đã ghi một macro trong sổ làm việc của mình. Thật không may, bộ nhớ macro của nó vẫn tồn tại mặc dù bạn có thể đã xóa một hoặc nhiều macro thông qua Nhà phát triển â Macro hoặc Alt/Option-F8 (trước năm 2007, Công cụ â Macro â Macro). Mở lại sổ làm việc và bạn sẽ vẫn được nhắc bật macro, mặc dù không có macro nào để bật

Mẹo

Bạnsẽ được nhắc bật macro chỉ khi mức bảo mật của bạn được đặt thành Vô hiệu hóa tất cả các macro bằng thông báoâ (Trung bình trong các phiên bản trước năm 2007). Nếu nó được đặt thành "Bật tất cả macroâ (Thấp trong các phiên bản trước năm 2007), macro sẽ được bật mà không có tiếng bíp; nếu nó được đặt thành âTắt tất cả macro mà không cần thông báo (Cao trong phiên bản trước

Khi bạn ghi một macro, Excel sẽ chèn một mô-đun Visual Basic để giữ các lệnh và hàm tự tạo của bạn. Khi mở một sổ làm việc, Excel sẽ kiểm tra sự hiện diện của các mô-đun, cho dù trống hay được điền macro. Xóa macro của sổ làm việc sẽ xóa bất kỳ mã nào trong mô-đun, chứ không phải chính mô-đun đó—giống như uống đến giọt sữa cuối cùng nhưng vẫn đặt hộp rỗng trở lại tủ lạnh. Để tránh dấu nhắc macro không cần thiết, bạn cần xóa mô-đun. Đây là cách để làm điều đó

Mở VBE bằng cách chọn Nhà phát triển â Visual Basic trong Tùy chọn mã hoặc bằng cách nhấn Alt/Option-F11 (trước năm 2007, Công cụ â Macro â Visual Basic Editor và chọn Xem â Project Explorer)

Mẹo

Trên Macintosh và trong Excel 2007, cửa sổ Dự án luôn mở, vì vậy bạn không cần mở Project Explorer

Bạn sẽ thấy một cửa sổ giống như cửa sổ được hiển thị trong

Hình 1-8.  Các mô-đun Project Explorer

Tìm sổ làm việc của bạn trong Project Explorer và nhấp vào dấu cộng (+) ở bên trái để hiển thị các phần cấu thành của sổ làm việc, đặc biệt là các mô-đun nếu chúng chưa hiển thị. Nhấp chuột phải lần lượt vào từng mô-đun và chọn Xóa Mô-đun khỏi menu ngữ cảnh. Từ chối đề nghị xuất các mô-đun. Trước khi vô tình xóa các mô-đun có thể chứa mã hữu ích, hãy nhấp đúp lần lượt vào từng mô-đun để đảm bảo rằng bạn không cần đến chúng. Nhấn Alt/â-Q như bình thường để quay lại chế độ xem bảng tính của Excelâ

Nhắc lưu các thay đổi không tồn tại

Bạn có thể nhận thấy rằng đôi khi chỉ cần mở sổ làm việc và nhìn xung quanh là đủ để kích hoạt Excel nhắc bạn lưu các thay đổi vào sổ làm việc macro cá nhân của mình—mặc dù thực tế là bạn không thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Cho dù bạn có biết hay không, rất có thể bạn có một hàm dễ bay hơi trong sổ làm việc macro cá nhân của mình

Sổ làm việc macro cá nhân là sổ làm việc ẩn được tạo khi bạn ghi macro lần đầu tiên (Công cụ â Macro â Ghi Macro mới) và chỉ định "Sổ làm việc Macro Cá nhânâ trong trình đơn thả xuống âLưu trữ Macro trongâ . Nó được mở mỗi khi bạn sử dụng Excel. Hàm (hoặc công thức) dễ bay hơi là hàm tự động tính toán lại mỗi khi bạn thực hiện hầu hết mọi việc trong Excel, kể cả mở và đóng sổ làm việc hoặc toàn bộ ứng dụng. Hai trong số các hàm dễ bay hơi phổ biến nhất là hàm

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

9 và

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

20

Vì vậy, mặc dù bạn có thể tin rằng mình không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với sổ làm việc, nhưng các chức năng không ổn định đó đang chạy trong nền có thể có. Điều này được tính là một thay đổi và kích hoạt lời nhắc của Excel để lưu các thay đổi vô hình đã nói

Nếu bạn muốn Excel ngừng nhắc bạn lưu các thay đổi mà bạn không thực hiện, bạn có một số tùy chọn dành cho mình. Rõ ràng nhất là không lưu trữ các hàm dễ bay hơi trong sổ làm việc macro cá nhân của bạn ngay từ đầu và xóa bất kỳ hàm dễ bay hơi nào đã có ở đó. Hoặc, nếu bạn cần các hàm ổn định, bạn có thể sử dụng đoạn mã khá đơn giản này để tránh kiểm tra bằng cách lừa Excel nghĩ rằng sổ làm việc macro cá nhân của bạn đã được lưu ngay khi nó mở ra

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

7

Mã này phải nằm trong mô-đun sổ làm việc riêng của sổ làm việc macro cá nhân của bạn. Để đến đó từ bất kỳ sổ làm việc nào, hãy chọn Xem â Bỏ ẩn bên dưới Tùy chọn cửa sổ (trước năm 2007, Cửa sổ Bỏ ẩn), chọn Cá nhân. xls từ Unhide Workbook, rồi bấm OK. Truy cập VBE và nhập mã nói trên. Nhấn Alt/â-Q để quay lại Excel khi bạn hoàn tất

Tất nhiên, nếu bạn có một hàm dễ bay hơi mà bạn muốn tính toán lại và bạn muốn lưu các thay đổi, bạn cần nói rõ ràng với Excel để làm như vậy

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

8

Macro này sẽ tự động lưu sổ làm việc macro cá nhân của bạn mỗi khi nó được mở

Dừng lời nhắc cảnh báo của Excel đối với các macro đã ghi

Một trong nhiều nhược điểm của macro đã ghi là mặc dù chúng khá giỏi trong việc bắt chước bất kỳ lệnh nào, nhưng chúng có xu hướng quên phản hồi của bạn đối với lời nhắc. Xóa một trang tính và bạn được nhắc xác nhận; . Hãy tắt những lời nhắc đó

Chọn Nhà phát triển â Macro trong Tùy chọn mã hoặc Alt/Option-F8 (trước năm 2007, Công cụ â Macro â Macro) để hiển thị danh sách các macro của bạn. Đảm bảo rằng "Tất cả các sổ làm việc đang mởâ được chọn trong Macros In. menu thả xuống của hộp. Chọn macro bạn quan tâm và nhấp vào nút Chỉnh sửa. Đặt con trỏ trước dòng mã đầu tiênâi. e. , dòng đầu tiên không có dấu nháy đơn trước nó—và thêm vào trước dòng sau

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

9

Ở cuối mã của bạn, hãy nối thêm phần sau

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

0

Macro của bạn sẽ trông giống như thế này

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

0

Lưu ý rằng bạn đã bật lại cảnh báo ở cuối macro để bật lại lời nhắc tiêu chuẩn của Excel khi làm việc trong Excel. Bỏ qua điều này và bạn sẽ không thấy cảnh báo nào cả, thậm chí không thấy cảnh báo nào đáng lẽ nên đưa vào

Cảnh báo

Ví dụ: nếu macro của bạn không hoàn thành vì bất kỳ lý do gì—lỗi thời gian chạy—Excel có thể không bao giờ truy cập được dòng mã bật lại cảnh báo. Nếu điều này xảy ra, có lẽ bạn nên thoát và khởi động lại Excel để đặt mọi thứ trở lại như cũ

Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng Excel mà không cần lời nhắc. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng những lời nhắc này là có lý do. Đảm bảo rằng bạn hoàn toàn hiểu mục đích của lời nhắc trước khi tắt nó đi

Ẩn các bảng tính để chúng không thể bị ẩn

Đôi khi bạn muốn có một nơi chứa thông tin mà người dùng không thể đọc hoặc sửa đổi. Xây dựng một nền sau trong sổ làm việc của bạn, một nơi để lưu giữ dữ liệu, công thức và các chi tiết vụn vặt khác được sử dụng nhưng không nhìn thấy trong trang tính của bạn

Một phương pháp hữu ích khi thiết lập sổ làm việc Excel mới là dành riêng một trang tính để lưu trữ thông tin mà người dùng không cần xem. tính toán công thức, xác thực dữ liệu, danh sách, biến hữu ích và giá trị đặc biệt, dữ liệu nhạy cảm, v.v. Mặc dù bạn có thể ẩn trang tính bằng cách chọn Xem â Ẩn trong tùy chọn Cửa sổ (trước năm 2007, Định dạng â Trang tính â Ẩn), bạn nên đảm bảo rằng người dùng không thể hiện trang tính đó bằng cách chọn

Tất nhiên, bạn có thể chỉ cần bảo vệ trang tính. Tuy nhiên, điều này vẫn khiến nó ở chế độ xem đầy đủ—dữ liệu nhạy cảm, công thức đáng sợ và tất cả. Ngoài ra, bạn không thể bảo vệ một ô được liên kết với bất kỳ điều khiển nào có sẵn cho bạn từ thanh công cụ Biểu mẫu

Thay vào đó, chúng ta sẽ xử lý thuộc tính

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

21 của trang tính, biến nó thành

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

22. Truy cập Developer â Visual Basic hoặc Alt/Option-F11 để truy cập VBE (trước năm 2007, truy cập Tools â Macro â Visual Basic Editor và đảm bảo rằng cửa sổ Project Explorer hiển thị bằng cách chọn View â . Tìm tên sổ làm việc của bạn trong Project Explorer và mở rộng cấu trúc phân cấp của nó bằng cách bấm vào dấu + ở bên trái tên sổ làm việc. Mở rộng thư mục Microsoft Excel

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

23 bên trong để hiển thị tất cả các trang tính trong sổ làm việc của bạn

Chọn trang tính bạn muốn ẩn khỏi Project Explorer và hiển thị các thuộc tính của nó bằng cách chọn Xem â Cửa sổ thuộc tính (hoặc bằng cách nhấn F4). Đảm bảo tab Bảng chữ cái được chọn và tìm thuộc tính

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

21 ở dưới cùng. Nhấp vào hộp giá trị ở bên phải được liên kết với thuộc tính

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

21 và chọn tùy chọn cuối cùng,

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

26, như minh họa trong. Nhấn Alt/â-Q để quay lại Excel, sau đó lưu các thay đổi của bạn. Trang tính sẽ không còn hiển thị qua giao diện Excel và sẽ không xuất hiện dưới dạng lựa chọn trong Chế độ xem â Bỏ ẩn trong tùy chọn Cửa sổ (trước năm 2007, Định dạng â Trang tính â Bỏ ẩnâ¦)

Cảnh báo

Khi bạn đã chọn

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

27 từ cửa sổ Thuộc tính, có vẻ như lựa chọn của bạn không có hiệu lực. Lỗi hình ảnh này đôi khi xảy ra và bạn không nên lo lắng;

Hình 1-9.  Cửa sổ thuộc tính của một trang tính có thuộc tính hiển thị được đặt thành 2 - xlSheetVeryHidden

Để đảo ngược quy trình, chỉ cần làm theo các bước trước đó, lần này chọn

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

28

Tùy chỉnh Hộp thoại Mẫu và Sổ làm việc Mặc định

Nếu bạn có xu hướng thực hiện các tác vụ giống nhau hoặc sử dụng đi sử dụng lại cùng một bố cục bảng tính, bạn có thể tạo tab Mẫu của riêng mình vào hộp thoại Chèn Mẫu tiêu chuẩn của Excel để cung cấp điểm bắt đầu nhanh

Hãy tưởng tượng bạn có một bảng tính chứa các ngày trong năm và các công thức tóm tắt các dữ liệu khác nhau cho các ngày. Bạn đã định dạng bảng tính này đẹp mắt với màu sắc, logo và các công thức cần thiết của công ty bạn và bạn cần sử dụng nó hàng ngày. Thay vì phát minh lại bánh xe (hoặc sao chép và xóa những gì bạn không cần) mỗi ngày, bạn có thể tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian và rắc rối bằng cách tạo một mẫu

Các mẫu sổ làm việc và trang tính của Excel cung cấp cho bạn sự khởi đầu suôn sẻ cho dự án tiếp theo của bạn, cho phép bạn bỏ qua thiết lập ban đầu, định dạng, xây dựng công thức, v.v. Lưu một trang tính mẫu đơn giản có nghĩa là mở một sổ làm việc mới, xóa tất cả trừ một trang tính, sau đó tạo mẫu cơ bản mà bạn sẽ sử dụng. Khi bạn đã hoàn tất, hãy chọn nút Office â Save As⦠(trước năm 2007, Tệp â Save Asâ¦) và chọn Mẫu Excel (Mẫu trên Mac OS X) từ hộp thoại Save As . Nếu mẫu của bạn là mẫu sổ làm việcâi. e. , nó sẽ chứa nhiều hơn một trang tính—lại thêm một sổ làm việc mới, thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết, chọn nút Office â Save As⦠và lưu dưới dạng mẫu Excel

Có sẵn mẫu trong tay, bạn có thể tạo một bản sao bất kỳ lúc nào bằng cách chọn nút Office â Mới (trước năm 2007, Tệp â Mớiâ¦; Tệp â Thư viện dự án trên máy Mac) và chọn một mẫu sổ làm việc . Tuy nhiên, sẽ không hay sao nếu bạn có sẵn các mẫu đó ngay từ hộp thoại Chèn Mẫu tiêu chuẩn của Excel hoặc để đặt sổ làm việc ưa thích của bạn làm mặc định?

Cảnh báo

Bản hack này giả định rằng bạn có một bản cài đặt Excel chạy trên máy tính của mình. Nếu bạn đã cài đặt nhiều bản sao hoặc nhiều phiên bản Excel, điều này có thể không hoạt động

Tạo tab mẫu của riêng bạn

Nếu bạn có nhiều mẫu—sổ làm việc, trang tính hoặc cả hai—mà bạn sử dụng thường xuyên, thì bạn có thể nhóm chúng lại với nhau để giúp bạn quản lý chúng dễ dàng hơn

Từ trong bất kỳ sổ làm việc nào, hãy chọn nút Office â Save As⦠(trước năm 2007, Tệp â Save Asâ¦). Sau đó, từ menu bật lên Tệp loại, hãy chọn Mẫu Excel (. xltx); . xlt). Theo mặc định, Excel sẽ chọn thư mục Mẫu tiêu chuẩn trong đó lưu giữ tất cả các mẫu tự tạo của bạn

Nếu bạn muốn tạo các tab để lưu trữ các mẫu của mình, hãy tạo một thư mục con bằng cách sử dụng nút Thư mục mới

Mẹo

Trên Mac OS X, Excel 2004 mặc định để thư mục Mẫu của tôi để lưu các mẫu mới, vì vậy bước này không cần thiết

Bây giờ, hãy chuyển đến nút Office, chọn Mới và nhấp vào nút tùy chọn âMẫu của tôiâ (đối với Excel 2000 trở lên, chọn Mẫu chung từ hộp thoại Sổ làm việc mới sẽ xuất hiện; đối với các phiên bản cũ hơn, hãy chọn Tệp â . Bây giờ, bạn sẽ thấy tab bạn đã tạo (có tên là Ozgrid trong ảnh chụp màn hình vào năm ) trên hộp thoại nổi trên màn hình của bạn. Bây giờ, bạn cũng sẽ thấy các sổ làm việc và trang tính Mẫu của mình, miễn là bạn đã lưu chúng vào thư mục này

Mẹo

Trong Excel 2007, theo mặc định nếu bạn không tạo bất kỳ tab nào, các mẫu của bạn sẽ được lưu trữ trong Mẫu của tôiâ trong tab Mẫu của tôi

Hình 1-10.  Hộp thoại Mẫu

Sử dụng sổ làm việc mặc định tùy chỉnh

Khởi động Excel sẽ mở một sổ làm việc mặc định trống có tên là Book1 chứa ba trang tính trống. Điều này là tốt và bảnh bao nếu bạn muốn có một bảng xếp hạng rõ ràng mỗi khi bạn khởi động Excel. Tuy nhiên, nếu bạn giống chúng tôi, bạn có xu hướng thích một sổ làm việc hơn những sổ làm việc khác. Vì vậy, đối với chúng tôi, việc mở Excel liên quan đến việc loại bỏ sổ làm việc mặc định và tìm kiếm sổ làm việc thông thường của chúng tôi. Chắc chắn sẽ rất hữu ích nếu mở sổ làm việc ưa thích đó ngay từ đầu, sẵn sàng hành động

Để làm như vậy, hãy lưu sổ làm việc (mẫu) mặc định của bạn trong thư mục XLSTART (thường được tìm thấy trong C. \Documents and Settings\Owner\Application Data\Microsoft\Excel>\XLSTART trong Windows và trong Applications/Microsoft Office 2004/Office/Startup/Excel trong Mac OS X). Khi bạn đã hoàn thành việc này, Excel sẽ tự động sử dụng bất kỳ (các) sổ làm việc nào bạn có trong đó làm mặc định

Mẹo

Thư mục XLSTART là nơi sổ làm việc macro cá nhân của bạn được tạo và lưu tự động khi bạn ghi macro. Sổ làm việc macro cá nhân là một sổ làm việc ẩn. Bạn cũng có thể mở sổ làm việc ẩn của riêng mình ở chế độ nền nếu muốn bằng cách mở sổ làm việc được yêu cầu, chọn Xem â Ẩn trong Tùy chọn cửa sổ (trước năm 2007, Cửa sổ Ẩn), đóng Excel và bấm Có để lưu . Bây giờ hãy đặt sổ làm việc này vào thư mục XLSTART của bạn. Tất cả sổ làm việc bạn ẩn và đặt trong thư mục XLSTART sẽ mở dưới dạng sổ làm việc ẩn mỗi khi bạn khởi động Excel

Đừng cố đặt quá nhiều sổ làm việc vào thư mục này, đặc biệt là những sổ làm việc lớn, vì tất cả chúng sẽ mở khi bạn khởi động Excel. Quá nhiều sổ làm việc đang mở có thể làm chậm hiệu suất của Excel rất nhiều

Đương nhiên, nếu bạn đổi ý và quyết định quay lại sổ làm việc mặc định trống, chỉ cần xóa sổ làm việc hoặc mẫu sổ làm việc thích hợp khỏi thư mục XLSTART

Tạo Chỉ mục Trang tính trong Sổ làm việc của bạn

Nếu bạn đã dành nhiều thời gian cho một sổ làm việc với nhiều trang tính, bạn sẽ biết việc tìm một trang tính cụ thể khó khăn như thế nào. Bảng chỉ mục có sẵn cho mọi trang tính là điều hướng phải có

Sử dụng trang tính chỉ mục sẽ cho phép bạn điều hướng nhanh chóng và dễ dàng trong toàn bộ sổ làm việc của mình để chỉ cần một cú nhấp chuột, bạn sẽ được đưa đến chính xác nơi bạn muốn mà không gặp phiền phức. Bạn có thể tạo một chỉ mục theo một số cách. bằng tay, được tạo tự động bằng mã hoặc dưới dạng tùy chọn menu theo ngữ cảnh

Tạo một bảng chỉ mục bằng tay

Bạn có thể muốn tạo chỉ mục bằng tay. Tạo một trang tính mới, gọi nó là Chỉ mục hoặc tương tự, nhập danh sách tất cả các tên trang tính của bạn và siêu liên kết từng trang tính tới trang tính thích hợp bằng cách chọn Chèn â Siêu liên kết trong tùy chọn Liên kết (trước năm 2007, Chèn Siêu liên kếtâ . Mặc dù phương pháp này có thể đủ cho một số trường hợp hạn chế mà bạn không có quá nhiều trang tính và chúng sẽ không thay đổi thường xuyên, nhưng bạn sẽ gặp khó khăn khi duy trì chỉ mục của mình theo cách thủ công

Tự động tạo chỉ mục bằng VBA

Một cách khác là sử dụng VBA để tự động tạo chỉ mục. Đoạn mã sau sẽ tự động tạo một chỉ mục siêu liên kết, có thể nhấp được của tất cả các trang tính bạn có trong sổ làm việc. Chỉ mục được tạo lại mỗi khi trang tính chứa mã được kích hoạt

Mã này phải nằm trong mô-đun riêng cho đối tượng

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

0. Chèn một trang tính mới vào sổ làm việc của bạn và đặt tên cho nó là gì đó thích hợp—Chỉ mục chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tab của trang tính chỉ mục và chọn Xem mã từ menu ngữ cảnh hoặc chọn Alt/Option-F11

Nhập mã Visual Basic sau

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

1

Nhấn Alt/ â-Q để quay lại sổ làm việc của bạn rồi lưu các thay đổi của bạn. Để chạy mã, trước tiên bạn cần hủy kích hoạt trang tính của mình (chọn trang tính khác) và chọn trang tính chỉ mục

Lưu ý rằng giống như cách bạn đặt tên cho một dải ô, mã đặt tên ô là

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

30 trên mỗi trang tính

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

31, cộng với một số nguyên duy nhất đại diện cho số chỉ mục của trang tính. Điều này đảm bảo rằng A1 trên mỗi trang tính có tên khác nhau. Nếu A1 trên trang tính của bạn đã có tên, bạn nên xem xét thay đổi bất kỳ đề cập nào về

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

30 trong mã thành một thứ gì đó phù hợp hơn—ví dụ: một ô không sử dụng ở bất kỳ đâu trên trang tính

Cảnh báo

Xin lưu ý rằng nếu bạn chọn nút Office â Chuẩn bị â Thuộc tính â Thuộc tính tài liệu â Thuộc tính nâng cao ([trước năm 2007, Tệp â Thuộc tính â Tóm tắt) và nhập URL dưới dạng siêu liên kết . Cơ sở siêu kết nối là một đường dẫn hoặc URL mà bạn muốn sử dụng cho tất cả các siêu kết nối có cùng địa chỉ cơ sở được chèn vào tài liệu hiện tại

Cách thứ ba để xây dựng một chỉ mục là thêm một liên kết vào danh sách các trang tính dưới dạng một mục trong menu ngữ cảnh, chỉ cần nhấp chuột phải để giữ nó. Chúng tôi sẽ có liên kết đó mở thanh lệnh tab sổ làm việc tiêu chuẩn. Bạn thường truy cập thanh lệnh này bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ mũi tên cuộn tab trang tính nào ở phía dưới bên trái của bất kỳ trang tính nào, như minh họa trong

Hình 1-11. Â Thanh lệnh tab được hiển thị bằng cách nhấp chuột phải vào tab cuộn trang tính

Để liên kết thanh lệnh của tab đó với nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào, hãy nhập mã sau vào mô-đun riêng của

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

33

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

2

Tiếp theo, bạn sẽ cần chèn một mô-đun tiêu chuẩn để chứa

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

34, được gọi bằng mã trước đó bất cứ khi nào người dùng nhấp chuột phải vào một ô. Điều quan trọng tiếp theo là bạn phải sử dụng một mô-đun tiêu chuẩn, vì việc đặt mã trong cùng một mô-đun như

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

35 sẽ có nghĩa là Excel sẽ không biết tìm macro có tên là

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

36 ở đâu

Chọn Chèn â Mô-đun và nhập mã sau

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

3

Nhấn Alt/â-Q để quay lại giao diện Excel, sau đó lưu sổ làm việc của bạn

Bây giờ, nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trên bất kỳ trang tính nào và bạn sẽ thấy một mục menu mới có tên là Chỉ mục Trang tính sẽ đưa bạn đến ngay danh sách các trang tính trong sổ làm việc

Nếu bạn di chuyển xung quanh bảng tính của mình nhiều hoặc nếu bạn có dữ liệu mà bạn không muốn người đọc khám phá, bạn có thể thấy thuận tiện khi giới hạn khu vực hiển thị của bảng tính chỉ ở khu vực có dữ liệu thực tế.

Tất cả các trang tính Excel được tạo trong Excel 2007 có giới hạn cột là 16.384 (256, A đến IV, trong các phiên bản trước) và giới hạn hàng là 1.048.576 (65.536 trước năm 2007). Thường xuyên hơn không, trang tính của bạn chỉ sử dụng một tỷ lệ nhỏ các ô có sẵn cho bạn. Một chút tính năng làm sạch mùa xuân sẽ giới hạn khu vực có thể cuộn của trang tính chỉ ở phần chứa dữ liệu bạn muốn người dùng xem. Sau đó, bạn có thể đặt dữ liệu mà bạn không muốn người dùng nhìn thấy bên ngoài khu vực có thể cuộn. Làm điều này cũng có thể làm cho việc cuộn quanh trang tính bớt khó khăn hơn, vì không có gì lạ khi người dùng thấy mình ở hàng 50.000 và sau đó bắt đầu la hét rằng họ không thể tìm thấy bất kỳ dữ liệu nào trong trang tính. Bạn có thể làm điều này bằng cách ẩn các hàng và cột, bằng cách chỉ định một phạm vi hợp lệ hoặc chỉ kích hoạt phạm vi đã sử dụng

Cách dễ nhất để thiết lập ranh giới đơn giản là ẩn tất cả các cột và hàng không sử dụng. Trên trang tính của bạn, tìm hàng cuối cùng chứa dữ liệu và chọn toàn bộ hàng bên dưới hàng đó bằng cách nhấp vào nhãn hàng. Nhấn phím Ctrl và Shift trong khi nhấn mũi tên xuống để chọn tất cả các hàng bên dưới. Chọn Trang chủ â Định dạng â Ẩn & Bỏ ẩn â Ẩn Hàng hoặc nhấp chuột phải và chọn Ẩn (trước năm 2007, Định dạng â Hàng â Ẩn) để ẩn tất cả. Làm điều tương tự cho các cột không sử dụng; . Nếu tất cả diễn ra theo đúng kế hoạch, các ô hữu ích của bạn sẽ được bao quanh bởi một con hào mà bạn không thể cuộn qua

Cách thứ hai để thiết lập ranh giới là chỉ định phạm vi hợp lệ trong cửa sổ Thuộc tính của trang tính. Nhấp chuột phải vào tab của trang tính ở dưới cùng bên trái của cửa sổ và chọn Xem mã từ menu ngữ cảnh. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel trước năm 2007, bạn có thể cần phải chọn Xem â Project Explorer (Ctrl-R) trên Windows để truy cập Project Explorer (nó luôn hiển thị trên máy Mac). Nếu cửa sổ Thuộc tính không hiển thị, hãy nhấn F4 để hiển thị. Chọn trang tính thích hợp và truy cập thuộc tính

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

37 trong cửa sổ Thuộc tính

Bây giờ, từ bên trong Project Explorer, hãy chọn trang tính mà bạn muốn giới hạn vùng cuộn, sau đó, từ cửa sổ Thuộc tính (hiển thị trong ), đi xuống thuộc tính

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

37. Trong trường giá trị được liên kết ở bên phải, hãy nhập các ranh giới ưa thích của trang tính của bạn—

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

39, chẳng hạn

Bạn sẽ không thể cuộn ra ngoài khu vực bạn đã chỉ định. Thật không may, Excel sẽ không lưu cài đặt này sau khi bạn đóng cửa sổ. Điều này có nghĩa là bạn cần một macro rất đơn giản để tự động đặt vùng cuộn thành phạm vi mong muốn bằng cách đặt một số mã vào tệp

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

70

Bấm chuột phải vào tab Tên Trang tính mà vùng cuộn sẽ được giới hạn trên đó, chọn Xem Mã, rồi nhập thông tin sau

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

4

Như thường lệ, nhấn Alt/â-Q để quay lại Excel thích hợp và lưu sổ làm việc của bạn

Hình 1-12.  Cửa sổ Thuộc tính Project Explorer

Mặc dù bạn sẽ không nhìn thấy manh mối có thể nhìn thấy, chẳng hạn như con hào của phương pháp đầu tiên, nhưng bạn sẽ không thể cuộn hoặc chọn bất kỳ thứ gì bên ngoài khu vực được chỉ định

Cảnh báo

Bất kỳ macro nào cố gắng chọn một phạm vi bên ngoài khu vực cuộn này (bao gồm các lựa chọn của toàn bộ hàng và cột) sẽ không thể làm như vậy nữa. Điều này đặc biệt đúng đối với các macro đã ghi, vì chúng thường sử dụng các lựa chọn

Nếu macro của bạn chọn một phạm vi bên ngoài vùng có thể cuộn, bạn có thể dễ dàng sửa đổi bất kỳ macro hiện có nào để chúng không bị giới hạn ở một vùng cuộn cụ thể khi đang hoạt động. Chỉ cần chọn Xem â Macro trong Tùy chọn macro hoặc Nhà phát triển â Macro trong Tùy chọn mã hoặc Alt/Option-F8 (trước năm 2007, Công cụ â Macro â Macrosâ¦), sau đó tìm tên macro của bạn

Đặt dòng mã sau đây làm dòng mã đầu tiên

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

5

Là dòng mã cuối cùng trong macro của bạn, hãy đặt đoạn mã sau

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

6

Vì vậy, mã của bạn sẽ trông giống như thế này

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

7

Macro đã ghi của chúng tôi chọn ô Z100 và định dạng nó thành chữ đậm. Sau đó, nó chọn trang tính có tên Ngân sách hàng ngày, chọn ô T500 trên trang tính đó và bỏ in đậm nó. Chúng tôi đã thêm

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

71 để có thể chọn bất kỳ ô nào trên trang tính và sau đó vùng cuộn có thể được đặt trở lại phạm vi mong muốn của chúng tôi. Khi chúng tôi chọn một trang tính khác (

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

72), một lần nữa chúng tôi cho phép mã chọn bất kỳ ô nào trên trang tính này và đặt vùng cuộn cho trang tính này trở lại phạm vi mong muốn

Chỉ kích hoạt phạm vi đã sử dụng

Phương pháp thứ ba, linh hoạt nhất, tự động giới hạn vùng cuộn trong phạm vi đã sử dụng trên trang tính mà bạn đặt mã trong đó. Để sử dụng phương pháp này, bấm chuột phải vào tab Tên trang tính mà bạn muốn giới hạn vùng cuộn, chọn Xem mã và nhập mã sau

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

8

Giờ hãy nhấn Alt/â-Q hoặc bấm vào X ở góc trên cùng bên phải để quay lại Excel và lưu sổ làm việc của bạn

Macro trước đó sẽ tự động chạy mỗi khi bạn kích hoạt trang tính mà bạn đã đặt nó. Tuy nhiên, bạn có thể gặp sự cố với macro này khi thực sự cần nhập dữ liệu ngoài phạm vi đã sử dụng hiện có. Để tránh sự cố này, chỉ cần sử dụng macro tiêu chuẩn sẽ đặt lại vùng cuộn của bạn trở lại trang tính đầy đủ. Chọn Nhà phát triển â Visual Basic trong Tùy chọn mã (trước năm 2007, Công cụ â Macro â Visual Basic Editor), sau đó chọn Chèn â Mô-đun và nhập mã sau

	Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range)
	 If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then
	 With Range("MyRange")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1")
	 .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10")
	 End With
	 End If
	End Sub

9

Giờ hãy nhấn Alt/â-Q hoặc bấm vào X ở góc trên cùng bên phải để quay lại Excel và lưu sổ làm việc của bạn

Nếu muốn, bạn có thể làm cho macro của mình dễ chạy hơn bằng cách gán macro cho một phím tắt. Chọn tab dạng xem, sau đó chọn Macro hoặc nhấn Alt/Option-F8 (trước năm 2007, Công cụ â Macro â Macrosâ¦). Chọn

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

73 (tên macro của bạn), bấm Tùy chọn và gán một phím tắt

Mỗi khi bạn cần thêm dữ liệu bên ngoài giới hạn đã thiết lập của trang tính, hãy chạy macro

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

73 để điều chỉnh lại đường viền. Sau khi bạn chạy macro, hãy thực hiện bất kỳ thay đổi nào mà bạn không thể thực hiện khi vùng cuộn bị giới hạn. Khi bạn hoàn tất, hãy kích hoạt bất kỳ trang tính nào khác rồi kích hoạt trang tính bạn vừa sửa đổi. Kích hoạt trang tính sẽ khiến mã chạy và giới hạn vùng cuộn ở phạm vi mong muốn

Khóa và bảo vệ các ô chứa công thức

Bạn có thể muốn cho phép người dùng thay đổi các ô chứa dữ liệu mà không cấp cho họ quyền truy cập để thay đổi công thức. Bạn có thể khóa các ô chứa công thức mà không cần phải bảo vệ toàn bộ trang tính hoặc sổ làm việc của mình

Khi chúng ta tạo một bảng tính, hầu hết chúng ta cần sử dụng một số loại công thức. Tuy nhiên, đôi khi, bạn có thể không muốn người dùng khác giả mạo/xóa/ghi đè bất kỳ công thức nào bạn đã đưa vào bảng tính của mình. Cách dễ nhất và phổ biến nhất để ngăn mọi người nghịch công thức của bạn là bảo vệ trang tính của bạn. Tuy nhiên, việc bảo vệ trang tính của bạn không chỉ ngăn người dùng sửa đổi công thức của bạn; . Đôi khi bạn không muốn đi xa. Ba giải pháp là. khóa các ô công thức, sử dụng xác thực dữ liệu trên các ô công thức và tự động chuyển đổi bảo vệ bảng tính, mặc dù không có giải pháp nào trong số này là chống đạn

Theo mặc định, tất cả các ô trên trang tính đều bị khóa; . Đây là một cách rất dễ dàng để áp dụng bảo vệ trang tính sao cho chỉ các ô công thức được khóa và bảo vệ

Chọn tất cả các ô trên trang tính của bạn, bằng cách nhấn Ctrl/â-A hoặc bằng cách nhấp vào hình vuông ở giao điểm của cột A và hàng 1. Sau đó, chọn Trang chủ â Định dạng â Khóa ô (trong tùy chọn Ô, chuyển sang Khóa/mở khóa ô), hoặc nếu muốn, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn Định dạng ô và trên tab Bảo vệ, bỏ chọn hộp kiểm Đã khóa để xóa . Nhấp vào OK

Bây giờ, chọn bất kỳ ô nào, chọn Trang chủ â Tìm & Chọn â Chuyển đến Đặc biệt hoặc Ctrl-G hoặc F5 và nhấp vào Đặc biệt (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Chuyển đến⦠â Đặc biệt). Bạn sẽ thấy một hộp thoại như vậy trong

Hình 1-13.  Hộp thoại Chuyển đến Đặc biệt

Chọn Công thức từ hộp thoại Chuyển đến Đặc biệt và nếu cần, hãy giới hạn công thức ở các loại phụ bên dưới. Nhấp vào OK. Chỉ với các ô công thức được chọn, bên dưới Tùy chọn ô, chọn Định dạng â Ô khóa (trước năm 2007, chọn Định dạng â Ô â Bảo vệ, chọn hộp kiểm Đã khóa để chèn dấu kiểm) và nhấp vào OK

Bây giờ bạn cần bảo vệ trang tính của mình. Chọn Định dạng â Bảo vệ trang tính trong các tùy chọn Ô (trước năm 2007, Công cụ â Bảo vệ â Bảo vệ Trang tính). Áp dụng mật khẩu nếu được yêu cầu và nhấp vào OK

Phương pháp trước chắc chắn tiết kiệm rất nhiều thời gian và loại bỏ các lỗi có thể xảy ra khi định vị công thức để bạn có thể bảo vệ chúng. Thật không may, nó cũng có thể ngăn người dùng sử dụng một số tính năng nhất định, chẳng hạn như sắp xếp, thay đổi định dạng, căn chỉnh văn bản và nhiều tính năng khác mà bạn có thể không quan tâm, ngay cả khi ở trong ô đã mở khóa

Việc sử dụng xác thực dữ liệu hoàn toàn không phụ thuộc vào tính năng bảo vệ trang tính mà thay vào đó chỉ đơn giản là ngăn việc vô tình nhập nhầm các ô công thức

Cảnh báo

Xác thực dữ liệu còn lâu mới có khả năng chống đạn khi ngăn người dùng nhập dữ liệu chưa được xác thực vào các ô. Người dùng vẫn có thể dán vào ô đã xác thực bất kỳ dữ liệu nào họ muốn và khi làm như vậy, hãy xóa xác thực khỏi ô đó trừ khi ô được sao chép cũng chứa xác thực dữ liệu, trong trường hợp đó, xác thực này sẽ ghi đè xác thực ban đầu

Để xem chúng tôi muốn nói gì, hãy chọn một ô bất kỳ, nhấn Ctrl-G hoặc chọn Trang chủ â Tìm & Chọn â Chuyển đến Đặc biệt hoặc nhấn F5 và nhấp vào Đặc biệt (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Chuyển đến⦠. Bây giờ, chọn Công thức từ hộp thoại Chuyển đến Đặc biệt và, nếu cần, hãy giới hạn công thức ở các kiểu con bên dưới. Nhấp vào OK

Chỉ với các ô Công thức được chọn, hãy chọn Dữ liệu â Xác thực dữ liệu, trong tùy chọn Công cụ dữ liệu (trước năm 2007, Dữ liệu Xác thực). Sau đó, chọn tab trang Cài đặt, chọn Tùy chỉnh từ Cho phép. và trong hộp Công thức, nhập = "â, như minh họa trong. Nhấp vào OK

Phương pháp này sẽ ngăn người dùng vô tình gõ nhầm vào bất kỳ ô công thức nào, mặc dù, như đã nhấn mạnh trong cảnh báo trước đó, đây không phải là một phương pháp hoàn toàn an toàn và chỉ nên được sử dụng khi vô tình gõ nhầm, v.v. Tuy nhiên, lợi thế lớn khi sử dụng phương pháp này là tất cả các tính năng của Excel vẫn có thể sử dụng được trên trang tính

Hình 1-14.  Công thức xác thực

Tự động chuyển đổi bảo vệ trang tính

Phương pháp này tự động bật và tắt tính năng bảo vệ trang tính nhưng cũng sẽ cho phép bạn sử dụng tất cả các tính năng của Excel khi bạn đang ở trong một ô không bị khóa. Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng chỉ các ô bạn muốn bảo vệ bị khóa và tất cả các ô khác đều được mở khóa. Bấm chuột phải vào tab Tên trang tính, chọn Xem mã từ menu bật lên và nhập mã sau

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

0

Nếu không sử dụng mật khẩu, hãy bỏ qua

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

75. Nếu mật khẩu được sử dụng, hãy thay đổi từ

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

76 thành mật khẩu của bạn. Nhấn Alt/âQ hoặc bấm vào X ở góc trên cùng bên phải để quay lại Excel và lưu sổ làm việc của bạn

Nếu bạn lo lắng về việc người dùng của mình xâm nhập vào macro và vô hiệu hóa macro, bạn có thể bảo vệ macro của mình bằng mật khẩu bằng cách chọn Công cụ â Thuộc tính dự án VBA, chuyển đến tab Bảo vệ, chọn âKhóa dự án để xemâ,

Bây giờ, mỗi khi bạn chọn một ô bị khóa, trang tính của bạn sẽ tự động bảo vệ chính nó. Thời điểm bạn chọn bất kỳ ô nào không bị khóa, trang tính của bạn sẽ tự mở khóa

Cảnh báo

Bản hack này không hoạt động hoàn hảo, mặc dù nó thường hoạt động đủ tốt. Từ khóa được sử dụng trong mã,

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

77, sẽ chỉ tham chiếu đến ô đang hoạt động tại thời điểm chọn. Vì lý do này, điều quan trọng cần lưu ý là nếu người dùng chọn một dải ô (với ô đang hoạt động là ô được mở khóa), anh ta có thể xóa toàn bộ lựa chọn vì ô mục tiêu được mở khóa và do đó,

Định dạng có điều kiện của Excel thường được sử dụng để xác định các giá trị trong các phạm vi cụ thể, nhưng chúng ta có thể hack nó để xác định dữ liệu trùng lặp trong danh sách hoặc bảng. Chức năng được cải thiện trong Định dạng có điều kiện trong Excel 2007 khiến bản hack này chỉ phù hợp với các phiên bản trước

Mọi người thường xuyên phải xác định dữ liệu trùng lặp trong một danh sách hoặc bảng và thực hiện việc này theo cách thủ công có thể rất tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Để thực hiện công việc này dễ dàng hơn nhiều, bạn có thể hack một trong các tính năng tiêu chuẩn của Excel, Định dạng có điều kiện

Lấy ví dụ, một bảng dữ liệu có phạm vi $A$1. $H$100. Chọn ô trên cùng bên trái, A1, và kéo nó qua và xuống H100. Điều quan trọng là A1 phải là ô hiện hoạt trong lựa chọn của bạn, vì vậy đừng kéo từ H100 sang A1. Chọn Định dạng â Định dạng có Điều kiện⦠và trong hộp thoại Định dạng có Điều kiện, chọn Công thức Là từ menu bật lên trên cùng bên trái. Trong trường bên phải, nhập mã sau

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

1

Nhấp vào tab Định dạng (đó là nút Định dạng trong Mac OS X), tiếp theo là tab Mẫu và chọn màu bạn muốn áp dụng để xác định trực quan dữ liệu trùng lặp. Bấm OK để quay lại hộp thoại Định dạng có điều kiện và bấm OK lần nữa để áp dụng định dạng

Tất cả các ô chứa dữ liệu trùng lặp sẽ được thắp sáng giống như cây thông Noel với màu bạn đã chọn, giúp bạn dễ dàng đánh dấu dữ liệu trùng lặp hơn và xóa, di chuyển hoặc thay đổi dữ liệu đó khi thích hợp

Điều quan trọng cần lưu ý là vì A1 là ô hiện hoạt trong lựa chọn của bạn, nên địa chỉ ô là tham chiếu tương đối và không tuyệt đối (không giống như bảng dữ liệu của bạn, $A$1. $H$100). Bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện theo cách này, Excel sẽ tự động biết sử dụng đúng ô làm tiêu chí

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

78. Điều này có nghĩa là công thức định dạng có điều kiện trong ô A1 sẽ đọc như sau

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

1

trong khi ở ô A2, nó sẽ đọc

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

3

trong ô A3, nó sẽ đọc

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

4

và kể từ đó trở đi

Mặc dù Định dạng có điều kiện của Excel được cải thiện rất nhiều trong Excel 2007 và có thể dễ dàng xử lý dữ liệu trùng lặp, nhưng nó vẫn không cung cấp cơ sở để xác định dữ liệu xuất hiện hai lần trở lên

Nếu bạn cần xác định dữ liệu xuất hiện hai lần trở lên, bạn có thể sử dụng Định dạng có điều kiện với bao nhiêu điều kiện/quy tắc mà bộ nhớ hệ thống cho phép (lưu ý rằng bạn chỉ có thể sử dụng tối đa ba điều kiện khác nhau trong các phiên bản trước năm 2007) và màu sắc . Để thực hiện việc này, hãy chọn ô A1 (ô ở góc trên cùng bên trái) và kéo ô đó xuống H100. Một lần nữa, điều quan trọng là A1 là ô hiện hoạt trong lựa chọn của bạn

Bây giờ, chọn Trang chủ â Định dạng có điều kiện â Quy tắc mới trong tùy chọn Kiểu. Đối với Chọn loại quy tắc, chọn Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng rồi nhấp vào dải màu trắng bên dưới Định dạng giá trị trong đó công thức này là đúng. â

Mẹo

Trước năm 2007, chọn Định dạng â Định dạng có điều kiện⦠và, từ hộp chứa văn bản Giá trị ô là, chọn Công thức là. Nhấp vào hộp màu trắng ở bên phải Công thức Là

Nhập công thức sau

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

5

Nhấp vào nút Định dạng, chọn màu bạn muốn áp dụng để xác định dữ liệu xuất hiện nhiều hơn ba lần và nhấp vào OK;

Nhấp vào Quy tắc mới (trên máy Mac, nhấp vào Thêm >>) và lặp lại các bước trước đó, nhập công thức sau (trước năm 2007, sử dụng hộp Điều kiện 2 và chọn Công thức là) và chọn một màu khác lần này

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

6

Mẹo

Thay vì nhập lại công thức, hãy đánh dấu công thức sau khi bạn đã nhập, sau đó nhấn Ctrl/â-C để sao chép, sau đó dán vào nơi cần thiết bằng cách nhấn Ctrl/â-V để dán, sau đó thay đổi >3 thành =3

Nhấp vào Quy tắc mới, lặp lại các bước lần thứ ba (trước năm 2007, từ hộp Điều kiện 3, chọn Công thức là) và thêm công thức sau

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

7

Một lần nữa, chọn một màu khác với những màu đã chọn trước đó. Bạn sẽ có các màu ô khác nhau tùy thuộc vào số lần dữ liệu của bạn xuất hiện trong bảng dữ liệu của bạn

Một lần nữa, điều quan trọng cần lưu ý là vì A1 là ô hiện hoạt trong lựa chọn của bạn, nên địa chỉ ô là tham chiếu tương đối và không tuyệt đối (không giống như bảng dữ liệu của bạn, $A$1. $H$100). Bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện theo cách này, Excel sẽ tự động biết sử dụng đúng ô làm tiêu chí

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

78

Mẹo

Trong Excel 2007, Điều kiện của bạn chỉ bị giới hạn bởi bộ nhớ hệ thống, trong khi ở các phiên bản trước Excel 2007, giới hạn là 3 Điều kiện

Mặc dù hầu hết các thanh công cụ bạn tạo chỉ áp dụng cho bất kỳ công việc nào bạn thực hiện, đôi khi chức năng của thanh công cụ tùy chỉnh chỉ áp dụng cho một sổ làm việc cụ thể. Với bản hack này, bạn có thể liên kết các thanh công cụ tùy chỉnh với sổ làm việc tương ứng của chúng. Các tùy chọn Thanh công cụ truy cập nhanh trong Excel 2007 khiến bản hack này chỉ phù hợp với các phiên bản trước

Nếu bạn đã từng tạo một thanh công cụ tùy chỉnh, chắc chắn bạn sẽ nhận thấy rằng thanh công cụ được tải và hiển thị bất kể bạn đang mở sổ làm việc nào. Điều gì sẽ xảy ra nếu thanh công cụ tùy chỉnh của bạn chứa các macro đã ghi chỉ dành cho một sổ làm việc cụ thể? . Bạn có thể làm điều này bằng cách chèn một số mã rất đơn giản vào mô-đun riêng của sổ làm việc

Để truy cập mô-đun riêng tư này, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng Excel mà bạn sẽ tìm thấy ở trên cùng bên trái màn hình, bên cạnh Tệp và chọn Xem mã

Mẹo

Phím tắt này không khả dụng trên máy Mac. Bạn sẽ phải mở Visual Basic Editor (VBE) bằng cách nhấn Option-F11 hoặc bằng cách chọn Tools â Macro â Visual Basic Editor. Khi bạn ở đó, hãy nhấp Ctrl hoặc nhấp chuột phải vào Sổ làm việc này trong cửa sổ Dự án

Sau đó, nhập mã này

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

8

Thay đổi văn bản

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

80 thành tên của thanh công cụ tùy chỉnh của riêng bạn. Để quay lại giao diện Excel, hãy đóng cửa sổ mô-đun hoặc nhấn Alt/â-Q, sau đó lưu sổ làm việc của bạn. Bất cứ khi nào bạn mở hoặc kích hoạt một sổ làm việc khác, thanh công cụ tùy chỉnh của bạn sẽ biến mất và không thể truy cập được. Kích hoạt lại sổ làm việc thích hợp và gặp sự cố. Thanh công cụ đã trở lại

Bạn thậm chí có thể giảm mức này xuống, làm cho thanh công cụ tùy chỉnh chỉ khả dụng cho một trang tính cụ thể trong sổ làm việc. Bấm chuột phải vào tab Tên trang tính của trang tính mà bạn muốn thanh công cụ có thể truy cập được và chọn Xem mã. Nhập mã này

	Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
	 Cancel As Boolean)
	Dim lReply As Long
	 If SaveAsUI = True Then
	lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this " & _
	 "workbook as another name. Do you wish to save this " & _
	 "workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
	 Cancel = (lReply = vbCancel)
	 If Cancel = False Then Me.Save
	 Cancel = True
	 End If
	End Sub

9

Giờ hãy nhấn Alt/â-Q hoặc đóng cửa sổ để quay lại Excel

Quy trình đầu tiên,

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

81, sẽ tự động kích hoạt mỗi khi bạn rời khỏi trang tính cụ thể đó để kích hoạt một trang tính khác. Việc kích hoạt mã sẽ thay đổi thuộc tính

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

82 của thanh công cụ tùy chỉnh của bạn thành

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

83 để nó không thể nhìn thấy hoặc hiển thị. Quy trình thứ hai được kích hoạt mỗi khi bạn kích hoạt trang tính và đặt thuộc tính

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

82 của thanh công cụ tùy chỉnh của bạn thành

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

85 để nó có thể hiển thị. Dòng mã có nội dung

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

86(

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

87)

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

88 chỉ hiển thị lại thanh công cụ tùy chỉnh của bạn để người dùng có thể nhìn thấy nó. Chuyển đổi trang tính và thanh công cụ biến mất;

Outsmart Excel's Trình xử lý tham chiếu tương đối

Trong Excel, tham chiếu công thức có thể là tương đối hoặc tuyệt đối, nhưng đôi khi bạn muốn di chuyển các ô sử dụng tham chiếu tương đối mà không đặt tham chiếu tuyệt đối. Đây là cách

Khi một công thức cần được biến thành tuyệt đối, bạn sử dụng ký hiệu đô la ($) trước chữ cái cột và/hoặc số hàng của tham chiếu ô, như trong

	Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
	 Cancel = True
	 MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
	End Sub

89. Sau khi bạn thực hiện việc này, bất kể bạn sao chép công thức ở đâu, công thức sẽ tham chiếu đến các ô giống nhau. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể đã thiết lập nhiều công thức không chứa tham chiếu tuyệt đối mà chứa tham chiếu tương đối. Bạn thường làm điều này để khi bạn sao chép công thức ô ban đầu xuống hoặc ngang, tham chiếu hàng và cột sẽ thay đổi tương ứng

Nếu bạn đã thiết lập các công thức của mình chỉ bằng các tham chiếu tương đối hoặc có thể là kết hợp các tham chiếu tương đối và tuyệt đối, thì bạn có thể tạo lại các công thức tương tự trong một phạm vi khác trên cùng một trang tính, một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc hoặc thậm chí có thể là một trang tính khác trong một bảng tính.

Để thực hiện việc này mà không thay đổi bất kỳ tham chiếu phạm vi nào bên trong công thức, hãy chọn phạm vi ô bạn muốn sao chép rồi chọn tab Trang đầu â Tìm & Chọn â Thay thế (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Thay thếâ¦). Trong phần Tìm gì. hộp, nhập dấu bằng (=) và trong ô Replace With. hộp, nhập dấu và (______190). (Tất nhiên, đây có thể là bất kỳ biểu tượng nào mà bạn chắc chắn không được sử dụng trong bất kỳ công thức nào. ) Nhấp vào Thay thế tất cả. Dấu bằng trong tất cả các công thức trên trang tính của bạn sẽ được thay thế bằng dấu và

Giờ đây, bạn có thể chỉ cần sao chép dải ô này, dán dải ô vào đích mong muốn, chọn dải ô bạn vừa dán và chọn tab Trang chủ â Tìm & Chọn â Thay thế (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Thay thếâ¦). Lần này thay thế dấu và bằng dấu bằng (đừng quên làm điều này với phạm vi nguồn mà bạn vừa sao chép). Các công thức của bạn bây giờ sẽ tham chiếu đến các tham chiếu ô giống như bản gốc của bạn

Ah, liên kết ma. Bạn mở sổ làm việc của mình và được nhắc âCập nhật liên kếtâ nhưng không có liên kết nào. Làm cách nào bạn có thể cập nhật liên kết khi chúng không tồn tại?

Liên kết bên ngoài là các liên kết tham chiếu đến một sổ làm việc khác. Liên kết bên ngoài không mong muốn có thể xảy ra vì nhiều lý do, nhiều lý do bắt nguồn từ việc di chuyển hoặc sao chép biểu đồ, biểu đồ hoặc trang tính sang một sổ làm việc khác. Tuy nhiên, biết lý do tại sao chúng ở đó không phải lúc nào cũng giúp bạn tìm thấy chúng. Dưới đây là một số cách để giải quyết vấn đề liên kết ma quái ma quái

Trước tiên, bạn cần xem liệu bạn có bất kỳ liên kết bên ngoài thực sự nào (không ảo) mà bạn đã quên không. Nếu bạn không chắc liệu mình có các liên kết bên ngoài thực sự hay không, hãy bắt đầu tìm kiếm ở nơi rõ ràng nhất. công thức của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách đảm bảo rằng không có sổ làm việc nào khác đang mở và sau đó tìm kiếm [*] trong các công thức trên mỗi trang tính. Đóng tất cả các sổ làm việc khác để đảm bảo rằng mọi liên kết công thức sẽ bao gồm [*], trong đó dấu hoa thị đại diện cho một chuỗi ký tự đại diện

Mẹo

Excel 97 không cung cấp tùy chọn tìm kiếm toàn bộ sổ làm việc nhưng bạn có thể tìm kiếm tất cả các trang tính trong sổ làm việc bằng cách nhóm chúng lại. Bạn thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ tab Tên Trang tính nào và chọn Chọn Tất cả Trang tính. Trong các phiên bản Excel mới hơn, Find⦠và Replace⦠cung cấp tùy chọn tìm kiếm trong trang tính hoặc sổ làm việc

Khi bạn tìm thấy các liên kết công thức, chỉ cần thay đổi công thức cho phù hợp hoặc xóa hoàn toàn. Việc bạn thay đổi công thức hay xóa nó tùy thuộc vào tình huống và chỉ bạn mới có thể quyết định nên đi theo con đường nào

Bạn cũng có thể muốn xem xét việc truy cập Trung tâm Tải xuống Microsoft Office (có tại http. //www. Microsoft. com/tải xuống/Tìm kiếm. aspx?displaylang=en) và tải xuống Trình hướng dẫn Xóa Liên kết. Trình hướng dẫn Xóa Liên kết được thiết kế để tìm và xóa các liên kết như liên kết tên được xác định, liên kết tên ẩn, liên kết biểu đồ, liên kết truy vấn Microsoft và liên kết đối tượng. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của chúng tôi, nó không tìm thấy các liên kết ảo

Sau khi bạn chắc chắn rằng không có liên kết công thức nào, bạn cần đảm bảo rằng bạn không có bất kỳ liên kết không ảo nào ẩn nấp ở một nơi nào khác. Để làm điều này, chúng tôi muốn bắt đầu từ bên trong sổ làm việc Excel có chứa các liên kết ảo. Chọn Công thức â Trình quản lý tên trong tùy chọn Tên được xác định và kiểm tra Giới thiệu đến. cột để đảm bảo không có tên nào đang tham chiếu đến một sổ làm việc khác (trước năm 2007, hãy chọn Chèn â Tên â Xác định và cuộn qua danh sách tên, nhấp để đánh dấu từng tên và tìm trong phần Giới thiệu đến. hộp ở phía dưới)

Mẹo

Người dùng trước năm 2007, thay vì nhấp vào từng tên trong hộp thoại Xác định tên, có thể chèn một trang tính mới và chọn Chèn â Tên â Dán. Sau đó, từ hộp thoại Dán tên, nhấp vào Dán liên kết. Thao tác này sẽ tạo danh sách tất cả các tên trong sổ làm việc của bạn, với các phạm vi được tham chiếu của chúng trong cột tương ứng

Người dùng Excel 2007 có thể dễ dàng nhìn thấy tất cả các tên trong hộp thoại Xác định tên, nhưng nếu bạn muốn dán vào sổ làm việc, hãy chọn Công thức â Sử dụng trong Công thức â Dán tên, sau đó chọn nút Dán danh sách từ hộp thoại Dán danh sách

F3 cũng sẽ hiển thị hộp thoại Dán tên và hoạt động trong tất cả các phiên bản

Nếu bất kỳ tên nào đang trỏ ra bên ngoài sổ làm việc của bạn, thì bạn đã tìm thấy nguồn của ít nhất một liên kết sẽ nhắc câu hỏi cập nhật. Bây giờ, tùy thuộc vào bạn quyết định xem bạn có muốn thay đổi tên phạm vi này để chỉ tham chiếu đến sổ làm việc hay để nguyên như vậy

Một nguồn liên kết tiềm năng khác nằm trong biểu đồ của bạn. Có thể biểu đồ của bạn gặp vấn đề giống như chúng tôi vừa giải thích. Bạn nên kiểm tra xem phạm vi dữ liệu và nhãn trục X cho biểu đồ không tham chiếu sổ làm việc bên ngoài. Một lần nữa, bạn có thể quyết định xem liên kết bạn đã tìm thấy có chính xác hay không

Liên kết cũng có thể ẩn trong các đối tượng, chẳng hạn như hộp văn bản, hình tự động, v.v. Các đối tượng có thể cố gắng tham chiếu một sổ làm việc bên ngoài. Cách dễ nhất để xác định vị trí các đối tượng là chọn bất kỳ ô đơn lẻ nào trên mỗi trang tính rồi chọn Trang chủ â Tìm & Chọn â Chuyển đến Đặc biệt hoặc bấm F5 và chọn tùy chọn Đối tượng, sau đó bấm OK (trước năm 2007, Chỉnh sửa â . Thao tác này sẽ chọn tất cả các đối tượng trên trang tính. Bạn nên làm điều này trên một bản sao sổ làm việc của bạn. Sau đó, với tất cả các đối tượng được chọn, bạn có thể xóa, lưu, đóng và mở lại bản sao của mình để xem điều này đã loại bỏ được sự cố chưa

Cuối cùng, nơi cuối cùng không quá rõ ràng để kiểm tra các liên kết thực là trong các trang ẩn mà bạn có thể đã khéo léo tạo ra và quên mất. Bỏ ẩn các trang tính này bằng cách chọn Xem â Bỏ ẩn trong Tùy chọn cửa sổ (trước năm 2007, Định dạng â Trang tính â Bỏ ẩn). Nếu tùy chọn Bỏ ẩn trên menu con Trang tính nhấp chuột phải chuyển sang màu xám, điều đó có nghĩa là bạn không có trang tính ẩn nào. (Nếu bạn nghĩ rằng có những trang tính không hiển thị trong menu, hãy xem Ẩn trang tính để chúng không thể hiển thịâ [] để biết thêm thông tin. )

Bây giờ bạn đã loại bỏ khả năng có các liên kết thực, đã đến lúc loại bỏ các liên kết ảo. Chuyển đến sổ làm việc ma ám có các liên kết ảo và chọn Dữ liệu â Chỉnh sửa Liên kết trong Tùy chọn kết nối (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Liên kếtâ¦). Đôi khi, bạn có thể chỉ cần chọn liên kết không mong muốn, nhấp vào Thay đổi nguồn, sau đó giới thiệu liên kết trở lại chính nó. Tuy nhiên, thông thường, bạn sẽ được thông báo rằng một trong các công thức của bạn có lỗi và bạn sẽ không thể thực hiện việc này

Nếu bạn không thể thoát ra dễ dàng, hãy ghi lại sổ làm việc mà Excel cho rằng nó đang liên kết (chúng tôi sẽ gọi đó là sổ làm việc hoạt động tốt). Tạo một liên kết thực sự giữa hai bằng cách mở cả hai sổ làm việc. Chuyển đến sổ làm việc có vấn đề và trong bất kỳ ô nào trên bất kỳ trang tính nào, hãy nhập =. Bây giờ hãy bấm vào một ô trong sổ làm việc hoạt động tốt và nhấn Enter để bạn có một liên kết bên ngoài thực sự tới sổ làm việc khác

Lưu cả hai sổ làm việc nhưng chưa đóng chúng. Khi đang ở trong sổ làm việc có vấn đề, hãy chọn Dữ liệu â Chỉnh sửa Liên kết (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Liên kếtâ¦) và sử dụng nút Thay đổi Nguồn để tham chiếu tất cả các liên kết tới sổ làm việc hoạt động tốt mà bạn vừa cố ý tạo một liên kết. Lưu lại sổ làm việc của bạn và xóa ô mà bạn đã tạo liên kết bên ngoài thực sự trong đó. Cuối cùng, lưu tập tin của bạn

Điều này thường loại bỏ liên kết ảo vi phạm, vì Excel hiện nhận ra rằng bạn đã xóa liên kết bên ngoài tới sổ làm việc. Tuy nhiên, nếu cách này không giải quyết được sự cố, hãy thử các bước tiếp theo nhưng trước tiên hãy đảm bảo bạn lưu một bản sao sổ làm việc của mình

Cảnh báo

Quá trình sau đây liên quan đến việc xóa dữ liệu vĩnh viễn. Do đó, trước khi bạn bắt đầu, hãy tạo một bản sao lưu sổ làm việc của bạn. Bỏ bê làm như vậy có thể tạo ra vấn đề mới cho bạn

Với sổ làm việc có vấn đề đang mở, hãy xóa một trang tính, lưu rồi đóng và mở lại sổ làm việc. Nếu bạn không được nhắc cập nhật các liên kết bị thiếu, thì trang tính bạn đã xóa có chứa liên kết ảo. Điều này sẽ giải quyết được sự cố, nhưng nếu không, hãy lặp lại bước đầu tiên cho từng trang tính trong sổ làm việc. Bạn sẽ cần thêm một trang tính mới trước khi xóa trang tính cuối cùng, vì bất kỳ sổ làm việc nào cũng phải có ít nhất một trang tính

Nếu kỹ thuật này hoạt động, đây là những gì bạn nên làm tiếp theo. Mở bản sao của sổ làm việc của bạn (bản vẫn có dữ liệu trong đó) và tạo một bản sao khác. Bạn phải làm việc với trang tính có vấn đề (hoặc nhiều trang tính) và sử dụng quy trình loại bỏ để khám phá vấn đề nằm ở đâu trong trang tính

Với trang tính có vấn đề đang hoạt động, hãy chọn một đoạn ô (khoảng 10 x 10) rồi chọn Trang chủ â Xóa â Xóa tất cả trong Tùy chọn chỉnh sửa (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Xóa â Tất cả). Bạn có hoàn toàn chắc chắn rằng bạn đã lưu một bản sao không? . Nếu bạn không được nhắc cập nhật các liên kết đó, thì bạn đã phát hiện ra sự cố và phần thưởng của bạn là làm lại khối ô đó. Nếu bạn được nhắc cập nhật liên kết, hãy tiếp tục xóa các ô cho đến khi bạn không còn được nhắc nữa. Sau đó làm lại các ô hoạt động kém

Chúng tôi hy vọng những kỹ thuật này sẽ giúp bạn tránh được một số sự thất vọng phát sinh khi những liên kết ảo đáng sợ đó xuất hiện trong sổ làm việc của bạn. Chúng không dễ hoặc không thú vị để thực hiện, nhưng chúng có thể giúp bạn thoát khỏi rắc rối

Bạn có bao giờ nhận thấy rằng sổ làm việc của mình đang tăng kích thước với tốc độ đáng báo động mà không có lý do rõ ràng không? . Việc giới thiệu kích thước sổ làm việc chỉ bị giới hạn bởi dung lượng bộ nhớ mà hệ thống của bạn trong Excel 2007 sẽ cho phép sẽ loại bỏ tình trạng phình to sổ làm việc;

Bạn đã bao giờ ăn quá nhiều đến mức không thể hoạt động bình thường chưa? . Sổ làm việc phình to là một thuật ngữ chỉ một sổ làm việc đã làm quá nhiều việc đến mức nó bị phình to đến mức không còn hoạt động bình thường nữa

Chúng tôi đã kiểm tra kích thước của một sổ làm việc thông thường chứa một lượng dữ liệu khá lớn. Chỉ với dữ liệu, kích thước tệp sổ làm việc là 1. 37 MB. Sau đó, chúng tôi đã thêm một bảng tổng hợp tham chiếu toàn bộ bốn cột cho nguồn dữ liệu của nó và lưu ý rằng kích thước tệp đã tăng đáng kể lên 2. 4 MB. Thêm một số định dạng và kích thước sổ làm việc thông thường của bạn đã tăng lên gần gấp đôi bằng cách thực hiện một vài thao tác

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến tệp bị phình to, đặc biệt là trong các phiên bản Excel cũ hơn, là việc áp dụng định dạng cho toàn bộ cột hoặc hàng thay vì chỉ phạm vi dữ liệu đang sử dụng. Một lỗi khác là tham chiếu toàn bộ cột làm nguồn dữ liệu cho biểu đồ và bảng tổng hợp thay vì chỉ các ô có dữ liệu thực trong đó. Để khắc phục những sự cố này, bạn sẽ cần loại bỏ tất cả các định dạng không cần thiết và hạn chế nguồn dữ liệu của mình chỉ trong phạm vi ô hữu ích

Cảnh báo

Trước khi thực hiện việc tái cấu trúc như vậy, hãy luôn tạo một bản sao sổ làm việc của bạn để lưu giữ an toàn

Loại bỏ định dạng thừa

Bước đầu tiên trong việc loại bỏ định dạng không cần thiết là tìm ra vị trí kết thúc dữ liệu bảng tính của bạnâe. g. , góc dưới cùng bên phải của dữ liệu của bạn, nếu bạn muốn. Đừng dựa vào Tìm & Chọn â Chuyển đến Đặc biệt â Ô cuối cùng, (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Chuyển đến ⦠â Đặc biệt â Ô cuối cùng), vì điều này có thể đưa bạn đến . Sau khi định vị ô mà bạn biết là ô cuối cùng chứa dữ liệu hợp pháp theo cách thủ công, hãy đánh dấu hàng ngay sau ô đó. Trong khi nhấn phím Ctrl và Shift, hãy nhấn mũi tên xuống trên bàn phím để đánh dấu tất cả các hàng bên dưới hàng đó và chọn Trang đầu â Xóa â Xóa tất cả để xóa chúng (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Xóa â

Bây giờ hãy áp dụng logic tương tự cho định dạng không mong muốn ẩn trong các cột của bạn. Định vị ô trong cột cuối cùng chứa dữ liệu và nhấp vào tiêu đề cột của cột ngay bên phải. Nhấn Ctrl-Shift và mũi tên phải trên bàn phím để đánh dấu tất cả các cột khác ở bên phải rồi chọn Trang chủ â Xóa â Xóa tất cả trong tùy chọn Chỉnh sửa để xóa chúng (trước năm 2007, Chỉnh sửa â Xóa â

Cảnh báo

Đừng cố gắng thực sự xóa các hàng hoặc cột này thay vì xóa chúng, vì làm như vậy thường gây ra lỗi #REF đáng sợ. lỗi trong bất kỳ ô nào của bất kỳ công thức nào có thể tham chiếu đến chúng

Lưu sổ làm việc của bạn và ghi chú vui vẻ về sự thay đổi kích thước tệp của nó bằng cách chọn nút Office â Chuẩn bị â Thuộc tính â Thuộc tính Tài liệu â Thuộc tính Nâng cao (trước năm 2007, Tệp â Thuộc tính⦠â

Nếu bạn có macro, bây giờ bạn cần giải quyết các mô-đun chứa mã macro. Đây là một quy trình khá nhanh chóng, không gây đau đớn và đơn giản đòi hỏi phải xuất tất cả các mô-đun (chức năng này không có trên Mac OS X) và UserForms vào ổ cứng của bạn, sau đó xóa các mô-đun và UserForms hiện có, nhấn Lưu và nhập các mô-đun mà bạn

Để thực hiện việc này, hãy vào Visual Basic Editor và từ bên trong Project Explorer, nhấp chuột phải vào từng mô-đun và chọn Xóa Mô-đun 1 (hoặc bất kỳ tên nào của mô-đun đó). Khi bạn được hỏi liệu bạn có muốn xuất mô-đun của mình trước khi gỡ bỏ nó hay không, hãy nói Có, lưu ý đường dẫn

Lần lượt làm điều này cho từng mô-đun, cũng như cho bất kỳ Biểu mẫu người dùng nào bạn có thể có. Đừng quên các mô-đun riêng của sổ làm việc và trang tính của bạn nếu chúng cũng là mã nhà. Khi bạn đã hoàn thành tất cả những điều này, hãy lưu sổ làm việc. Sau đó, chọn Tệp â Nhập tệp và nhập lại từng mô-đun và UserForm vào sổ làm việc của bạn. Thực hiện theo quy trình này sẽ tạo một tệp văn bản của từng mô-đun và lần lượt, tệp đó sẽ loại bỏ tất cả hành lý bổ sung mà các mô-đun có thể đang chứa

Web có chứa một số tiện ích miễn phí sẽ tự động hóa tác vụ này ở một mức độ nào đó, nhưng chúng tôi đã nghe nói về trường hợp các tiện ích này làm mã lộn xộn hoặc thậm chí tăng kích thước tệp. Nếu bạn sử dụng một trong số chúng, trước tiên hãy luôn lưu một bản sao lưu tệp của bạn, vì các nhà phát triển sẽ không chịu trách nhiệm về bất kỳ mất mát dữ liệu nào

Nếu sau khi thực hiện các bước trước đó, bạn vẫn cho rằng kích thước tệp của mình lớn một cách phi thực tế, thì một nghi ngờ khác có thể là tham chiếu đến các ô không sử dụng trong PivotTable và PivotChart. Điều này đặc biệt đúng với PivotTable, vì mọi người thường tham chiếu tất cả các hàng để tránh cập nhật phạm vi theo cách thủ công khi dữ liệu mới được thêm vào. Nếu đây là phương thức hoạt động của bạn, thay vào đó hãy sử dụng phạm vi có tên động [] cho nguồn dữ liệu của bạn

Dọn dẹp sổ làm việc bị hỏng

Nếu bạn vẫn cho rằng sổ làm việc của mình quá lớn, có thể sổ làm việc hoặc trang thành phần của bạn bị hỏng. Thật không may, việc xác định một điểm tham nhũng đòi hỏi một quy trình loại bỏ thủ công

Cảnh báo

Một lần nữa, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên lưu một bản sao sổ làm việc của mình trước khi tiếp tục

Để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót bất kỳ thứ gì, hãy bỏ ẩn bất kỳ trang tính bị ẩn nào bằng cách chọn Xem â Bỏ ẩn trong Tùy chọn cửa sổ hoặc nhấp chuột phải và chọn Bỏ ẩn (trước năm 2007, Định dạng â Trang tính â Bỏ ẩn). Nếu tùy chọn menu này chuyển sang màu xám, bạn không phải lo lắng về các trang tính ẩn. Với tất cả các trang tính của bạn có thể nhìn thấy, hãy bắt đầu từ trang tính ở ngoài cùng bên trái và di chuyển từng trang một sang bên phải. Đối với mỗi lần lượt, hãy xóa nó, lưu sổ làm việc của bạn và lưu ý kích thước tệp của nó bằng cách chọn nút Office â Chuẩn bị â Thuộc tính â menu thả xuống Thuộc tính Tài liệu â Thuộc tính Nâng cao (hoặc Tệp â Thuộc tính â . Nếu kích thước tệp giảm đáng kể khi xem xét lượng dữ liệu trên trang tính đó, thì có thể bạn đã tìm thấy lỗi của mình

Để thay thế một trang tính bị hỏng trong sổ làm việc của bạn, hãy tạo một trang tính mới, chọn dữ liệu trong trang tính bị hỏng theo cách thủ công, rồi cắt (không sao chép) rồi dán vào trang tính mới. Xóa trang tính bị hỏng khỏi sổ làm việc của bạn, lưu và lặp lại

Mẹo

Bằng cách cắt thay vì sao chép, Excel sẽ tự động theo dõi dữ liệu sang trang tính mới, giữ nguyên các tham chiếu

Sổ làm việc bị hỏng có thể đồng nghĩa với việc mất dữ liệu quan trọng, khiến bạn mất nhiều thứ hơn là tiền. Bản hack này khám phá một số phương pháp có thể khôi phục dữ liệu của bạn

Sổ làm việc đôi khi bị hỏng mà không có lý do rõ ràng. Điều này có thể gây ra đủ loại vấn đề, đặc biệt nếu sổ làm việc rất quan trọng và vì bất kỳ lý do gì mà bạn không có bản sao lưu. Bài 1. Luôn sao lưu dữ liệu của bạn ở đâu đó. Tuy nhiên, trên thực tế, điều này không phải lúc nào cũng xảy ra và tất nhiên, lỗi có thể xảy ra ngay trước khi sao lưu theo lịch trình thường xuyên của bạn

Thêm vào sự thất vọng của bạn, mặc dù bạn biết sổ làm việc của mình bị hỏng, đôi khi bạn vẫn có thể mở nó và thậm chí thực hiện một số hành động nhất định trong đó

Nếu bạn có thể mở sổ làm việc của mình

Nếu bạn có thể mở sổ làm việc vi phạm, trước khi làm bất kỳ điều gì khác, hãy đảm bảo lưu một bản sao của sổ làm việc đó; . Nếu bạn có một bản sao, bạn luôn có thể tìm kiếm sự trợ giúp chuyên nghiệp

Bây giờ, hãy thử mở sổ làm việc trong phiên bản Excel mới hơn và chỉ cần lưu lại sổ làm việc đó. Rõ ràng điều này là không thể nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel mới nhất

Nếu cách này không hiệu quả, hãy thử mở sổ làm việc của bạn và lưu tệp ở định dạng HTML hoặc HTM (xem thanh bên “Bạn mất gì trong HTML hoặc HTMâ để biết cảnh báo về các định dạng này), sau đó đóng tệp và . g. ,. xlsx

Cuối cùng, hãy thử mở tệp của bạn và lưu nó trong SYLK (. slk, cho định dạng liên kết tượng trưng). Lưu ý rằng khi bạn lưu sổ làm việc ở định dạng này, chỉ có trang tính đang hoạt động được lưu. Vì vậy, bạn sẽ phải làm tương tự cho mỗi trang tính. Mở lại tệp và lưu nó ở định dạng mong muốn, chẳng hạn như. xlsx

Nếu bạn không thể mở tệp của mình

Nếu sổ làm việc của bạn bị hỏng đến mức bạn thậm chí không thể mở nó, hãy mở bảng tính của bạn trong Microsoft Word hoặc qua Trình xem bảng tính, có thể tải xuống từ trang web của Microsoft, sau đó sao chép dữ liệu của bạn từ tệp đang mở (lưu ý rằng nhiều

Tiếp theo, hãy mở một sổ làm việc mới và tạo một liên kết bên ngoài tới sổ làm việc bị hỏngâe. g. , ='C. \Documents and Settings\Raina\My Documents\[ChookSheet. xls]Tờ1'. A1. Sao chép liên kết này xuống bao nhiêu hàng và bao nhiêu cột tùy ý. Làm tương tự cho từng trang tính trong sổ làm việc. Nếu bạn không thể nhớ bất kỳ tên nào của trang tính, hãy tạo bất kỳ tên trang tính cũ nào bằng cách sử dụng đường dẫn tên tệp chính xác và Excel sẽ hiển thị tên trang tính cho bạn khi bạn nhấn Enter

Một điều cuối cùng bạn có thể làm là truy cập OpenOffice. org và tải xuống phiên bản miễn phí của OpenOffice. tổ chức. Ngoại trừ các tên khác nhau cho các công cụ và lệnh khác nhau, OpenOffice. org rất giống với Excel. Mở văn phòng. org dựa trên cấu trúc bảng tính cơ bản giống như Excel, giúp người dùng Excel sử dụng dễ dàng. Trên thực tế, khoảng 96 phần trăm công thức được sử dụng trong Excel có thể được tạo và áp dụng bằng cách sử dụng bảng tính trong OpenOffice. tổ chức

Để tải xuống phiên bản miễn phí của OpenOffice. tổ chức, hãy truy cập http. //Tải xuống. mở văn phòng. tổ chức/chỉ mục. html và tải xuống từ trang FTP mà bạn chọn. Sau đó cài đặt chương trình. Mở văn phòng. org cũng có sẵn cho máy Mac

Trong nhiều trường hợp, dữ liệu Excel của bạn có thể được phục hồi. Tuy nhiên, không thể khôi phục mã VBA do không tương thích giữa OpenOffice. tổ chức và Excel

Đáng buồn thay, nếu không có phương pháp nào trong số này hoạt động, bạn có thể sẽ phải trả tiền để cố gắng khôi phục sổ làm việc của mình bằng phần mềm đặc biệt. Một nguồn có thể mua phần mềm uy tín như vậy (dành cho Windows) thuộc về các tác giả của cuốn sách này và được đặt tại http. //www. ozgrid. com/Services/corrupt-file-recovery-index. htm

Sau khi mua và cài đặt, hãy chạy chương trình ExcelFix. Bấm vào Chọn tệp, chọn một tệp bị hỏng, sau đó bấm Chẩn đoán để khôi phục tệp. Bây giờ bạn sẽ thấy tệp đã khôi phục trong trình xem sổ làm việc. Bấm Lưu Sổ làm việc để lưu sổ làm việc vào một tệp mới có thể đọc được mà bạn có thể mở từ Excel

Cũng có sẵn phiên bản demo không cho phép bạn lưu tệp, nhưng tất cả các phiên bản của chương trình đều cho phép bạn bắt đầu lại và khôi phục bao nhiêu tệp tùy thích

Làm thế nào để bạn nhanh chóng tạo một bản sao của trang tính Excel?

Làm cách nào để sao chép từ trang tính này sang trang tính khác trong Excel?

Tính năng nào trong Excel cho phép bạn nhanh chóng định dạng trang tính?