Các bước lập hồ sơ thanh quyết toán năm 2024

Theo điều 22, Nghị định 37/2015/NĐ-CP. Hồ sơ quyết toán hợp đồng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng. Nội dung của hồ sơ quyết toán công trình xây dựng phải phù hợp với các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các tài liệu sau :

1. Hồ sơ bản vẽ hoàn công.
2. Nhật ký thi công xây dựng công trình.
3. Các biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc, từng loại công tác có chữ ký xác nhận của cấp trên.
4. Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng. Trong đó nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng; giá trị khối lượng công việc phát sinh (nếu có); giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu.
5. Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.

Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng

Theo đó, chủ đầu tư và đơn vị thi công xây dựng cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho việc quyết toán. Cụ thể :

Đối với chủ đầu tư

• Bản vẽ, dự toán công trình.
• Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn phần thiết kế.
• Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn phần thẩm tra hồ sơ thiết kế đối với những công trình cần phải thẩm tra lại hồ sơ thiết kế.
• Biên bản nghiệm thu từng phần, từng hạng mục, nhật ký công trình giữa các bên : chủ đầu tư, đơn vị thi công và đơn vị giám sát.
• Biên bản ghi nhận khối lượng phát sinh, giảm sinh nếu có.
• Bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình.
• Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn phần thi công.

Đối với đơn vị thi công

• Bản vẽ công trình.
• Biên bản nghiệm thu từng phần, từng hạng mục, nhật ký công trình giữa các bên : chủ đầu tư, đơn vị thi công và đơn vị giám sát.
• Biên bản ghi nhận khối lượng phát sinh, giảm sinh nếu có.
• Bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình (dựa trên khối lượng thi công, định mức xây dựng).
• Chứng từ hóa đơn vật tư, chi phí nhân công, bảng phân bổ chi phí.
• Bảng tính giá thành công trình : vật tư, chi phí, nhân công.
• Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn đầu ra.

Quy trình lập hồ sơ quyết toán công trình xây dựng

Bước 1 :Tính toán khối lượng thực tế xây dựng (theo bản vẽ hoàn công) của các loại công tác, lấy đó làm căn cứ và dựa vào đơn giá thị trường chi phí vật tư, nhân công, máy móc để tính ra chi phí trực tiếp.

Bước 2 :Dựa theo các thông báo, hướng dẫn về lập dự toán và quy định về các hệ số điều chỉnh (nếu có) cùng với các chi phí tại thời điểm làm quyết toán (nếu có) thay đổi giữa giá cả vật liệu, thay đổi các hệ số hay các tỷ lệ quy định. Chủ đầu tư và đơn vị thi công cần thống nhất về thời điểm áp dụng đơn giá, hệ số và tỷ lệ quy định, cần tổng hợp dựa trên các vấn đề sau :

• Xác định tổng số vốn thực tế đã đầu tư cho công trình bao gồm chi phí cho việc chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư.
• Xác định các khoản thiệt hại không tính vào giá thành công trình (như thiên tai, dịch bệnh,…)
• Xác định tổng vốn đầu tư thực tế vào công trình.
• Xác định giá trị tài sản cố định và phân loại tài sản cố định.
• Xác định đầy đủ giá trị tài sản cố định, tài sản lưu động của công trình đã chuyển giao cho đơn vị khác sử dụng để hạch toán tăng giảm vốn đầu tư.

Như vậy, tùy theo quy mô, tính chất công trình mà hồ sơ, quy trình quyết toán được chuẩn bị và thực hiện sao cho phù hợp với quy định hiện hành.

Việc quyết toán hợp đồng xây dựng được thực hiện theo bản nội dung được ghi rõ trong nội dung hợp đồng với sự cam kết của các bên tham gia đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Và đặc biệt nội dung hợp đồng không được trái với hồ sơ mời thầu hay hồ sơ yêu cầu, xây dựng trên cơ sở tự nguyện, và các bên đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên. Sau đây hãy cùng Công ty Luật TNHH CNC Việt Nam tìm hiểu thêm về quyết toán hợp đồng xây dựng là gì nhé.

Quyết toán hợp đồng xây dựng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng xây dựng mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Bên nhận thầu sẽ đảm nhận phần quyết toán hợp đồng xây dựng cho bên giao thầu theo thỏa thuận, thống nhất trước đó của các bên.

Hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng

Hồ sơ quyết toán hợp đồng sẽ do bên nhận thầu thành lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng. Nội dung của quyết toán hợp đồng xây dựng phải đảm bảo sự phù hợp với các thỏa thuận trong hợp đồng. Tài liệu cần cho hồ sơ bao gồm:

• Biên bản nghiệm thu đã hoàn thành toàn bộ công việc mà thuộc phạm vi có trong hợp đồng và những công việc phát sinh bên ngoài phạm vi hợp đồng (nếu có)
• Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng. Nội dung của công việc phải nê rõ giá trị công việc đã hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài phạm vi công việc đã ký theo hợp đồng (nếu có), giá trị thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu.
• Nhật ký thi công hoàn thành công trình (áp dụng cho những công việc liên quan đến thi công xây dựng.) Các tài liệu đi kèm khác có trong thỏa thuận hợp đồng.

\>>> Xem thêm: Pháp lý bất động sản là gì? Vai trò của pháp lý bất động sản

Thời gian quyết toán Hợp đồng xây dựng

Về thời gian quyết toán hợp đồng xây dựng sẽ do các bên tham gia ký hợp đồng cùng nhau thỏa thuận và thống nhất.

Đối với trường hợp hợp đồng xây dựng sử dụng vốn của nhà nước thì thời gian quyết toán hợp đồng sẽ không được vượt quá 2 tháng. Thời gian này tính từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc trong công việc (tính cả phần công việc phát sinh)

Đối với những dự án xây dựng lớn thì thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng có thể kéo dài lên tới 120 ngày.

(Theo quy định tại Khoản 2 Điều 147 Luật Xây dựng số 50/2014/QH13)

\>>> Xem thêm: Quản lý hợp đồng xây dựng

Quy trình lập hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng

Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình lập hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng

Quy trình sẽ diễn ra 2 bước sau đây

Bước 1:

Tính toán khối lượng xây dựng thực tế căn cứ vào bản vẽ hoàn công. Sau đó, sử dụng khối lượng xây dựng thực tế đã tính toán được cùng với đơn giá thị trường của vật tư, nhân công, máy móc để tính ra chi phí trực tiếp

Bước 2:

Lập hồ sơ quyết toán dựa vào các hướng dẫn, thông báo về việc lập dự toán và quy định về các hệ số điều chỉnh, các chi phí vào thời điểm làm quyết toán (thường sẽ có thay đổi về giá cả vật liệu, hệ số hoặc/và tỷ lệ quy định, vì vậy khuyến khích chủ đầu tư và đầu tư thống nhất thời điểm áp dụng đơn giá, hệ số và tỷ lệ quy định). Ngoài ra, việc lập hồ sơ cần cân nhắc đến các yếu tố sau đây:

• Số vốn thực tế đầu tư vào công trình (bao gồm chi phí thực hiện đầu tư, chi phí cho việc chuẩn bị đầu tư)
• Khoản thiệt hại không tính vào giá thành công trình (thiên tai, dịch bệnh)
• Xác định tài sản cố định và phân loại các tài sản cố định
• Giá trị tài sản cố định, tài sản lưu động của công trình đã chuyển giao cho đơn vị khác sử dụng để hạch toán tăng giảm vốn đầu tư.

Tùy theo quy mô và tính chất công trình, hồ sơ và quy trình quyết toán sẽ có sự thay đổi tương ứng nhưng phải luôn đảm được sự phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

\>> Xem thêm: Hợp đồng xây dựng nhà ở

Mẫu hợp đồng quyết toán hợp đồng xây dựng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

BIÊN BẢN QUYẾT TOÁN VÀ THANH LÝ HỢP ĐỒNG

(Hợp đồng số ………………………)

– Căn cứ hợp đồng số ……………. ngày tháng năm ………….. giữa Cục Xúc tiến thương mại (VIETRADE) và Công ty ………………………………………;

– Căn cứ Biên bản nghiệm thu và bàn giao ngày tháng năm …………

Hôm nay, ngày tháng năm ……………, Hai bên gồm:

CỤC XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI (VIETRADE), BỘ CÔNG THƯƠNG

– Địa chỉ: 20 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội

– Tel: Fax:

– Email:

– Người đại diện: Chức vụ:

– Giấy ủy quyền số …………………… ngày …………… do Cục trưởng Cục Xúc tiến thương mại ký

– Tài khoản tiền Việt: 0011000286212 Tại: Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam

Dưới đây gọi tắt là Bên A,

CÔNG TY …………………………

– Địa chỉ:

– Điện thoại: ; -Fax:

– Email:

– Tài khoản: ……………………… tại ngân hàng ……………………………

– Mã số thuế: …………………………..

– Người đại diện: Chức vụ: …………….

Dưới đây gọi tắt là Bên B,

Hai bên đồng ý thống nhất quyết toán và thanh lý Hợp đồng số: …………….. ký ngày tháng năm ………….. với các nội dung sau:

1/ Bên B đã thực hiện đầy đủ các công việc được thoả thuận trong hợp đồng số ………………….;

2/ Hai bên thống nhất quyết toán hợp đồng số …………. với tổng trị giá quyết toán của hợp đồng là: …………. đ (đã gồm VAT) Chi tiết như sau:

Hạng mục Số lượng Đơn giá (VND) Tổng giá trị hợp đồng(VND) Tổng số quyết toán (NSNN hỗ trợ 50%)(VND) Gian hàng tiêu chuẩn ………. gian Đất trống …… m2 Tổng cộng: Bằng chữ: ……………………………………………………………………………….

3/ Thanh toán:

– Tổng số đã tạm ứng đợt 1 và đợt 2 là: ……………….. đồng (đợt 1 thanh toán: …………… đồng; đợt 2 thanh toán: …………….. đồng).

– Tổng số còn phải thanh toán là: …………….. đồng, theo tiến độ như sau:

Bên A thanh toán tiếp đợt 3 cho Bên B số tiền là: …………………… đồng (với điều kiện bên A được Bộ Tài chính cấp tạm ứng kinh phí chương trình xúc tiến thương mại quốc gia năm ……… cho chương trình này).

Sau khi Bộ Tài chính phê duyệt quyết toán chương trình tổ chức Hội chợ thương mại …………….. (với điều kiện không bị xuất toán đối với các hạng mục của hợp đồng số ………………….) Bên A sẽ thanh toán nốt cho Bên B số tiền còn lại là: …………………..đồng.

4/ Hợp đồng số ……………………… hết hiệu lực kể từ ngày Bên A thanh toán cho Bên B toàn bộ số tiền trên bằng chuyển khoản, Bên B xuất hoá đơn tài chính cho bên A.

Bản quyết toán và thanh lý Hợp đồng này được lập thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 03 bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Phụ trách kế toán bên A Phụ trách kế toán bên B

TÊN CƠ QUAN QUYẾT ĐỊNH ĐẦU TƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CHỦ ĐẦU TƯ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————- ———————–

……, ngày………tháng……….năm……….

BẢNG TỔNG HỢP KHỐI LƯỢNG, GIÁ TRỊ QUYẾT TOÁN

CÔNG TRÌNH

Tên công trình (hoặc tên dự án, thiết kế kỹ thuật-dự toán)….

Các Quyết định phê duyệt Dự án (nếu có):……

Ghi số Quyết định:….

Ngày tháng quyết định:……

Các Quyết định phê duyệt các Thiết kế kỹ thuật – Dự toán (như trên):…

Phạm vi công trình (nêu rõ thuộc những tỉnh, thành phố)……

Các đơn vị thi công (liệt kê tên các đơn vị có tư cách pháp nhân đầy đủ đã tham gia thi công công trình):……

Thời gian thi công công trình từ tháng ……..năm……….đến tháng………năm…………: (ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc thi công không phụ thuộc vào một đơn vị thi công cụ thể);

– Nguồn vốn đầu tư:……

+ Ngân sách Nhà nước…….. triệu đồng cho các hạng mục (kê các hạng mục đầu tư riêng bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nước) (nếu có);

+ Ngân sách khác…………triệu đồng (kê các hạng mục đầu tư riêng bằng từng nguồn vốn) (nếu có);

– Nơi lưu sản phẩm tại: (ghi tên đơn vị đã lưu trữ sản phẩm theo chỉ định của cơ quan quyết định đầu tư):…

Bảng tổng hợp khối lượng, giá trị công trình (hoặc Dự án, Thiết kế kỹ thuật – Dự toán)

THỦ TRƯỞNG (Ký tên và đóng dấu)

Thông tin liên hệ

Nếu bạn thắc mắc hay cần được hỗ trợ bất cứ thông tin nào về quyết toán hợp đồng xây dựng vui lòng liên hệ với CNC qua địa chỉ sau: