Khi bạn gửi email đến một nhóm liên hệ Outlook [chính thức được gọi là danh sách phân phối], bạn có thể muốn ẩn địa chỉ email trong nhóm với người nhận. Đây là cách dễ nhất để bảo vệ thông tin cá nhân của mọi người.
Nhóm liên hệ là gì?
Trong Office 365 [O365], phiên bản đăng ký Office của Microsoft, hai nhóm riêng biệt đã thay thế danh sách phân phối:
- Nhóm O365: Được thiết kế để cộng tác nhanh chóng giữa một nhóm người, những nhóm này bao gồm hộp thư dùng chung, lịch, kho lưu trữ tệp, Planner và OneNote Notebook. Những điều này rất tốt cho các nhóm dự án nhỏ, tổ chức các buổi diễn tập của nhóm kịch địa phương của bạn hoặc bất kỳ kịch bản nào khác mà bạn cần các công cụ cộng tác nhanh chóng và đơn giản.
- Nhóm liên hệ: Đây là một loạt các địa chỉ email được thêm vào một nhóm. Thay vì phải thêm từng người trong số họ vào một email, bạn có thể gửi email tên nhóm và mọi người trong nhóm đó sẽ được thêm vào với tư cách là người nhận. Nếu bạn nghĩ điều này nghe có vẻ chính xác giống như danh sách phân phối, bạn nói đúng, với một ngoại lệ đáng chú ý: Theo mặc định, danh sách phân phối [và Nhóm O365] xuất hiện trong sổ địa chỉ toàn cầu của tổ chức bạn để mọi người xem. Các nhóm liên hệ là cá nhân đối với bạn.
LIÊN QUAN: Sự khác biệt giữa Office 365 và Office 2016 là gì?
Nếu bạn không có O365 và đang sử dụng phiên bản Office độc lập không có ứng dụng web, bạn vẫn có thể cung cấp danh sách phân phối cho mình. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ẩn tên của những người nhận trong nhóm liên hệ, nhưng các bước tương tự cũng hoạt động đối với danh sách phân phối.
Tại sao bạn lại giấu tên trong một nhóm liên hệ?
Đôi khi đó chỉ là phép lịch sự thông thường. Bạn bè của bạn có thể đồng ý với việc bạn liên hệ với họ qua email, nhưng họ có thể không muốn thông tin liên hệ của họ được chia sẻ với những người mà bạn gửi hàng loạt email.
Nhiều vấn đề về tuân thủ và bảo vệ dữ liệu cung cấp những lý do chính đáng để ẩn địa chỉ email của ai đó. Nếu bạn xử lý bất kỳ thông tin nhạy cảm nào, đặc biệt là tài chính hoặc y tế, bạn có thể có nghĩa vụ giữ bí mật danh tính của mọi người.
Địa chỉ email thường dễ liên kết với một người thực vì chúng được coi là thông tin nhận dạng cá nhân bởi cả HIPAA ở Hoa Kỳ và GDPR ở Châu Âu. Vì vậy, nếu bạn đang gửi email cho một nhóm hỗ trợ, chẳng hạn, bạn không nên chia sẻ thông tin liên hệ của người nhận.
Làm thế nào để bạn ẩn tên trong một nhóm liên hệ?
Tin tốt là việc ẩn tên bằng cách sử dụng tùy chọn BCC khi bạn tạo email rất đơn giản.
BCC là viết tắt của bản sao mù carbon. Bạn gần như chắc chắn đã sử dụng tùy chọn CC [bản sao carbon] khi bạn muốn bao gồm một người nào đó không phải là người nhận email chính. BCC hoạt động chính xác như CC, ngoại trừ việc người nhận BCC chỉ thấy tên của người gửi và tên của người đó trong trường Tới.
Những người đã được BCC cũng không biết có ai đã được CC và không nhận được bất kỳ câu trả lời nào nếu ai đó nhấp vào Trả lời tất cả.
Trường BCC không hiển thị theo mặc định khi bạn tạo email mới, nhưng việc truy cập nó rất dễ dàng. Mở một thư mới trong Outlook và nhấp vào Tùy chọn> BCC.
Thao tác này sẽ hiển thị trường BCC trong thư mới.
Bạn phải làm điều này một lần duy nhất. Trong tương lai, tất cả các email sẽ hiển thị tùy chọn BCC. Nếu bạn muốn ẩn trường BCC, hãy nhấp vào Tùy chọn> BCC từ bất kỳ email nào và trường này sẽ không xuất hiện nữa.
Bây giờ nó đã hiển thị, hãy nhập tên của bạn vào trường Tới và nhóm liên hệ của bạn vào trường BCC.
Mọi người trong nhóm liên hệ sẽ nhận được email, nhưng họ sẽ chỉ có thể nhìn thấy người đã gửi nó [bạn] và người trong trường Tới [cả bạn].
Lần đầu tiên bạn làm điều này, hãy cân nhắc ghi chú vào email giải thích cho những người bạn đang sử dụng BCC để bảo vệ quyền riêng tư của họ. Điều này sẽ ngăn những người nhận ít hiểu biết về công nghệ của bạn tự hỏi tại sao họ lại nhận được một email trông giống như email gửi cho bạn!
Khi bạn gửi email đến một nhóm liên hệ Outlook [chính thức được gọi là danh sách phân phối], bạn có thể muốn ẩn địa chỉ email trong nhóm với người nhận. Đây là cách dễ nhất để bảo vệ thông tin cá nhân của mọi người.
Nhóm liên hệ là gì?
Trong Office 365 [O365], phiên bản đăng ký Office của Microsoft, hai nhóm riêng biệt đã thay thế danh sách phân phối:
- Nhóm O365: Được thiết kế để cộng tác nhanh chóng giữa một nhóm người, những nhóm này bao gồm hộp thư dùng chung, lịch, kho lưu trữ tệp, Planner và OneNote Notebook. Những điều này rất tốt cho các nhóm dự án nhỏ, tổ chức các buổi diễn tập của nhóm kịch địa phương của bạn hoặc bất kỳ kịch bản nào khác mà bạn cần các công cụ cộng tác nhanh chóng và đơn giản.
- Nhóm liên hệ: Đây là một loạt các địa chỉ email được thêm vào một nhóm. Thay vì phải thêm từng người trong số họ vào một email, bạn có thể gửi email tên nhóm và mọi người trong nhóm đó sẽ được thêm vào với tư cách là người nhận. Nếu bạn nghĩ điều này nghe có vẻ chính xác giống như danh sách phân phối, bạn nói đúng, với một ngoại lệ đáng chú ý: Theo mặc định, danh sách phân phối [và Nhóm O365] xuất hiện trong sổ địa chỉ toàn cầu của tổ chức bạn để mọi người xem. Các nhóm liên hệ là cá nhân đối với bạn.
LIÊN QUAN: Sự khác biệt giữa Office 365 và Office 2016 là gì?
Nếu bạn không có O365 và đang sử dụng phiên bản Office độc lập không có ứng dụng web, bạn vẫn có thể cung cấp danh sách phân phối cho mình. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ẩn tên của những người nhận trong nhóm liên hệ, nhưng các bước tương tự cũng hoạt động đối với danh sách phân phối.
Tại sao bạn lại giấu tên trong một nhóm liên hệ?
Đôi khi đó chỉ là phép lịch sự thông thường. Bạn bè của bạn có thể đồng ý với việc bạn liên hệ với họ qua email, nhưng họ có thể không muốn thông tin liên hệ của họ được chia sẻ với những người mà bạn gửi hàng loạt email.
Nhiều vấn đề về tuân thủ và bảo vệ dữ liệu cung cấp những lý do chính đáng để ẩn địa chỉ email của ai đó. Nếu bạn xử lý bất kỳ thông tin nhạy cảm nào, đặc biệt là tài chính hoặc y tế, bạn có thể có nghĩa vụ giữ bí mật danh tính của mọi người.
Địa chỉ email thường dễ liên kết với một người thực vì chúng được coi là thông tin nhận dạng cá nhân bởi cả HIPAA ở Hoa Kỳ và GDPR ở Châu Âu. Vì vậy, nếu bạn đang gửi email cho một nhóm hỗ trợ, chẳng hạn, bạn không nên chia sẻ thông tin liên hệ của người nhận.
Làm thế nào để bạn ẩn tên trong một nhóm liên hệ?
Tin tốt là việc ẩn tên bằng cách sử dụng tùy chọn BCC khi bạn tạo email rất đơn giản.
BCC là viết tắt của bản sao mù carbon. Bạn gần như chắc chắn đã sử dụng tùy chọn CC [bản sao carbon] khi bạn muốn bao gồm một người nào đó không phải là người nhận email chính. BCC hoạt động chính xác như CC, ngoại trừ việc người nhận BCC chỉ thấy tên của người gửi và tên của người đó trong trường Tới.
Những người đã được BCC cũng không biết có ai đã được CC và không nhận được bất kỳ câu trả lời nào nếu ai đó nhấp vào Trả lời tất cả.
Trường BCC không hiển thị theo mặc định khi bạn tạo email mới, nhưng việc truy cập nó rất dễ dàng. Mở một thư mới trong Outlook và nhấp vào Tùy chọn> BCC.
Thao tác này sẽ hiển thị trường BCC trong thư mới.
Bạn phải làm điều này một lần duy nhất. Trong tương lai, tất cả các email sẽ hiển thị tùy chọn BCC. Nếu bạn muốn ẩn trường BCC, hãy nhấp vào Tùy chọn> BCC từ bất kỳ email nào và trường này sẽ không xuất hiện nữa.
Bây giờ nó đã hiển thị, hãy nhập tên của bạn vào trường Tới và nhóm liên hệ của bạn vào trường BCC.
Mọi người trong nhóm liên hệ sẽ nhận được email, nhưng họ sẽ chỉ có thể nhìn thấy người đã gửi nó [bạn] và người trong trường Tới [cả bạn].
Lần đầu tiên bạn làm điều này, hãy cân nhắc ghi chú vào email giải thích cho những người bạn đang sử dụng BCC để bảo vệ quyền riêng tư của họ. Điều này sẽ ngăn những người nhận ít hiểu biết về công nghệ của bạn tự hỏi tại sao họ lại nhận được một email trông giống như email gửi cho bạn!