Cách đánh số thứ tự trong Excel cực đơn giản và chi tiết
|
Bài viết này của Sforum sẽ chia sẻ với các bạn cách đánh số tự động có điều kiện, không điều kiện trong Excel một cách bài bản và dễ dàng nhất giúp việc thống kê của bạn trở nên thiết thực hơn. Quan sát bài viết dưới đây Show
Cách dùng chuột để đánh số thứ tự trong ExcelBước 1. Điền vào hai ô đầu tiên các số 1 và 2. Sau đó, bạn tô lần lượt 2 ô, đưa chuột vào góc bên phải của ô sẽ xuất hiện dấu cộng màu đen, dùng chuột kéo đến cuối dòng hoặc nháy đúp chuột 2 lần vào biểu tượng dấu cộng đó. Bước 2. Đầu ra của đánh số thứ tự trong Excel bằng chuột như sau Cách sử dụng công thức trong Excel để tạo số tự độngBước đầu tiên, bạn nhập số vào ô Bước 2. Tiếp theo, nhập công thức của ô thứ hai như hình bên dưới, ô đầu tiên là D4 nên công thức là =(chọn ô đầu tiên)+1 và nhấn Enter. =D4+1 Bước 3. Sau khi xuất hiện dấu cộng màu đen ở góc bên phải của ô bạn vừa nhập bằng con trỏ chuột, hãy nhấp đúp vào ô đó để điền các số thứ tự còn lại của cột Sử dụng ROW. hàm sốBước 1 là nhập hàm ROW như hình bên dưới vào ô đầu tiên. Trong ví dụ bên dưới, số thứ tự của ô cần điền là 4 nên cách dùng hàm ROW như sau. =ROW()-(số thứ tự của ô cần điền -1)=ROW()-3 Bước 2. Tiếp theo, đặt chuột ở góc bên phải của ô đó. Một dấu cộng màu đen sẽ xuất hiện; Sử dụng TRÌNH TỰ. hàm sốBước 1 là nhập thông tin sau vào hàm SEQUENCE. Như hình bên dưới, số hàng cần đánh số là 9 nên công thức cần nhập là =SEQUENCE(số hàng cần đánh số). =SEQUENCE(9). Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel rất đơn giản Bước 2. Sau đó toàn bộ cột STT sẽ được đánh số như hình bên dưới Sử dụng IF. hàm và hàm SUBTOTAL lồng nhauĐối với các bảng dữ liệu có các hàng trống, có thể thực hiện đánh số theo điều kiện trong Excel bằng cách kết hợp hàm SUBTOTAL với hàm IF để đánh số các hàng có dữ liệu và trừ các hàng không có dữ liệu Sau đây là công thức hàm SUBTOTAL lồng nhau của hàm IF =IF(logic_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…)) Ý nghĩa của công thức này là
Bước 1 là gõ công thức như hình bên dưới. =IF(D4="","",SUBTOTAL(3,$D$4. D4))
Nói cách khác, nếu ô D4 trống, hàm SUBTOTAL trả về sai và kết quả trả về đúng là null Bước 2. Tiếp theo bạn để chuột tại vị trí gốc bên phải của màn hình. Một biểu tượng dấu cộng màu đen sẽ xuất hiện; Bước 3 sẽ cho ra kết quả hiển thị bên dưới Tổng hợp mẹo đánh số trong Excel đánh số trong excelVới mong muốn những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng Excel dễ dàng hơn, Sforum đã chia sẻ đến bạn 2 cách đánh số thứ tự trong Excel cực đơn giản. Chúc may mắn Microsoft 365, Microsoft Excel, Microsoft Office cho Mac, Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016, Office 2019, Office 2021 / Office LTSC, Office 365 /< . Ordinal Numbers in Excel, 1st, 2nd, 3rd etc. 17 tháng một 2022 Bạn có thể hiển thị số thứ tự trong Excel; . Đáng buồn thay, nó không đơn giản như bạn nghĩ Cột 'Xếp hạng thứ tự', thứ nhất, thứ 2, v.v. mà bạn mong muốn được cung cấp bởi Microsoft, nhưng không phải vậy Không có chức năng tích hợp cũng như định dạng số. Rốt cuộc, Excel đã có sẵn nhiều định dạng số khác nhau, vì vậy các số thứ tự dường như thực sự hiển nhiên – nhưng không Bạn phải dùng đến hàm CHỌN phức tạp hoặc một chút mã VBA. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy cả hai CHOOSE() cho số thứ tựCách không vĩ mô là sử dụng CHOOSE() sử dụng tham số đầu tiên (xếp hạng) và trả về tham số ở vị trí thứ hai cho 1, vị trí thứ ba cho 2, v.v.
Như bạn có thể thấy, Choose() bị giới hạn bởi số lượng vị trí bạn tạo. Chúng tôi chỉ đặt tham số cho các giá trị từ 1 đến 5 nên xếp hạng 6 trở lên sẽ gặp lỗi Tất nhiên, bạn có thể thêm nhiều tham số hơn nhưng điều đó có thể trở nên khó sử dụng. Một lớp có 20 hoặc 30 sinh viên cần một câu lệnh Choose() thực sự dài Chức năng tùy chỉnh Thứ hạng thông thườngGiải pháp thay thế là một chút VBA để tạo chức năng tùy chỉnh Điều này dễ hiểu hơn rất nhiều và sẽ bao gồm tất cả các số nguyên Chức năng tùy chỉnh OrdinalRank() được mượn từ nhiều nguồn trên Internet. Nhược điểm là bạn sẽ phải lưu trang tính dưới dạng. xlsm có thể khiến một số người sợ hãi nếu bạn chia sẻ tệp Thứ hạng thứ tự () tại nơi làm việcNó kiểm tra chữ số bên phải nhất rồi thêm phần cuối đúng; . Mọi chữ số tận cùng là 4 trở lên luôn nhận được “the” Trường hợp chọn thứ hai sửa các trường hợp đặc biệt cho các số nguyên kết thúc bằng 11, 12 và 13. Mã trong văn bản dưới đây Thêm chức năng vào một mô-đun cho trang tính Sau đó sử dụng chức năng tùy chỉnh như bình thường Đó là các tùy chọn đơn giản để xếp hạng 'thích hợp'. Nó không xử lý thứ hạng bằng nhau và các trường hợp đặc biệt khác. Chúng tôi sẽ xem xét điều đó trong một bài viết trong tương lai
________số 8
IF(ISBLANK(B2),"",ROW()-1)0 IF(ISBLANK(B2),"",ROW()-1)1 IF(ISBLANK(B2),"",ROW()-1)2 IF(ISBLANK(B2),"",ROW()-1)3 IF(ISBLANK(B2),"",ROW()-1)4
Nhiều tùy chọn RANK () thứ tự trong Excel với thứ hạng chung, bằng nhau, từ và hơn thế nữa Tham gia Office for Mere Mortals ngay hôm nay Office for Mere Mortals là nơi hàng nghìn người thu thập các mẹo và thủ thuật hữu ích cho Word, Excel, PowerPoint và Outlook
Hãy thử một lần. Bạn có thể hủy đăng kí bất kì lúc nào. Chúng tôi chưa bao giờ gửi thư rác hoặc bán địa chỉ kể từ khi chúng tôi bắt đầu hơn hai mươi năm trước Khi làm việc với Excel, có một số thao tác nhỏ cần thực hiện khá thường xuyên. Biết 'đúng cách' có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian Một nhiệm vụ đơn giản (nhưng thường cần thiết) như vậy là đánh số các hàng của tập dữ liệu trong Excel (còn được gọi là số sê-ri trong tập dữ liệu) Bây giờ nếu bạn đang nghĩ rằng một trong những cách đơn giản là nhập các số sê-ri này theo cách thủ công – bạn đã đúng Nhưng đó không phải là cách tốt nhất để làm điều đó Hãy tưởng tượng có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng mà bạn cần nhập số hàng. Nó sẽ rất tẻ nhạt – và hoàn toàn không cần thiết Có rất nhiều cách để đánh số hàng trong Excel, và trong hướng dẫn này, tôi sẽ chia sẻ một số cách mà tôi khuyên dùng và thường sử dụng. Tất nhiên, sẽ còn nhiều điều nữa và tôi sẽ đợi – với một ly cà phê – trong khu vực bình luận để nghe ý kiến của bạn về điều đó Cách tốt nhất để đánh số hàng trong Excel sẽ phụ thuộc vào loại tập dữ liệu mà bạn có Ví dụ: bạn có thể có tập dữ liệu liên tục bắt đầu từ hàng 1 hoặc tập dữ liệu bắt đầu từ một hàng khác. Hoặc, bạn có thể có một tập dữ liệu có một vài hàng trống trong đó và bạn chỉ muốn đánh số các hàng được điền Bạn có thể chọn bất kỳ phương pháp nào hoạt động dựa trên tập dữ liệu của mình Bộ điều khiển điền xác định một mẫu từ một vài ô đã điền và có thể dễ dàng được sử dụng để nhanh chóng điền vào toàn bộ cột Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới Dưới đây là các bước để nhanh chóng đánh số hàng bằng núm điều khiển điền Lưu ý rằng Fill Handle tự động xác định mẫu và điền vào các ô còn lại bằng mẫu đó. Trong trường hợp này, quy luật là các số đang tăng dần theo 1 Trong trường hợp bạn có một hàng trống trong tập dữ liệu, công cụ xử lý điền sẽ chỉ hoạt động cho đến hàng không trống liền kề cuối cùng Ngoài ra, lưu ý rằng trong trường hợp bạn không có dữ liệu trong cột liền kề, bấm đúp vào ô điều khiển điền sẽ không hoạt động. Tuy nhiên, bạn có thể đặt con trỏ trên núm điều khiển điền, giữ phím chuột phải và kéo xuống. Nó sẽ lấp đầy các ô được bao phủ bởi con trỏ kéo Mặc dù Fill Handle là một cách nhanh chóng để đánh số hàng trong Excel, nhưng Fill Series cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn đối với cách nhập số Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới Dưới đây là các bước sử dụng Fill Series để đánh số hàng trong Excel Điều này sẽ ngay lập tức đánh số các hàng từ 1 đến 26 Sử dụng 'Fill Series' có thể hữu ích khi bạn bắt đầu bằng cách nhập số hàng. Không giống như Fill Handle, nó không yêu cầu các cột liền kề phải được điền sẵn Ngay cả khi bạn không có gì trên trang tính, Dòng Điền vẫn sẽ hoạt động Ghi chú. Trong trường hợp bạn có các hàng trống ở giữa tập dữ liệu, thì Fill Series vẫn sẽ điền số cho hàng đó Bạn cũng có thể sử dụng các hàm Excel để đánh số hàng trong Excel Trong các phương thức Fill Handle và Fill Series ở trên, số sê-ri được chèn là một giá trị tĩnh. Điều này có nghĩa là nếu bạn di chuyển hàng (hoặc cắt và dán hàng đó vào một nơi khác trong tập dữ liệu), thì việc đánh số hàng sẽ không thay đổi tương ứng Nhược điểm này có thể khắc phục bằng công thức trong Excel Bạn có thể sử dụng hàm ROW để đánh số hàng trong Excel Để đánh số hàng bằng hàm ROW, hãy nhập công thức sau vào ô đầu tiên và sao chép cho tất cả các ô khác Hàm ROW() đưa ra số hàng của hàng hiện tại. Vì vậy, tôi đã trừ 1 từ nó khi tôi bắt đầu từ hàng thứ hai trở đi. Nếu dữ liệu của bạn bắt đầu từ hàng thứ 5, bạn cần sử dụng công thức =ROW()-4 Phần tốt nhất về việc sử dụng hàm ROW là nó sẽ không làm hỏng các số nếu bạn xóa một hàng trong tập dữ liệu của mình Vì chức năng ROW không tham chiếu đến bất kỳ ô nào nên nó sẽ tự động (hoặc tôi nên nói là Tự động) điều chỉnh để cung cấp cho bạn số hàng chính xác. Một cái gì đó như hình dưới đây Lưu ý rằng ngay sau khi tôi xóa một hàng, số hàng sẽ tự động cập nhật Một lần nữa, điều này sẽ không tính đến bất kỳ bản ghi trống nào trong tập dữ liệu. Trong trường hợp bạn có hàng trống, nó vẫn hiển thị số hàng Bạn có thể sử dụng công thức sau để ẩn số hàng cho các hàng trống, nhưng nó vẫn không điều chỉnh số hàng (sao cho số hàng tiếp theo được gán cho hàng được điền tiếp theo) Nếu bạn muốn đánh số hàng theo cách mà chỉ những hàng được điền mới nhận được số sê-ri, thì phương pháp này là cách tốt nhất Nó sử dụng hàm COUNTA để đếm số ô trong một phạm vi không trống Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới Lưu ý rằng có các hàng trống trong tập dữ liệu được hiển thị ở trên Đây là công thức sẽ đánh số hàng mà không đánh số hàng trống Hàm IF kiểm tra xem ô liền kề trong cột B có trống hay không. Nếu nó trống, nó sẽ trả về một khoảng trống, nhưng nếu không, nó sẽ trả về số lượng của tất cả các ô được điền cho đến ô đó Đôi khi, bạn có thể có một tập dữ liệu khổng lồ, nơi bạn muốn lọc dữ liệu rồi sao chép và dán dữ liệu đã lọc vào một trang tính riêng Nếu bạn sử dụng bất kỳ phương pháp nào được hiển thị ở trên cho đến nay, bạn sẽ nhận thấy rằng số hàng vẫn giữ nguyên. Điều này có nghĩa là khi bạn sao chép dữ liệu đã lọc, bạn sẽ phải cập nhật cách đánh số hàng Trong những trường hợp như vậy, hàm SUBTOTAL có thể tự động cập nhật số hàng. Ngay cả khi bạn lọc tập dữ liệu, số hàng sẽ vẫn còn nguyên Hãy để tôi chỉ cho bạn chính xác cách nó hoạt động với một ví dụ Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới Nếu tôi lọc dữ liệu này dựa trên doanh số của Sản phẩm A, bạn sẽ nhận được kết quả như hình bên dưới Lưu ý rằng các số sê-ri trong Cột A cũng được lọc. Vì vậy, bây giờ, bạn chỉ thấy các số cho các hàng hiển thị Mặc dù đây là hành vi dự kiến, nhưng trong trường hợp bạn muốn đánh số hàng nối tiếp – để bạn có thể chỉ cần sao chép và dán dữ liệu này vào một nơi khác – bạn có thể sử dụng hàm SUBTOTAL Đây là hàm SUBTOTAL sẽ đảm bảo rằng ngay cả dữ liệu được lọc cũng được đánh số hàng liên tục =SUBTOTAL(3,$B$2:B2)Số 3 trong hàm SUBTOTAL chỉ định bằng cách sử dụng hàm COUNTA. Đối số thứ hai là phạm vi áp dụng hàm COUNTA Lợi ích của hàm SUBTOTAL là nó tự động cập nhật khi bạn lọc dữ liệu (như hình bên dưới) Lưu ý rằng ngay cả khi dữ liệu được lọc, việc đánh số hàng sẽ cập nhật và duy trì liên tục 6] Tạo bảng ExcelBảng Excel là một công cụ tuyệt vời mà bạn phải sử dụng khi làm việc với dữ liệu dạng bảng. Nó làm cho việc quản lý và sử dụng dữ liệu dễ dàng hơn rất nhiều Đây cũng là phương pháp yêu thích của tôi trong số tất cả các kỹ thuật được trình bày trong hướng dẫn này Trước tiên, hãy để tôi chỉ cho bạn cách đánh số hàng phù hợp bằng Bảng Excel
Lưu ý rằng trong công thức trên, tôi đã sử dụng Table2, vì đó là tên bảng Excel của tôi. Bạn có thể thay thế Table2 bằng tên của bảng mà bạn có Có một số lợi ích bổ sung khi sử dụng Bảng Excel trong khi đánh số hàng trong Excel
7] Thêm 1 vào số hàng trướcĐây là một phương pháp đơn giản hoạt động Ý tưởng là thêm 1 vào số hàng trước đó (số trong ô ở trên). Điều này sẽ đảm bảo rằng các hàng tiếp theo nhận được một số được tăng thêm 1 Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới Dưới đây là các bước để nhập số hàng bằng phương pháp này
Các bước trên sẽ nhập số thứ tự vào tất cả các ô trong cột. Trong trường hợp có bất kỳ hàng trống nào, điều này sẽ vẫn chèn số hàng cho nó Cũng lưu ý rằng trong trường hợp bạn chèn một hàng mới, số hàng sẽ không cập nhật. Trong trường hợp bạn xóa một hàng, tất cả các ô bên dưới hàng đã xóa sẽ hiển thị lỗi tham chiếu Đây là một số cách nhanh chóng mà bạn có thể sử dụng để chèn số sê-ri vào dữ liệu dạng bảng trong Excel Trong trường hợp bạn đang sử dụng bất kỳ phương pháp nào khác, hãy chia sẻ nó với tôi trong phần bình luận Bạn cũng có thể thích các Hướng dẫn Excel sau
SÁCH EXCEL MIỄN PHÍ Nhận Ebook 51 mẹo Excel để tăng năng suất và hoàn thành công việc nhanh hơn
Tên CÓ - GỬI SÁCH ĐIỆN TỬ CHO TÔI 13 suy nghĩ về “7 cách nhanh chóng và dễ dàng để đánh số hàng trong Excel”
|
