Cách phân chia nợ có trong kế toán năm 2024

Định khoản kế toán là một nghiệp vụ định khoản kinh tế phát sinh cơ bản nhất mà kế toán bắt buộc phải nắm vững. Trong bài viết dưới đây hóa đơn điện tử MISA MeInvoice sẽ chia sẻ cách định khoản kế toán mới nhất.

Định khoản kế toán là cách kế toán xác định và ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào bên Nợ, bên Có của các Tài khoản kinh tế có liên quan. Có 2 loại định khoản kế toán đó là định khoản giản đơn và định khoản phức tạp.

Định khoản giản đơn là khi kế toán định khoản mà chỉ liên quan tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp (KTTH). Còn định khoản phức tạp là khi kế toán định khoản liên quan tới 3 tài khoản KTTH trở lên.

Trước khi tìm hiểu sâu hơn về định khoản kế toán, bạn có thể sẽ muốn tham khảo các nguyên tắc kế toán trong bài viết xem thêm vì những nguyên tắc này rất cần thiết cho nghiệp vụ định khoản.

2. Các nguyên tắc định khoản kế toán cần biết

– Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.

– Trong cùng 01 định khoản, tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản.

– 01 định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn. Tuy nhiên, không được gộp nhiều định khoản đơn thành 01 định khoản phức tạp.

– Định khoản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 Tài khoản. Một Tài khoản ghi Nợ đối ứng với 1 Tài khoản ghi có.

– Định khoản phức tạp là định khoản có liên quan đến ít nhất từ 03 tài khoản trở lên. Gồm các trường hợp sau:

• Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.
• Một tài khoản ghi Có đối ứng với nhiều tài khoản ghi Nợ.
• Nhiều tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

1. Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

2. Việc phân loại các khoản phải trả là phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác được thực hiện theo nguyên tắc:

1. Phải trả người bán gồm các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản và người bán (là đơn vị độc lập với người mua, gồm cả các khoản phải trả giữa công ty mẹ và công ty con, công ty liên doanh, liên kết). Khoản phải trả này gồm cả các khoản phải trả khi nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác (trong giao dịch nhập khẩu ủy thác);

2. Phải trả nội bộ gồm các khoản phải trả giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc;

3. Phải trả khác gồm các khoản phải trả không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua, bán, cung cấp hàng hóa dịch vụ:

- Các khoản phải trả liên quan đến chi phí tài chính, như: khoản phải trả về lãi vay, cổ tức và lợi nhuận phải trả, chi phí hoạt động đầu tư tài chính phải trả;

- Các khoản phải trả do bên thứ ba chi hộ; Các khoản tiền bên nhận ủy thác nhận của các bên liên quan để thanh toán theo chỉ định trong giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu;

- Các khoản phải trả không mang tính thương mại như phải trả do mượn tài sản, phải trả về tiền phạt, bồi thường, tài sản thừa chờ xử lý, phải trả về các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ…

Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải trả để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn.

4. Khi có các bằng chứng cho thấy một khoản tổn thất có khả năng chắc chắn xảy ra, kế toán phải ghi nhận ngay một khoản phải trả theo nguyên tắc thận trọng.

5. Kế toán phải xác định các khoản phải trả thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (được hướng dẫn chi tiết ở Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái) để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.

Kế toán là việc quản lý toàn bộ giao dịch phát sinh trong quá trình hoạt động bán hàng, kinh doanh của doanh nghiệp.

Để sử dụng kế toán trên phần mềm DN vào Cài đặt >> Cài đặt chung >> Kế toán hoặc truy cập tại đây và bật các cài đặt sau:

• Sử dụng hạch toán kế toán tự động: Tự tạo các bút toán liên quan đến đơn hàng, bán lẻ, bán buôn, nhập nhà cung cấp.
• Cài đặt ngày bắt đầu hạch toán đơn hàng tự động: (Từ ngày: 01/08/2020).

Nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp

Một số nghiệp vụ trong module kế toán của Nhanh.vn:

• Thu tiền của sản phẩm đã bán đi, cung cấp các dịch vụ nhập quỹ tiền mặt.
• Nhiệm vụ tiếp theo kế toán cần làm là lập những phiếu chi, thu, đơn hàng trong ngày khi có giao dịch với khách hàng.
• Tiến hành làm các sổ sách cần thiết, ghi chép và lập lại thành hồ sơ những giấy tờ quan trọng,...
• Quản lý Công nợ của các đối tượng: Khách hàng, nhà cung cấp, sàn TMĐT,....

Một số khái niệm cơ bản

• Công nợ: Là các khoản phải trả hoặc phải thu cho một đối tượng cụ thể, ví dụ như khách hàng, nhà cung cấp,... -Bút toán: Là thuật ngữ chỉ việc ghi nhận các giao dịch có liên quan tới kinh tế, phát sinh khi bạn nhập hàng, bán hàng, thanh toán nợ,...
• Tài khoản kế toán: Là phương tiện giúp bạn phản ánh các giao dịch khi chúng phát sinh, mỗi đối tượng cụ thể sẽ có 1 tài khoản kế toán riêng.

Nguyên lý kế toán

Đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán là tài sản: thuộc quyền quản lý và sử dụng của doanh nghiệp cũng như sự vận động, thay đổi của tài sản trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tài sản trong doanh nghiệp bao giờ cũng biểu hiện trên hai mặt: Kết cấu của tài sản hiện hữu (cho biết tài sản gồm những gì?) và nguồn hình thành tài sản (cho biết tài sản do đâu mà có?) do vậy, đối tượng cụ thể kế toán được xác định dựa trên hai mặt này.

Tài sản = Tài sản hiện hữu + Nguồn hình thành tài sản

• Tài sản bao gồm:
  • Tài sản lưu động: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguyên vật liệu, sản phẩm, nợ phải thu,....
  • Tài sản cố định: nhà xưởng, máy móc thiết bị,....
• Nguồn hình thành tài sản bao gồm:
  • Nợ phải trả: vay ngắn hạn, vay dài hạn,....
  • Nguồn vốn chủ sở hữu: nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ của doanh nghiệp.

Như vậy, nhu cầu theo dõi cơ bản của những doanh nghiệp dùng Nhanh.vn là theo dõi:

• Tài sản lưu động (bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải thu của khách hàng) và Nợ phải trả (các khoản vay, nợ phải trả cho nhà cung cấp).
• Mặt khác vốn (tài sản) của doanh nghiệp lại được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau gọi là nguồn vốn hay nói khác nguồn gốc hình thành của tài sản gọi là nguồn vốn. Như vậy tài sản và nguồn vốn chỉ là 2 mặt khác nhau của vốn. Một tài sản có thể được tài trợ từ một hay nhiều nguồn vốn khác nhau, ngược lại một nguồn vốn có thể tham gia hình thành nên một hay nhiều tài sản. Không có một tài sản nào mà không có nguồn gốc hình thành cho nên về mặt tổng số ta có:

TỔNG TÀI SẢN = TỔNG NGUỒN VỐN

Tài khoản kế toán trong doanh nghiệp

• Kết cấu chung của tài khoản
  • Tài khoản là một trang sổ kế toán được chia làm 2 phần, phần bên trái gọi là bên Nợ, phần bên phải gọi là bên Có. Hai bên Nợ, Có phản ánh hai hướng vận động biến đổi khác nhau của cùng một đối tượng kế toán, thường là tăng lên hay giảm xuống.
  • Trong kết cấu tài khoản: Nợ, Có chỉ là thuật ngữ mang tính chất quy ước chung của kế toán, chứ không phải nợ cái gì hay có cái gì. Tùy từng mục đích sử dụng tài khoản là đại diện cho Tài Sản hay Nguồn Vốn thì việc tăng giảm ở bên Nợ và Có sẽ khác nhau.

Ví dụ: Tài khoản Tiền mặt (TK111) là tài khoản Tài Sản có số dư bên Nợ, số phát sinh tăng bên Nợ, số phát sinh giảm bên Có. Thực hành định khoản: Nộp 5 triệu tiền mặt vào tài khoản ngân hàng. Cho biết tài khoản tiền mặt ký hiệu: 111, tài khoản tiền gửi ngân hàng ký hiệu: 112.

• Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán
  • Tài khoản tài sản:
    • Số dư đầu kỳ phản ánh thực có về các loại tài sản lúc đầu kỳ được phản ảnh ở cột đầu kỳ của bảng cân đối kế toán sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản tài sản ở bên Nợ.
    • Số tăng lên của tài sản do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm tăng giá trị tài sản nên được ghi cùng bên với số dư đầu kỳ tức là bên Nợ.
    • Số giảm xuống của tài sản do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm giảm giá trị tài sản nên được ghi khác bên với số dư tức là bên Có.
    • Số dư cuối kỳ là số tài sản hiện có vào thời điểm cuối kỳ nên được liệt kê trên bảng cân đối kế toán cột số cuối kỳ và sẽ trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản ở kỳ tiếp theo.
  • Tài khoản nguồn vốn:
    • Số dư đầu kỳ phản ánh số thực có về các loại nguồn vốn lúc đầu kỳ được phản ánh ở cột đầu kỳ của bảng cân đối kế toán sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản nguồn vốn ghi ở bên Có.
    • Số tăng lên của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm tăng giá trị nguồn vốn nên được ghi cùng bên với số dư là bên Có.
    • Số giảm xuống của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm giảm giá trị nguồn vốn được ghi khác bên với số dư tức là bên Nợ.
    • Số dư cuối kỳ là nguồn vốn hiện có vào thời điểm cuối kỳ nên sẽ được phản ánh trên bảng cân đối kế toán cột số cuối kỳ và sẽ trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản ở kỳ sau.

Như vậy:

• Các tài khoản Tài Sản có số dư ở bên Nợ. (Bao gồm các tài khoản đầu: 1,2,6,8)
  • Phát sinh Tăng: Ghi bên NỢ
  • Phát sinh Giảm: Ghi bên CÓ
• Các tài khoản Nguồn Vốn có số dư ở bên Có. (Bao gồm các tìa khoản đầu: 3,4,5,7)
  • Phát sinh Tăng: Ghi bên CÓ
  • Phát sinh Giảm: Ghi bên NỢ Vì tổng tài sản luôn bằng tổng nguồn vốn do đó tổng số dư Nợ của tất cả các tài khoản và tổng số dư Có của tất cả các tài khoản luôn luôn bằng nhau.

Tổng số dư NỢ = Tổng số dư CÓ Chú ý: Tài khoản lưỡng tính

• Tài khoản kế toán lưỡng tính là những tài khoản có thể có số dư bên Nợ mà cũng có thể có số dư bên Có. Hiểu đơn giản, các tài khoản lưỡng tính này có thể đại diện cho loại tài khoản Tài Sản cũng có thể là loại tài khoản Nguồn Vốn.
• Những loại TK Tài sản (TK đầu 1) chỉ có số dư bên Nợ nhưng tài khoản (131,138) lại có số dư bên Có khi:
  • Khách hàng trả thừa tiền và đặt trước tiền mua (TK 131).
  • Số tiền thu thừa của đối tượng đang chờ xử lý (TK 138).
• Những loại TK Nguồn vốn (TK đầu 3) thường chỉ có số dư bên Có nhưng tài khoản (331,333,334,338) lại có số dư bên Nợ khi:
  • Đặt trước tiền hàng cho nhà cung cấp (TK 331).
  • Trả thừa tiền cho nhà cung cấp (TK 331).

Câu hỏi thường gặp

1. Nhập hàng tồn của từng NCC nhưng không lên công nợ, công nợ đầu kỳ thì nhập mỗi giá trị được không?

• Nếu chưa bật hạch toán tự động thì hệ thống sẽ chưa ghi nhận công nợ cho nhà cung cấp còn công nợ đầu kỳ của nhà cung cấp thì sau khi bật hạch toán import sau.

Trog trường hợp đã bật hạch toán tự động mình có thể tắt đi, sau đó nhập tồn cho nhà cung cấp. Khi đã nhập xong ấn bật lại hạch toán tự động và chọn ngày bắt đầu hạch toán ở thời điểm hiện tại.

2. Phần thanh toán cho NCC có cần phải thanh toán theo đơn nhập không? hay chỉ cần nhập số tiền thanh toán là tự trừ công nợ?

• Có thể thanh toán chính xác cho từng hóa đơn ( điền số tiền thanh toán tại phiếu nhập hoặc khi làm phiếu chi chọn loại chứng từ là phiếu XNK và điền ID chứng từ là ID phiếu) hoặc thanh toán trên tổng công nợ của NCC đều được.

3. Tại sao phần mềm không tự ghi nhận bút toán ?

• KIểm tra xem đã bật hạch toán tự động chưa ( Cài đặt > Cài đặt chung > Kế toán --> Sử dụng hạch toán kế toán tự động)

Phần mềm chỉ tự ghi nhận bút toán tự động khi thêm đơn hàng, hóa đơn bán lẻ, bán buôn, phiếu xuất nhập kho"