Trong qúa trình sử dụng máy chấm công, chúng ta có thể gặp khó khăn khi tải dữ liệu từ máy chấm công do chưa quen dùng. Trong bài viết dưới đây, Đại Phát sẽ hướng dẫn bạn cách tải dữ liệu từ máy chấm công một cách nhanh nhất! Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy chấm công khác nhau, trong đó rất phổ biến là máy chấm công vân tay. Loại máy sử dụng vân tay công nhân, nhân viên để ghi lại giờ giấc của họ, giúp doanh nghiệp kiểm soát người làm một cách dễ dàng hơn. Dữ liệu từ máy chấm công có thể xuất ra excel để tính toán, hoặc người dùng cũng có thể xuất dữ liệu ra USB. Để xuất dữ liệu từ máy chấm công ra excel, bạn cần dùng đến phần mềm hỗ trợ. Trong các phần mềm, phổ biến nhất hiện nay là các phiên bản của phần mềm Wise eye.
Đầu tiên, bạn mở phần mềm, vào Menu, chọn Máy chấm công. Sau khi cửa sổ Máy chấm công đã hiện ra, bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Chọn mục Tải dữ liệu chấm công. Lúc này, nếu muốn tả bảng công của một người, bạn thực hiện bằng cách điền mã số chấm công của nhân viên ấy vào trong mục Mã chấm công.
Bước 2: Bạn chọn mục Duyệt từ máy chấm công, sau đó phải mất một khoảng thời gian để máy tải dữ liệu. Bước cuối cùng, bạn chọn Lưu tệp tin.Lúc này, quá trình tải dữ liệu từ máy chấm công đã xong. Để xem dữ liệu chấm công bằng cách mở file đã lưu.
Với phần này, để xuất dữ liệu từ máy chấm công, người dùng thực hiện theo những bước sau: – Thứ nhất, bạn vào Menu, chọn Báo biểu. – Tiếp theo, trong Báo biểu, chọn mục Xem công và xuất báo biểu. – Sau đó bạn chọn phòng ban muốn xem công. – Lần lượt đánh dấu tích vào ô của những nhân viên mà bạn muốn xem công.
– Sau cùng, bạn nhấn vào Xem công nếu muốn xem công trực tiếp trên phần mềm. Còn nếu muốn xuất dữ liệu, bạn chọn vào Xuất báo biểu để thực hiện tính lương.
> Xem thêm: Máy chấm công Ronald Jack
Trong trường hợp muốn tải dữ liệu từ máy chấm công ra USB để có thể mang đi nhiều nơi, bạn có thể tham khảo cách tải dữ liệu từ máy chấm công ra USB dưới đây:
– Chuẩn bị một chiếc USB có dung lượng khoảng 2 – 8GB. – Cắm USB vào cổng USB của máy chấm công. Trong trường hợp máy chấm công có khe nhỏ, không cắm vừa USB, bạn có thể dùng một sợi cáp chuyển để kết nối máy chấm công và USB. Khi đèn trên USB sáng lên nghĩa là máy đã nhận. – Thao tác trên máy chấm công như sau: Chọn Quản lý USB. Tiếp đó chọn Tải về, rồi Tải dữ liệu chấm công. Bạn có thể chọn tháng ở hiện tại hoặc chọn tất cả. Tải xong sẽ có một thông báo hiện ra, bạn cho OK. Vậy là việc tải dữ liệu vào USB đã hoàn thành.
Chúc bạn sớm thực hiện được cách tải dữ liệu từ máy chấm công.
Mọi thắc mắc xin liên hệ Hotline: 1900 2281
Hỗ trợ 24/7
Hướng dẫn sử dụng cách sử dụng máy chấm công
Hướng dẫn sử dụng phần mềm máy chấm công
Hướng dẫn lấy dữ liệu máy chấm công
Hướng dẫn khai báo nhân viên
Hướng dẫn cài đặt ca cho nhân viên
Chấm công bằng máy chấm công, việc tưởng chừng như giúp đỡ nhiều cho những người làm nhân sự, nhưng thực tế lại đem đến không ít những khó khăn, phiền toái:
- Việc người lao động “quên” không chấm, khiến cho máy đưa ra kết quả sai
- Việc sử dụng kết quả chấm công từ máy vào việc tính lương lại không thể làm được ngay, mà cần phải sàng lọc lại.
- Mỗi phần mềm máy chấm công lại một kiểu, gây khó cho người sử dụng
Bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn kỹ năng để có thể xây dựng 1 bảng excel với chức năng sàng lọc thông tin từ máy chấm công để cho ra kết quả như ý muốn.
1. Chuẩn bị
– File excel kết xuất dữ liệu từ máy chấm công
– File excel mới [.xlsx hoặc .xls là được. Ngoài ra nếu muốn nâng cao thêm VBA có thể dùng file .xlsm]
Ví dụ với bảng dữ liệu kết xuất từ máy chấm công ra như trên
2. Thực hiện
2.1. Bước 1: Khảo sát, đánh giá và phân tích dữ liệu nguồn [bảng dữ liệu kết xuất từ máy chấm công ra excel]
Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:
Đây là bước rất quan trọng, Việc phân tích bảng dữ liệu nguồn sẽ giúp chúng ta có phương án xử lý phù hợp và chính xác.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công bằng Excel cực kỳ chi tiết
Để thực hiện công việc này, chúng ta cần nắm được các nguyên tắc sau:
- Mục đích công việc: Tính công làm việc theo thời gian
- Đối tượng liên quan: Mã nhân viên, Ngày trong tháng, Giờ vào, Giờ ra
- Tiêu chí đánh giá [dựa trên mục đích, kết quả cần đạt được để đặt ra tiêu chí cho các đối tượng liên quan]
- Mã Nhân viên: Liên tục theo dòng, không được để dòng trống
- Ngày trong tháng: Bao gồm xác định ngày trong tháng, thứ trong tuần, phân biệt ngày nghỉ lễ, nghỉ bù
- Giờ vào, giờ ra: Các ngày làm việc đều phải có giờ vào, giờ ra. Khi tính công sẽ dựa trên việc đánh giá giờ vào, giờ ra để tính ra các loại công.
Ta có thể thấy, để tính toán được, cần phải điều chỉnh lại cấu trúc bảng dữ liệu sao cho đúng các tiêu chí.
Việc tính toán trên nhiều điều kiện, nên hàm sẽ sử dụng để tính toán là SUMIFS, COUNTIFS và hàm IF
2.2. Bước 2: Cấu trúc lại bảng dữ liệu
Để rút gọn bài viết, mình sẽ không nêu từng thao tác, mà sẽ đưa hình mẫu và gợi ý các cách làm để các bạn có thể tự làm được:
- Phần Tháng và Năm [dòng 2, 3]: Đặt bên ngoài để tiện việc thay đổi
- Ngày trong tháng [dòng 4]: Dùng hàm Date, bắt đầu với ngày 26 tháng trước đó [vì bảng nguyên liệu kết xuất tính từ ngày 26 nên ta sẽ giữ nguyên yêu cầu này. Tính công từ ngày 26 tháng trước đến ngày 25 tháng sau]. Riêng 2 ngày cuối có thể sang tháng tiếp theo [trường hợp tháng có 28-29 ngày] nên có thể xử lý để bỏ trống nếu sang tháng sau, tức là ngày 27 tháng này trở đi là đã bước sang tháng sau của bảng tính công.
- Phần Mã NV [cột A, B, C]: Mỗi mã 1 dòng, để tập hợp theo mã NV chính xác hơn.
- Thứ trong tuần [dòng 5]: Dùng hàm Choose kết hợp với hàm Weekday để xác định. Kết hợp tính năng Conditional Formatting để tô màu phân biệt ngày CN với ngày thường.
- Giờ vào, giờ ra [dòng 6]: có thể quy ước số 1 là giờ vào, số 2 là giờ ra.
- Lưu ý: 1 ngày có 2 giờ, nên 2 cột sẽ tính cho 1 ngày. Vì vậy khi xử lý ngày ở dòng 4 cần chú ý nội dung này.
Tất cả những nội dung trên, mình đã hướng dẫn chi tiết trong bài: Tạo bảng chấm công trên excel. Vui lòng xem lại bài này để được hướng dẫn chi tiết.
2.3. Lọc và lấy dữ liệu
Tại bảng kết xuất, dùng chức năng Data/Filter để lọc bỏ dòng trống trong cột Mã NV, sau đó copy dữ liệu sang bảng xử lý. Sử dụng chức năng Paste Special/Value để dán dữ liệu bỏ qua dòng bị ẩn.
Bảng kết xuất sử dụng chức năng lọc [Data Filter]
Dữ liệu chấm công ở bảng kết xuất => Copy / Paste Special -> Value => Sang bảng xử lý
2.4. Tính giờ công trong ngày
Tạo thêm 1 vùng, trong đó mỗi ngày chỉ tương ứng 1 cột. Cách xử lý ngày, thứ giống với phần trước.
=> Mục đích: Tính số giờ công làm việc theo từng ngày
Giờ công làm việc trong ngày = Giờ ra – Giờ vào
Giờ ra = [Tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công ra = Số giờ * 60 + Số phút]/60
Giờ vào = [Tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công vào = Số giờ * 60 + Số phút]/60
BN7 =ROUND[[[HOUR[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2]]*60+MINUTE[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2]]]-[HOUR[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1]]*60+MINUTE[SUMIFS[$D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1]]]]/60,2]
Bạn có thể filldown, fillright công thức từ BN7 cho các ô khác.
* Lưu ý:
Có thể có số âm. Số âm là trường hợp Chỉ có giờ vào mà không có giờ ra => Lý do: Quên chấm công. Việc này thường xảy ra
Xem thêm: lớp học VBA ở Hà Nội
2.5. Xác định kết quả chấm công
Ví dụ chúng ta cần 1 số kết quả chấm công như sau:
Ta có thể thấy:
- Ngày công đủ 8h tính dựa trên vùng đã xác định cụ thể số giờ công, với số giờ làm >=8 [mục 2.4]
CS7 = COUNTIF[BN7:CR7,”>=”&8]
- Quên chấm công tính dựa trên vùng đã xác định số giờ công, với số giờ ”&”8:05″,$D7:$BM7,” CX7 = COUNTIFS[$D7:$BM7,”>”&”8:10″,$D7:$BM7,” CY7 = COUNTIFS[$D7:$BM7,”>”&”8:15″,$D$6:$BM$6,1]
=> Bạn có thể filldown công thức xuống cho các mã NV tiếp theo
Kết quả của mục 2.5 là kết quả cuối cùng, có thể sử dụng để tính lương cho NV
3. Tối ưu bảng xử lý
Mình sẽ gợi ý một vài kỹ thuật giúp tối ưu hoá bảng xử lý: [Ưu tiên cho những bạn biết sử dụng VBA, nếu không biết VBA thì làm thủ công bằng tay]
- Sử dụng VBA để lưu thông tin xử lý và kết quả tính được sang 1 Sheet riêng để lưu trữ kết quả. Bảng xử lý có thể làm tiếp cho các tháng sau mà không ảnh hưởng tới kết quả tháng trước.
- Sử dụng VBA ẩn/hiện các vùng: Dữ liệu chấm công theo giờ vào-ra [cột D đến cột BM], Dữ liệu xử lý tính giờ làm việc [Cột BN đến cột CR] để làm gọn bảng xử lý. Khi cần làm việc với bảng nào thì ta mở ẩn vùng bảng đó ra. Như vậy sẽ gọn mắt hơn. Vì mục tiêu cuối cùng là kết quả tính công mà thôi.
VBA giúp ích rất nhiều trong công việc: giúp bạn tăng tốc trong quá trình xử lý trên Excel, giúp lập các báo cáo tự động, điều khiển các chương trình khác như Word, Power Point, Outlook… giúp biến file Excel của bạn trở thành 1 phần mềm chuyên nghiệp…
Để có thể học VBA một cách đầy đủ, có hệ thống, bạn hãy tham gia khoá học VBA101 – VBA cơ bản dành cho người mới bắt đầu của hệ thống Học Excel Online. Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký khóa học này. Chi tiết xem tại:
Video liên quan