Lễ tân là một trong những vị trí thuộc bộ phận hành chính trong một doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm đón tiếp, hướng dẫn và giải đáp những thắc mắc đầu tiên của khách hàng, đối tác bước vào công ty. Vậy, công việc của lễ tân là gì? Trong bài viết này, Blog.TopCV.vn sẽ chia sẻ với bạn toàn bộ kiến thức xung quanh công việc lễ tân!
1. Lễ tân là gì?
Khi tìm kiếm việc làm, lễ tân là một trong những lựa chọn nghề nghiệp hấp dẫn. Khi đi vào nhà hàng, khách sạn, chúng ta thường xuyên được tiếp xúc với lễ tân. Nhưng chính xã lễ tân là gì và công việc của lễ tân là gì? Lễ tân giống như bộ mặt của doanh nghiệp vậy! Họ phụ trách quầy lễ tân, là người đầu tiên và cuối cùng tiếp đón bất cứ khách hàng, đối tác nào đến và rời khỏi công ty. Lễ tân thực hiện các thủ tục check-in, giải đáp những thắc mắc của bất cứ ai bước chân vào doanh nghiệp. Họ cũng thực hiện các công việc hành chính – văn thư khác được yêu cầu.
>> Tuyển tập việc làm Lễ tân lương hấp dẫn nhất
2. Lễ tân làm việc ở đâu?
Lễ tân là một trong những vị trí thuộc bộ phận hành chính – văn phòng trong doanh nghiệp. Họ thường làm việc ở các doanh nghiệp, văn phòng, nhà hàng và khách sạn. Lễ tân xuất hiện ở những tổ chức thường xuyên có nhiều khách hàng, đối tác ra vào.
3. Công việc của lễ tân
3.1. Bảng mô tả công việc của nhân viên lễ tân
Tùy thuộc vào từng tổ chức mà công việc của lễ tân cũng có sự thay đổi ít nhiều. Tuy nhiên, nhìn chung thì một lễ tân sẽ phụ trách các đầu việc như sau:
- Đón tiếp tất cả khách, khách hàng và đối tác tìm đến công ty.
- Giúp họ giải đáp những thắc mắc trực tiếp tại quầy lễ tân hoặc thông qua điện thoại nếu họ gọi điện đến.
- Chỉ dẫn khách đi thang máy hoặc tìm phòng.
- Lưu trữ lại thông tin của khách hàng và đối tác tìm đến công ty.
- Luôn giữ vệ sinh cho khu lễ tân thật sạch sẽ để tạo ấn tượng với khách.
- Đảm bảo an toàn của công ty bằng cách kiểm tra chính xác thông tin của khách tìm đến.
- Đặt hàng các loại đồ dùng văn phòng phẩm hoặc đồ dùng trong doanh nghiệp theo yêu cầu.
Đối với từng tổ chức, yêu cầu công việc của lễ tân cũng có sự chi tiết, rõ ràng hơn. Ngoài những đầu việc trên, một lễ tân trong văn phòng, doanh nghiệp, nhà hàng hoặc khách sạn cũng thực hiện thêm nhiều công việc khác. Hãy theo dõi tiếp bài viết để xem chi tiết công việc lễ tân!
3.2. Công việc của lễ tân văn phòng
- Trực điện thoại, tổng đài của văn phòng để kịp thời tiếp nhận những cuộc gọi tới, kết nối cuộc gọi tới đúng địa chỉ cần thiết.
- Trả lời email, thư điện tử và cung cấp những thông tin chính xác nhất cho các khách tìm đến văn phòng.
- Nhận thư và phân loại thư được gửi đến văn phòng mỗi ngày.
- Tiếp đón và hướng dẫn khách tới công ty thăm quan văn phòng làm việc.
- Đảm bảo an ninh cho văn phòng bằng cách quản lý tốt thông tin khách ra vào văn phòng.
- Quản lý văn phòng phẩm và cung cấp đầy đủ cho các phòng ban.
- Quản lý thông tin của các chi phí phát sinh.
3.3. Công việc của lễ tân nhà hàng
- Quản lý vệ sinh, trang thiết bị, vật dụng khu vực lễ tân.
- Mở sẵn thực đơn mẫu để khách hàng thuận tiện chọn món khi bước vào.
- Đón tiếp khách một cách lịch sự, lễ phép và niềm nở.
- Hỏi thăm những mong muốn, yêu cầu của khách hàng và hướng dẫn khách vào bàn.
- Giới thiệu thực đơn cho khách và giải đáp những thắc mắc cho khách.
- Quản lý thông tin đặt bàn để thuận tiện thông báo với các khách hàng sau.
>> Xem thêm: Làm nhà hàng khách sạn đừng quên rèn luyện kỹ năng giao tiếp
3.4. Công việc của lễ tân khách sạn là gì?
- Thực hiện quy trình check-in và check-out cho khách.
- Tư vấn các dịch vụ mà khách sạn có cho khách hàng, đồng thời bán luôn các dịch vụ này.
- Phục vụ khách hàng trong suốt thời gian lưu trú.
- Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng và hỗ trợ họ giữ chìa khóa, xử lý cuộc gọi, bảo quản tư trang, gửi hoặc nhận bưu phẩm, đặt vé cho các phương tiện di chuyển,…
- Tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, phàn nàn nếu có.
>> Xem thêm: Việc Làm Thêm Nhân Viên Lễ Tân Khách Sạn Và 5 Kỹ Năng Cần Có
3.5. Công việc của lễ tân doanh nghiệp
- Trực điện thoại và tổng đài của doanh nghiệp, chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận khác.
- Tiếp nhận và xử lý các loại thư, công văn, giấy tờ, bưu kiện được gửi đến doanh nghiệp.
- In ấn các loại tài liệu theo yêu cầu.
- Chuẩn bị tài liệu, thức ăn nhẹ, trà nước khi có cuộc họp tại doanh nghiệp.
- Thực hiện các công việc hậu cần cho những sự kiện, cuộc họp quan trọng.
- Quản lý văn phòng phẩm, dụng cụ, trang thiết bị cần thiết.
- Soạn thảo văn bản khi có yêu cầu từ các bộ phận khác
- Đặt vé máy bay, đặt xe, phòng khách sạn cho nhân viên, cán bộ doanh nghiệp khi đi công tác.
- Phổ biến các thông tin, quy định, chính sách mới của doanh nghiệp cho toàn thể nhân viên.
4. Những tố chất cần có khi làm công việc của lễ tân
Để làm tốt những công việc của một lễ tân, bạn cần có những kỹ năng như:
- Thành thạo tin học văn phòng.
- Sử dụng tốt các thiết bị văn phòng, đặc biệt là máy in và máy fax.
- Có kỹ năng giao tiếp trực tiếp tốt và cả các kênh điện thoại, email.
- Có trình độ ngoại ngữ tốt đặc biệt là giao tiếp và phải thể hiện khả năng ngoại ngữ trong hồ sơ xin việc.
- Có trách nhiệm và quản lý thời gian tốt.
- Có kỹ năng chăm sóc khách hàng, luôn giữ thái độ lịch sự, cởi mở.
- Thái độ chuyên nghiệp và một ngoại hình ưa nhìn.
5. Thu nhập của vị trí lễ tân
Ở mỗi lĩnh vực và cấp bậc, mức lương của lễ tân sẽ khác nhau:
- Trong doanh nghiệp và văn phòng: Nhân viên được nhận từ 4 – 5 triệu đồng/tháng. Thư ký thu được khoảng 6 triệu đồng. Lên tới cấp độ quản lý, mức lương của lễ tân là từ 8 triệu đồng/tháng.
- Trong nhà hàng và khách sạn: Với nhà hàng – khách sạn quy mô 3 sao, lễ tân được nhận 3 – 5 triệu đồng/tháng. Ở nhà hàng – khách sạn 4 sao, lương của lễ tân khoảng 4 – 6 triệu. Trong nhà hàng – khách sạn 5 sao, thu nhập của một lễ tân sẽ được nâng lên mức 5 – 7 triệu đồng/tháng.
>> Xem thêm: Kinh nghiệm xin việc làm nhà hàng, khách sạn chuẩn quốc tế
Có thể thấy, công việc của lễ tân không quá khó khăn và các đầu việc hoàn toàn có thể thực hiện tốt nếu bạn thực sự có cố gắng và trách nhiệm trong công việc. Là một công việc có lộ trình thăng tiến, vị trí lễ tân cũng sẽ giúp bạn trau dồi được rất nhiều kỹ năng quan trọng. Tại website TopCV.vn hiện có rất nhiều tin tuyển dụng vị trí lễ tân hấp dẫn kèm theo nhiều mẫu CV ấn tượng. Hãy truy cập ngay để có cơ hội trở thành một lễ tân chuyên nghiệp nhé!