Công cụ phân tích nhanh Excel không hiển thị

Sử dụng Công cụ phân tích nhanh trong Excel để nhanh chóng phân tích và trực quan hóa dữ liệu của bạn bằng biểu đồ, bảng, biểu đồ thu nhỏ, định dạng, v.v.

Công cụ phân tích nhanh là một trong những công cụ hữu ích nhất trong Microsoft Excel cho phép bạn phân tích ngay dữ liệu của mình và chuyển đổi dữ liệu đó thành biểu đồ, bảng, tóm tắt và biểu đồ thu nhỏ cũng như áp dụng định dạng có điều kiện cho dữ liệu của bạn

Công cụ phân tích nhanh giúp bạn tiết kiệm thời gian và rắc rối khi tìm kiếm thông qua các tab và nhóm lệnh khác nhau để truy cập các tùy chọn phân tích khác nhau. Nó giúp dễ dàng phân tích nhanh tập dữ liệu ở mọi kích thước và trực quan hóa nó chỉ bằng một nút bấm. Ngoài ra, công cụ này còn đề xuất các phương pháp trực quan hóa phù hợp nhất với dữ liệu của bạn, rất hữu ích cho người dùng chưa quen với Excel hoặc mới sử dụng Excel

Tính năng Phân tích nhanh của Excel chỉ khả dụng cho các phiên bản Excel 2013 trở lên. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách phân tích dữ liệu của bạn bằng Công cụ phân tích nhanh và chèn biểu đồ, hình ảnh trực quan, các tùy chọn định dạng khác nhau, công thức tóm tắt, bảng và biểu đồ thu nhỏ

Công cụ phân tích nhanh trong Excel ở đâu và cách truy cập nó?

Nếu bạn đang tìm kiếm Công cụ phân tích nhanh trong Dải băng Excel, bạn sẽ không tìm thấy nó ở đó. Nó chỉ có thể xuất hiện sau khi chọn dữ liệu bạn muốn phân tích

Để truy cập Công cụ phân tích nhanh, hãy chọn một dải ô hoặc bảng dữ liệu và nút Phân tích nhanh sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn như minh họa bên dưới

Sau đó, chỉ cần nhấp vào biểu tượng Phân tích nhanh để hiển thị các tùy chọn. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Q (Windows) hoặc Command+Q (MAC) sau khi chọn dữ liệu để mở công cụ

Khi bạn nhấp vào biểu tượng, công cụ sẽ hiển thị cho bạn một loạt các tùy chọn phân tích dữ liệu mà bạn có thể sử dụng. Bây giờ, bạn có thể chuyển đổi giữa các tab và nhấp vào tùy chọn để tạo trực quan hóa

Ghi chú. Bạn nên biết rằng công cụ Phân tích nhanh sẽ không xuất hiện nếu bạn chọn toàn bộ hàng hoặc cột cũng như các ô trống

Trong Thanh công cụ phân tích nhanh, các tùy chọn sẽ có sẵn trong 5 danh mục. Bao gồm các

• định dạng
• biểu đồ
• Tổng số
• Những cái bàn
• đường lấp lánh

Các tùy chọn khả dụng trên thanh công cụ có thể thay đổi dựa trên dữ liệu bạn đã chọn nhưng bạn không thể thêm hoặc xóa các tùy chọn khỏi nó

Biểu tượng Phân tích Nhanh không Hiển thị?

Nếu nút công cụ phân tích nhanh không xuất hiện khi bạn chọn dữ liệu, bạn cần kiểm tra xem tùy chọn này có bị tắt trong các tùy chọn không

Để làm điều đó, hãy chuyển đến tab 'Tệp' và nhấp vào 'Tùy chọn' ở góc dưới cùng bên trái

Trong Tùy chọn Excel, đảm bảo rằng tùy chọn 'Hiển thị tùy chọn Phân tích Nhanh khi lựa chọn' được chọn ở bên phải của tab Chung. Sau đó, nhấp vào 'OK'

Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn Excel 2013, bạn cần nâng cấp nó lên bất kỳ phiên bản hiện đại nào để có tùy chọn này

Cách sử dụng Công cụ phân tích nhanh

Công cụ Phân tích Nhanh chỉ đơn giản là tập hợp các tùy chọn phân tích dữ liệu dễ sử dụng giúp hiểu và quản lý dữ liệu của bạn. Các công cụ cũng cung cấp bản xem trước nhanh của từng tùy chọn bằng cách di chuột qua nó. Bây giờ, hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách sử dụng từng tùy chọn trong năm danh mục (tab) của công cụ Phân tích nhanh

Áp dụng định dạng có điều kiện bằng Công cụ phân tích nhanh

Tab Định dạng trong Thanh công cụ Phân tích Nhanh cung cấp cho bạn năm tùy chọn định dạng (và một tùy chọn định dạng rõ ràng) cho phép bạn áp dụng định dạng có điều kiện cho dữ liệu của mình. Định dạng có điều kiện cho phép bạn đánh dấu dữ liệu quan trọng trong tập dữ liệu và trực quan hóa dữ liệu bằng thanh dữ liệu, thang màu, bộ biểu tượng, v.v.

Bạn có thể truy cập nó bằng cách chỉ cần chọn phạm vi ô bạn muốn định dạng, nhấp vào nút 'Phân tích nhanh' bên dưới vùng chọn và chọn tab 'Định dạng'

Đây là một công cụ thông minh sẽ đề xuất các tùy chọn định dạng có điều kiện dựa trên dữ liệu bạn đã chọn. Ví dụ: nếu bạn chọn một dải ô có chứa số, bạn sẽ chỉ thấy sáu tùy chọn này – Thanh dữ liệu, Thang màu, Bộ biểu tượng, Lớn hơn, 10% hàng đầu và Định dạng rõ ràng

Khi di chuột qua từng tùy chọn, bạn sẽ thấy bản xem trước về cách tùy chọn đó sẽ ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn. Khi bạn tìm thấy tùy chọn chính xác, hãy nhấp vào tùy chọn đó để áp dụng định dạng

Thanh dữ liệu

Tùy chọn thanh dữ liệu sẽ thêm các thanh dữ liệu đặc (Xanh dương) trên/trên mỗi giá trị của vùng đã chọn. Kích thước của các thanh sẽ dựa trên kích thước tương đối của từng giá trị so với giá trị lớn nhất trong tập dữ liệu. Màu thanh có thể thay đổi dựa trên các giá trị âm hoặc dương trong tập dữ liệu

Để trực quan hóa dữ liệu của bạn trong các thanh dữ liệu, hãy chọn tập dữ liệu, nhấp vào biểu tượng 'Phân tích nhanh' và chọn tùy chọn 'Thanh dữ liệu' trong tab Định dạng

Thang màu

Nếu bạn muốn áp dụng các màu khác nhau cho từng ô, hãy chọn tùy chọn ‘Thang màu’ trong Định dạng

Tùy chọn Thang màu áp dụng màu nền cho các ô dựa trên mức độ nhỏ hay lớn của từng giá trị trong ô. Đây là một kỹ thuật định dạng tuyệt vời để hiểu phân phối và biến thể dữ liệu

Các giá trị lớn nhất sẽ có màu xanh lục đậm nhất trong khi giá trị nhỏ nhất sẽ có màu đỏ đậm. Tất cả các giá trị khác sẽ được tô màu xanh lục hoặc đỏ dựa trên khoảng cách của chúng so với giá trị trung bình (giá trị trung bình)

Bộ biểu tượng

Tùy chọn Bộ biểu tượng thêm các biểu tượng để thể hiện dữ liệu của bạn theo ba đến năm danh mục dựa trên các giá trị ngưỡng. Trong ví dụ bên dưới, có ba biểu tượng màu khác nhau – đỏ, lục và vàng

Mỗi biểu tượng màu đại diện cho một phạm vi giá trị và mỗi ô chứa một biểu tượng đại diện cho phạm vi đó

Để thêm bộ biểu tượng vào một phạm vi, hãy nhấp vào 'Bộ biểu tượng' trong tab Định dạng

Lớn hơn

Lớn hơn là một tùy chọn định dạng có điều kiện sẽ làm nổi bật tất cả các giá trị ô lớn hơn một giá trị được chỉ định

Để sử dụng tùy chọn này, trước tiên, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Greater Than’ bên dưới Định dạng

Trong hộp thoại Lớn hơn, hãy nhập số vào trường văn bản và chọn định dạng từ trình đơn thả xuống bên cạnh 'với'. Ví dụ: nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các giá trị lớn hơn 75, hãy nhập số này vào ô 'Định dạng các ô lớn hơn. ' đồng ruộng

Sau đó, nhấp vào 'OK' để áp dụng quy tắc định dạng

Thao tác này sẽ đánh dấu tất cả các ô chứa giá trị lớn hơn 75

Tôp 10%

Tùy chọn này làm nổi bật 10 phần trăm giá trị hàng đầu trong tập dữ liệu đã chọn. Ví dụ: điều này có thể hữu ích để tìm 10 điểm cao nhất của học sinh trong danh sách điểm

Để đánh dấu 10% hàng đầu, trong tab Định dạng, chỉ cần nhấp vào '10% hàng đầu'

Nếu bạn chọn một dải ô có giá trị văn bản, công cụ Phân tích Nhanh sẽ hiển thị cho bạn một tập hợp các tùy chọn định dạng khác

Nội dung văn bản

Quy tắc định dạng có điều kiện này thay đổi màu nền của các ô chứa văn bản được chỉ định làm giá trị hoặc một phần của giá trị

Giả sử bạn có danh sách các mặt hàng sản phẩm trong tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn đánh dấu tất cả các sản phẩm 'Avery'. Để làm điều đó, trước tiên hãy chọn phạm vi ô, nhấp vào biểu tượng Phân tích nhanh và chọn tùy chọn 'Chứa văn bản' trong tab Định dạng

Trong hộp thoại Văn bản Chứa, hãy nhập văn bản (Avery) mà bạn muốn sử dụng để đánh dấu các ô chứa nó. Sau đó, chọn định dạng từ menu thả xuống 'với' và nhấp vào 'OK'

Điều này sẽ định dạng tất cả các ô có chứa 'Avery' là giá trị hoặc một phần của giá trị

Giá trị trùng lặp

Nếu bạn muốn tô màu tất cả các lần xuất hiện trùng lặp (nhiều lần xuất hiện) của các giá trị trong tập dữ liệu, hãy chọn phạm vi và nhấp vào tùy chọn 'Giá trị trùng lặp' trong Định dạng

Giá trị duy nhất

Tùy chọn định dạng này tô màu tất cả các ô chứa các giá trị chỉ xuất hiện một lần trong phạm vi đã chọn

Để làm nổi bật các giá trị duy nhất trong tập dữ liệu, hãy chọn tùy chọn 'Giá trị duy nhất'

Tương đương với

Tùy chọn này tương tự như tùy chọn 'Văn bản chứa' nhưng nó tô màu các ô bằng với giá trị đã chỉ định chứ không chỉ là một phần của giá trị. Nó định dạng các ô chỉ chứa văn bản được chỉ định

Để đánh dấu các giá trị bằng nhau, hãy chọn phạm vi ô chứa văn bản và chọn tùy chọn 'Bằng'

Trong cửa sổ hộp thoại Bằng với, nhập văn bản vào trường 'Định dạng các ô bằng BẰNG', chọn định dạng và nhấp vào 'OK'

Sau đó, các ô bằng với giá trị đã chỉ định (Annie Síp) sẽ được định dạng

Xóa định dạng

Bất kể bạn áp dụng loại định dạng có điều kiện nào cho dữ liệu của mình, bạn có thể xóa mọi định dạng bằng cách sử dụng tùy chọn 'Xóa định dạng'

Chọn phạm vi ô đã áp dụng định dạng có điều kiện và nhấp vào 'Xóa định dạng' trong tab Định dạng của công cụ Phân tích nhanh

Phân tích ngày bằng Công cụ phân tích nhanh

Bạn cũng có thể phân tích ngày bằng công cụ Phân tích nhanh. Nếu bạn chọn ngày từ trang tính của mình, công cụ Phân tích Nhanh sẽ hiển thị cho bạn một tập hợp các tùy chọn định dạng có điều kiện khác trong tab Định dạng

Tháng trước

Nếu bạn chọn tùy chọn này trong Định dạng, nó sẽ đánh dấu tất cả các ngày từ tháng trước

Tuần trước

Tùy chọn này sẽ đánh dấu tất cả các ngày từ tuần trước

Lớn hơn

Nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các ngày sau một ngày cụ thể, bạn có thể chọn tùy chọn 'Greater Than'

Sau đó, nhập ngày vào trường văn bản, chỉ định định dạng trong trình đơn thả xuống 'với' và nhấp vào 'OK'

Kết quả

Ít hơn

Nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các ngày trước một ngày cụ thể, thì bạn cần chọn tùy chọn 'Less Than'

Sau đó, chỉ định ngày trong trường văn bản, chọn định dạng và nhấp vào 'OK'

Kết quả

Tương đương với

Nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các ngày bằng với ngày bạn chỉ định, hãy chọn tùy chọn 'Bằng'

Sau đó, chỉ định ngày trong trường, chọn định dạng và nhấp vào 'OK'

Kết quả

Chèn Biểu đồ bằng Công cụ Phân tích Nhanh

Biểu đồ là một cách tuyệt vời để trực quan hóa dữ liệu của bạn và làm cho nó dễ hiểu. Với Công cụ phân tích nhanh, bạn có thể nhanh chóng chèn các loại biểu đồ và đồ thị khác nhau vào bảng tính. Tab 'Biểu đồ' trong thanh công cụ Phân tích Nhanh sẽ hiển thị cho bạn các biểu đồ được đề xuất dựa trên dữ liệu bạn đã đánh dấu. Các biểu đồ được đề xuất có thể bao gồm biểu đồ Thanh, biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn, phân tán, v.v. Đây là cách bạn có thể chèn biểu đồ bằng công cụ phân tích nhanh

Đầu tiên, đánh dấu tập dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, nhấp vào nút 'Phân tích nhanh' ở góc dưới bên phải hoặc nhấn Ctrl + Q. Khi thanh công cụ xuất hiện, hãy chuyển sang tab 'Biểu đồ'

Khi di chuột qua từng tùy chọn biểu đồ, bạn sẽ thấy bản xem trước biểu đồ trông như thế nào dựa trên dữ liệu. Nếu bạn tìm thấy loại biểu đồ phù hợp nhất với dữ liệu của mình, thì bạn có thể chèn biểu đồ hoặc đồ thị đó bằng cách nhấp vào nó. Ở đây, chúng tôi đang chọn loại trò chuyện 'Cột cụm'

Thao tác này sẽ chèn biểu đồ đã chọn vào cùng một trang tính

Như chúng tôi đã đề cập trước đây, công cụ sẽ đề xuất các biểu đồ dựa trên dữ liệu bạn đã chọn. Ví dụ: nếu chúng tôi chọn một loại dữ liệu khác, tab 'Biểu đồ' sẽ hiển thị cho bạn các loại biểu đồ khác nhau

Nếu bạn không thích bất kỳ loại biểu đồ nào được đề xuất bởi công cụ Phân tích nhanh, bạn có thể nhấp vào tùy chọn 'Biểu đồ khác' để xem tất cả các biểu đồ có sẵn

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Chèn biểu đồ. Tại đây, bạn có thể chuyển sang tab 'Tất cả biểu đồ' và chọn từ nhiều biểu đồ và đồ thị hơn

Sau khi chọn loại biểu đồ mong muốn, nhấp vào 'OK' để đóng cửa sổ hộp thoại và chèn biểu đồ vào trang tính

Phân tích nhanh dữ liệu thông qua tổng số

Công cụ Phân tích Nhanh cung cấp nhiều công thức khác nhau để tính toán các số trong các cột hoặc hàng đã chọn. Các tùy chọn tab Tổng cộng bao gồm Tổng, Trung bình, Đếm, % Tổng số và Tổng số Đang chạy. Với công cụ Phân tích nhanh, bạn không cần phải nhập công thức để tóm tắt dữ liệu đơn giản vì công cụ sẽ làm việc đó cho bạn và hiển thị kết quả cho bạn

Để nhanh chóng phân tích dữ liệu thông qua tổng số, hãy chọn tập dữ liệu bạn muốn tính toán, nhấp vào biểu tượng 'Phân tích nhanh' và chuyển đến tab 'Tổng số' để xem các tùy chọn

Bạn có thể bấm vào nút mũi tên nhỏ bên phải để xem thêm các công thức

Bạn có thể nghĩ rằng chúng là các tùy chọn giống nhau, nhưng nếu bạn nhìn kỹ hơn, các biểu tượng sẽ khác nhau. Các nút màu xanh lam được tô sáng là để tính toán các cột trong khi các nút màu vàng được tô sáng là để tính toán các hàng

Tổng

Công thức tính tổng cho phép bạn tóm tắt từng cột và cung cấp cho bạn tổng các giá trị ở cuối mỗi cột

Trước khi bạn tóm tắt (các) cột, hãy đảm bảo rằng có một hàng trống bên dưới dữ liệu bạn muốn tính tổng. Nếu không, kết quả tính tổng sẽ ghi đè lên hàng dữ liệu hiện có

Tiếp theo, chọn (các) cột bạn muốn tính tổng và nhấp vào biểu tượng 'Phân tích nhanh' ở góc dưới cùng bên phải của dải ô. Sau đó, chuyển đến tab 'Tổng' và chọn tùy chọn 'Tổng' (Tùy chọn đầu tiên) màu xanh lam. Khi bạn di chuột qua tùy chọn Tổng, bạn sẽ thấy bản xem trước trực tiếp

Thao tác này sẽ tạo một hàng ngay bên dưới phạm vi đã chọn và hiển thị cho bạn tổng số của từng cột

Nếu bạn muốn tính tổng các giá trị ở bên phải hoặc tính tổng các hàng giá trị thay vì cột, hãy chọn nút 'Tổng' màu vàng

Thao tác này sẽ tạo một cột ở bên phải và hiển thị cho bạn tổng của từng hàng đã chọn

Trung bình cộng

Nếu bạn muốn tính giá trị trung bình của mỗi cột, hãy nhấp vào nút 'Trung bình' màu xanh lam trong tab Tổng

Công thức sẽ tự động tính các giá trị trung bình cộng và hiển thị kết quả ở bảng bên dưới

Nếu bạn muốn tính giá trị trung bình của mỗi hàng, hãy chuyển đến tab 'Tổng cộng' và nhấp vào nút mũi tên nhỏ ở bên phải

Sau đó, nhấp vào nút 'Trung bình' màu vàng trong tab Tổng số

Kết quả

Đếm

Trong trường hợp, bạn muốn đếm số lượng mục trong mỗi cột từ phạm vi đã chọn, hãy nhấp vào nút ‘Count’ có màu xanh lam nổi bật

Nếu bạn muốn đếm số mục trong mỗi hàng từ phạm vi đã chọn, hãy nhấp vào nút mũi tên nhỏ

Sau đó, nhấp vào nút 'Đếm' (có màu vàng nổi bật)

% Tổng cộng

Tùy chọn này bổ sung thêm % tổng hàng hoặc cột để hiển thị kích thước tương ứng của tổng các số (tính theo phần trăm) trong mỗi hàng hoặc cột trong phạm vi đã chọn

Để biết tỷ lệ phần trăm của tổng số từng cột trong tập dữ liệu, hãy nhấp vào nút '% Total' (màu xanh lam) bên dưới Tổng số

Để biết tỷ lệ phần trăm của tổng số mỗi hàng trong tập dữ liệu, hãy nhấp vào nút mũi tên nhỏ để xem thêm các tùy chọn, sau đó chọn nút '% Total' (màu vàng) bên dưới Tổng số

Tổng số chạy

Tổng đang chạy còn được gọi là tổng tích lũy là tổng một phần của tập dữ liệu hoặc tổng của các giá trị cho đến nay. Nó là tổng của các giá trị khi nó tăng lên theo thời gian

Sự khác biệt giữa tổng tổng và tổng đang chạy là tổng tổng là tổng của tất cả các giá trị trong một hàng hoặc cột và tổng đang chạy là tổng tích lũy của phạm vi từ giá trị đầu tiên đến giá trị ô hiện tại

Có bốn cách khác nhau để tính toán tổng số hoạt động trong Excel bằng công cụ Phân tích nhanh

Tổng chạy cho một cột

Khi bạn tính toán tổng số đang chạy cho một cột, nó sẽ thêm từng giá trị của cột lên trên giá trị tiếp theo. Giả sử bạn có dữ liệu dưới đây, trong đó bạn có danh sách tiền gửi ngân hàng cho mỗi tháng

Để tính tổng hiện có trong một cột, hãy chọn phạm vi ô và nhấp vào biểu tượng Phân tích nhanh ở góc dưới cùng bên phải của phạm vi

Bạn có thể nhấp vào nút mũi tên ở bên phải để hiển thị thêm tùy chọn

Và sau đó, chọn ‘Running Total’ (nút được đánh dấu màu vàng)

Bây giờ, bạn sẽ nhận được tổng số hoạt động cho mỗi tháng trên một cột mới. Như bạn có thể thấy, khoản tiền gửi tháng 1 được thêm vào khoản tiền gửi tháng 2 để tạo ra tổng số tiền hiện có của tháng 2, sau đó tổng số tiền hiện có của tháng 2 được cộng vào khoản tiền gửi tháng 3 để tạo ra khoản tiền gửi khả dụng tháng 3, v.v. Về cơ bản, nó là tổng kết tuần tự các giá trị trong cột

Khi bạn chọn một ô bất kỳ trong cột tổng chạy, bạn sẽ thấy tổng chạy được tính bằng hàm SUM

Tổng chạy cho một hàng

Thay vào đó, nếu bạn muốn tính tổng chạy cho một hàng, hãy làm theo các bước sau

Đầu tiên, chọn phạm vi và nhấp vào nút 'Phân tích nhanh' ở góc dưới bên phải của phạm vi

Sau đó, chuyển sang tab Tổng số trong thanh công cụ Phân tích Nhanh và chọn tùy chọn 'Tổng số Đang chạy' (được đánh dấu bằng màu xanh dương)

Bây giờ, bạn đã có tổng số hàng đang chạy ở cuối mỗi cột như hình bên dưới

Tổng chạy cho nhiều cột

Chúng ta đã biết cách lấy tổng số đang chạy của một cột và hàng, bây giờ hãy xem cách tính tổng số đang chạy của nhiều cột trong một tập dữ liệu

Chọn phạm vi và nhấp vào biểu tượng 'Phân tích nhanh' để mở thanh công cụ. Sau đó, chuyển sang tab 'Tổng số' và nhấp vào biểu tượng được chỉ định ở bên phải

Sau đó, nhấp vào tùy chọn 'Running Total' với biểu tượng có màu vàng được đánh dấu như hình bên dưới

Thao tác này sẽ tạo một cột và hiển thị cho bạn tổng số cột đang chạy ở cuối mỗi hàng

Tổng chạy đầu tiên (F2) ở cuối cột tháng 1 F2 có tổng tất cả các khoản tiền gửi trong tháng 1

Và tổng chạy cuối cùng trong ô F12 chứa tất cả bốn khoản tiền gửi ngân hàng cho đến tháng 12

Tổng số chạy cho nhiều hàng

Nếu bạn muốn tính tổng chạy cho nhiều hàng thay vì cột, bạn cũng có thể làm điều đó bằng công cụ Phân tích nhanh

Để làm điều đó, hãy chọn phạm vi ô, nhấp vào công cụ 'Phân tích nhanh', sau đó chuyển sang tab 'Tổng số'. Sau đó, chọn tùy chọn 'Running Total' (màu xanh lam nổi bật)

Thao tác này sẽ tự động chèn hàm SUM vào cuối mỗi cột và tính tổng số tiền hiện có cho mỗi khoản tiền gửi

Tổng số chạy đầu tiên (B13) ở cuối cột Tiền gửi ngân hàng 1 hiển thị tổng của tất cả các khoản tiền gửi đầu tiên cho mỗi tháng. Và tổng chạy cuối cùng trong ô E13 chứa tất cả bốn khoản tiền gửi ngân hàng cho đến tháng 12

Bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách nhập công thức theo cách thủ công ở cuối hàng hoặc cột nhưng phân tích nhanh làm cho quá trình này tự động chỉ bằng một hoặc hai cú nhấp chuột

Tạo bảng bằng Công cụ phân tích nhanh

Bảng giúp dễ dàng sắp xếp, lọc và phân tích dữ liệu của bạn trong Excel. Tab Bảng bên dưới thanh công cụ Phân tích Nhanh cho phép bạn chuyển đổi phạm vi hiện tại của mình thành bảng hoặc bảng tổng hợp. Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành một bảng cung cấp cho bạn các tùy chọn định dạng và phân tích dữ liệu bổ sung có thể hữu ích cho nhiều mục đích

Tab Table có hai tùy chọn – Table và Pivot Table. Khi tạo bảng từ dữ liệu, bạn sẽ thấy bản xem trước, nhưng trong trường hợp PivotTable, sẽ không có bản xem trước

Bàn

Để chèn bảng từ dữ liệu của bạn, hãy chọn phạm vi ô bạn muốn chuyển đổi thành bảng và nhấp vào nút 'Phân tích nhanh' ở góc dưới cùng bên phải của phạm vi

Bây giờ, hãy chuyển đến tab 'Bảng' và nhấp vào biểu tượng 'Bảng'.  

Điều này sẽ chuyển đổi phạm vi đã chọn thành một bảng

Trong trường hợp bạn vô tình tạo một bảng có phạm vi sai, bạn có thể nhấn phím tắt Ctrl + Z để đảo ngược thay đổi

Bảng tổng hợp trống

Tùy chọn thứ hai trong tab Bảng là bảng Pivot cho phép bạn tạo bảng tổng hợp trống với phạm vi đã chọn. Bảng tổng hợp cho phép bạn nhanh chóng tóm tắt và phân tích một lượng lớn dữ liệu giúp bạn xem các mẫu và xu hướng trong dữ liệu của mình

Để tạo bảng tổng hợp, hãy chọn phạm vi dữ liệu và chọn tùy chọn 'PivotTable trống' trong Bảng

Bây giờ, Excel sẽ tạo một bảng tổng hợp trống trong một trang tính mới với các cột tương ứng dưới dạng các trường PivotTable. Sau đó, bạn có thể kéo các trường giữa các khu vực để tùy chỉnh bảng tổng hợp của mình

Tạo biểu đồ thu nhỏ trong dòng bằng cách sử dụng phân tích nhanh

Biểu đồ thu nhỏ là các biểu đồ nhỏ có thể nằm vừa trong một ô để cung cấp biểu diễn dữ liệu trực quan. Nó thường được vẽ mà không có trục hoặc tọa độ để hiển thị một xu hướng hoặc mẫu trong dữ liệu của bạn. Với tab Biểu đồ thu nhỏ bên dưới công cụ Phân tích nhanh, bạn có thể chèn biểu đồ thu nhỏ dòng, cột và lãi-thua ở bên phải dữ liệu

Nếu bạn không thể truy cập các tùy chọn (bị mờ đi) trong tab Sparkline, có thể bạn đang sử dụng sổ làm việc ‘Excel 97-2003 (. xls)'

Bạn chỉ có thể sử dụng Sparklines trong các loại tệp Excel sau

• Sổ làm việc Excel (. xlsx)
• Sổ làm việc hỗ trợ macro Excel (. xlsm)
• Sổ làm việc nhị phân Excel (. xlsb)

Đường kẻ

Đường thẳng Sparklines sẽ ở dạng đường cho phép bạn dễ dàng phát hiện xu hướng trong nháy mắt. Nó cho thấy giá trị cao và thấp như thế nào

Để chèn đường lấp lánh, hãy chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tạo đường lấp lánh và nhấp vào biểu tượng 'Phân tích nhanh' ở góc dưới bên phải của vùng chọn

Sau đó, chuyển đến tab 'Sparkline tab' và chọn loại biểu đồ 'Line'

Các biểu đồ thu nhỏ dòng nhỏ sẽ được chèn vào trong mỗi ô ở bên phải của dữ liệu

Cột

Biểu đồ đường nhỏ cột tương tự như biểu đồ đường trong đó mỗi cột hoặc thanh hiển thị các thay đổi về giá trị

Để chèn biểu đồ thu nhỏ cột, hãy nhấp vào tùy chọn 'Cột' bên dưới tab 'Đường biểu diễn' trong công cụ Phân tích nhanh

Thắng thua

Thắng/Thua tương tự như biểu đồ Cột ngoại trừ nó cho chúng ta biết mỗi giá trị là dương hay âm. Thanh hướng lên trên màu xanh dương có nghĩa là giá trị dương và thanh hướng xuống dưới màu đỏ có nghĩa là giá trị âm

Để chèn biểu đồ thu nhỏ Thắng/Thua, hãy chọn dữ liệu, chuyển đến tab 'Đường biểu diễn' và chọn tùy chọn 'Thắng/Thua'

Các biểu đồ thu nhỏ sẽ được thêm vào bên trái dữ liệu cho mỗi hàng

Sau khi chèn các biểu đồ thu nhỏ, bạn có thể tùy chỉnh chúng bằng các công cụ từ tab Biểu đồ thu nhỏ trên Dải băng

Tại sao Phân tích nhanh không hiển thị?

Nút Phân tích dữ liệu của tôi đã đi đâu trong Excel?