Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Google Sheets được coi là một công cụ hỗ trợ công việc tuyệt vời bởi bạn có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác với nhiều người. Nhưng mặt khác nó cũng trở thành một trong những vấn đề mà người dùng thường nhắc đến khi làm việc trên Google Sheets. Đó là bất kì ai cũng có thể truy cập và thực hiện những thay đổi trên bản công việc của bạn. Trong một số trường hợp đây có thể là điều mà bạn không mong muốn.

Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể thiết lập tính năng bảo vệ trang tính, dải ô trong Google Sheets để đảm bảo sẽ không ai làm hỏng công việc của bạn. Hãy cùng theo dõi bài hướng dẫn sau đây của Gitiho nhé!

Làm thế nào để bảo vệ trang tính trong Google Sheets

Bước 1: Nhấp vào tab Dữ liệu > Trang tính và dải ô được bảo vệ. Sau khi kích chuột nó sẽ mở ra mục ‘Trang tính và dải ô được bảo vệ’ ở góc trên cùng bên phải.

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet
Nhấp vào tab dữ liệu để bắt đầu bảo vệ trang tính

Bước 2: Trong mục ‘Trang tính và dải ô được bảo vệ’ chọn Thêm trang tính hoặc dải ô

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet
Chọn tính năng thêm trang tính hoặc dải ô

Bước 3: Nhập dữ liệu vào phần mô tả. Nếu bạn có nhiều phạm vi ô cần bảo vệ, điều này sẽ giúp bạn quản lý và kiểm soát chúng tốt hơn.

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet
Nhập mô tả để quản lý dữ liệu tốt hơn

Bước 4: Phía dưới phần mô tả, chọn một trong hai tùy chọn ( Dải ô hoặc Trang tính ). Trong ví dụ này, bạn muốn bảo vệ một dải ô, kích chọn Dải ô.

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet
Click chọn dải ô nếu muốn bảo vệ dải ô

Bước 5: Nhấp vào biểu tượng lưới và chọn phạm vi ô mà bạn muốn bảo vệ trong trang tính.

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet
Chọn phạm vi ô muốn bảo vệ

Bước 6: Nhấp vào nút Đặt quyền để cho phép ai có thể chỉnh sửa phạm vi này. Tại đây bạn có hai lựa chọn:

  • Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này: Điều này sẽ cho phép bất kỳ ai chỉnh sửa phạm vi này, tuy nhiên, nó sẽ hiển thị cảnh báo. Nó có thể hữu ích nếu bạn không muốn hạn chế chỉnh sửa nhưng muốn kiểm soát được hành động chỉnh sửa đó. Ví dụ: nếu bạn muốn nhận mục nhập theo định dạng ngày cụ thể hoặc bạn muốn đảm bảo người dùng nhập đúng nội dung. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi thông báo cảnh báo.
  • Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này: Từ trình đơn thả xuống, bạn có thể chọn ‘Chỉ bạn’ hoặc ‘Tùy chỉnh’. Khi bạn chọn tùy chỉnh, bạn cũng có thể thêm các thành viên khác, những người sẽ có quyền thay đổi. Để thêm người chỉnh sửa, chỉ cần nhập địa chỉ email của họ và nhấp vào Xong.

Bạn có đang tìm kiếm một khóa học giúp cải thiện kỹ năng sử dụng Google Sheets?

Đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn: Khóa học Google Sheets – làm chủ kiến thức từ cơ bản đến nâng cao

  • Khóa học online có nội dung chi tiết đầy đủ nhất trên internet.
  • Cam kết chất lượng bài giảng, hoàn trả học phí nếu học viên không hài lòng với khóa học.
  • Học viên được hỗ trợ trong suốt quá trình học, mọi giải đáp của học viên được giảng viên trả lời chi tiết và đầy đủ.

Đăng ký ngay tại: Gitiho.com để được áp dụng nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Đánh giábài viết này

Google Sheets hay còn gọi là Google trang tính, là môi trường làm việc tương tự như Excel nhưng hỗ trợ khả năng tương tác online. Trong môi trường này nhiều tài khoản có thể cùng làm việc trên 1 trang tính. Dữ liệu sau khi được thêm/sửa/xóa cũng sẽ tự động được cập nhật cho tất cả các tài khoản. Do đó việc phân quyền là rất quan trọng khi chúng ta làm việc trong môi trường này. Hãy cùng Học Excel Onlinetìm hiểu cách phân quyền trong Google trang tính (Google sheets) nhé:

  • Chia sẻ và phân quyền cả file
    • Cách thêm 1 tài khoản và thiết lập quyền cho tài khoản đó
    • Cách thay đổi quyền đã được thiết lập của 1 tài khoản
  • Phân quyền trong 1 sheet
    • Bước 1: Bấm chuột phải vào Sheet muốn phân quyền và chọn Protect Sheet
    • Bước 2: Thiết lập phạm vi bảo vệ trong sheet
    • Bỏ chế độ khóa Sheet / Protect Sheet

Chia sẻ và phân quyền cả file

Cách thêm 1 tài khoản và thiết lập quyền cho tài khoản đó

Trong giao diện làm việc của Google Sheets, chúng ta bấm vào nút SHARE để có thể chia sẻ, thêm tài khoản khác cùng làm việc trên 1 file. Sau khi bấm nút SHARE thì cửa sổ thiết lập chia sẻ (Share with others) sẽ hiện ra như sau:

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Trong mục này bao gồm:

People: Tên người hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ. Tên người ở đây có thể là tên bạn đã đặt cho 1 tài khoản google drive của người nào đó.

Hình cây bút: Thiết lập quyền cho người được chia sẻ. Quyền này bao gồm:

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

  • Can edit: có thể chỉnh sửa, thay đổi nội dung trong file (hình cây bút)
  • Can comment: có thể thêm góp ý, bình luận vào file nhưng không sửa được nội dung trong file (hình hộp thoại)
  • Can view: chỉ có quyền xem mà không được bình luận hay chỉnh sửa nội dung (hình con mắt)

Khi thêm 1 tài khoản để chia sẻ tài liệu trên google sheets thì chúng ta cần lưu ý thiết lập quyền cho người đó ngay tại thời điểm khi thêm mới. Bởi vì khi phân quyền thì sẽ có thể phát sinh thêm những yếu tố như: người khác tự ý thay đổi, sửa, xóa nội dung đã có trong file… gây ảnh hưởng tới quá trình làm việc. Do đó bạn có thể xem thêm nội dung vềHướng dẫn cách xem lịch sử chỉnh sửa google trang tính google sheets để có thể quản lý tốt quá trình thay đổi của file bởi các tài khoản.

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Cách thay đổi quyền đã được thiết lập của 1 tài khoản

Sau khi đã chia sẻ file, chúng ta cũng có thể thay đổi quyền của các tài khoản đã được chia sẻ. Để làm việc này chúng ta có thể bấm vào mục Advanced trong cửa sổ Thiết lập chia sẻ (Share with others)

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Trong cửa sổ Advanced, chúng ta sẽ thấy các tài khoản đã được chia sẻ, tương ứng với đó là các quyền của mỗi tài khoản:

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Owner: Chủ sở hữu, người tạo ra file google trang tính đó. Người này có quyền cao nhất

Người được chia sẻ: tùy theo các quyền: quyền edit, quyền comment, quyền view mà có thể làm được gì trong file google trang tính này. Chúng ta có thể thiết lập lại quyền của các đối tượng. Trong đó quyền Owner là không thể thay đổi được bởi người khác.

Phân quyền trong 1 sheet

Ngoài tính năng chia sẻ, phân quyền trong cả file, chúng ta còn có thể thiết lập phân quyền sau hơn tại từng Sheet: Cho phép trong số những người được phân quyền edit thì chỉ có 1 số người được edit trong 1 sheet quan trọng, ví dụ như các sheet dữ liệu đặc biệt, sheet báo cáo riêng cho 1 bộ phận…

Để làm việc này chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Bấm chuột phải vào Sheet muốn phân quyền và chọn Protect Sheet

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Bước 2: Thiết lập phạm vi bảo vệ trong sheet

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Mục này gồm các nội dung:

  • Enter a description: thêm mô tả, thông báo về việc khóa Sheet để cảnh báo tới những tài khoản được chia sẻ khi họ thao tác tới sheet này
  • Range/Sheet: Có thể bảo về một vùng nhất định trong 1 Sheet hoặc toàn bộ cả Sheet đó. Ngoài ra chúng ta có thể chọn thêm các sheet khác cần khóa bằng cách chọn tên Sheet ở bên dưới.
  • Set permissions: thiết lập quyền cho các tài khoản. Khi bấm vào mục này thì chúng ta sẽ có thể thiết lập chỉ cho phép ai trong số những người được chia sẻ có thể edit nội dung này. Ví dụ như sau:

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Sau khi thiết lập phân quyền xong chúng ta bấm vào mục Done để hoàn tất thủ tục. Chúng ta có thể thiết lập phân quyền tới 20 tài khoản trong nội dung này.

Sheet sau khi được phân quyền sẽ hiện lên hình ổ khóa như sau:

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Bỏ chế độ khóa Sheet / Protect Sheet

Để bỏ khóa sheet, chúng ta bấm chọn protect sheet tương tự như khi thực hiện khóa để mở cửa sổ Protected sheets and range. Trong mục này chúng ta bấm vào biểu tượng tên sheet có hình ổ khóa:

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Trong mục này chúng ta có thể bấm vào biểu tượng thùng rác để xóa bỏ chế độ khóa Sheet:

Không cho xem sheet bị khoá trong google sheet

Hoặc nếu muốn thay đổi phân quyền các tài khoản thì bấm vào mục Change Permissions bên dưới.

Như vậy qua bài viết này hy vọng rằng chúng ta có thể yên tâm làm việc trên Google Sheets bằng cách thiết lập phân quyền cho các tài khoản được rồi. Google Sheet là một ứng dụng rất tốt có thể thay thế được cho Excel trong môi trường làm việc online. Hãy tận dụng những lợi thế đó để làm việc tốt hơn bạn nhé.

Nếu bạn đang phân vân chưa biết lựa chọn công cụ gì cho việc sử lý dữ liệu, làm việc theo nhóm, nhiều người cùng làm việc và cùng hoàn thành 1 tài liệu bảng tính thì khoá học này cũng dành cho bạn. Những kiến thức cơ bản nhất từ 1 phần mềm bảng tính được trình bày với phong cách ngắn gọn, xúc tích, lại dễ hiểu bởi giảng viên dày dặn kinh nghiệm Nguyễn Đức Thanh sẽ giúp bạn chinh phục bất kì thử thách nào trong việc sử dụng và ứng dụng Google Sheet vào trong công việc. Chi tiết khóa học xem tại:

https://hocexcel.online/course/preview/google-trang-tinh-su-bo-sung-tuyet-voi-cho-excel